Guida agli eventi distintivi per i partner degli eventi

• Tutti gli eventi Signature devono rispettare gli standard inclusi nell'Impegno per l'eccellenza dell'evento .
• Le descrizioni degli eventi distintivi devono includere il messaggio che l'evento è un evento distintivo della REC Foundation e non possono includere messaggi che facciano riferimento al fatto che si tratti di un evento alternativo del campionato nazionale o mondiale.
• Un Event Partner che organizza un Signature Event deve aver organizzato competizioni ufficiali di VEX Robotics per almeno le 2 stagioni precedenti.
• L'evento deve avere un numero minimo di squadre che si sono registrate, hanno pagato e hanno gareggiato.
  • Concorso di robotica VEX U: 12
  • Concorso di robotica VEX V5 (scuola superiore): 64
  • Concorso di robotica VEX V5 (scuola media): 50
  • Concorso di robotica VEX IQ: 50
• Ogni evento deve essere mono-livello (non devono essere previsti eventi misti).
• L'evento è soggetto ai seguenti limiti di registrazione.
  • Non più del 50% delle squadre iscritte può provenire dalla stessa regione.
  • Non più di sei (6) squadre di una organizzazione possono registrarsi per un evento specifico.
  • Signature Events può decidere di aumentare i limiti massimi di capienza per organizzazione e/o regionali 8 settimane prima dell'evento.
  • L'evento può decidere di avere una capienza minima per la regione ospitante dell'evento che non superi il 50%.
• L'evento deve garantire tempo sufficiente a tutte le squadre per disputare partite di abilità.
  • Le partite di Skills Challenge devono essere disponibili alle squadre per un minimo di 2 giorni.
  • Ai team deve essere data l'opportunità di eseguire esattamente tre (3) partite di abilità di guida e tre (3) partite di abilità di codifica autonoma.
• L'evento deve includere quanto segue:d cerimonie e riunioni.
  • Un incontro sull'evento in cui l'arbitro capo e il partner dell'evento esaminano la logistica dell'evento con i partecipanti, tra cui come mettersi in coda per le partite, le regole del gioco e una breve sessione di domande&risposte.
  • Una cerimonia di apertura che dà il benvenuto alle squadre, agli spettatori, ai volontari e agli ospiti invitati. 
  • Una cerimonia di premiazione che conclude l'evento; mentre alcuni premi possono essere assegnati prima della partita finale, il premio Tournament o Teamwork Champions and Excellence Award deve essere conferito dopo la partita finale.
  • Nota: Tutti i campi di abilità e di pratica devono essere chiusi durante tutti gli incontri e le cerimonie dell'evento.
• A tutti i team deve essere data l'opportunità di essere giudicati e la valutazione deve seguire il processo di valutazione standard descritto nella Guida alla valutazione.
• L'elenco degli eventi su RobotEvents.com deve includere una chiara politica sui rimborsi che stabilisca cosa accade nelle seguenti circostanze.
  • Se il partner dell'evento annulla l'evento
  • Se una squadra si registra e sceglie di non partecipare
• L'elenco degli eventi su RobotEvents.com deve includere una scadenza di pagamento chiara, che stabilisca che se un team non paga entro una scadenza specificata, verrà spostato nella lista d'attesa.

Campi

• Tutti i campi di gara per le partite di qualificazione e le partite finali devono essere sollevati dal pavimento alla stessa altezza, compresa tra dieci (10) e 24 pollici.
  • I supporti di supporto devono essere rinforzati, sufficientemente resistenti da sostenere il peso delle persone (arbitri, studenti, addetti alla risistemazione del campo, ecc.) senza muoversi o spostarsi e devono essere livellati.
• Eventuali effetti speciali e di illuminazione utilizzati devono essere uniformi in tutti i campi di gara e non possono interferire con il gioco.
  • I luoghi bui devono utilizzare l'illuminazione bianca durante le partite sui campi di gara
• L'evento deve fornire un numero sufficiente di campi per partite di qualificazione, sfide di abilità e aree di allenamento; tutti i campi per un tipo di partita devono utilizzare lo stesso tipo di perimetro come da Manuale di gioco.
  • Concorso di robotica VEX V5 / Concorso di robotica VEX U / JROTC Invitational
    • Almeno 2 campi di gara per divisione 
    • Almenoght (8) Partite di qualificazione per squadra
    • Almeno un (1) campo abilità per ogni 16 squadre
    • Almeno un (1) campo di allenamento ogni 32 squadre
    • Gli eventi VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational utilizzeranno le tessere antistatiche per i campi Competizione e Abilità.
  • Concorso di robotica VEX IQ
    • Almeno due (2) campi di gara per divisione
    • Almeno otto (8) partite di qualificazione per squadra
    • Almeno un (1) campo abilità per ogni 15 squadre
    • Almeno un (1) campo di allenamento ogni 25 squadre

Personale dell'evento

Responsabile di Divisione

• Il Division Manager supervisiona la gestione del Tournament Manager, le operazioni sul campo e la gestione delle code in ogni Divisione.

Personale di campo

• Devono esserci almeno due (2) arbitri principali certificati per ogni divisione che hanno l'autorità finale su tutte le decisioni.
  • Almeno 1 arbitro capo certificato deve avere esperienza nello stesso ruolo in un campionato mondiale di robotica VEX, un evento esclusivo o un campionato regionale di eventi nella stagione in corso o in quella precedente.
  • Migliore pratica: avere un arbitro certificato per ogni campo di gara e un arbitro capo divisione certificato che monitori tutte le partite.
• Devono essere presenti almeno due (2) arbitri segnapunti per ogni campo della competizione di robotica VEX V5 / competizione di robotica VEX U / competizione su invito JROTC e almeno un (1) arbitro segnapunti per ogni campo della competizione di robotica VEX IQ.
  • Gli arbitri segnapunti sono tenuti a leggere il manuale di gioco e la guida per arbitri prima dell'evento.
• Ogni campo di Robot Skills Challenge dovrebbe avere almeno un (1) arbitro segnapunti.
• Dovrebbero esserci almeno due (2) presentatori per divisione.
• Ogni divisione della VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational dovrebbe avere una squadra di ripristino sul campo.
• Si raccomanda vivamente di designare un tecnico di campo per ogni divisione.

Giudizio

• Deve esserci almeno un (1) consulente giudice certificato
  • Almeno 1 Certified Judge Advisor deve avere esperienza nello stesso ruolo in un VEX Robotics World Championship, Signature Event o Event Region Championship nella stagione in corso o in quella precedente.
  • Ogni Certified Judge Advisor ha letto e accettato di seguire la Judges Guide e i processi di valutazione ufficiali della REC Foundation.
• L'evento prevede un minimo di una (1) coppia di giudici ogni otto (8) squadre.

Generale

• C'è almeno un (1) ispettore capo dei robot, che dovrebbe essere un arbitro capo.
• C'è almeno un (1) ispettore robot per ogni dodici (12) squadre.
• È previsto un minimo di un (1) Queuer per ogni campo di qualificazione e partita finale.
• È presente almeno un (1) addetto al campo di pratica.
• È presente un tavolo per il check-in con un (1) membro dello staff ogni 24 squadre.

Aree di fossa

A ogni squadra partecipante vengono assegnati spazi e risorse adeguati nell'area Pit.

• Ogni tavolo/stand ha accesso a una presa elettrica dedicata.
• Sono preferibili cabine con tubi e drappeggi da 8' x 8'; tuttavia, se lo spazio non è disponibile, è possibile sostituire quanto segue:
  • Ogni squadra della VEX V5 Robotics Competition ha a disposizione un tavolo da gara lungo almeno sei (6) piedi.
    • Si raccomanda di disporre almeno due (2) sedie per tavolo.
  • Ogni squadra della VEX IQ Robotics Competition ha a disposizione un tavolo da gara lungo almeno quattro (4) piedi. Questo può essere un tavolo da otto (8) piedi condiviso tra due squadre.
  • Ogni squadra della competizione di robotica VEX U ha un tavolo lungo almeno otto (8) piedi oppure due (2) tavoli lunghi almeno sei (6) piedi ciascuno.
  • A ogni squadra deve essere assegnato uno spazio di almeno 50 piedi quadrati.

Comunicazioni

• L'evento viene trasmesso in diretta su VEX Via durante l'evento.
• Si preferisce fortemente la trasmissione in diretta dell'evento.
  • Se si riproduce musica tramite streaming live, è responsabilità del partner dell'evento garantire che siano in vigore le licenze appropriate e che non vengano violate le leggi sul copyright.
• Nel locale è presente un sistema audio chiaro e udibile.
• L'evento utilizza la sovrapposizione video con telecamere posizionate sui campi di gara durante le partite di qualificazione e le finali.
• Tutti i contenuti grafici personalizzati (loghi di eventi, abbigliamento, grafica espositiva, ecc.) devono essere inviati e approvati dai dipartimenti marketing della REC Foundation e di VEX Robotics prima della stampa.
• L'evento deve essere chiaramente contrassegnato con i loghi RECF Signature Event sui display elettronici e cartacei.
• L'allestimento e la decorazione dell'evento saranno completati prima del check-in programmato della squadra, compresi i campi di gara adeguatamente allestiti per le partite.
• L'evento utilizza le visualizzazioni appropriate in Tournament Manager.
• In ogni campo di gara è presente un monitor per la coda.
• Gli espositori sono visibili in tutta la sede.
• Se la Fondazione REC si assicura uno sponsor che fornisca supporto all'evento, il partner dell'evento seguirà, ove possibile, le linee guida sui risultati.
• Consentire agli sponsor/partner ufficiali della Fondazione REC di allestire uno stand e/o un'esposizione in qualsiasi evento. La richiesta deve essere inoltrata almeno 30 giorni prima dell'evento al Responsabile del supporto regionale, che faciliterà l'introduzione. Lo sponsor/partner deve rispettare le regole e i regolamenti della sede.

Premi

• Ogni premio valido per il VEX Robotics World Championship deve prevedere, oltre al trofeo, anche uno striscione.
  • Per i premi Excellence Award e Tournament/Teamwork Champions Award, gli eventi Signature devono utilizzare gli striscioni con il marchio ufficiale.
    • Potranno essere creati e assegnati altri banner premio personalizzati previa approvazione del materiale grafico da parte di RECF e VEX Marketing.
• Quando si appendono le gonne da campo, il logo/marchio VEX Robotics non può essere coperto sui campi di gara.
• Come minimo, i seguenti premi devono essere assegnati a ogni VEX V5 Robotics Competition, JROTC Invitational e VEX IQ Robotics Competition Signature Event:
  • Premio di eccellenza
  • Lavoro di squadra/Campioni del torneo
  • Premio di progettazione
  • Campione di abilità robotiche
  • Premio Innovazione
  • Premio Pensa
  • Premio Stupire
  • Premio di costruzione
  • Crea premio
  • Premio della Giuria
  • Premio per la sportività
• Gli eventi distintivi della competizione di robotica VEX U devono distribuire, come minimo:
  • Eccellenza
  • Campioni del torneo
  • Premio di progettazione
  • Campione di abilità robotiche
  • Premio della Giuria
  • Premio Innovazione
  • Premio per la sportività

Programma di rilascio degli eventi distintivi 2025-2026

A partire dalla stagione 2025-2026, la REC Foundation raccoglierà 10 $ anziché 5 $ per ogni iscrizione di squadra a tutti gli eventi distintivi. In questo modo si aiutano a compensare i costi di viaggio sostenuti dal personale della REC Foundation per supportare questi eventi di grandi dimensioni.

Qualificazioni per il campionato mondiale di robotica VEX

L'evento esclusivo deve essere un evento in presenza e svolgersi tra il 1° agosto 2025 e il 22 febbraio 2026. Gli eventi distintivi della VEX V5 Robotics Competition e della VEX IQ Robotics Competition si aggiudicheranno tre (3) posti per il VEX Robotics World Championship: uno (1) assegnato al vincitore dell'Excellence Award e due (2) posti assegnati ai campioni del torneo o del lavoro di squadra. Gli eventi distintivi della competizione di robotica VEX U avranno due (2) posti per il campionato mondiale di robotica VEX: uno (1) assegnato al vincitore del premio Excellence Award e uno (1) assegnato al campione del torneo. 

• Gli eventi esclusivi devono essere aperti a tutti i team, non devono prevedere requisiti di qualificazione e devono essere aperti alla registrazione di qualsiasi team.
  • L'unica eccezione a questa regola sono gli eventi JROTC Invitational.
• Gli eventi Signature possono qualificare i team solo per il VEX Robotics World Championship e non possono qualificare i team per gli Event Regional Championship.
• Per tutti gli eventi sarà attivato uno specifico sistema Signature Event Early Bird, per garantire un accesso equo a tutti i team.
• Gli eventi distintivi devono soddisfare tutti i requisiti elencati nel presente documento.
• Nota: di tanto in tanto, la Robotics Education & Competition (REC) Foundation potrebbe fare un'eccezione a uno di questi criteri per supportare al meglio uno Stato/Provincia/Regione/Nazione in crescita; per maggiori informazioni, contatta il tuo Regional Support Manager qui.

Appunti

• Se l'evento non soddisfa i requisiti minimi di iscrizione e di competizione elencati almeno 14 giorni prima dell'evento, i posti per il campionato mondiale di robotica VEX verranno modificati a uno (1) o zero (0).
• Il processo per la doppia qualificazione da Signature Events si trova nel documento Criteri di qualificazione .

Registrazione per un evento esclusivo

• Tutti gli eventi esclusivi della REC Foundation seguiranno il programma di rilascio elencato nella sezione Domanda.
• Tutti gli eventi Signature avranno una specifica registrazione Early Bird indipendente da tuttisistemi Early Bird locali/.
  • Ogni squadra inizia la stagione con tre (3) opportunità di registrarsi durante il periodo Early-Bird dell'evento Event .
    • Ogni volta che la squadra si iscrive a un Signature Event, sia durante il periodo Early-Bird Signature Event sia durante il periodo Standard, viene tolta un'opportunità.
    • L'opportunità Early-Bird Signature Event non viene annullata se una squadra si iscrive a un torneo organizzato dalla propria scuola o organizzazione (in cui l'allenatore della squadra è il partner dell'evento).
  • La registrazione anticipata per l'evento Signatureaprirà 16 settimane prima dell'evento alle 12:00 EST.
    • Nota: potrebbero essere apportate modifiche per gli eventi di agosto e settembre.
  • Le iscrizioni standard si apriranno 14 settimane prima dell'evento alle 12:00 EST.
  • Un partner dell'evento può iscrivere i propri team al proprio evento esclusivo durante la registrazione anticipata all'evento esclusivo, indipendentemente dal numero di altri eventi esclusivi a cui è già iscritto. 
    • Il partner dell'evento deve essere l'allenatore principale delle squadre che sta registrando.
• Lo scambio di squadra non è consentito entro 4 settimane dall'evento.
• Se è necessaria capacità aggiuntiva perché un team è stato spostato nella lista d'attesa o perché il partnerpartner dell'evento deve collaborare con il responsabile del supporto regionale e/o con il direttore delle operazioni regionali - coinvolgimento dell'evento su questo processo.
  • Si consiglia a un partner dell'evento che desidera aggiungere una squadra dalla lista d'attesa di contattare prima l'allenatore principale della squadra per assicurarsi che la squadra sia disponibile, desideri partecipare e non sia iscritta a un altro evento negli stessi giorni.

Procedura di richiesta per l'evento di firma

Per presentare domanda per ospitare un evento esclusivo della REC Foundation, un partner dell'evento deve esaminare i requisiti elencati di seguito, quindi visitare la pagina Procedura di candidatura per l'evento esclusivo per iniziare. Ci sono due scadenze da tenere a mente.

• Nuovi concetti di Signature Event:
  • La scadenza per presentare una proposta iniziale di un evento con firme è il 31 gennaio 2025.
  • Se la proposta iniziale viene approvata, verranno inviati la domanda finale e il calendario di pianificazione.
• Concetti di eventi distintivi nuovi ed esistenti:
  • La scadenza per la presentazione della domanda definitiva per la stagione 2025-2026 è il 31 marzo 2025.
  • La domanda finale deve includere un budget dettagliato e uno schema della disposizione dell'evento.

Gli eventi più importanti selezionati saranno resi noti durante o dopo il campionato mondiale di robotica VEX del 2025. A partire dalla stagione 2025-2026, la REC Foundation raccoglierà 10 $ anziché 5 $ per ogni iscrizione di squadra a tutti gli eventi distintivi. Lo scopo è quello di contribuire a compensare i costi di viaggio del personale della REC Foundation e di supporto a questi eventi di grandi dimensioni.

Se hai domande su Signature Events, contatta Dylon Caudill, Direttore delle operazioni regionali - Coinvolgimento eventi o il tuo Responsabile del supporto regionale. 

Buone pratiche

Se stai pensando di organizzare un evento esclusivo per la prima volta:

• Creare un team di pianificazione.
• Partecipa a un altro Evento esclusivo e segui il Partner dell'evento.
• Visitare più volte la sede desiderata per pianificare come organizzare l'evento.
• Prima di proporre un evento esclusivo, testane l'idea su scala più piccola e/o in una sede diversa.