Volontari per eventi

I volontari degli eventi sono il cuore e l'anima degli eventi della REC Foundation. Facciamo affidamento sugli arbitri per far sì che tutto sia equo, sui presentatori per rendere l'evento emozionante e sui responsabili della coda per far sì che tutto proceda secondo i tempi previsti! Fare volontariato agli eventi di robotica può essere gratificante e divertente. Sono disponibili diversi ruoli di volontariato. Molti incarichi di volontariato non richiedono competenze tecniche o esperienza, ma solo il desiderio di supportare opportunità di apprendimento coinvolgenti per gli studenti. Qualunque sia l'interesse dei tuoi potenziali volontari, aiutali a identificare il ruolo più adatto a loro. Il materiale di supporto e formazione per i tuoi volontari può essere trovato su REC Foundation > Volunteers.

Uno dei tratti distintivi di un evento ben organizzato è che i volontari siano a loro agio e non siano oberati di lavoro. Una buona pianificazione garantisce che tutte le posizioni siano adeguatamente dotate di personale, che i volontari abbiano la possibilità di fare delle pause e di ricevere un pasto e che ricevano un segno di apprezzamento, come una maglietta. È probabile che i volontari che hanno avuto un'esperienza positiva al tuo evento torneranno come volontari negli anni futuri.

In qualità di Event Partner (EP), sei il responsabile ultimo del reclutamento di tutti i volontari per il tuo evento, ma sono disponibili diversi strumenti e strategie per semplificare questo compito. Si consiglia vivamente di nominare un coordinatore dei volontari per il tuo evento, che ti assista nel reclutamento dei volontari, nella loro formazione e nel supporto durante l'evento.

Reclutamento

Esistono numerose fonti tramite cui è possibile reclutare volontari. È necessario diffondere tempestivamente la notizia del tuo evento e condividere il messaggio chiave della robotica e dei programmi STEM per trovare persone che si sentano davvero coinvolte.

Inizia con coloro che hanno un interesse personale nel successo del tuo evento.

Oltre alla tua base di volontari "autoctoni", puoi creare una comunità di volontari che sosterrà gli eventi durante tutta la stagione e negli anni a venire. I volontari possono appartenere a qualsiasi team o organizzazione e il loro coinvolgimento e supporto durante l'evento è fondamentale, poiché spesso si presentano all'evento con esperienza pregressa.

• Genitori, insegnanti, dirigenti scolastici, mentori, team di robotica locali e fratelli– Ricordate, il volontariato può essere un affare di famiglia! I fratelli più piccoli sono spesso bravi nel Field Reset.
• Collabora con le scuole locali– Contatta le scuole vicine e accetta di fare uno “scambio di volontari” in modo che loro forniscano volontari per il tuo evento e tu fornisca volontari per il loro evento.
• Aziende locali e sponsor– Gli eventi di robotica sono perfetti per le esperienze di team building aziendale, quindi contatta il reparto risorse umane di un'azienda se non conosci già qualcuno lì.
• Scuole, college e università– Classi, società d'onore, confraternite e sororità possono avere requisiti di servizio alla comunità per l'iscrizione, borse di studio o laurea. Rivolgiti anche a club/gruppi, alla facoltà di ingegneria e ai programmi ROTC per ricevere assistenza. Offri un tavolo al reclutatore locale dell'esercito in cambio di volontari. Anche i futuri insegnanti e i tecnici in servizio sono candidati ideali per il volontariato.
• Gruppi comunitari, capitoli di organizzazioni e gruppi ecclesiali– Molti sono alla ricerca di relatori ospiti o potrebbero consentirti di allestire un tavolo per distribuire materiale per il reclutamento dei volontari. Rivolgiti alla comunità di maker locale, a TechSoup, alla UAW locale, alla NSBE, all'IEEE, alla SWE, alla Camera di commercio, alla biblioteca, ecc.
• Risorse online–LinkedInha un sito dedicato alle opportunità di volontariato e ci sono servizi gratuiti e in abbonamento comeVolunteerMatcheIdealist.orgdove puoi pubblicare opportunità di volontariato per il pubblico. Non dimenticare i social media come Facebook e Twitter, se hai già degli account o se fai parte di gruppi con dei follower.
• Programmi per i dipendenti e responsabilità aziendale– Molte catene locali e nazionali hanno obiettivi di servizio alla comunità e filantropia, e il volontariato dei dipendenti fa parte della loro cultura. Alcuni forniranno addirittura una donazione per il tuo evento se riesci a reclutare un certo numero di volontari dalla loro sede.

Suggerimenti utili per il reclutamento dei volontari

Gli EP possono richiedere che ogni squadra fornisca 1 o 2 volontari. Alcune posizioni, come quella di giudici e arbitri, richiedono un certo livello di imparzialità, pertanto i volontari esterni non affiliati sono essenziali per l'integrità dell'evento. Se non è possibile trovare volontari non affiliati, cercare di fornire giudici e arbitri che rappresentino più organizzazioni dell'evento.

Volontari chiave

La tabella seguente include i ruoli dei volontari chiave, ovvero membri dello staff dell'evento che assumeranno ruoli di leadership per garantire che tutte le regole e le linee guida della REC Foundation vengano rispettate e che le squadre, gli spettatori e i volontari vivano un'esperienza gratificante. Questi ruoli dovrebbero essere ricoperti in anticipo e questi volontari dovranno ricevere una formazione prima dell'evento.

Un partner dell'evento non può svolgere né la funzione di arbitro capo né quella di giudice consulente dell'evento che ospita.

Altri volontari

Sono necessari altri volontari per l'evento, ma necessitano di una formazione minore e di una conoscenza pregressa degli eventi della REC Foundation.

Personale

Il PE e il coordinatore dei volontari dovrebbero iniziare a reclutare il prima possibile i candidati che ricoprono questi ruoli di volontariato. Pubblica informazioni chiare sui ruoli di volontariato richiesti per il tuo evento nel blocco Contenuti volontari su RobotEvents.com per suscitare interesse. Queste informazioni saranno visibili nella scheda Volontari nella pagina pubblica dell'evento. Puoi anche includere una richiesta di volontari nell'e-mail automatica che verrà inviata alle squadre al momento della registrazione.

Queste tabelle servono da guida per la gestione del personale in eventi di diverse dimensioni.

Tornei V5RC

Tornei VIQRC

Formazione e preparazione

Per organizzare un evento ben organizzato è fondamentale fornire ai volontari una formazione adeguata. La Fondazione REC offre numerose risorse di formazione online gratuite all'indirizzo REC Foundation > Volunteers.

L'EP o il coordinatore dei volontari può fornire questo collegamento a ciascun volontario, chiedendogli di esaminare il documento e tutto il materiale formativo pubblicato per la propria posizione almeno una settimana prima dell'evento programmato.

Oltre ad assegnare una revisione delle risorse di formazione online, è opportuno pianificare anche un orientamento in loco e/o una chiamata di formazione.

• L'orientamento in loco è una sessione di formazione persona che si tiene la sera prima dell'evento (spesso definita evento "sera prima") in modo che i volontari possano incontrare il team di volontari e ricevere una formazione in loco. Molti eventi "Night Before" prevedono partite di allenamento se è presente una squadra ospitante o una squadra di casa disponibile ad aiutare nell'organizzazione. Ciò contribuirà ad aumentare la fiducia dei volontari, facendo sì che la mattina del tuo evento si svolga più agevolmente. Che tu organizzi la formazione la sera prima o la fornisca in loco la mattina dell'evento, assicurati di fornire ai volontari la documentazione e i materiali di formazione necessari per svolgere con successo i loro ruoli e godersi l'esperienza dell'evento. Ciò può includere la stampa di copie cartacee delle Guide ai ruoli dei volontari, diagrammi di campo per il ripristino, fogli di punteggio, ecc.
• Le chiamate di formazione tenute una settimana prima dell'evento possono creare aspettative e dare ai volontari l'opportunità di porre domande. Sono vivamente incoraggiate le chiamate di formazione specifiche per le squadre di arbitri/segnapunti e giudici. Utilizza un'applicazione per videoconferenze per riunire i tuoi volontari e fornire loro la formazione necessaria.
• Il corso di formazione sulla sensibilità ricorda ai volontari che tornei sono eventi studenteschi in cui lavoreranno con i bambini. Dovrebbero fare tutto il possibile per far sentire i ragazzi a loro agio, ad esempio inginocchiandosi per mettersi al loro livello, parlando con fermezza ma in modo positivo e non toccando o afferrando mai uno studente. Idovrebbero anche essere sensibili nei confronti degli studenti provenienti da culture diverse che potrebbero essere in competizione.

Cura e apprezzamento

I volontari sono essenziali per il successo del tuo evento. Ecco alcuni semplici modi per dimostrare il tuo apprezzamento. Un volontario felice che ha avuto un'esperienza positiva, solitamente tornerà!

• Cibo & Bevanda– Mettere a disposizione acqua e spuntini per tutti i volontari durante il giorno e fornire il pranzo a coloro che si offrono volontari per un'intera giornata dell'evento. L'idratazione, il cibo e le pause appropriate sono importanti per l'esperienza di volontariato. Se possibile, interrompere l'intera competizione per il pranzo in modo che TUTTI i volontari possano fare una pausa e mangiare; pianificare dei turni per il pranzo se l'intera competizione non può interrompersi nello stesso momento. Se hai spazio, allestisci una sala relax per i volontari o un'area delimitata da corde ad uso dei volontari.
• Comodità– Assicurati di consigliare ai tuoi volontari di indossare scarpe comode e di portare una bottiglia d'acqua (se non le fornisci tu). Se possibile, tenete a disposizione dei volontari nell'area relax qualche confezione di pastiglie per aiutare a lenire le corde vocali.
• Riconoscimento & Certificati– Se sono disponibili finanziamenti, usa magliette e/o cartellini con il nome per identificare i tuoi volontari come una preziosa risorsa per l'evento. Condividi il tuo apprezzamento con i tuoi volontari, che forniscono un prezioso supporto ai tuoi sforzi. Premia i volontari fornendo loro un Certificato di servizio alla comunitàpersonalizzato con il nome del tuo evento. Molte aziende e scuole richiedono la documentazione per consentire ai dipendenti di fare volontariato; alcune potrebbero addirittura offrire un incentivo per convalidare il tempo dedicato al volontariato, quindi assicurati di registrare le singole ore di volontariato. È possibile ordinare pacchetti di trofei, nonché trofei e targhe individuali da VEX su VEXRobotics.com.
• Segnali di apprezzamento– Anche con un budget limitato, prendi in considerazione l'idea di regalare ai volontari (o ai volontari chiave) un piccolo buono regalo, ad esempio 5 $ per Starbucks o un locale di ristorazione locale.
• Appunti scritti a mano– Il potere di un “Grazie” scritto a mano è molto utile oggi!
• Social Media– Se sei attivo sui social media, prendi in considerazione l'idea di scrivere una breve raccomandazione per un volontario chiave su LinkedIn o di menzionarlo su Twitter con una foto se si è distinto oltre il suo dovere. Taggali su Twitter insieme a @REC_Foundation. È inoltre possibile inviare foto di volontari e di eventi alla REC Foundation all'indirizzo media@roboticseducation.org.
• Follow Up & Resta in contatto– Invia un'e-mail ai tuoi volontari dopo l'evento per valutare la soddisfazione e raccogliere opinioni sul successo dell'evento, oppure usaSurveyMonkeyper inviare alcune brevi domande. Restate in contatto anche con i volontari per eventi futuri. Se hai il budget a disposizione, organizza una cena o una festa per celebrare il volontariato. Un volontario felice che ha avuto un'esperienza positiva, solitamente tornerà!