Pārskats
Šis kontrolsaraksts ir vispārīgs ceļvedis, kas palīdzēs plānot pasākumu. Katrs pasākums un norises vieta ir unikāls, tāpēc šis kontrolsaraksts neaptver visas vajadzības katram pasākumam. Mēs aicinām jūs konsultēties ar savu reģionālā atbalsta vadītāju (RSM) un izmantot šo kontrolsarakstu un pasākuma partneru sadaļu REC bibliotēkas plānošanas laikā.
Glosārijs
EP: Pasākuma partneris
RE: RobotEvents.com
RSM: reģionālā atbalsta vadītājs
TM: Turnīra vadītājs
Pirmie soļi
|
Pārskats Kļūstot par pasākuma partneri REC bibliotēkā |
|
| Piedalieties brīvprātīgajā pasākumos/ēnojiet citu EP, lai uzzinātu vairāk par pasākuma plānošanu un pasākuma vadīšanu | |
| Pārskatiet Apņemšanos sasniegt izcilību | |
| Sazinieties ar savu RSM | |
|
|
|
|
| Pabeidziet Pasākuma partneru sertifikācijas kursu | |
| Izveidojiet kontu (ja nepieciešams) un lūdziet savam RSM nodrošināt jums EP piekļuvi RobotEvents | |
| Pabeidziet fona pārbaudi pakalpojumā RobotEvents |
Pasākuma plānošanas posms
|
Pārskatiet sadaļu Pasākumu plānošana REC bibliotēkā |
|
| Izveidojiet pasākuma budžetu | |
| Izveidojiet darba kārtību - Darba kārtības paraugs | |
| Nosakiet, vai jūsu pasākumā būs Vērtēšana un vai tas notiks klātienē/distances/hibrīds; ja jūsu pasākumā būs vērtēšana: | |
|
|
|
|
| Izvēlieties un rezervējiet norises vietu pasākuma dienai un iestatiet dienu/nakti iepriekš | |
| Izveidojiet savas norises vietas izkārtojumu — to darot ņemiet vērā satiksmes plūsmu un pūļa kontroli. Noteikti iekļaujiet: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Publicējiet savu notikumu vietnē RE - Pasākuma publicēšana vietnē RobotEvents.com | |
| Nosakiet, vai/kā piedāvāsiet pārtiku un/vai koncesijas | |
| Pārskatiet studentu politikas (uz studentiem vērsta politika un rīcības kodekss) |
Divus līdz trīs mēnešus pirms pasākuma
Pasākums |
|
| Apstipriniet savu rezervāciju uz vietu | |
| Pārskatiet izkārtojuma plānu ar savu RSM | |
| Izveidojiet koncesijas stenda detalizētu plānu | |
| Reklamējiet savu pasākumu vietējos plašsaziņas līdzekļos, skolas apgabalā un sociālo mediju vietnēs | |
Aprīkojums |
|
| Nosakiet, cik lauku un spēles elementu komplektu jums būs nepieciešams | |
| Veiciet pasākumus, lai nodrošinātu laukus un spēles elementus (iegādājieties un/vai aizņemieties) | |
| Droša Pasākumam nepieciešama elektronika. Tas ietver, bet ne tikai: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Apspriediet papildu aprīkojuma vajadzības ar savu RSM | |
| V5RC/VAIRC/VURC notikumiem apstipriniet, ka jums ir vai nu VEXnet lauka kontrolleri, vai viedie lauka kontrolieri gan sacensību, gan robotu prasmju laukiem (nav nepieciešami VIQRC). | |
| Pasūtiet trofejas, trofeju plāksnes un banerus | |
| Veiciet pasākumus, lai nodrošinātu pārbaudes izmēru noteikšanas rīkus | |
RobotEvents.com |
|
|
Pārskatiet notikumu sarakstu vietnē Robotevents.com ar savu RSM, pārbaudiet, vai informācija ir pareiza |
|
| Brīvprātīgie | |
| Uzaiciniet uz pasākumu īpašos viesus un sponsorus | |
| Pieņemiet darbā galvenos brīvprātīgos un kopīgojiet brīvprātīgo resursu un apmāciet sertifikātus: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Sāciet pieņemt darbā papildu brīvprātīgos un koplietot brīvprātīgo resursus; skatiet Brīvprātīgo personāla komplektēšanas rokasgrāmatu lai uzzinātu nepieciešamo brīvprātīgo sarakstu un kur atrast apmācības resursus. | |
| Pasūtiet brīvprātīgo kreklus (pēc izvēles) | |
Papildu preces |
|
Mēnesi pirms pasākuma
Pasākums |
|
| Sazinieties ar savu RSM un pārrunājiet visas bažas vai jautājumus par jūsu pasākumu | |
| Atjauniniet/apstipriniet savu darba kārtību, lai vadītu komandas un brīvprātīgos pasākuma dienā | |
| Rezervējiet divvirzienu radio vai izveidojiet kādu citu metodi personāla saziņai pasākuma dienā | |
| Izveidojiet drošības plānu un kopīgojiet to ar vietējiem ārkārtas un/vai drošības pakalpojumu sniedzējiem | |
| Koordinējiet notikuma dienas aizbildnības pakalpojumus, lai vietas būtu tīras un labi aprīkotas ar papīra krājumiem | |
| Ja atskaņojat mūziku, izveidojiet atskaņošanas sarakstu, kas ir piemērots visiem vecumiem, un pārliecinieties, ka jums ir atbilstošas licences atlasītās mūzikas atskaņošanai | |
| Vienojieties par pasākuma fotografēšanu | |
| Reklamējiet savu pasākumu un nosūtiet preses relīzi(-es) | |
Brīvprātīgie |
|
| Turpiniet pieņemt darbā brīvprātīgos | |
| Pārliecinieties, vai jūsu galvenais tiesnesis un tiesneša padomnieks ir pabeidzis brīvprātīgo sertifikātu | |
| Pievienojiet savu galveno tiesnesi un tiesneša padomnieku savam RE pasākuma sarakstam | |
| Mudiniet tiesnešus izlasīt spēles rokasgrāmatu un aizpildīt galvenā tiesneša sertifikātu (pēc izvēles) | |
| Mudiniet tiesnešus izlasīt vērtēšanas rokasgrāmatu un pabeigt sertifikāciju (pēc izvēles) | |
Aprīkojums |
|
| Salieciet lauka elementus/spēles objektus | |
| Apstipriniet trofejas | |
| Apstipriniet visu nepieciešamo aprīkojumu (ieskaitot laukus, lauka elementus, elektroniku, datorus, projektorus, PA sistēmu) | |
Papildu preces |
|
Vienu līdz divas nedēļas pirms pasākuma
Pasākums |
|
| Sazinieties ar savu RSM un pārrunājiet visas bažas vai jautājumus par jūsu pasākumu | |
| Apstipriniet visu informāciju par norises vietu ar vietas koordinatoru | |
| Identificējiet objekta avārijas kontaktpersonu avārijas vai sakaru traucējumu gadījumā | |
| Apstipriniet koncesijas stenda informāciju | |
Brīvprātīgie |
|
| Pasūtiet ēdienu un dzērienus saviem uzstādījumiem un pasākumu dienas brīvprātīgajiem (labi aprūpētiem brīvprātīgajiem patīk atkal strādāt brīvprātīgo) | |
| Nosūtiet informāciju par pasākumu brīvprātīgajiem | |
| Apstipriniet, ka brīvprātīgie ir pārskatījuši viņu lomai nepieciešamos apmācības dokumentus | |
| Izveidojiet vārda atzīmes brīvprātīgajiem | |
| Ja tika pasūtīti brīvprātīgo T-krekli, apstipriniet piegādi un/vai organizējiet kreklus | |
Administrācija |
|
| Nosūtiet reģistrētajām komandām pa e-pastu ar informāciju par pēdējo notikumu un pēdējā brīža norādījumiem | |
| Pērciet un organizējiet preces: | |
|
|
|
|
|
|
| Katrai komandai izveidojiet sveiciena paketes ar atbilstošu informāciju par pasākuma darba kārtību un procedūru | |
| Drukāt un izgatavot žūrijas materiālu kopijas; tos var atrast vērtēšanas rokasgrāmatā | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Izdrukāt un kopēt šādus pasākuma dokumentus; tos var atrast REC bibliotēkā — sazinieties ar savu RSM, ja jums nepieciešama palīdzība to atrašanā | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Izveidojiet un izveidojiet šādas kopijas: | |
|
|
|
|
|
|
Aprīkojums |
|
| Apstipriniet aprīkojumu, tostarp laukus, lauka elementus, elektroniku, datorus, projektorus, PA sistēmu | |
| Saliec trofejas | |
RobotEvents.com/TM |
|
|
Pārliecinieties, ka visas pasākuma reģistrācijas maksas ir apmaksātas, pārskatot komandu reģistrācijas ziņojumu vietnē RobotEvents.com un sazinoties ar komandām, kuras nav samaksājušas |
|
| Izveidojiet “fiktīvu” notikumu TM, lai praktizētu programmatūras lietošanu un pabeigtu notikumu grafiku (Piezīme: neizmantojiet savus TM vai RE kodus fiktīviem notikumiem; sazinieties ar savu RSM, lai saņemtu palīdzību saistībā ar šo kritisko darbību) | |
| Ja nepieciešams: pēc vajadzības atjauniniet TM klēpjdatoros un/vai Raspberry Pis | |
Papildu preces |
|
Diena pirms pasākuma
Norises vietas iestatīšana |
|
| Komandas boksu laukumi ar galdiem, krēsliem, bedru izkārtnēm | |
|
|
|
Reģistrācijas galds ar programmu skrejlapām, komandu un brīvprātīgo reģistrācijas sarakstiem, pildspalvām, konteineriem inženiertehnisko piezīmju grāmatiņu savākšanai |
|
| Uzlādes stacijas vai jauda katram bedres galdam | |
| Pārbaudes zona: tukši pārbaudes kontrolsaraksti, pildspalvas, izmēru noteikšanas rīki | |
| Rindas tabulas (parasti viena katrā laukā) | |
| Tiesnešu telpa ar vērtēšanas materiāliem | |
| Koncesijas stends: pārdodamie priekšmeti un nauda par maiņas nodrošināšanu | |
| Pārliecinieties, vai visi vadi ir droši nostiprināti un novietoti ārpus intensīvas satiksmes zonām; lentes auklas drošībai — šim nolūkam lieliski noderēs lentes vai cīkstēšanās lente, jo tā nelīp pie grīdas | |
| Izvietojiet izkārtnes, lentes un/vai statīvus, lai nodrošinātu drošu un efektīvu dalībnieku plūsmu | |
| Pārliecinieties, ka trofejas ir saliktas un izliktas pasākuma zonā un izdalīšanai ir pieejami izvēles dalības vai atzinības sertifikāti | |
Brīvprātīgie |
|
| Nodrošiniet, lai brīvprātīgajiem būtu pieejami piederumi, piemēram, starpliktuves un pildspalvas tiesnešiem, marķieri un starpliktuves rindas komandai, kā arī pildspalvas, piezīmju bloknoti, kas nepieciešami tiesnešiem. | |
| Izveidojiet brīvprātīgo pārtraukuma zonu, iekļaujot tajā uzkodas un ūdeni | |
Aprīkojums/TM |
|
| Izveidojiet sacensību, robotu prasmes un prakses laukumus | |
| Iestatiet punktu tabulu(-as) datora(-u), printera, projektora, ekrāna un PA sistēmas vērtēšanai | |
| Pārbaudiet visu aprīkojumu, lai pārliecinātos, ka tas pareizi darbojas ar TM | |
| Izdrukājiet pārbaudes lapu vērtēšanas printerī, lai pārliecinātos, ka printera draiveris ir pareizi instalēts | |
| Pārliecinieties, vai ir pieejams printera papīrs un papildu tonera kasetne | |
| Pārbaudiet skaļruņus, lai nodrošinātu atbilstošu skaņu pareizu atskaņošanu, izmantojot PA sistēmu vai citus skaļruņus, kas pievienoti galvenajam TM datoram | |
| Pārbaudiet visus displejus, bezvadu tīklu un mobilās vērtēšanas ierīces | |
| Izmantojiet TM, lai pārbaudītu savienojamību starp vērtēšanas datoru un V5RC spēles laukiem, lai nodrošinātu pareizu draivera vadību un autonomas funkcijas (nav nepieciešams VIQRC) | |
| Pārbaudiet, vai lauki ir pareizi iestatīti saskaņā ar spēles rokasgrāmatu | |
| Ja nepieciešams, pārbaudiet, vai lauka elementi ir piestiprināti pie lauka | |
| Turiet pie rokas rezerves spēles objektus | |
RobotEvents.com/TM |
|
| Pārliecinieties, ka visas pasākuma reģistrācijas maksas ir apmaksātas, pārskatot komandas reģistrācijas ziņojumu vietnē RobotEvents.com | |
| Iestatiet notikumu TM, izmantojot savu TM un RE kodu, kas atrodams vietnē RobotEvent.com | |
| Drukāt laukuma un bedrīšu zīmes no Tournament Manager (zem ziņojumu cilnes) | |
| Drukājiet komandu sarakstus no Tournament Manager (zem cilnes Pārskati) reģistrācijas tabulai un tiesneša padomniekam | |
Papildu preces |
|
Pasākuma diena
Pirms pasākuma sākuma |
|
| Deleģējiet daudzas aktivitātes galvenajiem brīvprātīgajiem, jūs būsiet aizņemts un jums būs nepieciešama palīdzība | |
|
Atslēgt durvis un ieslēdziet apgaismojumu un apkuri/gaisa kondicionēšanu; plan, lai istabas temperatūra mainītos, jo vieta(-as) piepildās ar dalībniekiem |
|
|
Atveriet visas tualetes un pārliecinieties, vai tualetes ir pilnībā aprīkotas ar ziepēm un papīru |
|
|
Nodrošiniet, lai visas autostāvvietas būtu pieejamas, un ir izvietotas zīmes, kas novirza dalībniekus uz pasākuma reģistrāciju |
|
|
Izlieciet visus reklāmkarogus un pasākuma izkārtnes, lai novirzītu dalībniekus uz viņu pareizajām pasākuma norises vietām |
|
|
Iestatiet uzkodas un dzērienus brīvprātīgajiem, lai palielinātu viņu enerģijas līmeni dienā |
|
|
Pārliecinieties, vai ir pieejamas pieejamas sēdvietas |
|
|
Pārbaudiet, vai spēles lauki ir pareizi iestatīti |
|
|
Pārbaudiet visu audio un vizuālo aprīkojumu, piemēram, projektoru(-us), ekrānus, turnīru menedžera displejus un skaņas, kā arī publiskās uzrunas sistēmu, lai pārliecinātos, ka tās darbojas pareizi. |
|
|
V5RC — pārbaudiet lauka vadīklas, lai pārliecinātos, ka tās darbojas pareizi |
|
|
Izplatiet divvirzienu radio, ja tie tiek izmantoti, vai apmainieties ar mobilo tālruņu numuriem starp galvenajiem brīvprātīgajiem |
|
Kad ierodas komandas un brīvprātīgie |
|
|
Apsveicam savus brīvprātīgos un komandas! Pārliecinieties, ka viņi saņem sirsnīgu uzņemšanu un tiek novirzīti uz reģistrēšanās un apmācības sanāksmju vietām. Sniedziet atbalstu pie aizņemtajiem reģistrācijas galdiņiem |
|
|
Sveiciniet īpašos viesus, sponsorus un plašsaziņas līdzekļu pārstāvjus. Kopīgojiet savu pasākuma dienas plānu un novirziet tos brīvprātīgajiem, kuri var dalīties ar informāciju par programmu un dalībniekiem. |
|
|
Dalieties savā pasākuma programmā ar galvenajiem brīvprātīgajiem |
|
|
Kopīgojiet sveicienu un/vai sapulces paziņojumus1 ar vadītājiem |
|
|
Dalieties savā drošības plānā ar galvenajiem brīvprātīgajiem |
|
|
Lūdziet pieredzējušām komandām pārbaudīt spēļu laukumus, lai pārliecinātos, ka tie ir pareizi iestatīti |
|
|
Reģistrējoties vai pārbaudot, savāciet inženiertehniskās piezīmju grāmatiņas un pārliecinieties, vai katrai piezīmju grāmatiņai ir viegli atrodams komandas numurs |
|
|
Pārliecinieties, ka visas piedalās komandas ir reģistrētas un ir samaksājušas reģistrācijas maksu |
|
Pirms robotu sacensībām un tiesāšanas sākuma |
|
|
Sazinieties ar komandu reģistrācijas galdu, lai pārliecinātos, ka visas komandas ir reģistrējušās; mēģiniet sazināties ar komandām, kuras nav reģistrētas |
|
|
Izmantojiet komandu reģistrēšanās funkciju Turnīra pārvaldniekā, lai norādītu komandas, kuras ir reģistrētas |
|
|
Kad ir izveidots grafiks un iesaistīto komandu saraksts, ja nepieciešams, atjaunojiet spēļu grafiku Turnīra pārvaldniekā |
|
|
Pārbaudiet, vai brīvprātīgo koordinators neierašanās dēļ veic nepieciešamos pielāgojumus |
|
|
Nodrošiniet, lai vadošie brīvprātīgie koordinētu visas plānotās brīvprātīgo apmācības sanāksmes |
|
|
Pārliecinieties, ka visas komandas ir izturējušas vai ir gatavas izturēt robota pārbaudi; lūgt veterānu komandām atbalstīt citu iesaistīto komandu centienus iziet pārbaudi |
|
|
Izdrukājiet Emcee ziņotāju lapu kopiju no TM Reports |
|
|
Drukājiet spēļu sarakstus no TM ziņojumiem, lai tos izplatītu katrai komandai, rindas personālam, punktu skaitītājiem/galvenajiem tiesnešiem, tiesnešu komandām un galvenajiem brīvprātīgajiem. |
|
|
pirms robotu sacensību sākuma vadīt pasākuma sapulci; izmantojiet tēmas, kas izklāstītas Pasākuma sapulču paziņojumos |
|
Pasākuma laikā |
|
|
Nodrošiniet, lai uzkodas un dzērieni būtu pieejami visiem brīvprātīgajiem un pusdienas būtu nodrošinātas visu dienu brīvprātīgajiem; esiet jutīgi pret brīvprātīgo uztura ierobežojumiem un ievērojiet norises vietas ēdienu/dzērienu politiku |
|
|
Apmeklējiet apkārtni, lai proaktīvi atrisinātu visas problēmas, atbildētu uz jautājumiem un sniegtu atbalstu |
|
|
Nodrošiniet, lai atkritumu konteineri būtu iztukšoti un tualetes būtu tīras un labi aprīkotas |
|
|
Lieciet TM operatoram periodiski saglabāt notikuma faila kopiju USB zibatmiņas diskā |
|
|
Sazinieties ar tiesneša padomnieku, lai pārliecinātos, ka vērtēšanas darbības notiek pēc grafika; vajadzības gadījumā nodrošināt atjauninātu spēļu un prasmju klasifikāciju (skatiet tiesneša rokasgrāmatu) |
|
|
Kad vērtēšana ir pabeigta, savāciet balvu ieguvēju sarakstu no tiesneša padomnieka |
|
|
Atgrieziet inženierzinātņu piezīmju grāmatiņas komandām pēc tam, kad žūrija ir pabeigusi izvērtēšanu |
|
|
Lieciet TM operatoram ievadīt vērtēto balvu ieguvējus un automātiskās aizpildīšanas uzvarētājus TM pēc fināla/izslēgšanas spēļu pabeigšanas |
|
|
Mudiniet visas komandas, brīvprātīgos un sponsorus piedalīties apbalvošanas ceremonijā, kurā tiek atzīmēti visu komandu sasniegumi un tiek sniegta atzinība par vērtētām un uz sniegumu balstītām balvām |
|
|
Drukāt apbalvošanas ceremonijas skriptu atskaites, kas atrodas TM Reports; izstrādājiet prezentācijas slaidus apbalvošanas ceremonijai cilnē TM Slaidi |
|
|
Paldies jūsu brīvprātīgajiem, treneriem, mentoriem, vecākiem un sponsoriem par viņu nenovērtējamo atbalstu |
|
Pēc notikuma |
|
|
Pārbaudiet, vai balvu ieguvēji un spēles rezultāti ir ievadīti TM |
|
|
Izveidojiet TM faila dublējumkopiju USB zibatmiņas diskā |
|
|
Augšupielādējiet un pabeidziet visus TM rezultātus vietnē RobotEvents.com; cvisu savu RSM, ja, augšupielādējot rezultātus, rodas kļūdas |
|
|
Noņemiet visu aprīkojumu un materiālus drošai uzglabāšanai un pēc vajadzības iztīriet norises vietu |
|
|
Saglabājiet visus atbilstošos konkursa materiālus, līdz visi rezultāti ir veiksmīgi augšupielādēti |
|
|
Pārliecinieties, vai tiesneša padomnieks ir savācis konfidenciālos vērtēšanas materiālus un iznīcinās tos |
|
|
Izveidojiet plānu un vietu, kur dalībnieki var izņemt pazaudētās un atrastās lietas |
|
|
Nosūtiet saviem brīvprātīgajiem papildu atzinības ziņojumu |
|
|
Kopīgojiet fotoattēlus un/vai ziņas no pasākuma ar plašsaziņas līdzekļiem un savu kopienu |
|
|
Sazinieties ar komandām un lūdziet atsauksmes par viņu pieredzi jūsu pasākumā |
|
|
Sazinieties ar savu RSM un dalieties ar pasākuma rezultātiem |
|
|
Sviniet savus sasniegumus! |
|