Brīvprātīgo plānošanas un personāla komplektēšanas rokasgrāmata

Brīvprātīgo lomu pārskats

Loma	Apraksts	Aktivitāte	Pieredze	Prasmes
Lauka atiestatīšana	Precīzi atiestatiet sacensību laukumu pēc katras spēles un pēc vajadzības palīdziet laukuma vadītājam vai galvenajam tiesnesim. Ņemiet vērā, ka studentiem ar lielu enerģiju un jaunākiem bērniem klājas labi.			Pieredze nav nepieciešama Spēja pārskatīt lauku diagrammas, lai spēles objektus novietotu pareizā vietā sacensību laukumā Ātri pārvietojieties pa lauku Labas klausīšanās prasmes
Rindā	Palīdziet komandām gaidāmajās spēlēs.			Pieredze nav nepieciešama Efektīvi sazināties Uzmanība detaļām Esiet organizēti ātrā tempā Izpildiet norādījumus
Pit Admin Assistant	Strādājiet klientu apkalpošanas lomā, palīdzot komandām un viesiem ar sacensībām un norises vietām saistītos jautājumos.			Pieredze nav nepieciešama Spēja novērst problēmas Efektīvi sazināties
Komanda Reģistrēšanās	Laipni lūdzam komandas, kad tās ierodas. Verificējiet komandas, izdaliet materiālus un savāciet inženiertehniskos piezīmju grāmatiņas. Atbildiet uz pamata jautājumiem.			Pieredze nav nepieciešama Uzmanība detaļām Efektīvi sazināties Ērti lietojot datoru
Brīvprātīgā reģistrēšanās	Laipni lūdzam brīvprātīgos un viesus. Pārbaudiet grafiku, izdaliet materiālus, novirziet brīvprātīgos uz atbilstošām vietām. Atbildiet uz pamata jautājumiem. Var būt ātra loma.			Pieredze nav nepieciešama Uzmanība detaļām Efektīvi sazināties Ērti lietojot datoru
Prakses laukuma amatpersona	Pārraugiet prakses laukumus un nodrošiniet, lai visām komandām būtu pieejams treniņu laiks un lai tās darbotos sakārtotā veidā.			Pieredze nav nepieciešama Uzraudzīt studentus un uzturēt kārtību Efektīvi sazināties
Tiesneša padomnieks	Apmāciet un palīdziet brīvprātīgajiem tiesnešiem, kad viņi novērtē studentu komandas, izmantojot intervijas, pārskata inženiertehniskās piezīmju grāmatiņas, vēro sniegumu uz vietas un vajadzības gadījumā pasniedz balvas. Veiciniet apspriežu procesu par vērtētajām balvām un pēc vajadzības kalpojiet par tiesnesi.			Uzmanība detaļām Esi objektīvs Efektīvi sazināties Jābūt vismaz 20 visiem VRC/VIQRC notikumiem un vismaz 21 visiem VEX U notikumiem
Tiesnesis	Novērtējiet studentu komandas, izmantojot intervijas, inženierzinātņu piezīmju grāmatiņas, multivides prezentācijas un sniegumu uz vietas. Pasniedziet balvas pēc vajadzības.			Dodiet priekšroku kādai tiesāšanas pieredzei, bet tas nav nepieciešams Uzmanība detaļām Esi objektīvs Efektīvi sazināties Visiem VRC pasākumiem jābūt pieaugušajiem. Visiem VEX U pasākumiem jābūt vismaz 21 gadiem. Vietējiem VIQRC pasākumiem jābūt vismaz 16 gadus veciem.  Jābūt pieaugušam, ja VIQRC pasākums kvalificējas VEX pasaules čempionātam
inspektors	Veiciet pārbaudes, lai pārliecinātos, ka roboti atbilst spēles rokasgrāmatā izklāstītajiem noteikumiem un specifikācijām.			Pamatzināšanas par robotu uzbūvi un zināšanas par VRC & VIQRC daļām ir noderīgas, nav obligātas Sadarbojieties ar citiem kā komanda Uzmanība detaļām Izpildiet pārbaudes kontrolsarakstu (tiek nodrošināts)
Vērtētāju tiesnesis	Ierakstiet rezultātus, izmantojot TM Mobile lietotni vai papīra rezultātu lapas. Ja nepieciešams, pārbaudiet reģistrētos rezultātus ar galveno tiesnesi un studentiem braucējiem pēc katras spēles. Pēc spēles pārrunājiet iespējamos noteikumu pārkāpumus ar galveno tiesnesi. Pārliecinieties, ka lauks ir atiestatīts un roboti ir gatavi nākamajai spēlei. (Tas pats attiecas uz prasmēm)			Tomēr priekšroka dodama pieredzējušiem brīvprātīgajiem; Vērtētāju tiesneši var būt jauni brīvprātīgie un ātri apmācīti Izmantojiet zināšanas par spēli un noteikumiem un esiet objektīvs Uzmanība detaļām Strādājiet efektīvi kā komandas loceklis Pozitīvi mijiedarboties ar skolēniem Jābūt vismaz 15 gadus vecam
VEX TM operators	Izmantojiet Tournament Manager programmatūru, lai uzsāktu spēles un reģistrētu rezultātus. Saskaņojiet ar Emcee par spēļu rezultātu parādīšanu atbilstošā laikā.			Priekšroka tiek dota pieredzējušiem brīvprātīgajiem, taču jaunus brīvprātīgos var apmācīt iepriekš Ērti lietojot datoru Uzmanība detaļām
Emcee	Nodrošināt izspēli turnīra laikā un informatīvas programmas zināšanas spēļu starplaikos. Pievienojiet entuziasmu un enerģiju, kā arī augsta līmeņa iesaistīšanos un sapratni visiem pasākuma dalībniekiem.			Pieredze vēlama, bet nav obligāta Izejošs un harizmātisks komunikācijas stils, lai iesaistītu un enerģētu auditoriju Strādājiet komandā ar citiem brīvprātīgajiem Domājiet ātri un improvizējiet
Galvenais tiesnesis	Organizēt un pārraudzīt visus punktu skaitītājus. Interpretējiet un konsekventi ievērojiet spēles noteikumus, lai pēc mača beigām gūtu punktus, un tā ir galīgā iestāde strīdos vai nolēmumos. Apmāciet punktu skaitītājus pēc vajadzības.			Nepieciešama iepriekšēja tiesneša pieredze Izmantojiet zināšanas par spēli un noteikumiem Efektīvi vadīt komandu Pozitīvi mijiedarbojieties ar studentiem un treneriem Godīgi izšķiriet strīdus un ātri atslābiniet strīdus Jābūt 20 vismaz 20 gadus vecam VRC un vismaz 16 gadus vecam VIQRC

Rekrutēšana

Brīvprātīgais darbs un dalība VEX Robotics pasākumos var palīdzēt citiem gūt iedvesmu, uzmundrināt viņu aizraušanos, apgūt jaunas prasmes, paplašināt savu tīklu un iepazīt jaunus darbības veidus. Ir daudzi avoti, kas jāņem vērā, pieņemot darbā brīvprātīgos. Lai atrastu cilvēkus, kuri uzskata, ka tas patiesi sasaucas ar viņiem, jums vajadzētu laicīgi informēt par savu notikumu un kopīgot galvenos robotikas un STEM programmu vēstījumus.

Apsveriet šādus avotus:

•  vecāki, skolotāji, skolu administratori, mentori, vietējās robotikas komandas un brāļi un māsas  — atcerieties, ka brīvprātīgais darbs var būt ģimenes lieta! Jaunākiem brāļiem un māsām bieži vien labi padodas lauka atiestatīšana.
• Sadarbojieties ar vietējām skolām Sazinieties ar tuvējām skolām un piekrītiet veikt “brīvprātīgo apmaiņu”, lai tās nodrošinātu brīvprātīgos jūsu pasākumam, bet jūs viņu pasākumam.
•  Vietējie uzņēmumi un sponsori  — Robotikas pasākumi ir lieliski piemēroti uzņēmuma komandas veidošanai, tāpēc sazinieties ar uzņēmuma personāla nodaļu, ja jūs tur kādu citu nepazīstat.
• Skolas, koledžas un universitātes  — klasēm, goda biedrībām, korporācijām un brālībām var būt prasības par sabiedrisko darbu dalībai, stipendijām vai absolvēšanai. Lai saņemtu palīdzību, meklējiet arī klubus/grupas, Inženierzinātņu koledžu un ROTC programmas. Apmaiņā pret brīvprātīgo nodrošināšanu piešķiriet savam vietējam armijas vervētājam galdu. Pirmspakalpojumu tehnoloģiju un studentu skolotāji arī ir ideāli kandidāti brīvprātīgajam darbam.
• kopienas grupas, organizāciju nodaļas un baznīcas grupas Daudzi meklē vieslektorus vai var ļaut jums izveidot galdu, lai izdalītu brīvprātīgo darbā pieņemšanas materiālus. Sazinieties ar vietējo veidotāju kopienu, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Tirdzniecības palātu, bibliotēku utt.
• Tiešsaistes resursi LinkedIn ir vietne, kas veltīta brīvprātīgo iespējām, un ir pieejami bezmaksas un abonējami pakalpojumi, piemēram VolunteerMatch un Idealist.org, kur varat publicēt brīvprātīgo iespējas sabiedrībai. Neaizmirstiet sociālos medijus, piemēram, Facebook un Twitter, ja jums ir esoši konti vai piedalāties grupās ar sekotājiem.
• Darbinieku programmas un korporatīvā atbildība Daudzām vietējām un nacionālajām ķēdēm ir sabiedriskā darba un filantropijas mērķi, un darbinieku brīvprātīgais darbs ir daļa no to kultūras. Daži pat piešķirs ziedojumu jūsu pasākumam, ja saņemsiet noteiktu skaitu brīvprātīgo no viņu atrašanās vietas.
• REC fonda brīvprātīgo aprūpes komanda  — nosūtiet e-pasta ziņojumu vabatahtliks@roboticseducation.org , lai saņemtu palīdzību.

Brīvprātīgo iesaistīšana

Mudiniet potenciālos brīvprātīgos apmeklēt REC fonda bibliotēku > brīvprātīgie , lai uzzinātu vairāk par to, kā viņi var iesaistīties jūsu pasākuma atbalstīšanā. Brīvprātīgais darbs mūsu pasākumu sacensībās var būt gandarīts un jautrs.

Ir pieejamas dažādas brīvprātīgo lomas, un daudzām brīvprātīgo pozīcijām nav nepieciešamas tehniskas prasmes vai pieredze, tikai vēlme atbalstīt studentiem saistošas ​​mācību iespējas.

Neatkarīgi no tā, kas interesē jūsu potenciālos brīvprātīgos, palīdziet viņiem noteikt viņiem vispiemērotāko lomu. Brīvprātīgie var apskatīt brīvprātīgo apmācību materiālus un uzzināt, kā reģistrēties vietējam pasākumam savā reģionā vai VEX Robotikas pasaules čempionātam vietnē REC Foundation Library > Volunteers.

piezīme: Brīvprātīgie, kas jaunāki par 18 gadiem, ir jāuzrauga uz vietas esošam pieaugušajam ārkārtas gadījumā.

Brīvprātīgo darba apraksti

Ievietojiet skaidru informāciju par savām brīvprātīgo vajadzībām savā pasākuma sarakstā vietnē RobotEvents.com. Sniedziet potenciālajiem brīvprātīgajiem vairāk informācijas nekā vienkārši “Vajadzīgi brīvprātīgie — lūdzu, sazinieties ar <person’s name>”. Vietnē RobotEvents.com pēc iespējas pilnīgāk aizpildiet cilni Brīvprātīgais, norādot vajadzīgās lomas, lai izraisītu interesi, un sniedzot skaidrus norādījumus par reģistrēšanos. Lai to atvieglotu, esam izveidojuši Brīvprātīgo cilnes informācijas , ko izmantot kā jūsu pasākuma sākumpunktu. Visbiežāk sastopamo brīvprātīgo amatu saraksts ir pieejams  Brīvprātīgo lomu pārskatā rakstā, ieskaitot nepieciešamās pamatprasmes un pieredzi. Dokumenti vietnē REC Foundation Library > Volunteers sniedz detalizētu informāciju par visbiežāk sastopamajām brīvprātīgo lomām, tostarp par pienākumiem, nepieciešamo apmācību un apģērbu katrai lomai. Brīvprātīgie var arī reģistrēties REC Foundation Volunteer Management System , lai atrastu detalizētu informāciju par katru lomu.

Brīvprātīgo cerības

Mudiniet brīvprātīgos ģērbties ērti un atbilstoši pasākumiem. Apģērbam jābūt neitrālam komandā, un polo krekls vai t-krekls ar džinsiem vai kleitas biksēm ir piemērots. Brīvprātīgajiem ir jāvalkā ērti slēgti apavi, un viņi var vēlēties valkāt aizsargbrilles treniņu laukumā un spēles laukuma tuvumā. Ja piedāvājat brīvprātīgo t-kreklus, lūdzu, iepriekš informējiet par to savus brīvprātīgos. Brīvprātīgajiem ir jāplāno ierasties jūsu pasākumā pietiekami agri, lai veiktu apmācību uz vietas (ieteicams vismaz 30 minūtes), laicīgi veikt uzdevumus, dalīties jautrā, pozitīvā attieksmē un būt elastīgiem un atvērtiem, lai palīdzētu citiem brīvprātīgajiem, ja palīdzība ir nepieciešama. .

Ieteicamais brīvprātīgo personāla komplektēšanas plāns turnīriem

Tālāk ir sniegti brīvprātīgo personāla atlases plānu paraugi. Brīvprātīgo vajadzības katram pasākumam atšķiras atkarībā no izmēra, formāta un izkārtojuma. Izmantojiet šo tabulu tikai kā ceļvedi brīvprātīgo darbā pieņemšanai un plānošanai. Brīvprātīgie, piemēram, inspektori, komandas reģistrēšanās, komandas rindas un rezultātu uzskaites tiesneši, var pildīt divas lomas, lai pilnībā izmantotu savu pasākumu atbalstu. Piemēram, viens brīvprātīgais var palīdzēt ar komandas reģistrāciju no rīta un pēc tam, kad spēles sāksies, pāriet uz punktu skaitītāju tiesnesi vai komandas rindā. Komandas var arī palīdzēt atjaunot laukumus pēc katras spēles galvenā tiesneša uzraudzībā, kā arī jaunākie brāļi un māsas, kas skatās sacensības. Izvēles lomas ir norādītas arī pasākumiem, kuriem ir papildu brīvprātīgo atbalsts.

VRC turnīri

VIQRC turnīri

Brīvprātīgo apmācība un sagatavošana

• Tiešsaistes resursi Lūdzu, norādiet visiem brīvprātīgajiem rūpīgi pārskatīt Brīvprātīgo rokasgrāmatu un visus publicētos mācību materiālus par viņu amatu(-ām) nedēļu pirms plānotā pasākuma. Papildus mācību materiāliem, ko nodrošina REC fonds, iespējams, vēlēsities iekļaut videoklipus, stāstītus PowerPoints un daudz ko citu. Dodiet brīvprātīgajiem iespēju uzdot jautājumus un sagatavoties pirms pasākuma datuma.
• Skatieties  spēles — iesakiet viņiem skatīties pašreizējās sezonas spēles spēles pakalpojumā YouTube, lai iepazītos ar pasākuma stilu. Ja iespējams, norādiet viņiem konkrētas saites.
• Vērtētāju tiesnešu apmācības video Tiesnešiem ir jāskatās pašreizējās sezonas tiesnešu apmācības video un jābūt informētiem par pašreizējiem spēles noteikumiem.
• galvenā tiesneša & tiesneša padomnieka sertifikāti  — papildus apmācību video, galvenajiem tiesnešiem un tiesnešu padomniekiem ir jāpabeidz sertifikācijas kursi. Tālāk atlasiet kursu(s), kas jūs interesē:
  
  • VRC galveno tiesnešu sertifikācijas kurss
  • VIQRC galvenā tiesneša sertifikācijas kurss
  • VRC/VIQRC tiesnešu sertifikācijas kurss
• Apmācību zvanu Apsveriet iespēju organizēt apmācības zvanus nedēļu pirms pasākuma, nosakot cerības un dodot brīvprātīgajiem iespēju uzdot jautājumus.
• Apmeklējiet pasākumu.
• Apmāciet brīvprātīgos pasākumā “Tikai prasmes”  — ja rīkojat pasākumu Tikai prasmes, šis ir ideāls laiks, lai apmācītu brīvprātīgos un sniegtu viņiem praktisku pieredzi.
• Jutīguma apmācība  Atgādiniet brīvprātīgajiem, ka turnīri ir studentu pasākumi, kuros viņi strādās ar bērniem. Viņiem jādara viss iespējamais, lai bērni justos ērti, piemēram, jāpieliek ceļi, lai sasniegtu savu līmeni, jārunā stingri, bet pozitīvi un nekad nepieskaras skolēnam vai nesatver viņu. Brīvprātīgajiem jābūt arī jutīgiem pret studentiem no dažādām kultūrām, kas varētu piedalīties sacensībās.
• Orientācija uz vietas Ja varat, vakarā pirms pasākuma organizējiet klātienes apmācību (bieži saukta par pasākumu "Nakts pirms"), lai brīvprātīgie varētu satikt brīvprātīgo komandu un saņemt apmācību uz vietas. Daudzos “Nakts pirms” pasākumos tiek rīkotas treniņspēles, ja ir pieejama rīkotāja komanda vai mājinieku komanda, kas palīdz izveidot. Tas palīdzēs veidot brīvprātīgo pārliecību, padarot jūsu pasākuma rītu raitāku. Neatkarīgi no tā, vai organizējat apmācību iepriekšējā vakarā vai rīkojat apmācību uz vietas sava pasākuma rītā, plānojiet nodrošināt brīvprātīgos ar apmācību dokumentāciju un materiāliem, kas nepieciešami, lai veiksmīgi pildītu savas funkcijas un izbaudītu pasākuma pieredzi. Tas var ietvert brīvprātīgo lomu rokasgrāmatu drukāto kopiju izdrukāšanu, lauka diagrammas atiestatīšanai, rezultātu lapas utt.

Brīvprātīgo aprūpe un atzinība

• Ēdiens & Dzēriens  — gādājiet, lai ūdens un uzkodas būtu pieejamas visiem brīvprātīgajiem visas dienas garumā, un nodrošiniet pusdienas tiem, kas brīvprātīgi iesaistās pilnā pasākuma dienā. Brīvprātīgā pieredzei svarīga ir hidratācija, pārtika un atbilstoši pārtraukumi. Ja iespējams, pārtrauciet visas sacensības uz pusdienām, lai VISI brīvprātīgie var ieturēt pauzi un paēst; plānojiet pusdienu maiņas, ja visas sacensības nevar apstāties vienlaicīgi. Ja jums ir brīvas vietas, izveidojiet Brīvprātīgo atpūtas telpu vai zonu ar virvēm brīvprātīgo lietošanai.
• Komforts – Noteikti iesakiet saviem brīvprātīgajiem valkāt ērtus apavus un paņemt līdzi ūdens pudeli (ja jūs tos nesniedzat). Ja iespējams, brīvprātīgo pārtraukuma zonā novietojiet dažus pastilu iepakojumus, lai palīdzētu nomierināt balss saites.
• Atzinība & Sertifikāti Ja ir pieejams finansējums, izmantojiet t-kreklus un/vai vārda birkas, lai identificētu savus brīvprātīgos kā vērtīgu pasākumu resursu. Dalieties atzinībā ar saviem brīvprātīgajiem, kuri sniedz nenovērtējamu atbalstu jūsu centieniem. Atpazīstiet brīvprātīgos, izsniedzot viņiem  kopienas dienesta sertifikātu , kas ir pielāgots jūsu pasākuma nosaukumam. Daudzi uzņēmumi un skolas pieprasa dokumentāciju, lai darbinieki varētu veikt brīvprātīgo darbu, vai daži var pat stimulēt brīvprātīgā darba laika apstiprināšanu, tāpēc noteikti reģistrējiet individuālās brīvprātīgā darba stundas. Jūs varat pasūtīt trofeju pakas, kā arī atsevišķas trofejas un šķīvjus no VEX vietnē VEXRobotics.com.
• Atzinības zīmi Pat ar nelielu budžetu apsveriet iespēju brīvprātīgajiem (vai galvenajiem brīvprātīgajiem) piešķirt nelielu dāvanu sertifikātu, piemēram, 5 $ Starbucks vai vietējai ēdināšanas vietai.
• Ar roku rakstītas piezīmes  — ar roku rakstīta “Paldies” jauda šodien ir ļoti svarīga!
• Sociālie saziņas līdzekļi Ja esat aktīvs sociālajos saziņas līdzekļos, apsveriet iespēju uzrakstīt īsu ieteikumu kādam galvenajam brīvprātīgajam pakalpojumā LinkedIn vai izrunāt Twitter ar fotoattēlu, ja viņš pārsniedz pienākumu. Atzīmējiet tos pakalpojumā Twitter kopā ar @REC_Foundation. Varat arī nosūtīt brīvprātīgo un notikumu fotogrāfijas REC fondam uz media@roboticseducation.org.
• Sekošana & Sazinieties ar  — pēc pasākuma nosūtiet e-pastu saviem brīvprātīgajiem, lai novērtētu apmierinātību un apkopotu viedokļus par pasākuma panākumiem, vai izmantojiet SurveyMonkey , lai nosūtītu dažus īsus jautājumus. Sazinieties arī ar brīvprātīgajiem turpmākajiem pasākumiem. Ja jums ir budžets, sarīkojiet brīvprātīgo pateicības vakariņas vai ballīti. Laimīgs brīvprātīgais, kuram ir lieliska pieredze, parasti atgriezīsies!

Paraugprakse, ko dalījuši mūsu pasākuma partneri

Brīvprātīgo vervēšana

• Kopīgojiet galvenos tiesnešus ar tuvējo notikumu EP. Apskatiet notikumu karti vietnē RobotEvents.com.
• Ja trūkst brīvprātīgo, izmantojiet mikrofona jaudu, lai piesaistītu palīdzību: “Mēs meklējam dažas smaidošas sejas, kas mums palīdzētu!”
• Ja ir daudz, neatraidīt brīvprātīgos! Izmantojiet ekstras kā reljefu/pludinātājus.
• Apsveriet iespēju pievienot prasību dalībai League Play:
  
  • Katrai komandai ir jānodrošina pieci brīvprātīgie vai…
  • Katram komandas dalībniekam ir jāpiedalās vienā vai vairākos pasākumos.
• Sadarbojieties ar skolas klubu konsultantiem. Brīvprātīgais darbs ir vienkāršs veids, kā nopelnīt dienesta stundas gan kluba biedriem, gan klubam kopumā.
• Jautājiet vietējām reliģiskajām skolām un izglītības iestādēm. Mācību vietā var prasīt vecākiem veikt sabiedrisko darbu.

Brīvprātīgo atzinība

• Kā pateicību izveidojiet kolāžu no notikuma fotoattēliem Shutterfly vai līdzvērtīgā tiešsaistes pakalpojumā, lieciet bērniem uzrakstīt personisku ziņojumu (gadagrāmatas stilā) un izdrukāt tos, lai nosūtītu brīvprātīgajiem.
• Ja vēlaties mudināt brīvprātīgos “paaugstināt rangu”, norādiet emblēmu vai pogu, ko viņi var valkāt, pamatojoties uz viņu pieredzi un apmeklējumu skaitu.

Brīvprātīgo apmācība

• Izveidojiet galveno brīvprātīgo pēctecības plānu. Jaunākie skolēni var ēnot/mācīties. Apmāci minionu!
• Mudiniet brīvprātīgos apmeklēt papildu pasākumus tagad, kad viņiem ir beigusies procedūra.

Pasākuma iestatīšana un nojaukšana

• Pievienojiet brīvprātīgo lomas “Setup Crew”. Vislabāk, ja palīdz 6-8 pieaugušie un daudz studentu. ROTC un vietējā civilā gaisa patruļa lieliski palīdz izveidot (nododiet viņiem informācijas tabulu savā pasākumā).
• Materiālu sagatavošana iepriekš.
• Iestatīšanas dienai:
  
  • Ja iespējams, iekārtojiet dienu pirms pasākuma! Turnīra rītā reti ir pietiekami daudz laika, lai izveidotu notikumu.
  • Palūdziet diviem cilvēkiem iestatīt turnīra vadītāju.
  • Lieciet diviem cilvēkiem vadīt kabeļus.
  • Katram laukam ir jābūt vienam pieaugušajam un diviem bērniem.
  • VRC lauka iestatīšanai izmantojiet elektroinstrumentus.
  • Ieceliet vadītāju, kas pārrauga katru apgabalu: bedres, sacensību laukumi, koncesijas stendi utt.
  • Pirms došanās uz nakti noteikti pārbaudiet TM datoru, visu lauka elektroniku, projektorus, printeri utt.; visam jābūt pilnībā funkcionējošam un gatavam darbam!
• Nosakiet skolēniem obligāti palikt pēc mācību stundām vakarā pirms pasākuma, lai palīdzētu izveidot.
• Septiņas dienas pirms pasākuma nosūtiet e-pasta ziņojumu visiem skolas klubu konsultantiem, lai nodrošinātu divus brīvprātīgos.
• Nojaukšanai:
  
  • Izmantojiet vecākus, kuri ir sēdējuši balinātājos. Viņiem ir “svaigas kājas” un viņi var palīdzēt.
  • Sadarbojieties ar citām saimnieku komandām. Palūdziet viņiem palīdzēt jūsu pasākuma nojaukšanā, bet jūs viņiem.
  • Jebkurš skolas klubs, kuram ir nepieciešams darba laiks, var palīdzēt nojaukšanā. Viņiem nav vajadzīga VEX pieredze, tikai gatavība palīdzēt.