Apžvalga
Šis kontrolinis sąrašas yra bendras vadovas, padėsiantis planuoti renginį. Kiekvienas renginys ir vieta yra unikalūs, todėl šis kontrolinis sąrašas neapims visų kiekvieno renginio poreikių. Rekomenduojame pasikonsultuoti su savo regioninio palaikymo vadybininku (RSM) ir planuojant renginį pasinaudoti šiuo kontroliniu sąrašu bei REC bibliotekos renginio partnerių skyriumi.
Žodynėlis
EP: Renginio partneris
RE: RobotEvents.com
RSM: Regioninės paramos vadovas
TM: Turnyro vadovas
Pirmieji žingsniai
|
Atsiliepimas Tapimas renginio partneriu REC bibliotekoje |
|
| Savanoriuok renginiuose/šedėk kitą EP, kad sužinotum daugiau apie renginio planavimą ir renginio vedimą | |
| Peržiūrėkite Įsipareigojimą siekti tobulumo | |
| Susisiekite su savo RSM | |
|
|
|
|
| Baigti Renginio partnerio sertifikavimo kursą | |
| Susikurkite paskyrą (jei reikia) ir paprašykite savo RSM suteikti jums EP prieigą RobotEvents | |
| Užbaikite RobotEvents fono patikrinimą |
Renginio planavimo etapas
|
Peržiūrėkite REC bibliotekos skyrių Renginių planavimas |
|
| Sukurkite renginio biudžetą | |
| Sukurkite darbotvarkę – Pavyzdinės darbotvarkės | |
| Nustatykite, ar jūsų renginyje bus teisėjavimas ir ar jis bus asmeniškai/nuotolinis/hibridas; jei jūsų renginyje bus teisėjavimas: | |
|
|
|
|
| Pasirinkite ir rezervuokite vietą renginio dienai ir nustatykite dieną / naktį prieš tai | |
| Sukurkite savo vietos išdėstymą – tai darydami atsižvelkite į eismo srautą ir minios valdymą. Būtinai įtraukite: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Paskelbkite savo įvykį RE - Įvykio paskelbimas RobotEvents.com | |
| Nuspręskite, ar / kaip siūlysite maistą ir (arba) nuolaidas | |
| Peržiūrėkite studentų politikos (į studentą orientuota politika ir elgesio kodeksas) |
Likus dviems trims mėnesiams iki renginio
Renginys |
|
| Patvirtinkite savo vietos rezervaciją | |
| Peržiūrėkite išdėstymo planą naudodami savo RSM | |
| Sukurkite detalųjį koncesijos stendo planą | |
| Reklamuokite savo renginį vietinėje žiniasklaidoje, mokyklos rajone ir socialinės žiniasklaidos priemonėse | |
Įranga |
|
| Nustatykite, kiek laukų ir žaidimo elementų rinkinių jums reikės | |
| Pasirūpinkite, kad apsaugotumėte laukus ir žaidimo elementus (pirkite ir (arba) pasiskolinkite) | |
| Saugi Reikalinga elektronika renginiui. Tai apima, bet tuo neapsiribojant: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Aptarkite papildomos įrangos poreikius su savo RSM | |
| V5RC/VAIRC/VURC renginiams patvirtinkite, kad turite VEXnet lauko valdiklius arba išmaniuosius lauko valdiklius tiek varžybų, tiek robotų įgūdžių laukams (nereikia VIQRC). | |
| Užsisakykite trofėjų, trofėjų lėkštes ir reklamjuostes | |
| Pasirūpinkite, kad patikrinimo dydžio nustatymo įrankiai būtų apsaugoti | |
RobotEvents.com |
|
|
Peržiūrėkite įvykių sąrašą Robotevents.com naudodami savo RSM, patvirtinkite, kad informacija teisinga |
|
| Savanoriai | |
| Į renginį pakvieskite ypatingų svečių ir rėmėjų | |
| Įdarbinkite pagrindinius savanorius ir pasidalykite savanorių išteklių ir apmokykite sertifikatus: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Pradėkite įdarbinti papildomų savanorių ir dalinkitės savanorių ištekliais; Savanorių personalo vadove rasite reikalingų savanorių sąrašą ir kur rasti mokymo išteklių | |
| Užsisakykite savanorių marškinius (neprivaloma) | |
Papildomi elementai |
|
Likus mėnesiui iki renginio
Renginys |
|
| Susisiekite su savo RSM ir aptarkite visus rūpimus klausimus ar klausimus, susijusius su jūsų renginiu | |
| Atnaujinkite / patvirtinkite savo dienotvarkę, kad komandoms ir savanoriams vadovautumėte renginio dieną | |
| Rezervuokite dvipusius radijo imtuvus arba nustatykite kitą renginio dienos darbuotojų bendravimo būdą | |
| Sukurkite saugos planą ir pasidalykite juo su vietiniais pagalbos ir (arba) saugos paslaugų teikėjais | |
| Koordinuokite globos paslaugas renginių dienomis, kad vietos būtų švarios ir gerai aprūpintos popieriaus atsargomis | |
| Jei grojate muziką, sukurkite visų amžiaus grupių grojaraštį ir įsitikinkite, kad turite tinkamas licencijas leisti pasirinktai muzikai | |
| Pasirūpinkite renginio fotografavimu | |
| Reklamuokite savo renginį ir išsiųskite pranešimą (-ius) spaudai | |
Savanoriai |
|
| Tęskite savanorių samdymą | |
| Įsitikinkite, kad jūsų vyriausiasis teisėjas ir teisėjo patarėjas išdavė savanorių pažymėjimų | |
| Į savo RE renginių sąrašą įtraukite savo vyriausiąjį teisėją ir teisėjo patarėją | |
| Skatinkite teisėjus perskaityti žaidimo vadovą ir užpildyti vyriausiojo teisėjo pažymėjimą (neprivaloma) | |
| Skatinkite teisėjus perskaityti vertinimo vadovą ir užpildyti sertifikatą (neprivaloma) | |
Įranga |
|
| Surinkite lauko elementus / žaidimo objektus | |
| Patvirtinti trofėjus | |
| Patvirtinkite visą reikalingą įrangą (įskaitant laukus, lauko elementus, elektroniką, kompiuterius, projektorius, PA sistemą) | |
Papildomi elementai |
|
Viena ar dvi savaitės iki renginio
Renginys |
|
| Susisiekite su savo RSM ir aptarkite visus rūpimus klausimus ar klausimus, susijusius su jūsų renginiu | |
| Patvirtinkite visą informaciją apie vietą su vietos koordinatoriumi | |
| Nurodykite įrenginio avarinį kontaktą avarijos ar nesusipratimo atveju | |
| Patvirtinkite koncesijos stendo informaciją | |
Savanoriai |
|
| Užsisakykite maisto ir gėrimų savo sąrankos ir renginių dienos savanoriams (gerai prižiūrimi savanoriai mėgsta vėl savanoriauti) | |
| Siųskite informaciją apie renginį savanoriams | |
| Patvirtinkite, kad savanoriai peržiūrėjo mokymo dokumentus, reikalingus jų vaidmeniui atlikti | |
| Sukurkite vardų žymas savanoriams | |
| Jei buvo užsakyti savanorių marškinėliai, patvirtinkite pristatymą ir (arba) suorganizuokite marškinius | |
Administravimas |
|
| Siųskite užsiregistravusioms komandoms el. paštu su informacija apie galutinį renginį ir visas paskutinės minutės instrukcijas | |
| Pirkti ir organizuoti prekes: | |
|
|
|
|
|
|
| Kiekvienai komandai sukurkite sveikinimo paketus su atitinkama informacija apie renginio darbotvarkę ir tvarką | |
| Spausdinti ir daryti vertinimo medžiagos kopijas; juos galima rasti vertinimo vadove | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Spausdinti ir daryti šių renginio dokumentų kopijas; juos galite rasti REC bibliotekoje – susisiekite su savo RSM, jei reikia pagalbos ieškant jų | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Sukurkite ir kopijuokite toliau nurodytus dalykus: | |
|
|
|
|
|
|
Įranga |
|
| Patvirtinkite įrangą, įskaitant laukus, lauko elementus, elektroniką, kompiuterius, projektorius, PA sistemą | |
| Surinkite trofėjus | |
RobotEvents.com/TM |
|
|
Užtikrinkite, kad visi renginio registracijos mokesčiai būtų sumokėti, peržiūrėdami komandos registracijos ataskaitą RobotEvents.com ir susisiekite su komandomis, kurios nesumokėjo |
|
| Sukurkite „manomą“ įvykį TM, kad išmoktumėte naudotis programine įranga ir užbaigtumėte renginių tvarkaraštį (Pastaba: nenaudokite savo TM arba RE kodų netikriems įvykiams; susisiekite su savo RSM, kad gautumėte pagalbos atliekant šį svarbų veiksmą) | |
| Jei reikia: jei reikia, atnaujinkite TM nešiojamuosiuose kompiuteriuose ir (arba) Raspberry Pis | |
Papildomi elementai |
|
Diena prieš renginį
Vietos įrengimas |
|
| Komandos duobės su stalais, kėdėmis, duobių ženklais | |
|
|
|
Registracijos stalas su programų lankstinukais, komandų ir savanorių registracijos sąrašais, rašikliais, konteineriais inžinerinių sąsiuvinių rinkimui |
|
| Įkrovimo stotelės arba maitinimas kiekvienam duobės stalui | |
| Patikrinimo sritis: Tušti tikrinimo kontroliniai sąrašai, rašikliai, dydžio nustatymo įrankiai | |
| Eilės lentelės (paprastai po vieną kiekviename lauke) | |
| Teisėjų kambarys su vertinimo medžiaga | |
| Koncesijos stendas: parduodami daiktai ir pinigai už pakeitimą | |
| Įsitikinkite, kad visi laidai yra saugiai pritvirtinti ir pastatyti ne intensyvaus eismo zonose; juostos virvelės žemyn, kad būtų saugu – tam puikiai tinka juostos arba imtynių juosta, nes neprilimpa prie grindų | |
| Paskelbkite ženklus, juostas ir (arba) stovus, kad nukreiptumėte saugų ir efektyvų dalyvių srautą | |
| Įsitikinkite, kad trofėjai yra surinkti ir iškabinti renginio zonoje, o pasirenkami dalyvavimo ar pripažinimo sertifikatai yra išdalinti | |
Savanoriai |
|
| Užtikrinkite, kad savanoriams būtų prieinamos atsargos, pvz., iškarpinės ir rašikliai teisėjams, žymekliai ir iškarpinės, skirtos eilės komandai, ir rašikliai, užrašų knygelės, jei reikia teisėjams. | |
| Sukurkite Savanorių pertraukos zoną, kurioje būtų užkandžiai ir vanduo | |
Įranga/TM |
|
| Sukurkite varžybas, robotų įgūdžius ir praktikos laukus | |
| Nustatykite balų lentelę (-es), kad įvertintumėte kompiuterį (-ius), spausdintuvą, projektorių, ekraną ir PA sistemą | |
| Išbandykite visą įrangą, kad įsitikintumėte, jog ji tinkamai veikia su TM | |
| Išspausdinkite bandomąjį puslapį įvertinimo spausdintuve, kad įsitikintumėte, jog spausdintuvo tvarkyklė tinkamai įdiegta | |
| Įsitikinkite, kad yra spausdintuvo popieriaus ir papildomos dažų kasetės | |
| Patikrinkite garsiakalbius, kad įsitikintumėte, jog per PA sistemą arba kitus garsiakalbius, prijungtus prie pagrindinio TM kompiuterio, tinkamai atkuriami suderinti garsai | |
| Išbandykite visus ekranus, belaidį tinklą ir mobiliuosius balų skaičiavimo įrenginius | |
| Naudokite TM, kad patikrintumėte ryšį tarp taškų skaičiavimo kompiuterio ir V5RC žaidimo laukų, kad užtikrintumėte tinkamą vairuotojo valdymą ir autonomines funkcijas (nereikia VIQRC) | |
| Patikrinkite, ar laukai tinkamai nustatyti pagal žaidimo vadovą | |
| Jei reikia, patikrinkite, ar lauko elementai yra pritvirtinti prie lauko | |
| Turėkite atsarginių žaidimų objektų po ranka | |
RobotEvents.com/TM |
|
| Įsitikinkite, kad visi renginio registracijos mokesčiai yra sumokėti, peržiūrėdami komandos registracijos ataskaitą RobotEvents.com | |
| Nustatykite įvykį TM naudodami savo TM ir RE kodą, kurį rasite RobotEvent.com | |
| Spausdinti lauko ir duobės ženklus iš Turnyro vadybininko (skirtuke „Ataskaitos“) | |
| Spausdinkite komandų sąrašus iš Turnyrų vadybininko (skirtuke ataskaitos), skirtą registracijos lentelei ir teisėjo patarėjui | |
Papildomi elementai |
|
Renginio diena
Prieš prasidedant renginiui |
|
| Perduokite daug veiklų pagrindiniams savanoriams, būsite užsiėmę ir jums reikės pagalbos | |
|
Atrakinkite duris ir įjunkite šviesas bei šildymą/oro kondicionavimą; pLankykite, kad kambario temperatūra pasikeistų, kai erdvė (-ės) prisipildys dalyvių |
|
|
Atidarykite visus tualetus ir įsitikinkite, kad tualetai yra visiškai aprūpinti muilu ir popieriumi |
|
|
Įsitikinkite, kad visos automobilių stovėjimo aikštelės yra prieinamos ir kad būtų iškabinti ženklai, nukreipiantys dalyvius į renginio registraciją |
|
|
Paskelbkite visas reklamjuostes ir renginio ženklus, kad nukreiptumėte dalyvius į tinkamas renginio vietas |
|
|
Paruoškite savanoriams užkandžius ir gėrimus, kad padidintumėte dienos energijos lygį |
|
|
Įsitikinkite, kad yra prieinamos sėdynės |
|
|
Patikrinkite, ar žaidimo laukai tinkamai nustatyti |
|
|
Išbandykite visą garso ir vaizdo įrangą, pvz., projektorių (-ius), ekranus, turnyrų tvarkyklės ekranus ir garsus bei viešųjų adresų sistemą, kad įsitikintumėte, jog jie tinkamai veikia. |
|
|
V5RC – patikrinkite lauko valdiklius, kad įsitikintumėte, jog jie tinkamai veikia |
|
|
Išdalinkite abipusius radijo imtuvus, jei jie naudojami, arba pasikeiskite mobiliųjų telefonų numeriais tarp pagrindinių savanorių |
|
Kai atvyksta komandos ir savanoriai |
|
|
Sveikiname savo savanorius ir komandas! Įsitikinkite, kad jie būtų šiltai priimti ir nukreipti į registracijos ir mokymo susitikimų vietas. Suteikite pagalbą prie užimtų registracijos stalų |
|
|
Pasveikinkite ypatingus svečius, rėmėjus ir žiniasklaidos atstovus. Pasidalykite savo renginio dienos planu ir nukreipkite juos į savanorius, kurie gali pasidalinti informacija apie programą ir dalyvius. |
|
|
Pasidalykite savo renginio darbotvarke su pagrindiniais savanoriais |
|
|
Pasidalykite sveikinimu ir (arba) pranešimų apie renginį su pranešėjais |
|
|
Pasidalykite savo saugos planu su pagrindiniais savanoriais |
|
|
Paprašykite patyrusių komandų patikrinti žaidimo laukus, kad įsitikintumėte, jog jie tinkamai įrengti |
|
|
Prisiregistruodami arba apžiūrėdami surinkite inžinerinius bloknotus ir įsitikinkite, kad kiekviename bloknote yra lengvai randamas komandos numeris |
|
|
Įsitikinkite, kad visos dalyvaujančios komandos yra užsiregistravusios ir sumokėjo registracijos mokesčius |
|
Prieš robotų rungtynes ir teisėjavimo pradžią |
|
|
Kreipkitės į komandų registracijos skyrių, kad įsitikintumėte, jog visos komandos užsiregistravo; pabandykite susisiekti su komandomis, kurios nėra užsiregistravusios |
|
|
Norėdami nurodyti užsiregistravusias komandas, naudokite komandų registracijos funkciją turnyrų tvarkyklėje |
|
|
Kai bus sudarytas tvarkaraštis ir dalyvaujančių komandų sąrašas, jei reikia, atkurkite rungtynių tvarkaraštį turnyro tvarkyklėje |
|
|
Patikrinkite, ar savanorių koordinatorius atlieka pakeitimus, jei reikia, dėl neatvykimo |
|
|
Užtikrinkite, kad vadovaujantys savanoriai koordinuotų visus suplanuotus savanorių mokymo susitikimus |
|
|
Įsitikinkite, kad visos komandos praėjo arba yra pasirengusios praeiti roboto apžiūrą; paprašykite veteranų komandų palaikyti kitų dalyvaujančių komandų pastangas išlaikyti patikrinimą |
|
|
Iš TM Reports išspausdinkite Emcee pranešėjų lapų kopiją |
|
|
Spausdinkite rungtynių sąrašus iš TM ataskaitų, kad galėtumėte juos paskirstyti kiekvienai komandai, eilėje stovinčiam personalui, įskaitininkams / vyriausiiesiems teisėjams, teisėjų komandoms ir pagrindiniams savanoriams |
|
|
Prieš robotų rungtynių pradžią surengti renginio susitikimą; naudokite temas, nurodytas pranešimų apie renginį |
|
Renginio metu |
|
|
Užtikrinti, kad užkandžiai ir gėrimai būtų prieinami visiems savanoriams, o pietūs – visą dieną dirbantiems savanoriams; būkite jautrūs savanorių mitybos apribojimams ir laikykitės vietos maitinimo ir gėrimų politikos |
|
|
Vaikščiokite ir aktyviai spręskite visas problemas, atsakykite į klausimus ir suteikite pagalbą |
|
|
Įsitikinkite, kad šiukšlių konteineriai yra ištuštinti, o tualetai yra švarūs ir gerai aprūpinti |
|
|
Leiskite TM operatoriui periodiškai išsaugoti įvykio failo kopiją USB atmintinėje |
|
|
Pasitarkite su teisėjo patarėju, kad įsitikintumėte, jog vertinimo veikla vyksta pagal tvarkaraštį; prireikus pateikite atnaujintą rungtynių ir įgūdžių reitingą (žr. teisėjo vadovą) |
|
|
Baigus vertinti, surinkti apdovanojimų laimėtojų sąrašą iš teisėjo patarėjo |
|
|
Grąžinkite inžinerinius bloknotus komandoms, kai vertinimo komanda baigs vertinimą |
|
|
Leiskite TM operatoriui įrašyti įvertintus apdovanojimų laimėtojus ir automatinio užpildymo laimėtojus TM po to, kai bus baigtos finalo / eliminacijos rungtynės |
|
|
Skatinkite visas komandas, savanorius ir rėmėjus dalyvauti apdovanojimų ceremonijoje, kurioje švenčiami visų komandų pasiekimai ir įvertinami įvertinimai ir rezultatais pagrįsti apdovanojimai. |
|
|
Spausdinti apdovanojimų ceremonijos scenarijų ataskaitas, esančias TM Reports; kurkite pristatymo skaidres apdovanojimų ceremonijai skirtuke TM skaidrės |
|
|
Dėkojame savo savanoriams, treneriams, mentoriams, tėvams ir rėmėjams už neįkainojamą paramą |
|
Po įvykio |
|
|
Patikrinkite, ar apdovanojimų laimėtojai ir rungtynių rezultatai buvo įrašyti į TM |
|
|
Sukurkite atsarginę TM failo kopiją USB atmintinėje |
|
|
Įkelti ir užbaigti visus TM rezultatus į RobotEvents.com; cvisą savo RSM, jei įkeldami rezultatus patiriate klaidų |
|
|
Nuimkite visą įrangą ir medžiagas saugiam saugojimui ir, jei reikia, išvalykite vietą |
|
|
Išsaugokite visą susijusią konkurso medžiagą, kol visi rezultatai bus sėkmingai įkelti |
|
|
Įsitikinkite, kad teisėjo patarėjas surinko konfidencialią vertinimo medžiagą ir ją sunaikins |
|
|
Sudarykite planą ir vietą, kur dalyviai galėtų pasiimti pamestus ir rastus daiktus |
|
|
Išsiųskite tolesnį dėkingumo pranešimą savo savanoriams |
|
|
Dalykitės renginio nuotraukomis ir (arba) naujienomis su žiniasklaida ir bendruomene |
|
|
Susisiekite su komandomis ir paprašykite atsiliepimų apie jų patirtį jūsų renginyje |
|
|
Susisiekite su savo RSM ir pasidalykite renginio rezultatais |
|
|
Švęskite savo pasiekimus! |
|