Lista di controllo per la pianificazione dell'evento

Recensione Diventare un partner dell'evento nella libreria REC

• Discutere le esigenze di eventi nella tua regione

• Discutere le risorse necessarie (personale, attrezzature, sede)

Rivedi la sezione Pianificazione eventi nella Libreria REC

• Rivedi la Guida al giudizio

• Determina i premi giudicati che consegnerai al tuo evento - consulta il tuo RSM

• Tabella dei punteggi, campi di gara, campi di abilità e tabelle di coda

• Schermi e/o proiettori per timer da campo e display per il pubblico

• Aree box e campi di allenamento

• Tavolo di controllo e postazioni di ispezione

• Sala deliberazioni dei giudici

• Stanza di ospitalità per volontari

• Stand di concessione e posti a sedere accessibili per il pubblico

• Montanti/corda per controllare l'accesso secondo necessità

• Metodi per controllare il traffico da e verso i campi in modo appropriato

Evento

Attrezzatura

• Computer portatile o desktop con software TM; potrebbero essere necessari computer aggiuntivi per eventi più grandi

• Interruttore porta Ethernet

• Router senza fili

• Stampante da utilizzare sul tavolo di punteggio, insieme a un cavo di collegamento, toner extra e carta

• Proiettore e/o schermo per un display per il pubblico; potrebbero essere necessari display aggiuntivi per eventi più grandi

• Computer portatili o Raspberry Pi per i display

• Sistema audio per annunci e suoni di gioco (collegato al computer TM principale)

• Dispositivi mobili per il punteggio

Eventi Robot.com

Rivedi l'elenco degli eventi su Robotevents.com con il tuo RSM, conferma che i dettagli sono corretti

• Consulente Giudice Certificato

• Arbitro capo certificato

• Presentatore(i)

• Coordinatore dei volontari

• Coordinatore delle concessioni

Articoli aggiuntivi

Evento

Volontari

Attrezzatura

Articoli aggiuntivi

Evento

Volontari

Amministrazione

• Penne, foglietti adesivi, evidenziatori, carta, spillatrice, forbici, cartelline e nastro adesivo

• Gaffers/Wrestling Tape è un'ottima opzione per pareti e pavimenti poiché non lascia residui

• Se si utilizza un microfono wireless, acquistare batterie extra

• Descrizioni dei premi – 1 copia

• Foglio di firma del giudice – 1 copia

• Nota di campo volontaria per i giudici – diverse copie

• Nota del giudice per le squadre perse: 1 per ogni 10 squadre

• Nota di campo per i giudici – 1 copia ogni 10 squadre

• Rubrica del quaderno di ingegneria e rubrica del colloquio di gruppo: 1 per gruppo

• Appunti per il colloquio di squadra – 1 per giudice

• Scheda di classifica dei candidati al premio iniziale – 1 per giudice

• Scheda di classifica dei candidati al premio finale – 1 copia

• Suggerimenti per i colloqui e domande campione – 1 per giudice

• Codice di condotta – 1 copia

• Politica centrata sullo studente – 1 copia

• Versione corrente del Manuale di gioco – 1 copia per l'arbitro capo

• Manuale di gioco Sezione Abilità Robot – 1 copia per l'area Abilità Robot

• Fogli dei punteggi: se utilizzi tablet per segnare, devi stamparne solo alcuni in caso di problemi di connettività; se utilizzi punteggi cartacei, dovrai stamparne abbastanza per tutte le partite, comprese le finali/eliminazioni e le partite di abilità dei robot

• Modello di targa robot per team senza targhe ufficiali – 1 copia

• Annunci di riunioni di eventi – 1 copia

• Registro anomalie arbitro capo (report nel software TM) – 1 copia

• Scheda di ispezione del robot: 1 per team se si utilizzano moduli fisici, alcuni in caso di problemi se si eseguono ispezioni digitali

• Diagramma di ripristino del campo: 1-2 copie per campo

• Segnaletica per eventi

• Avvisi di fotografia e registrazione (se applicabile)

• Elenco dei volontari registrati, con numeri di cellulare (1 o più copie)

Attrezzatura

Eventi Robot.com/TM

Assicurati che tutte le quote di iscrizione all'evento siano state pagate esaminando il rapporto di iscrizione del team su RobotEvents.com e contatta i team che non hanno pagato

Articoli aggiuntivi

Allestimento della sede

• Etichettare i tavoli o gli spazi dei box della squadra in base al numero di squadra per rendere più facile trovare le aree dei box; pI cartelli possono essere stampati da TM in Rapporti

Banco di registrazione con volantini del programma, elenchi di registrazione dei team e dei volontari, penne, contenitori per raccogliere i quaderni di ingegneria

Volontari

Attrezzatura/TM

Eventi Robot.com/TM

Articoli aggiuntivi

Prima dell'inizio dell'evento

Sbloccare le porte e accendere le luci e il riscaldamento/aria condizionata; plan affinché la temperatura della stanza cambi man mano che lo spazio si riempie di partecipanti

Aprire tutti i bagni e assicurarsi che siano completamente forniti di sapone e carta igienica.

Assicurarsi che tutte le aree di parcheggio siano accessibili e che sia affissa la segnaletica per indirizzare i partecipanti al check-in dell'evento

Esporre tutti gli striscioni e la segnaletica dell'evento per indirizzare i partecipanti verso le sedi appropriate dell'evento

Preparare spuntini e bevande per i volontari per alimentare i loro livelli di energia per la giornata

Assicurarsi che siano disponibili posti a sedere accessibili

Controllare che i campi di gioco siano impostati correttamente

Testare tutte le apparecchiature audio e video, come proiettori, schermi, display e suoni del Tournament Manager e il sistema di diffusione sonora per assicurarsi che funzionino correttamente.

V5RC - Testare i controlli sul campo per assicurarsi che funzionino correttamente

Distribuire le radio bidirezionali, se utilizzate, o scambiare i numeri di cellulare tra i volontari chiave

Quando arrivano le squadre e i volontari

Saluta i tuoi volontari e i tuoi team! Assicuratevi che ricevano un caloroso benvenuto e che vengano indirizzati alle sedi per il check-in e gli incontri di formazione. Fornire supporto ai tavoli del check-in affollati

Saluta gli ospiti speciali, gli sponsor e i membri dei media. Condividete il vostro piano per il giorno dell'evento e indirizzatelo ai volontari che potranno condividere i dettagli sul programma e sui partecipanti.

Condividi l'agenda del tuo evento con i volontari chiave

Condividi il benvenuto e/o Annunci di riunioni di eventi con i relatori

Condividi il tuo piano di sicurezza con i tuoi volontari chiave

Chiedi alle squadre esperte di controllare i campi di gioco per assicurarsi che siano allestiti correttamente

Raccogli i quaderni di ingegneria al momento del check-in o dell'ispezione e assicurati che ogni quaderno abbia un numero di squadra facile da trovare

Assicurarsi che tutte le squadre partecipanti siano registrate e abbiano pagato le quote di iscrizione

Prima che inizino le partite e i giudizi dei robot

Verificare con lo sportello di registrazione della squadra per assicurarsi che tutte le squadre abbiano effettuato il check-in; provare a contattare le squadre che non hanno effettuato il check-in

Utilizzare la funzione Team Check-In in Tournament Manager per indicare le squadre che hanno effettuato il check-in

Una volta stabilito il programma e l'elenco delle squadre partecipanti, rigenerare il programma delle partite in Tournament Manager, se necessario

Verificare che il coordinatore dei volontari stia apportando modifiche, se necessario, a causa delle mancate presentazioni

Assicurarsi che i volontari principali coordinino tutte le riunioni di formazione dei volontari programmate

Assicurarsi che tutti i team abbiano superato o siano pronti a superare l'ispezione del robot; chiedere ai team veterani di supportare gli sforzi degli altri team partecipanti per superare l'ispezione

Stampa una copia dei fogli dell'annunciatore per il presentatore da TM Reports

Stampa gli elenchi delle partite dai report TM per la distribuzione a ogni squadra, al personale di coda, al segnapunti/arbitro capo, ai team di giudici e ai volontari chiave

Organizzare un incontro evento prima dell'inizio delle partite dei robot; utilizzare gli argomenti delineati negli annunci dell'incontro evento

Durante l'evento

Assicurarsi che spuntini e bevande siano disponibili per tutti i volontari e che il pranzo sia fornito ai volontari che lavorano per l'intera giornata; essere sensibili alle restrizioni dietetiche dei volontari e seguire le politiche relative a cibo/bevande della sede

Camminare per risolvere in modo proattivo eventuali problemi, rispondere alle domande e fornire supporto

Assicurarsi che i contenitori della spazzatura siano svuotati e che i servizi igienici siano puliti e ben forniti

Chiedi all'operatore TM di salvare periodicamente una copia del tuo file evento su un'unità flash USB

Verificare con il consulente del giudice per assicurarsi che le attività di giudizio siano programmate; fornire classifiche aggiornate delle partite e delle abilità quando appropriato (vedere la guida del giudice)

Una volta completata la valutazione, ritirare l'elenco dei vincitori del premio dal Judge Advisor

Restituire i quaderni di ingegneria ai team dopo che il team di valutazione ha completato le proprie valutazioni

Fate in modo che l'operatore TM inserisca i vincitori dei premi giudicati e i vincitori del riempimento automatico in TM dopo che le partite finali/eliminatorie sono state completate.

Incoraggiare tutti i team, i volontari e gli sponsor a partecipare alla cerimonia di premiazione, che celebra i risultati di tutti i team e fornisce riconoscimenti per i premi giudicati e basati sulle prestazioni

Stampa i report degli script della cerimonia di premiazione che si trovano nei report TM; sviluppa le slide della presentazione per la cerimonia di premiazione nella scheda Slide TM

Ringrazia i tuoi volontari, allenatori, mentori, genitori e sponsor per il loro prezioso supporto

Dopo l'evento

Verificare che i vincitori dei premi e i punteggi delle partite siano stati inseriti in TM

Creare una copia di backup del file TM su un'unità flash USB

Carica e finalizza tutti i risultati TM su RobotEvents.com; ctutti i tuoi RSM se riscontri errori durante il caricamento dei risultati

Smontare tutte le attrezzature e i materiali per un deposito sicuro e pulire il locale, come richiesto

Conservare tutti i materiali pertinenti alla competizione fino a quando tutti i risultati non saranno stati caricati correttamente

Assicurarsi che il Judge Advisor abbia raccolto il materiale di giudizio riservato e lo distruggerà

Stabilire un piano e un luogo in cui i partecipanti possano raccogliere gli oggetti smarriti e ritrovati

Invia un messaggio di follow-up di apprezzamento ai tuoi volontari

Condividi foto e/o notizie dell'evento con i media e la tua comunità

Contatta i team e chiedi un feedback sulla loro esperienza al tuo evento

Contatta il tuo RSM e condividi i risultati dell'evento

Festeggia i tuoi successi!