1. RECF-bibliotheek
  2. Evenementpartners
  3. Planning
  4. Evenement planning

Checklist voor evenementenplanning

Overzicht

Deze checklist is een algemene leidraad die u helpt bij het plannen van uw evenement. Elk evenement en elke locatie is uniek. Deze checklist zal daarom niet alle behoeften voor elk evenement dekken. Wij raden u aan om contact op te nemen met uw Regional Support Manager (RSM) en deze checklist en het gedeelte Evenementpartner van de REC-bibliotheek te gebruiken bij het plannen van uw evenement. 

Glossarium

EP: Evenementpartner

RE: RobotEvents.com

RSM: Regionale ondersteuningsmanager

TM: Toernooimanager

Eerste stappen

 

Beoordeling Evenementpartner worden in de REC-bibliotheek
  Vrijwilliger bij evenementen/loop mee met een andere EP om meer te leren over het plannen en runnen van evenementen
  Bekijk de Toewijding aan uitmuntende evenementen
  Neem contact op met uw RSM
 
  • Bespreek de behoeften voor evenementen in uw regio
 
  • Bespreek de benodigde middelen (personeel, apparatuur, locatie)
  Voltooi de Event Partner Certification Course
  Maak een account aan (indien nodig) en vraag je RSM om je EP-toegang te geven in RobotEvents
  Voltooi de achtergrondcontrole in RobotEvents

Evenementenplanningsfase

 

Bekijk de sectie Evenementenplanning in de REC-bibliotheek
  Maak een evenementenbudget
  Maak een agenda - Voorbeeldagenda's
  Bepaal of er jurering zal plaatsvinden op uw evenement en of dit fysiekop/hybride zal zijn. Als er jurering zal plaatsvinden op uw evenement:
 
 
  • Bepaal de door de jury beoordeelde Awards die u tijdens uw evenement uitreikt - overleg met uw RSM
  Selecteer en reserveer locatie voor de dag van het evenement en zet de dag/nacht ervoor op
  Maak een indeling van uw locatie. Houd hierbij rekening met de verkeersstroom en de beheersing van de drukte. Zorg ervoor dat u het volgende opneemt:
 
  • Scoretabel, wedstrijdvelden, vaardigheidsvelden en wachtrijtabellen
 
  • Schermen en/of projectoren voor veldtimers en Audience Display
 
  • Putten en oefenvelden
 
  • Inchecktafel en inspectiestations
 
  • Beraadslagingsruimte van de rechters
 
  • Vrijwilligers gastvrijheidsruimte
 
  • Concessiestands en toegankelijke zitplaatsen voor het publiek
 
  • Steunpalen/touw om de toegang indien nodig te controleren
 
  • Methoden om het verkeer van en naar de velden op passende wijze te regelen
  Plaats uw evenement op RE - Plaats een evenement op RobotEvents.com
  Bepaal of/hoe u eten en/of concessies zult aanbieden
  Bekijk het Studentenbeleid (Studentengericht beleid en gedragscode) 

Twee tot drie maanden voor het evenement

Evenement
  Bevestig uw reservering voor de locatie
  Bespreek het indelingsplan met uw RSM
  Maak een gedetailleerd plan voor de concessiestand
  Promoot uw evenement bij lokale media, schooldistricten en sociale media

Apparatuur
  Bepaal hoeveel velden en spelelementensets u nodig hebt
  Regelingen treffen om velden en spelelementen veilig te stellen (aanschaffen en/of lenen)
  Veilig elektronica nodig voor het evenement. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
 
  • Laptop of desktopcomputer met TM-software; voor grotere evenementen zijn mogelijk extra computers nodig
 
  • Ethernet-poortswitch
 
  • Draadloze router
 
  • Printer voor gebruik bij de scoretafel, samen met een verbindingskabel, extra toner en papier
 
  • Projector en/of scherm voor een publieksvoorstelling; bij grotere evenementen kunnen extra displays nodig zijn
 
  • Laptops of Raspberry Pi's als beeldschermen
 
  • Audiosysteem voor aankondigingen en het afspelen van wedstrijdgeluiden (aangesloten op de hoofdcomputer van TM)
 
  • Mobiele apparaten voor scoren
  Bespreek de behoefte aan extra apparatuur met uw RSM
  Voor V5RC/VAIRC/VURC-evenementen moet u bevestigen dat u VEXnet-veldcontrollers of Smart Field Controllers hebt voor zowel de wedstrijd- als de robotvaardigheidsvelden (niet nodig voor VIQRC)
  Bestel trofeeën, trofeeplaten en banners
  Zorg voor regelingen om inspectie- en maatvoeringsinstrumenten veilig te stellen

RobotEvents.com
 

Bekijk de evenementenlijst op Robotevents.com met uw RSM, bevestig dat de details correct zijn
Vrijwilligers
  Nodig speciale gasten en sponsors uit voor het evenement
  Werf belangrijke vrijwilligers en deel vrijwilligersbronnen en training certificeringen:
 
  • Gecertificeerd rechter-adviseur
 
  • Gecertificeerde hoofdscheidsrechter
 
  • Presentator(en)
 
  • Vrijwilligerscoördinator
 
  • Concessiecoördinator
  Begin met het werven van extra vrijwilligers en deel vrijwilligersbronnen; raadpleeg de Volunteer Staffing Guide voor een lijst met benodigde vrijwilligers en waar u trainingsbronnen kunt vinden
  Bestel vrijwilligersshirts (optioneel)

Extra artikelen
   
   
   
   

Een maand voor het evenement

Evenement
  Neem contact op met uw RSM en bespreek eventuele zorgen of vragen over uw evenement
  Werk uw agenda bij/bevestig deze om teams en vrijwilligers door de evenementendag te begeleiden
  Reserveer portofoons of zorg voor een andere manier van communiceren met het personeel op de dag van het evenement.
  Maak een veiligheidsplan en deel het met lokale nood- en/of beveiligingsdiensten
  Coördineer schoonmaakdiensten op de dag van het evenement om ervoor te zorgen dat de ruimtes schoon zijn en goed gevuld met papier.
  Als u muziek afspeelt, maak dan een afspeellijst die geschikt is voor alle leeftijden en zorg ervoor dat u de juiste licenties hebt om de geselecteerde muziek af te spelen.
  Regel evenementenfotografie
  Promoot uw evenement en verstuur persbericht(en)

Vrijwilligers
  Blijf vrijwilligers werven
  Zorg ervoor dat uw hoofdscheidsrechter en juryadviseur hun vrijwilligerscertificeringenhebben voltooid
  Voeg uw hoofdscheidsrechter en juryadviseur toe aan uw RE-evenementenlijst
  Moedig scorekeeper-scheidsrechters aan om de spelhandleiding te lezen en het certificaat Hoofdscheidsrechter te behalen (optioneel)
  Moedig juryleden aan om de gids voor jurering te lezen en de certificering te voltooien (optioneel)

Apparatuur
  Veldelementen/spelobjecten samenstellen
  Trofeeën bevestigen
  Bevestig alle benodigde apparatuur (inclusief velden, veldelementen, elektronica, computers, projectoren, PA-systeem)

Extra artikelen
   
   
   
   

Eén tot twee weken voor het evenement

Evenement
  Neem contact op met uw RSM en bespreek eventuele zorgen of vragen over uw evenement
  Bevestig alle locatiegegevens met de locatiecoördinator
  Identificeer een noodcontactpersoon voor de faciliteit in geval van nood of miscommunicatie
  Bevestig de details van de concessiestand

Vrijwilligers
  Bestel eten en drinken voor uw opbouw- en evenementdagvrijwilligers (goed verzorgde vrijwilligers willen graag nog een keer vrijwilligerswerk doen)
  Stuur evenementdetails naar vrijwilligers
  Bevestig dat vrijwilligers de trainingsdocumenten hebben doorgenomen die nodig zijn voor hun rol
  Maak naamkaartjes voor vrijwilligers
  Als er vrijwilligers-T-shirts zijn besteld, bevestig dan de levering en/of organiseer de shirts

Administratie
  Stuur geregistreerde teams een e-mail met de laatste details van het evenement en eventuele last-minute instructies
  Koop en organiseer benodigdheden: 
 
  • Pennen, zelfklevende notities, markeerstiften, papier, nietmachine, scharen, klemborden en plakband
 
  • Gaffers/Wrestling Tape is een geweldige optie voor muren en vloeren, omdat het geen resten achterlaat
 
  • Als u een draadloze microfoon gebruikt, koop dan extra batterijen
  Maak voor elk team welkomstpakketten met relevante informatie over de agenda en procedure van het evenement
  Print en maak kopieën van de beoordelingsmaterialen; deze zijn te vinden in de Gids voor beoordeling
 
  • Prijsbeschrijvingen – 1 exemplaar
 
  • Rechter tekenblad – 1 exemplaar
 
  • Vrijwilligersveldnota voor juryleden – meerdere exemplaren
 
  • Opmerking van de jury voor de gemiste teams: 1 voor elke 10 teams
 
  • Veldnotitie voor juryleden – 1 exemplaar voor elke 10 teams
 
  • Rubriek voor Engineering Notebook en Rubriek voor teaminterviews – 1 per team
 
  • Teaminterviewnotities – 1 per jurylid
 
  • Eerste rangschikkingsblad voor kandidaten voor de prijs – 1 per jurylid
 
  • Ranglijst voor genomineerden voor de finale prijs – 1 exemplaar
 
  • Interviewtips en voorbeeldvragen – 1 per rechter
 
  • Gedragscode – 1 exemplaar
 
  • Studentgericht beleid – 1 exemplaar
  Print en maak kopieën van de volgende evenementdocumenten; deze zijn te vinden in de REC-bibliotheek - neem contact op met uw RSM als u hulp nodig hebt bij het vinden ervan
 
  • Huidige versie van de spelhandleiding – 1 exemplaar voor hoofdscheidsrechter
 
  • Spelhandleiding Robotvaardigheden Sectie(s) – 1 exemplaar voor het Robotvaardigheden gebied
 
  • Scorebladen – als u tablets gebruikt om te scoren, hoeft u er maar een paar af te drukken in geval van verbindingsproblemen; als u papieren scores gebruikt, hoeft u er genoeg af te drukken voor alle wedstrijden, inclusief finales/eliminaties en Robot Skills-wedstrijden.
 
  • Robot kentekenplaat sjabloon voor teams zonder officiële platen – 1 exemplaar
 
  • Aankondigingen van evenementenbijeenkomsten – 1 exemplaar
 
  • Hoofdscheidsrechter Anomalie Log (rapport in TM software) – 1 exemplaar
 
  • Robotinspectieblad – 1 per team als u fysieke formulieren gebruikt, een paar voor het geval er problemen zijn als u digitale inspecties uitvoert
 
  • Veldresetdiagram – 1-2 kopieën per veld
  Maak kopieën van het volgende:
 
  • Evenementen bewegwijzering
 
  • Fotografie- en opnamemeldingen (indien van toepassing)
 
  • Lijst van geregistreerde vrijwilligers, met mobiele telefoonnummers (1 of meer exemplaren)

Apparatuur
  Bevestig apparatuur, inclusief velden, veldelementen, elektronica, computers, projectoren, PA-systeem
  Trofeeën verzamelen 

RobotEvents.com/TM
 

Zorg ervoor dat alle registratiekosten voor het evenement zijn betaald door het teamregistratierapport op RobotEvents.com te bekijken en volg de teams op die nog niet hebben betaald
  Maak een "dummy"-evenement in TM om te oefenen met de software en om uw evenementenschema te finaliseren (Let op: gebruik uw TM- of RE-codes niet voor dummy-evenementen; neem contact op met uw RSM voor hulp bij deze cruciale stap)
  Indien nodig: TM indien nodig bijwerken op laptops en/of Raspberry Pi's

Extra artikelen
   
   
   
   

Dag voor het evenement

Locatie-opstelling
  Teampitgebieden met tafels, stoelen en pitborden 
 
  • Label de pittafels of ruimtes van het team in de volgorde van het teamnummer om de pitgebieden gemakkelijker te kunnen vinden; pDeze borden kunnen worden afgedrukt vanuit TM onder Rapporten
 

Incheckbalie met programmaflyers, registratielijsten voor teams en vrijwilligers, pennen, containers om technische notitieboekjes in te verzamelen
  Laadstations of stroom naar elke pittafel
  Inspectiegebied: blanco inspectiechecklists, pennen, maatgereedschappen
  Wachtrijtabellen (meestal één per veld) 
  Jurykamer met beoordelingsmaterialen
  Concessiestand: artikelen om te verkopen en contant geld voor het verstrekken van wisselgeld
  Zorg ervoor dat alle snoeren veilig vastzitten en buiten de gebieden met veel verkeer zijn geplaatst; plak de snoeren vast voor de veiligheid - tape of worsteltape is hiervoor ideaal, omdat het niet aan de vloer blijft plakken
  Plaats borden, tape en/of paaltjes om de deelnemersstroom veilig en efficiënt te laten verlopen
  Zorg ervoor dat de trofeeën worden verzameld en tentoongesteld in het evenementengebied en dat optionele deelname- of erkenningscertificaten beschikbaar zijn voor distributie

Vrijwilligers
  Zorg ervoor dat er benodigdheden beschikbaar zijn voor vrijwilligers, zoals klemborden en pennen voor scheidsrechters, markeerstiften en klemborden voor de wachtrijbemanning, en pennen en notitieblokken indien nodig voor juryleden.
  Richt een pauzeruimte in voor vrijwilligers, inclusief snacks en water

Uitrusting/TM
  Opzetten van competitie, Robotvaardigheden en oefenvelden
  Zet scoretafel(s) op voor scorecomputer(s), printer, projector, scherm en PA-systeem
  Test alle apparatuur om er zeker van te zijn dat deze goed werkt met TM
  Druk een testpagina af op de scoreprinter om er zeker van te zijn dat het printerstuurprogramma correct is geïnstalleerd
  Zorg ervoor dat er printerpapier en een extra tonercartridge beschikbaar zijn
  Test de luidsprekers om er zeker van te zijn dat de geluiden van de match goed worden afgespeeld via het PA-systeem of andere luidsprekers die zijn aangesloten op de hoofdcomputer van TM
  Test alle beeldschermen, draadloze netwerken en mobiele scoreapparaten
  Gebruik TM om de connectiviteit tussen de scorecomputer en de V5RC-speelvelden te testen om een goede besturing van de bestuurder en autonome functies te garanderen (niet nodig voor VIQRC)
  Controleer of de velden correct zijn ingesteld volgens de spelhandleiding
  Test om te garanderen dat veldelementen aan het veld zijn bevestigd, indien van toepassing
  Zorg dat je reserve-spelobjecten bij de hand hebt 

RobotEvents.com/TM
  Zorg ervoor dat alle registratiekosten voor evenementen zijn betaald door het teamregistratierapport op RobotEvents.comte bekijken
  Stel het evenement in TM in met behulp van uw TM- en RE-code die u op RobotEvent.com kunt vinden
  Print veld- en pitborden van Tournament Manager (onder het tabblad Rapporten)
  Print teamlijsten van de Toernooimanager (onder het tabblad Rapporten) voor de inchecktafel en de Juryadviseur

Extra artikelen
   
   
   
   

Dag van het evenement

Voordat het evenement begint
  Delegeer veel activiteiten aan belangrijke vrijwilligers, u zult het druk hebben en u zult hulp nodig hebben
 

Ontgrendel de deuren en zet de lichten en de verwarming/airconditioning aan; pZorg ervoor dat de kamertemperatuur verandert naarmate de ruimte(s) volstromen met deelnemers
 

Open alle toiletten en zorg ervoor dat de toiletten volledig gevuld zijn met zeep en papier.
 

Zorg ervoor dat alle parkeerterreinen toegankelijk zijn en dat er borden zijn geplaatst om deelnemers naar de incheckbalie van het evenement te leiden
 

Plaats alle banners en evenementenborden om deelnemers naar de juiste evenementenlocaties te leiden
 

Zorg voor snacks en drankjes voor vrijwilligers om hun energieniveau voor de dag op peil te houden
 

Zorg ervoor dat er toegankelijke zitplaatsen beschikbaar zijn
 

Controleer of de speelvelden goed zijn ingesteld
 

Test alle audiovisuele apparatuur, zoals projector(en), schermen, Tournament Manager-displays en -geluiden en het omroepsysteem om er zeker van te zijn dat ze goed werken.
 

V5RC - Test veldbedieningen om te garanderen dat ze correct werken
 

Verdeel portofoons, indien gebruikt, of wissel mobiele telefoonnummers uit onder belangrijke vrijwilligers

Wanneer teams en vrijwilligers arriveren

 

Begroet uw vrijwilligers en teams! Zorg ervoor dat ze een warm welkom krijgen en naar de locaties worden geleid waar ze zich kunnen aanmelden en trainingen kunnen volgen. Bied ondersteuning bij de drukke inchecktafels
 

Begroet speciale gasten, sponsoren en leden van de media. Deel uw plannen voor de evenementendag en verwijs ze door naar vrijwilligers die u meer informatie kunnen geven over het programma en de deelnemers.
 

Deel uw evenementenagenda met belangrijke vrijwilligers
 

Deel de welkomst- en/of Evenementvergaderingsaankondigingen met presentatoren
 

Deel uw veiligheidsplan met uw belangrijkste vrijwilligers
 

Vraag ervaren teams om de speelvelden te controleren om er zeker van te zijn dat ze goed zijn opgezet
 

Verzamel technische notitieboekjes bij het inchecken of de inspectie en zorg ervoor dat elk notitieboekje een gemakkelijk te vinden teamnummer heeft
 

Zorg ervoor dat alle deelnemende teams geregistreerd zijn en hun inschrijfgeld hebben betaald

Voordat de robotwedstrijden en de beoordeling beginnen

 

Controleer bij de teamregistratiebalie of alle teams zijn ingecheckt; probeer contact op te nemen met teams die niet zijn ingecheckt.
 

Gebruik de functie Team Check-In in Tournament Manager om aan te geven welke teams zijn ingecheckt
 

Zodra het schema en de lijst met deelnemende teams zijn vastgesteld, wordt indien nodig het wedstrijdschema in Toernooibeheer opnieuw gegenereerd
 

Controleer of de vrijwilligerscoördinator indien nodig aanpassingen doorvoert vanwege het niet verschijnen
 

Zorg ervoor dat leidinggevende vrijwilligers alle geplande trainingsbijeenkomsten voor vrijwilligers coördineren
 

Zorg ervoor dat alle teams de robotinspectie hebben doorstaan of voorbereid zijn om deze te doorstaan; vraag ervaren teams om de inspanningen van andere deelnemende teams te ondersteunen om de inspectie te doorstaan.
 

Print een kopie van de Announcer Sheets voor de Ceremoniemeester van TM Reports
 

Print wedstrijdlijsten van TM Reports voor distributie naar elk team, wachtrijpersoneel, scorekeeper/hoofdscheidsrechters, beoordelingsteams en belangrijke vrijwilligers
 

Organiseer een evenementvergadering voorafgaand aan de start van de robotwedstrijden; gebruik de onderwerpen die in de aankondigingen van de evenementvergaderingen worden beschreven

Tijdens het evenement

 

Zorg ervoor dat er voor alle vrijwilligers snacks en drankjes beschikbaar zijn en dat er voor vrijwilligers die de hele dag blijven lunch wordt verzorgd. Wees gevoelig voor de dieetbeperkingen van de vrijwilligers en volg het beleid voor eten en drinken op de locatie.
 

Rondlopen om proactief problemen op te lossen, vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden
 

Zorg ervoor dat afvalcontainers worden geleegd en dat de toiletten schoon en goed gevuld zijn
 

Laat de TM Operator periodiek een kopie van uw gebeurtenisbestand opslaan op een USB-stick
 

Controleer bij de juryadviseur of de beoordelingsactiviteiten volgens schema verlopen; verstrek indien nodig bijgewerkte wedstrijd- en vaardigheidsranglijsten (zie de jurygids)
 

Wanneer de beoordeling is voltooid, haalt u de lijst met prijswinnaars op bij de juryadviseur
 

Geef de technische notitieboekjes terug aan de teams nadat het beoordelingsteam hun evaluaties heeft afgerond
 

Laat de TM-operator de winnaars van de beoordeelde prijzen en de automatische invulwinnaars in TM invoeren nadat de finales/eliminatiewedstrijden zijn voltooid
 

Moedig alle teams, vrijwilligers en sponsoren aan om deel te nemen aan de prijsuitreiking, die de prestaties van alle teams viert en erkenning biedt voor de door de jury en op prestaties gebaseerde prijzen
 

Afdrukken van scripts voor prijsuitreikingen in TM Reports; presentatieslides voor de prijsuitreiking ontwikkelen in het tabblad TM Slides
 

Bedank uw vrijwilligers, coaches, mentoren, ouders en sponsoren voor hun onschatbare steun

Na het evenement

 

Controleer of de winnaars van de Awards en de wedstrijdscores zijn ingevoerd in TM
 

Maak een back-upkopie van het TM-bestand op een USB-stick
 

Upload en finaliseer alle TM-resultaten naar RobotEvents.com; cal uw RSM als u fouten ondervindt bij het uploaden van de resultaten
 

Haal alle apparatuur en materialen weg voor veilige opslag en maak de locatie schoon, indien nodig
 

Bewaar alle relevante wedstrijdmaterialen totdat alle resultaten succesvol zijn geüpload
 

Zorg ervoor dat de rechter-adviseur de vertrouwelijke beoordelingsmaterialen heeft verzameld en deze zal vernietigen
 

Maak een plan en een plek waar deelnemers verloren en gevonden voorwerpen kunnen ophalen
 

Stuur een vervolgbericht van waardering naar uw vrijwilligers
 

Deel foto's en/of nieuws van het evenement met de media en uw gemeenschap
 

Neem contact op met teams en vraag om feedback over hun ervaring op uw evenement
 

Neem contact op met uw RSM en deel de resultaten van het evenement
 

Vier je prestaties!