Impegno per l'eccellenza dell'evento

L'intento dell'impegno della REC Foundation to Event Excellence (CEE) è quello di comunicare la partnership e le aspettative tra la REC Foundation e gli Event Partner con l'obiettivo finale di fornire ai team esperienze di competizione uniformi e di qualità in tutti i nostri programmi. Il presente accordo è tra la REC Foundation, l'Event Engagement Manager/Regional Support Manager (EEM/RSM) che fornisce supporto per la regione dell'evento e il Partner dell'evento che pubblica l'evento su RobotEvents.com.

Durante il processo di pubblicazione dell'evento, l'Event Partner deve rivedere e accettare la CEE prima che l'evento possa essere approvato. In caso di domande o dubbi sulle aspettative incluse nella CEE, contattare il proprio EEM/RSM.

La Fondazione REC e l'EEM/RSM che fornisce supporto alla regione dell'evento concordano di:

1. Aderire al Codice di condotta della REC Foundation.
2. Formare i partner degli eventi e fornire risorse per la pianificazione degli eventi per ospitare le competizioni della REC Foundation.
3. Fornire la documentazione necessaria per l'esecuzione degli eventi. Ciò include, a titolo esemplificativo, manuali di gioco, guide per gli arbitri, guide per gli arbitri, guide EP e criteri di qualificazione.
4. Fornire feedback sulla configurazione e le impostazioni dell'evento prima di approvare l'evento su RobotEvents.com.
5. Approvare gli eventi pubblicati su RobotEvents.com quando appropriato.
6. Comunicare i criteri di qualificazione della REC Foundation per gli eventi così come si applicano all'assegnazione dei posti nel Campionato per l'evento.
7. Assegna gli sconti sui prodotti Event Partner in base alla disponibilità e spiega il processo di ordinazione.
8. Verifica regolarmente con i partner dell'evento prima dell'evento per garantire la preparazione e follow-up dopo l'evento per verificare i risultati caricati e ottenere feedback.
9. Fornire supporto per gli eventi con personale della REC Foundation in loco o di guardia come stabilito dall'EEM/RSM.
10. Assistere con la configurazione, la formazione e il funzionamento del Tournament Manager secondo necessità.
11. Fornire assistenza con la gestione degli eventi su RobotEvents.com prima e dopo il giorno dell'evento.
12. Assicurarsi che il Judge Advisor abbia completato e superato il corso di certificazione del giudice e aderisca alle regole e alle pratiche nella Guida del giudice e nel Giudice ufficiale Q&A.
13. Assicurarsi che il Capo Arbitro abbia completato e superato il Corso di Certificazione del Capo Arbitro per il programma pertinente e aderisca alle regole nella Guida dell'Arbitro, nel Manuale di gioco e nella Q&A ufficiale.

In qualità di Event Partner per la REC Foundation, accetto di:

1. Aderire al Codice di condotta della REC Foundation e garantire che i volontari dell'evento aderiscano allo stesso.
2. Rispetta le regole contenute nella Guida per i partner dell'evento, nei Criteri di qualificazione, nel Manuale di gioco, nella Guida per gli arbitri e nella Guida per gli arbitri.
3. I partner dell'evento possono utilizzare solo la versione ufficiale e non modificata di Tournament Manager insieme alle soluzioni hardware e di rete approvate presenti nella REC Library. Sono consentiti i componenti aggiuntivi che rispettano le linee guida TM Public API. Una volta abilitati i componenti aggiuntivi, il software non è più supportato da REC Foundation, VEX Robotics o DWAB Technologies; qualsiasi risoluzione dei problemi necessaria verrà eseguita a rischio e pericolo dell'utente.
4. Richiedere assistenza all'EEM/RSM per domande o dubbi sulla pianificazione o sul funzionamento dell'evento.
5. Sforzarsi di fornire personale adeguato per garantire un'esperienza di qualità a tutti i partecipanti secondo le raccomandazioni della Guida per il Volontariato.
6. Assicurarsi che il Judge Advisor abbia completato e superato il Corso di certificazione del giudice e aderisca alle regole e alle pratiche nella Guida del giudice e nel Giudice ufficiale Q&A.
7. Leggere e fornire copie dei materiali di valutazione ai giudici e monitorare che tutti i processi e le procedure del processo di valutazione soddisfino gli standard specificati nella Judge Guide.
8. Assicurarsi che il Capo Arbitro abbia completato e superato il corso di certificazione del Capo Arbitro e aderisca alle regole e alle pratiche contenute nella Guida dell'Arbitro, nel Manuale di gioco e nella Q ufficiale&A.
9. Cercare di dotare l'evento di arbitri e giudici che non siano affiliati alle squadre partecipanti all'evento per garantire decisioni imparziali.
10. Comunicare in anticipo all'EEM/RSM qualsiasi cambiamento dello stato dell'evento, comprese dimensioni, luogo, premi e qualsiasi altra condizione.
11. Attenersi alla procedura di registrazione Early Bird, ove applicabile, e non tentare di eludere o evitare la procedura.
12. Fare ogni sforzo per fornire a tutte le squadre pari opportunità di registrarsi all'evento (a meno che l'evento non sia un invito) e non fornire un vantaggio ingiusto a nessuna squadra o impedire a nessuna squadra di registrarsi.
13. Fornire alla sede dell'evento quanto segue:
    • La sede segue tutte le regole e i requisiti locali in materia di sicurezza, protezione e struttura come imposto dalla sede.
    • Qualsiasi assicurazione richiesta dalla struttura è a carico del PE.
    • La sede è gratuita e aperta al pubblico. Il parcheggio o altre tariffe devono essere discusse con l'EEM/RSM prima dell'approvazione dell'evento.
    • La sede è conforme all'ADA (all'interno degli Stati Uniti) o segue le leggi locali sull'inclusione per consentire l'accesso a tutti (al di fuori degli Stati Uniti).
    • La sede offre posti a sedere adeguati per gli spettatori, aree dei box per la squadra, campi di gara e di pratica, elettronica per eventi, display per il pubblico e ai box e sistema PA o audio.
14. (solo Stati Uniti, a partire dal 1 dicembre 2023): I partner dell'evento avranno accesso alle informazioni di contatto delle squadre nella regione dell'evento designata. Questo accesso è riservato esclusivamente a scopi di reclutamento per eventi qualificanti. I coach hanno la possibilità di scegliere di non ricevere comunicazioni di reclutamento per eventi qualificanti da parte degli Event Partner. Qualsiasi uso improprio delle informazioni (incluso, ma non limitato a: uso personale, questioni non correlate alla REC Foundation, sollecitazioni private, ecc.) o il contatto con i Coach che hanno scelto di rinunciare alla corrispondenza di reclutamento dell'evento qualificante può comportare la revoca di tale accesso e /o rimozione dello status di Event Partner presso la REC Foundation. Nota: le squadre possono ricevere comunicazioni sull'evento per qualsiasi evento a cui si sono registrate indipendentemente dallo stato di rinuncia. 

Processo di risoluzione delle violazioni

Il processo di risoluzione delle regole e delle violazioni di condotta della REC Foundation è delineato in questo scenario. Questo processo sarà seguito in caso di accusa di impegno per l'eccellenza dell'evento.

Scenario: il personale della REC Foundation riceve una segnalazione di possibile violazione dell'Impegno per l'eccellenza dell'evento. Il personale raccoglie i fatti riguardanti la questione dal personale della Fondazione REC e da altre parti coinvolte nella questione. Lo staff della Fondazione REC discute i risultati preliminari con il Direttore.

Domanda: La violazione segnalata è validata?

Risposte:

1. SÌ. Lo staff della Fondazione REC, con l'approvazione di DORO, scriverà via e-mail al contatto principale dell'evento indicato su Robot Events. L'e-mail includerà un riepilogo del reclamo ricevuto nonché un elenco delle regole o delle sezioni pertinenti dell'Impegno per l'eccellenza dell'evento che le accuse, se vere, violerebbero. Le possibili sanzioni saranno elencate in questa email. L'avviso via e-mail richiederà una risposta all'accusa entro un periodo di tempo definito.
2. NO. Il personale della REC Foundation non intraprende ulteriori azioni. Al segnalante viene comunicato che la questione è chiusa.

Passo successivo: a seguito di un esame della risposta alle accuse, la Fondazione REC pubblicherà i risultati dell'indagine. Ciò includerà un riepilogo delle accuse e un riferimento alle sezioni pertinenti sull'Impegno per l'eccellenza dell'evento.

Domanda: ci sarà una sanzione?

Risposte:

1. SÌ. Se devono essere emesse sanzioni, la DORO scriverà via e-mail al contatto principale dell'evento elencato su Robot Events. L'e-mail includerà un riepilogo del reclamo ricevuto nonché un elenco delle norme o delle sezioni pertinenti dell'Impegno per l'eccellenza dell'evento violate. L'e-mail conterrà anche l'elenco delle sanzioni imposte. Il diritto di ricorrere in appello contro le sanzioni e la procedura per presentare un ricorso saranno inclusi in questa email.
2. NO. Nei casi in cui la risposta del team abbia adeguatamente chiarito la presunta violazione delle regole in modo tale da non giustificare alcuna sanzione o avvertimento, lo staff della Fondazione REC comunicherà al team una constatazione che la questione è stata risolta. Nei casi in cui la violazione non comporti una sanzione, ma meriti un richiamo formale, il personale della Fondazione REC, previa approvazione di DORO, emetterà un richiamo scritto.

Domanda: c'è ricorso?

Risposte:

1. SÌ. Il Comitato per le regole e la condotta della REC Foundation, composto dal Senior Management, esaminerà il ricorso e formulerà una raccomandazione al CEO che prenderà la decisione finale di mantenere, annullare o modificare la sanzione imposta. Le notifiche verranno effettuate per iscritto una volta che l'amministratore delegato avrà preso una decisione definitiva, che dovrebbe avvenire entro 14 giorni dal ricevimento del ricorso. Una volta emessa questa decisione, la questione viene chiusa e non è soggetta a ulteriore revisione o discussione.
2. NO. La sanzione resta e la questione è chiusa.

Appunti:

• È politica della REC Foundation che il personale della REC Foundation possa interagire solo con adulti durante il processo di risoluzione delle regole e delle violazioni. Nei casi in cui la denuncia sia avanzata da un minore, il personale della Fondazione REC insisterà per comunicare con un adulto.
• In tutti i casi in cui un'accusa viene confermata, il Direttore senior dei programmi sarà informato di tutti i procedimenti.