概要
このチェックリストは、イベントの計画に役立つ一般的なガイドです。 各イベントや会場はそれぞれ異なるため、このチェックリストではすべてのイベントのニーズを網羅することはできません。 イベントを計画する際には、地域サポート マネージャー (RSM) に相談し、このチェックリストと REC ライブラリ のイベント パートナー セクションを使用することをお勧めします。
用語集
EP: イベントパートナー
返信: RobotEvents.com
RSM: 地域サポートマネージャー
TM: トーナメントマネージャー
最初のステップ
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レビュー イベントパートナーになる RECライブラリ |
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| イベントのボランティアに参加したり、他の EP に同行してイベントの企画や運営について学んだりする | |
| イベントの卓越性への取り組みを確認する | |
| RSMに連絡してください | |
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| イベントパートナー認定コースを修了する | |
| アカウントを作成し（必要な場合）、RSMにEPアクセスを許可するよう依頼してください RobotEvents | |
| RobotEventsで背景調査を完了する |
イベント企画段階
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RECライブラリの イベント計画 セクションを確認する |
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| イベント予算を作成する | |
| アジェンダを作成する - アジェンダのサンプル | |
| イベントで審査を行うかどうか、また、審査が対面/リモート/ハイブリッドのいずれになるかを決定します。イベントで審査を行う場合は、次の点を考慮してください。 | |
| イベント当日の会場 選択して予約し、前日/夜にセットアップします | |
| 会場の を作成します。作成時には交通の流れと群衆の制御を考慮してください。 必ず以下の内容を含めてください: | |
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| REにイベントを投稿する - RobotEvents.comにイベントを投稿する | |
| 食べ物や軽食を提供するかどうか、またどのように提供するかを決める | |
| 学生ポリシー (学生中心のポリシーと行動規範) を確認する |
イベントの2～3か月前
イベント |
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| 会場の予約を確認する | |
| RSMとレイアウトプランを確認する | |
| 売店の詳細な計画を作成する | |
| 地元のメディア、学区、ソーシャルメディアでイベントを宣伝しましょう | |
装置 |
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| 必要なフィールドとゲーム要素セットの数を決定する | |
| フィールドやゲーム要素を確保するための手配（購入および/または借用） | |
| イベントに必要な 電子機器を確保します。 これには以下が含まれますが、これらに限定されません: | |
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| 追加の機器の必要性をRSMと話し合う | |
| V5RC/VAIRC/VURC イベントの場合、競技フィールドとロボットスキル フィールドの両方に VEXnet フィールド コントローラーまたはスマート フィールド コントローラーがあることを確認します (VIQRC には必要ありません) | |
| トロフィー、トロフィープレート、バナーの注文 | |
| 検査サイジングツールの確保のための手配をする | |
ロボットイベント.com |
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Robotevents.com のイベントリストをRSMと一緒に確認し、詳細が正しいことを確認します |
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| ボランティア | |
| イベントに特別ゲストやスポンサーを招待する | |
| 主要なボランティア トレーニング 認定資格を共有します: | |
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| 追加のボランティアを募集し、ボランティアリソースを共有します。必要なボランティアのリストとトレーニングリソースの入手先については、 ボランティアスタッフガイド を参照してください。 | |
| ボランティアシャツを注文する（オプション） | |
追加アイテム |
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イベントの1か月前
イベント |
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| RSMに連絡して、イベントに関する懸念や質問について話し合ってください。 | |
| イベント当日を通してチームとボランティアを導くために、アジェンダを更新/確認します。 | |
| イベント当日のスタッフとのコミュニケーションのために双方向無線機を用意するか、他の手段を確立する | |
| 安全計画を作成し、地元の緊急サービスおよび/またはセキュリティサービスプロバイダーと共有する | |
| イベント当日の清掃サービスを調整し、エリアを清潔に保ち、紙類の備蓄を十分に保つ | |
| 音楽を再生する場合は、あらゆる年齢層に適したプレイリストを作成し、選択した音楽を再生するための適切なライセンスを持っていることを確認してください。 | |
| イベント写真撮影の手配 | |
| イベントを宣伝し、プレスリリースを送信する | |
ボランティア |
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| ボランティア募集を継続 | |
| 主審と審判顧問がボランティア認定を 完了していることを確認してください | |
| REイベントリストに主審と審査員アドバイザーを追加してください | |
| スコアキーパー審判員にゲームマニュアルを読み、主審認定を取得するよう奨励する（オプション） | |
| 審査員に審査ガイドを読んで認定を完了するよう奨励する（オプション） | |
装置 |
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| フィールド要素/ゲームオブジェクトを組み立てる | |
| トロフィーを確認 | |
| 必要なすべての機器（フィールド、フィールド要素、電子機器、コンピューター、プロジェクター、PA システムを含む）を確認します。 | |
追加アイテム |
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イベントの1～2週間前
イベント |
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| RSMに連絡して、イベントに関する懸念や質問について話し合ってください。 | |
| 会場コーディネーターに会場の詳細をすべて確認してください | |
| 緊急事態や連絡ミスが発生した場合に備えて、施設の緊急連絡先を特定する | |
| 売店の詳細を確認する | |
ボランティア |
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| 準備やイベント当日のボランティアのために食べ物や飲み物を注文します（よく世話されたボランティアは再びボランティアをしたいと思うでしょう） | |
| イベントの詳細をボランティアに送信する | |
| ボランティアが自分の役割に必要なトレーニング資料を読んだことを確認する | |
| ボランティア用の名札を作成する | |
| ボランティアTシャツを注文した場合は、配達の確認やシャツの手配を行う | |
管理 |
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| 登録チームに最終的なイベントの詳細と直前の指示をメールで送る | |
| 物資の購入と整理: | |
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| イベントの議題と手順に関する適切な情報を記載した各チームのウェルカムパケットを作成します。 | |
| 審査資料を印刷してコピーしてください。審査資料は 審査ガイドに掲載されています。 | |
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| 以下のイベント文書を印刷してコピーしてください。これらは REC ライブラリ にあります。見つけるのにサポートが必要な場合は、RSM にお問い合わせください。 | |
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| 以下のものを作成してコピーします。 | |
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装置 |
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| フィールド、フィールド要素、電子機器、コンピューター、プロジェクター、PAシステムなどの機器を確認する | |
| トロフィーを集める | |
RobotEvents.com/TM |
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RobotEvents.com チーム登録 を確認して、のイベント登録料が支払われていることを確認し、支払っていないチームにフォローアップします |
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| ソフトウェアの使い方を練習し、イベント スケジュールを確定するために、TM で「ダミー」イベントを作成します (注: ダミー イベントには TM コードまたは RE コードを使用しないでください。この重要な手順に関するサポートについては、RSM にお問い合わせください) | |
| 必要に応じて: ラップトップやRaspberry PiでTMを更新します | |
追加アイテム |
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イベント前日
会場の設営 |
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| テーブル、椅子、ピットサインを備えたチームピットエリア | |
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プログラムのチラシ、チームおよびボランティアの登録リスト、ペン、エンジニアリングノートを収集するための容器を備えたチェックインデスク |
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| 各ピットテーブルへの充電ステーションまたは電源 | |
| 検査エリア: 空白の検査チェックリスト、ペン、サイズ測定ツール | |
| キューイングテーブル（通常はフィールドごとに1つ） | |
| 審査資料を備えた審査員室 | |
| 売店: 販売品とお釣りの現金 | |
| すべてのコードが安全に固定され、人通りの多い場所の外に設置されていることを確認してください。安全のためにコードをテープで固定します。ガムテープやレスリングテープは床に貼り付かないので、この目的に最適です。 | |
| 参加者の安全かつ効率的な流れを誘導するために、標識、テープ、支柱などを設置します。 | |
| トロフィーがイベント会場に集められ展示され、オプションで参加証や表彰証が配布可能であることを確認してください。 | |
ボランティア |
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| 審判員用のクリップボードやペン、キュークルー用の蛍光ペンやクリップボード、審査員用の必要に応じてペンやメモ帳など、ボランティア用の備品が確実に用意されていることを確認します。 | |
| ボランティア休憩エリアを設け、軽食や水を用意する | |
設備/TM |
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| 競技、ロボットスキル、練習場の設置 | |
| コンピュータ、プリンター、プロジェクター、スクリーン、PA システムの採点用の採点テーブルをセットアップします。 | |
| すべての機器をテストして、TMで適切に動作することを確認します。 | |
| スコアリングプリンターでテストページを印刷して、プリンタードライバーが正しくインストールされていることを確認します。 | |
| プリンタ用紙と予備のトナーカートリッジが利用可能であることを確認してください | |
| スピーカーをテストして、PAシステムまたはメインTMコンピューターに接続された他のスピーカーから試合のサウンドが適切に再生されることを確認します。 | |
| すべてのディスプレイ、ワイヤレスネットワーク、モバイルスコアリングデバイスをテストします | |
| TM を使用してスコアリング コンピューターと V5RC ゲーム フィールド間の接続をテストし、適切なドライバー制御と自律機能を確認します (VIQRC には必要ありません) | |
| ゲームマニュアルに従ってフィールドが正しく設定されていることを確認します | |
| 該当する場合は、フィールド要素がフィールドに固定されていることを確認するためのテスト | |
| バックアップのゲームオブジェクトを用意しておく | |
RobotEvents.com/TM |
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| RobotEvents.comのチーム登録レポートを確認して、すべてのイベント登録料が支払われていることを確認します。 | |
| RobotEvent.com にある TM と RE コードを使用して、TM でイベントを設定します。 | |
| トーナメント マネージャーからフィールドとピットのサインを印刷します (レポート タブの下) | |
| チェックインテーブルとジャッジアドバイザー用に、トーナメントマネージャー（レポートタブの下）からチームリストを印刷します。 | |
追加アイテム |
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イベント当日
イベント開始前 |
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| 多くの活動を主要なボランティアに委任すると、忙しくなり、支援が必要になります。 | |
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ドアの鍵を開け、照明と暖房/エアコンをオンにします。p参加者が集まるにつれて室温が変化するのを予測します |
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すべてのトイレを開け、石鹸や紙類が十分に備蓄されていることを確認する |
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すべての駐車場が利用可能であり、参加者をイベントのチェックインに誘導する標識が掲示されていることを確認します。 |
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参加者を適切なイベント会場に誘導するために、すべてのバナーとイベント看板を掲示します。 |
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ボランティアがその日のエネルギーを補給できるよう、軽食や飲み物を用意する |
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アクセスしやすい座席が確保されていることを確認する |
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ゲームフィールドが適切に設定されていることを確認する |
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プロジェクター、スクリーン、トーナメントマネージャーのディスプレイとサウンド、拡声システムなどのすべてのオーディオおよびビジュアル機器をテストし、正常に動作していることを確認します。 |
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V5RC - フィールドコントロールが正しく動作していることを確認するためのテスト |
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双方向無線機を配布するか（必要な場合）、主要なボランティア間で携帯電話番号を交換する |
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チームとボランティアが到着したら |
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ボランティアとチームに挨拶しましょう! 参加者が温かく迎えられ、チェックインやトレーニング ミーティングの場所に案内されるようにしてください。 混雑したチェックインテーブルでサポートを提供する |
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特別ゲスト、スポンサー、メディア関係者を迎えます。 イベント当日の計画を共有し、プログラムと参加者についての詳細を共有できるボランティアを案内します。 |
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主要なボランティアとイベントの予定を共有する |
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歓迎メッセージ イベントミーティングのお知らせ プレゼンターと共有する |
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安全計画を主要なボランティアと共有する |
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経験豊富なチームにゲームフィールドをチェックしてもらい、適切に設定されていることを確認します。 |
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チェックインまたは検査時にエンジニアリングノートを収集し、各ノートにチーム番号が簡単に見つけられるようにします。 |
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参加チーム全員が登録し、登録料を支払っていることを確認してください。 |
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ロボットの試合と審査が始まる前に |
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チーム登録デスクですべてのチームがチェックインしたことを確認してください。チェックインしていないチームに連絡してください。 |
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トーナメントマネージャーのチームチェックイン機能を使用して、チェックインされたチームを表示します。 |
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スケジュールと参加チームのリストが確定したら、必要に応じてトーナメントマネージャーで試合スケジュールを再生成します。 |
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欠席者のために、必要に応じてボランティアコーディネーターが調整を行っているか確認する |
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予定されているボランティア研修会を主導ボランティアが調整することを確認する |
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すべてのチームがロボット検査に合格しているか、合格する準備ができていることを確認します。ベテランチームに、他の参加チームが検査に合格するための努力をサポートするよう依頼します。 |
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TM Reportsから司会者用アナウンサーシートのコピーを印刷します |
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TM レポートから試合リストを印刷し、各チーム、キューイング スタッフ、スコアキーパー/主審、審査チーム、主要ボランティアに配布します。 |
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ロボットの試合が始まる前にイベントミーティングを開催します。0 イベントミーティングアナウンス に記載されているトピックを使用します |
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イベント中 |
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すべてのボランティアに軽食と飲み物が提供され、終日ボランティアには昼食が提供されるようにします。ボランティアの食事制限に配慮し、会場の飲食ポリシーに従います。 |
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積極的に問題を解決し、質問に答え、サポートを提供するために歩き回ります |
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ゴミ箱が空になっていること、トイレが清潔で備品が十分にあることを確認する |
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TMオペレーターにイベントファイルのコピーを定期的にUSBフラッシュドライブに保存してもらいます |
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審査アドバイザーに確認して、審査活動が予定どおりに行われているか確認し、必要に応じて最新の試合およびスキルランキングを提供します（審査ガイドを参照）。 |
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審査が完了したら、審査アドバイザーから受賞者リストを集めます。 |
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審査チームが評価を完了したら、エンジニアリングノートブックをチームに返却します。 |
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決勝戦/エリミネーションマッチが終了した後、TMオペレーターに審査員賞受賞者と自動入力受賞者をTMに入力してもらいます。 |
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すべてのチーム、ボランティア、スポンサーに表彰式への参加を奨励し、すべてのチームの成果を称え、審査およびパフォーマンスに基づく賞を授与します。 |
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TM レポートにある授賞式スクリプト レポートを印刷し、TM スライド タブで授賞式のプレゼンテーション スライドを作成します。 |
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ボランティア、コーチ、メンター、保護者、スポンサーの皆様の貴重なサポートに感謝します |
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イベント後 |
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受賞者と試合スコアがTMに入力されていることを確認します |
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USBフラッシュドライブにTMファイルのバックアップコピーを作成します |
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すべてのTM結果をRobotEvents.comにアップロードして確定します。c結果のアップロード時にエラーが発生した場合は、すべてのRSM |
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必要に応じて、すべての機器と資材を安全に保管し、会場を清掃してください。 |
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すべての結果が正常にアップロードされるまで、関連するすべての競技資料を保管してください。 |
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審査アドバイザーが機密審査資料を収集し、破棄することを確認する |
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参加者が落とし物や拾得物を受け取るための計画と場所を確立する |
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ボランティアに感謝のフォローアップメッセージを送信する |
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イベントの写真やニュースをメディアやコミュニティと共有する |
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チームに連絡を取り、イベントでの経験についてのフィードバックを求めます |
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RSMに連絡してイベントの結果を共有しましょう |
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あなたの成果を祝いましょう！ |
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