Guida alla pianificazione e al personale del volontariato

Panoramica sui ruoli dei volontari

Ruolo	Descrizione	Attività	Esperienza	Competenze
Reimpostazione del campo	Ripristina accuratamente il campo di gara dopo ogni partita e assisti il ​​Field Manager o il Capo Arbitro secondo necessità. Nota che gli studenti con molta energia e i bambini più piccoli ottengono buoni risultati.			Non è necessaria alcuna esperienza Capacità di rivedere i diagrammi del campo per posizionare gli oggetti del gioco nella posizione corretta sul campo di gara Muoviti rapidamente nel campo Buone capacità di ascolto
In coda	Assistere con le squadre di allestimento per le prossime partite.			Nessuna esperienza richiesta Comunicare efficacemente Attenzione ai dettagli Rimani organizzato in un ambiente frenetico Segui le istruzioni
Assistente amministratore fossa	Ricoprire un ruolo di servizio clienti assistendo team e ospiti con domande relative alla competizione e alla sede.			Nessuna esperienza richiesta Capacità di risolvere i problemi Comunicare efficacemente
Squadra Check-in	Accogli le squadre al loro arrivo. Verifica i team, distribuisci materiali e raccogli quaderni di ingegneria. Rispondi alle domande di base.			Nessuna esperienza richiesta Attenzione ai dettagli Comunicare efficacemente Comodo nell'uso del computer
Check-in dei volontari	Benvenuti volontari e ospiti. Verificare il programma, distribuire materiali, indirizzare i volontari verso i luoghi appropriati. Rispondi alle domande di base. Può essere un ruolo frenetico.			Nessuna esperienza richiesta Attenzione ai dettagli Comunicare efficacemente Comodo nell'uso del computer
Ufficiale del campo di pratica	Supervisionare i campi di pratica e garantire che tutte le squadre abbiano accesso al tempo di pratica e procedano in modo ordinato.			Nessuna esperienza richiesta Monitorare gli studenti e mantenere l'ordine Comunicare efficacemente
Giudice consigliere	Formare e assistere i giudici volontari mentre valutano i team di studenti attraverso interviste, rivedono taccuini di ingegneria, osservano le prestazioni sul campo e presentano premi secondo necessità. Facilitare il processo di deliberazione per i premi giudicati e fungere da giudice secondo necessità.			Attenzione ai dettagli Sii imparziale Comunicare efficacemente Deve essere almeno 20 per tutti gli eventi VRC/VIQRC e almeno 21 per tutti gli eventi VEX U
Giudice	Valuta i team di studenti attraverso interviste, quaderni di ingegneria, presentazioni multimediali e prestazioni sul campo. Presentare i premi secondo necessità.			Preferisco una certa esperienza come giudice, ma non è necessaria Attenzione ai dettagli Sii imparziale Comunicare efficacemente Deve essere maggiorenne per tutti gli eventi VRC. Deve essere almeno 21 per tutti gli eventi VEX U. Deve essere almeno 16 per gli eventi VIQRC locali.  Deve essere un adulto se l'evento VIQRC si qualifica per il Campionato mondiale VEX
Ispettore	Conduci ispezioni per verificare che i robot rispettino le regole e le specifiche delineate nel Manuale di gioco.			Conoscenza di base della costruzione del robot e familiarità con le parti VRC & VIQRC utili, non obbligatorie Collaborare con gli altri come una squadra Attenzione ai dettagli Seguire la lista di controllo dell'ispezione (fornita)
Arbitro segnapunti	Registra i punteggi utilizzando l'app TM Mobile o i fogli dei punteggi cartacei. Verificare i punteggi registrati con il Capo Arbitro, se necessario, e con gli studenti piloti dopo ogni partita. Discutere eventuali violazioni delle regole con il Capo Arbitro dopo la partita. Assicurati che il campo sia ripristinato e che i robot siano pronti per la prossima partita. (Idem per le competenze)			Tuttavia, preferivano volontari esperti; Gli arbitri segnapunti possono essere nuovi volontari e formati rapidamente Applica la conoscenza del gioco e delle regole e sii imparziale Attenzione ai dettagli Lavora in modo efficace come membro di una squadra Interagire positivamente con gli studenti Deve avere almeno 15 anni
Operatore VEXTM	Utilizza il software Tournament Manager per avviare partite e registrare punteggi. Coordinarsi con il presentatore sulla visualizzazione dei risultati delle partite nei momenti appropriati.			Sono preferiti i volontari esperti, ma i nuovi volontari possono essere formati in anticipo Comodo nell'uso del computer Attenzione ai dettagli
Presentatore	Fornire il play-by-play durante il torneo e la conoscenza informativa del programma tra le partite. Aggiungi entusiasmo ed energia, nonché un alto livello di coinvolgimento e comprensione, per tutti i partecipanti all'evento.			L'esperienza è preferibile ma non richiesta Stile di comunicazione estroverso e carismatico per coinvolgere ed energizzare il pubblico Lavorare in squadra con altri volontari Pensa velocemente e improvvisa
Capo Arbitro	Organizzare e supervisionare tutti gli arbitri segnapunti. Interpreta e applica coerentemente le regole del gioco per segnare il punteggio della partita al termine ed è l'autorità finale per eventuali controversie o sentenze. Formare gli arbitri dei segnapunti secondo necessità.			È richiesta esperienza pregressa come arbitro Applicare la conoscenza del gioco e delle regole Guidare una squadra in modo efficace Interagire positivamente con studenti e allenatori Arbitrare le controversie in modo equo e ridurre rapidamente le discussioni Deve avere 20 anni o almeno 20 anni per VRC e almeno 16 anni per VIQRC

Reclutamento

Fare volontariato e partecipare a eventi VEX Robotics può aiutare gli altri a trarre ispirazione, alimentare la propria passione, apprendere nuove competenze, espandere la propria rete e ottenere esposizione a nuovi modi di fare le cose. Ci sono molte fonti da considerare quando si reclutano volontari. Dovresti spargere la voce in anticipo sul tuo evento e condividere i messaggi chiave della robotica e dei programmi STEM per trovare persone che sentono che questo è veramente in sintonia con loro.

Considera le seguenti fonti:

• Genitori, insegnanti, amministratori scolastici, mentori, squadre locali di robotica e fratelli – Ricorda, il volontariato può essere un affare di famiglia! I fratelli più piccoli sono spesso bravi nel Field Reset.
• Collabora con le scuole locali – Contatta le scuole vicine e accetta di fare uno "scambio di volontari" in modo che loro forniscano volontari per il tuo evento e tu fornisca volontari per il loro evento.
• Imprese locali e sponsor – Gli eventi di robotica sono perfetti per esperienze di team building aziendale, quindi contatta il dipartimento Risorse umane di un'azienda se non conosci già qualcuno lì.
• Scuole, college e università – Classi, società d'onore, confraternite e confraternite possono avere requisiti di servizio alla comunità per l'adesione, borse di studio o conseguimento del diploma. Rivolgiti anche a club/gruppi, College of Engineering e programmi ROTC per assistenza. Offri un tavolo al reclutatore dell'esercito locale in cambio della fornitura di volontari. Anche i tecnici pre-servizio e gli insegnanti in formazione sono candidati ideali per il volontariato.
• Gruppi comunitari, capitoli di organizzazioni e gruppi ecclesiali – Molti cercano relatori ospiti o potrebbero permetterti di allestire un tavolo per distribuire materiali per il reclutamento dei volontari. Rivolgiti alla tua community di maker locale, TechSoup, UAW locale, NSBE, IEEE, SWE, Camera di commercio, biblioteca, ecc.
• Risorse online – LinkedIn ha un sito dedicato alle opportunità di volontariato e ci sono servizi gratuiti e in abbonamento come VolunteerMatch e Idealist.orgdove puoi pubblicare opportunità di volontariato per il pubblico. Non dimenticare i social media come Facebook e Twitter, se hai account esistenti o partecipi a gruppi con follower.
• Programmi per i dipendenti e responsabilità aziendale – Molte catene locali e nazionali hanno obiettivi di servizio alla comunità e di filantropia e il volontariato dei dipendenti fa parte della loro cultura. Alcuni forniranno anche una donazione al tuo evento se ottieni un determinato numero di volontari dalla loro posizione.
• Team di assistenza volontari della REC Foundation – Invia un'e-mail a volontaris@roboticseducation.org per ricevere assistenza.

Coinvolgere i volontari

Incoraggia i potenziali volontari a visitare REC Foundation Library > Volunteers per saperne di più su come possono essere coinvolti nel sostegno del tuo evento. Fare volontariato nelle nostre competizioni di eventi può essere gratificante e divertente.

Sono disponibili numerosi ruoli di volontariato e molte posizioni di volontariato non richiedono competenze tecniche o esperienza, ma solo il desiderio di supportare opportunità di apprendimento coinvolgenti per gli studenti.

Qualunque sia l'interesse dei tuoi potenziali volontari, aiutali a identificare il ruolo più adatto a loro. I volontari possono visualizzare i materiali di formazione dei volontari e imparare come iscriversi a un evento locale nella loro zona o al Campionato mondiale di robotica VEX presso REC Foundation Library > Volunteers.

Nota: i volontari di età inferiore ai 18 anni devono essere supervisionati da un adulto in loco in caso di emergenza.

Descrizioni del lavoro volontario

Pubblica informazioni chiare sulle esigenze dei tuoi volontari nella pagina del tuo evento su RobotEvents.com. Fornisci ai potenziali volontari più informazioni del semplice "Volontari necessari: contatta <person’s name>". Compila la scheda Volontariato su RobotEvents.com nel modo più completo possibile, elencando i ruoli necessari per suscitare interesse e fornendo istruzioni chiare su come iscriversi. Per semplificare, abbiamo creato un modello di informazioni utilizzare come punto di partenza per il tuo evento. Un elenco delle posizioni di volontariato più comuni è disponibile nell'articolo Panoramica dei ruoli di volontariato, comprese le competenze di base e l'esperienza necessarie. I documenti presso REC Foundation Library > Volunteers forniscono informazioni dettagliate sui ruoli di volontariato più comuni, comprese le responsabilità, la formazione richiesta e l'abbigliamento per ciascun ruolo. I volontari possono anche registrarsi nel sistema di gestione dei volontari della REC Foundation per trovare informazioni dettagliate su ogni ruolo.

Aspettative dei volontari

Incoraggiare i volontari a vestirsi comodamente e in modo appropriato per gli eventi. L'abbigliamento dovrebbe essere neutro rispetto alla squadra e una polo o una maglietta con jeans o pantaloni eleganti va bene. I volontari dovrebbero indossare scarpe comode e chiuse e potrebbero voler indossare occhiali di sicurezza nell'area pratica e vicino al campo di gioco. Se stai fornendo magliette ai volontari, avvisa i tuoi volontari in anticipo. I volontari dovrebbero pianificare di arrivare al tuo evento abbastanza presto per qualsiasi formazione in loco (si consiglia un minimo di 30 minuti), essere puntuali per i loro incarichi, condividere un atteggiamento allegro e positivo ed essere flessibili e aperti ad aiutare altri volontari se è necessaria assistenza .

Piano consigliato per il personale volontario per i tornei

Quelli che seguono sono esempi di piani di personale volontario. Le esigenze dei volontari per ciascun evento varieranno a seconda delle dimensioni, del formato e del layout. Utilizza questa tabella solo come guida per il reclutamento e la pianificazione dei volontari. Volontari come gli ispettori, il check-in della squadra, la coda della squadra e gli arbitri del punteggio potrebbero essere in grado di ricoprire un doppio ruolo per utilizzare appieno il loro supporto all'evento. Ad esempio, un volontario può aiutare con il check-in della squadra al mattino e poi passare al ruolo di arbitro segnapunti o di coda della squadra una volta iniziate le partite. Le squadre possono anche aiutare a ripristinare i campi dopo ogni partita sotto la supervisione del capo arbitro, così come i fratelli più piccoli che guardano la competizione. Sono elencati anche i ruoli facoltativi per gli eventi che prevedono ulteriore supporto da parte di volontari.

Tornei VRC

Tornei VIQRC

Formazione e preparazione del volontariato

• Risorse online – Si prega di istruire tutti i volontari a leggere attentamente la Guida per il volontario e tutti i materiali di formazione pubblicati per le loro posizioni una settimana prima dell'evento programmato. Oltre ai materiali di formazione forniti dalla REC Foundation, potresti voler includere video, PowerPoint narrati e altro ancora. Offri ai volontari l'opportunità di porre domande e prepararsi prima della data dell'evento.
• Guarda le partite – Consiglia loro di guardare le partite della stagione in corso su YouTube per acquisire familiarità con lo stile dell'evento. Fornisci loro collegamenti specifici, se possibile.
• Video di formazione per arbitri del segnapunti – Gli arbitri sono tenuti a guardare i video di formazione per arbitri per la stagione in corso e ad essere a conoscenza delle regole di gioco attuali.
• Capo Arbitro & Certificazioni del Giudice Consulente – Oltre ai video di formazione, il Capo Arbitro e i Giudici Consulenti sono tenuti a completare i corsi di Certificazione. Seleziona di seguito il/i corso/i a cui sei interessato:
  
  • Corso di certificazione per capo arbitro VRC
  • Corso di certificazione per arbitri capo VIQRC
  • Corso di certificazione per giudici VRC/VIQRC
• Chiamate di formazione – Considera la possibilità di organizzare le tue chiamate di formazione una settimana prima dell'evento, definendo le aspettative e dando ai volontari l'opportunità di porre domande.
• Partecipare a un evento locale – Incoraggia i volontari a partecipare a un altro evento locale, se possibile, per avere un'idea di come vengono gestiti i tornei e magari anche seguire un altro volontario nel suo ruolo imminente.
• Formare i volontari a un evento Skills Only – Se organizzi un evento Skills Only, questo è il momento ideale per formare i volontari e offrire loro un'esperienza pratica.
• Formazione sulla sensibilità – Ricordare ai volontari che i tornei sono eventi studenteschi in cui lavoreranno con i bambini. Dovrebbero fare quello che possono per far sentire i bambini a proprio agio, come inginocchiarsi per abbassarsi al loro livello, parlare con fermezza ma positivamente e non toccare o afferrare mai uno studente. I volontari dovrebbero anche essere sensibili agli studenti provenienti da culture diverse che potrebbero competere.
• Orientamento in loco – Se puoi, organizza una sessione di formazione di persona la sera prima dell'evento (spesso indicato come evento "Notte prima") in modo che i volontari possano incontrare il team di volontari e ricevere formazione in loco. Molti eventi "La sera prima" prevedono partite di allenamento se c'è una squadra ospitante o una squadra di casa disponibile per aiutare nella preparazione. Ciò contribuirà a rafforzare la fiducia dei volontari, rendendo la mattinata del tuo evento più fluida. Sia che organizzi la formazione la sera prima o che la fornisca in sede la mattina dell'evento, pianifica di fornire ai volontari la documentazione e i materiali di formazione necessari per svolgere con successo i loro ruoli e godersi l'esperienza dell'evento. Ciò può includere la stampa di copie cartacee delle guide sul ruolo dei volontari, dei diagrammi dei campi per il ripristino, dei fogli dei punteggi, ecc.

Cura e apprezzamento del volontariato

• Cibo & Bevanda – Metti a disposizione acqua e snack per tutti i volontari durante il giorno e offri il pranzo a coloro che fanno volontariato per un'intera giornata di evento. L'idratazione, il cibo e le pause adeguate sono importanti per l'esperienza del volontario. Se possibile, interrompere l'intera competizione per il pranzo in modo che TUTTI i volontari possano fare una pausa e mangiare; pianificare i turni per il pranzo se l'intera competizione non può fermarsi allo stesso tempo. Se hai spazio, allestisci una sala pausa per i volontari o un'area recintata ad uso dei volontari.
• Comfort – Assicurati di consigliare ai tuoi volontari di indossare scarpe comode e di portare una bottiglia d'acqua (se non le fornisci tu). Se possibile, disponi di alcune confezioni di pastiglie nell'area pausa dei volontari per aiutare a lenire le corde vocali.
• Riconoscimento & Certificati – Se il finanziamento è disponibile, utilizza magliette e/o targhette con il nome per identificare i tuoi volontari come una preziosa risorsa per l'evento. Condividi il tuo apprezzamento con i tuoi volontari, che forniscono un supporto inestimabile ai tuoi sforzi. Riconosci i volontari fornendo loro un Certificato di servizio alla comunità personalizzato con il nome del tuo evento. Molte aziende e scuole richiedono documentazione per consentire ai dipendenti di fare volontariato o alcune possono addirittura fornire un incentivo per convalidare il tempo di volontariato, quindi assicurati di registrare le ore di volontariato individuali. Puoi ordinare pacchetti trofei, nonché trofei e targhe individuali, da VEX all'indirizzo VEXRobotics.com.
• Simboli di apprezzamento – Anche con un budget limitato, valuta la possibilità di offrire ai volontari (o ai volontari chiave) un piccolo buono regalo, come $ 5 per Starbucks o un locale gastronomico locale.
• Note scritte a mano – Il potere di un “Grazie” scritto a mano ha una grande importanza oggi!
• Social media – Se sei attivo sui social media, valuta la possibilità di scrivere una breve raccomandazione per un volontario chiave su LinkedIn o di ringraziarlo su Twitter con una foto se va ben oltre il suo dovere. Taggateli su Twitter insieme a @REC_Foundation. Puoi anche inviare foto di volontari e di eventi alla REC Foundation all'indirizzo media@roboticseducation.org.
• Follow-up & Resta in contatto – Invia un'e-mail ai tuoi volontari dopo l'evento per valutare la soddisfazione e raccogliere opinioni sul successo dell'evento oppure utilizza SurveyMonkey per inviare alcune brevi domande. Tieniti anche in contatto con i volontari per eventi futuri. Se hai il budget, organizza una cena o una festa di apprezzamento per i volontari. Un volontario felice che ha una grande esperienza di solito ritorna!

Migliori pratiche condivise dai nostri partner di eventi

Reclutamento volontari

• Condividi gli arbitri principali con gli EP degli eventi nelle vicinanze. Controlla la mappa degli eventi su RobotEvents.com.
• Se sei a corto di volontari, usa la potenza del microfono per reclutare aiuto: "Stiamo cercando alcuni volti sorridenti che ci aiutino!"
• Se abbondanti, non allontanate i volontari! Usa gli extra come sollievo/float.
• Prendi in considerazione l'aggiunta di un requisito per partecipare a League Play:
  
  • Ogni squadra deve fornire cinque volontari, oppure…
  • Ogni membro di una squadra deve offrirsi volontario per uno o più eventi.
• Collaborare con i consulenti dei club scolastici. Il volontariato è un modo semplice per guadagnare ore di servizio sia per i soci del club che per il club nel suo insieme.
• Informarsi presso le scuole religiose e le istituzioni educative locali. Può richiedere ai genitori di svolgere servizi alla comunità al posto delle tasse scolastiche.

Apprezzamento del volontario

• Come ringraziamento, crea un collage di foto dell'evento su Shutterfly o un servizio online equivalente, chiedi ai bambini di scrivere un messaggio personale (in stile annuario) e stamparlo per inviarlo ai volontari.
• Se vuoi incoraggiare i volontari a “salire di livello”, fornisci un badge o un bottone che possano indossare, in base alla loro esperienza e al numero di eventi a cui hanno partecipato.

Formazione del volontariato

• Avere un piano di successione per i volontari chiave. Gli studenti più giovani possono seguire/imparare. Addestra un servitore!
• Incoraggia i volontari a partecipare ad ulteriori eventi ora che hanno completato il processo.

Configurazione e smontaggio dell'evento

• Aggiungi ruoli di volontariato per "Setup Crew". È meglio avere 6-8 adulti e molti studenti che aiutano. Il ROTC e la Civil Air Patrol locale sono fantastici nell'aiutarti con l'organizzazione (fornisci loro un tavolo informativo al tuo evento).
• Materiali pre-stage in anticipo.
• Per il giorno dell'installazione:
  
  • Se possibile, organizzatevi il giorno prima dell'evento! Raramente c'è abbastanza tempo per organizzare un evento la mattina del torneo.
  • Chiedi a due persone di configurare Tournament Manager.
  • Chiedi a due persone di far passare i cavi.
  • Chiedi a un adulto e due bambini di costruire ogni campo.
  • Utilizzare strumenti elettrici per l'installazione sul campo VRC.
  • Nominare un leader per supervisionare ogni area: box, campi di gara, stand in concessione, ecc.
  • Assicurati di testare il computer TM, tutta l'elettronica sul campo, i proiettori, la stampante, ecc. prima di partire per la notte; tutto dovrebbe essere perfettamente funzionante e pronto all'uso!
• Rendere obbligatorio per gli studenti rimanere dopo la scuola la notte prima di un evento per aiutare nell'organizzazione.
• Sette giorni prima dell'evento, invia un'e-mail a tutti i consulenti dei club scolastici per fornire due volontari.
• Per lo smontaggio:
  
  • Utilizzare i genitori che sono stati seduti sulle gradinate. Hanno “gambe fresche” e possono aiutare.
  • Collabora con altre squadre ospitanti. Chiedi loro di aiutarti con il tuo evento e tu aiutali con il loro.
  • Qualsiasi club scolastico che necessiti di orari di servizio può aiutare nello smantellamento. Non hanno bisogno di alcuna esperienza VEX, solo della volontà di aiutare.