introduzione
Per molte squadre, l'obiettivo della stagione è qualificarsi per un campionato della regione degli eventi. Questo è l'evento finale della stagione per la grande maggioranza delle squadre in competizione. Il partner dell'evento dovrebbe fare tutto ciò che è in suo potere per rendere l'evento un'esperienza eccezionale per i team che partecipano. Questo sarà il primo passo per garantire che i team vivano una grande esperienza e l’evento. Il partner dell'evento Event Region Championship dovrebbe prendere in considerazione la creazione di un comitato consultivo da consultare nei mesi precedenti l'evento e per scopi di pianificazione.
Logistica e dettagli dell'evento
La pianificazione di un Event Region Championship di alta qualità richiede molti mesi, e in alcuni casi fino a un anno. I partner degli eventi del campionato della regione dell'evento dovrebbero avere anni di esperienza nell'hosting di eventi precedenti e dovrebbero ospitare eventi nella stagione in corso per garantire la comprensione del gioco. Di seguito è riportato un elenco generale di idee da tenere a mente prima, durante e dopo l'evento:
Pre-evento
- Scegli la data dell'evento e il luogo/luogo
- Singolo giorno o più giorni
- Quale sarà l'esperienza del check-in?
- Quanto tempo occorrerà affinché i team abbiano un'esperienza di ispezione positiva?
- Tempi di ciclo
- Di quanti campi hai bisogno?
- Pratica
- Competenze
- concorrenza
- Inizia a reclutare volontari chiave di qualità
Durante l'evento
- Esperienza complessiva dell'evento dal punto di vista qualitativo e tecnico
- Il check-in è la tua prima occasione per fare un'impressione positiva ai team
- L'ispezione è puntuale e si svolge senza intoppi
- I campi di pratica sono monitorati per garantire che siano condivisi tra i team
- Le abilità si aprono in orario e ai team viene ricordato l'orario di chiusura
- Tutte le squadre hanno la possibilità di correre 3 piloti e 3 tentativi autonomi
- Si segue il programma e la tempistica dell'evento
- Le qualifiche iniziano e finiscono in tempo
- Il giudizio si conclude dopo le partite di qualificazione
- Le selezioni dell'alleanza sono completate
- Le partite finali sono un'esperienza di qualità per le squadre
- Premi
- Vengono annunciate le squadre corrette
- Controlla attentamente i posti di qualificazione ai Mondiali prima che vengano annunciati
Post-evento
- Comunicazioni post evento
- Ringraziare le squadre per aver partecipato
- Sondaggio sull'evento rivolto a squadre e volontari
- Debriefing sull'evento
- Cosa ha funzionato
- Cosa non ha funzionato
- Partenza per il prossimo anno
Per una lista di controllo dettagliata utilizzare la Lista di controllo per la pianificazione degli eventi. Questa lista di controllo include informazioni relative agli eventi VIQRC, VRC e VEX U, quindi non tutte le attività si applicheranno al tuo evento. Si consiglia vivamente di completare le attività per il tipo di programma dell'evento nella sequenza temporale suggerita. Ciò aiuterà a distribuire i compiti in modo che la pianificazione dell'evento non sia travolgente e garantisca che tutto sia pronto per il tuo evento.
Gestione del volontariato
Volontari chiave
L'esperienza dell'evento per i team può essere positiva o negativa a seconda della qualità dei Volontari Chiave reclutati. Il reclutamento dei volontari chiave (capo arbitri, presentatori e consulenti dei giudici) dovrebbe avvenire durante l'anno. I volontari chiave dovrebbero partecipare a tutti gli eventi precedenti ospitati dal partner dell'evento in modo che l'intero team comprenda come funzionerà l'evento complessivo. Ciò garantirà inoltre che i volontari chiave si sentano a proprio agio con il ruolo che hanno selezionato per il campionato della regione dell'evento.
Giudice consigliere
Un Judge Advisor certificato deve avere esperienza in quello stesso ruolo in un VEX World Championship, Signature Event o Event Region Championship nella stagione corrente o precedente, o avere esperienza in quel ruolo in 2 o più eventi qualificanti quella stagione. Il Judge Advisor certificato deve leggere e accettare di seguire la Guida dei giudici e i processi di giudizio ufficiali della REC Foundation. Per trovare altri Judge, contatta le università e le industrie locali nella tua zona per ulteriori Judge volontari. Arbitri volontari esperti possono essere accoppiati con arbitri inesperti per un'esperienza di qualità a tutto tondo. Dovrebbe esserci almeno una coppia di giudici ogni otto squadre. È fondamentale che tutti i giudici di un Event Region Championship non siano associati ad alcuna squadra in competizione, il che eliminerà qualsiasi pregiudizio percepito. Controlla il documento su preparazione e reclutamento giudici per ulteriori informazioni.
Presentatori
Gli Emcee daranno il tono al tuo evento. Dovrebbero essere entusiasti e ben informati sul gioco attuale. Aiuteranno a far sì che le partite si svolgano in tempo e forniscano il controllo del pubblico quando le cose non vanno secondo i piani. Stai alla ricerca di bravi presentatori man mano che gli eventi si svolgono durante l'anno e contatta altri partner di eventi per consigli.
Capo Arbitri
Almeno 1 arbitro capo certificato deve avere esperienza in quello stesso ruolo in un campionato mondiale VEX, evento esclusivo o campionato della regione dell'evento nella stagione corrente o precedente, o avere esperienza in quel ruolo in 2 o più eventi qualificanti in quella stagione. Dovrebbero avere fiducia nella loro conoscenza sia del manuale del gioco che del Q&A. Possono arbitrare le controversie in modo equo e ridurre rapidamente le discussioni.
Volontari generali
I volontari sono la chiave per un evento di successo e una giornata senza stress per te. Sono il cuore e l'anima degli eventi. È fondamentale che tratti i tuoi volontari come una famiglia. Falli sentire speciali e torneranno anno dopo anno. Ciò ti consentirà di avere un team di volontari coerente e formato ai tuoi eventi. Puoi trovare ulteriori informazioni sul reclutamento, sulla formazione, sulla cura e sulla valorizzazione dei volontari visitando la nostra sezionesui volontari dell'evento .
Esperienza di squadra
L'Event Region Championship è un'esperienza competitiva per le squadre, ma è anche una celebrazione per le squadre che si sono qualificate. Tenere presente l'esperienza complessiva di spettatori, allenatori e studenti contribuirà notevolmente a rendere questa esperienza memorabile. I partecipanti dovrebbero emozionarsi non appena varcano la soglia. Non è necessario fare tutto in una volta. Anche solo aggiungere qualche tocco ogni anno può davvero fare molto e migliorare l'esperienza.
Aree dei pozzi
- Considera tubi e teli
- Incoraggiare le decorazioni delle fosse
- Supportare interazioni positive tra i team
Cerimonie di apertura e chiusura
- Illuminazione colorata e LED
- Macchina per la nebbia senza fumo
- Sfilata di macchine/team
- Messa in scena
- Coinvolgimento ed entusiasmo del pubblico
- Relatori ospiti
Aree di competizione
- Illuminazione colorata e LED
- Campi rialzati
- Magliette designate per gli Arbitri Capo e gli Arbitri Segnapunti
- Trofei dell'evento in mostra
Bilancio
Ospitare un Campionato della Regione degli Eventi richiederà un budget per l'evento maggiore del normale. Prendere in considerazione:
- Offrire opportunità di sponsorizzazione all’industria e alle imprese
- Richiesta di sovvenzioni e affitto fino al momento dell'acquisto