Bijgewerkt op 30-11-2023
De bedoeling van de REC Foundation Commitment to Event Excellence (CEE) is om het partnerschap en de verwachtingen tussen de REC Foundation en Event Partners te communiceren met als uiteindelijk doel teams te voorzien van kwaliteit en uniforme wedstrijdervaringen gedurende onze programma's. Deze overeenkomst is tussen de REC Foundation, de Event Engagement Manager/Regional Support Manager (EEM/RSM) die ondersteuning biedt voor de evenementenregio, en de Event Partner die het evenement plaatst op RobotEvents.com.
Tijdens het boekingsproces voor het evenement moet de Evenementpartner de CEE controleren en ermee akkoord gaan voordat het evenement kan worden goedgekeurd. Als u vragen of opmerkingen heeft over de verwachtingen die zijn opgenomen in de CEE, neem dan contact op met uw EEM/RSM.
Stichting REC en de EEM/RSM die ondersteuning biedt aan de evenementenregio komen overeen:
- Houd u aan de Gedragscode van de REC Foundation.
- Train evenementenpartners en bied middelen voor evenementenplanning voor het hosten van REC Foundation-wedstrijden.
- Zorg voor documentatie die nodig is om evenementen uit te voeren. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, spelhandleidingen, scheidsrechtergidsen, jurygids, EP-gids en kwalificatiecriteria.
- Geef feedback over de configuratie en instellingen van het evenement voordat u het evenement goedkeurt op RobotEvents.com.
- Keur evenementen goed die op RobotEvents.com zijn geplaatst, indien van toepassing.
- Communiceer de kwalificatiecriteria van de REC Foundation voor evenementen zoals deze van toepassing zijn op de toewijzing van kampioensplaatsen voor het evenement.
- Wijs Event Partner-productkortingen toe, indien beschikbaar, en leg het bestelproces uit.
- Neem voorafgaand aan het evenement regelmatig contact op met evenementpartners om er zeker van te zijn dat ze gereed zijn, en neem na het evenement contact op om de geüploade resultaten te verifiëren en feedback te krijgen.
- Bied ondersteuning bij evenementen met on-site of oproepbaar personeel van de REC Foundation, zoals bepaald door de EEM/RSM.
- Assisteer indien nodig bij het instellen, trainen en bedienen van Tournament Manager.
- Bied hulp bij evenementenbeheer op RobotEvents.com vóór en na de evenementdag.
- Zorg ervoor dat de juryadviseur de jurycertificeringscursus heeft voltooid en met goed gevolg heeft afgelegd en zich houdt aan de regels en praktijken in de jurygids en officiële beoordelingsvraag&A.
- Zorg ervoor dat de hoofdscheidsrechter de hoofdscheidsrechtercertificeringscursus voor het relevante programma heeft voltooid en met goed gevolg heeft afgelegd en zich houdt aan de regels in de scheidsrechtersgids, de spelhandleiding en de officiële Q&A.
Als Event Partner voor de REC Foundation ga ik akkoord met:
- Houd u aan de Gedragscode van de REC Foundation en zorg ervoor dat vrijwilligers van evenementen zich hieraan houden.
- Houd u aan de regels in de Evenementpartnergids, Kwalificatiecriteria, Spelhandleiding, Rechtersgids en Scheidsrechtersgids.
- Evenementpartners mogen alleen de officiële, ongewijzigde versie van Tournament Manager gebruiken, samen met goedgekeurde hardware- en netwerkoplossingen die te vinden zijn in de REC-bibliotheek. Add-ons die voldoen aan de TM Public API-richtlijnen zijn toegestaan. Zodra add-ons zijn ingeschakeld, wordt de software niet langer ondersteund door de REC Foundation, VEX Robotics of DWAB Technologies; eventuele noodzakelijke probleemoplossing zal op eigen risico van de gebruiker worden uitgevoerd.
- Zoek hulp bij de EEM/RSM als u vragen of opmerkingen heeft over de planning of werking van evenementen.
- Streef ernaar om voldoende personeel te voorzien om een kwaliteitservaring voor alle aanwezigen te garanderen, volgens de aanbevelingen van de Volunteer Guide.
- Zorg ervoor dat de Judge Advisor de Judge Certification Course heeft voltooid en met goed gevolg heeft afgelegd en zich houdt aan de regels en praktijken in de Judge Guide en Official Judging Q&A.
- Lees en geef kopieën van het jureringsmateriaal aan de juryleden en controleer of alle processen en procedures van het jureringsproces voldoen aan de normen zoals gespecificeerd in de Jurygids.
- Zorg ervoor dat de hoofdscheidsrechter de hoofdscheidscertificeringscursus heeft voltooid en met goed gevolg heeft afgelegd en zich houdt aan de regels en praktijken in de scheidsrechtersgids, de spelhandleiding en officiële vraag&A.
- Probeer het evenement te bemannen met scheidsrechters en juryleden die niet verbonden zijn aan de teams op het evenement om onpartijdige beslissingen te garanderen.
- Communiceer vooraf met de EEM/RSM elke wijziging in de status van het evenement, inclusief omvang, locatie, prijzen en andere voorwaarden.
- Houd u, indien van toepassing, aan het Early Bird-registratieproces en probeer het proces niet te omzeilen of te vermijden.
- Doe er alles aan om alle teams gelijke kansen te bieden om zich in te schrijven voor het evenement (tenzij het evenement op uitnodiging is) en geef geen enkel team een oneerlijk voordeel en verhinder geen enkel team om zich in te schrijven.
- Zorg voor een evenementenlocatie met het volgende:
- Locatie volgt alle lokale veiligheids-, beveiligings- en faciliteitsregels en -vereisten zoals opgelegd door de locatie.
- Elke door de instelling vereiste verzekering valt onder de verantwoordelijkheid van het EP.
- Locatie is gratis en open voor het publiek. Parkeer- of andere kosten moeten voorafgaand aan de goedkeuring van het evenement met de EEM/RSM worden besproken.
- De locatie voldoet aan de ADA-normen (binnen de VS) of volgt de lokale wetgeving om toegang voor iedereen mogelijk te maken (buiten de VS).
- Locatie biedt voldoende zitplaatsen voor toeschouwers, teampitruimtes, wedstrijd- en oefenvelden, evenementenelektronica, publieks- en pitdisplays en PA- of geluidssysteem.
- (alleen VS, vanaf 1 december 2023): Evenementpartners hebben toegang tot contactgegevens voor teams in de door hen aangewezen evenementregio. Deze toegang is uitsluitend bedoeld voor kwalificerende wervingsdoeleinden voor evenementen. Coaches hebben de mogelijkheid om zich af te melden voor het ontvangen van in aanmerking komende wervingscommunicatie voor evenementen van Evenementpartners. Elk misbruik van informatie (inclusief, maar niet beperkt tot: persoonlijk gebruik, niet-REC Foundation-gerelateerde zaken, privéverzoeken, enz.) of het contacteren van coaches die ervoor hebben gekozen om zich af te melden voor kwalificerende wervingscorrespondentie voor evenementen kan ertoe leiden dat deze toegang wordt ingetrokken en /of verwijdering van de Event Partner-status bij Stichting REC. Opmerking: Teams kunnen evenementcommunicatie ontvangen voor elk evenement waarvoor ze zich hebben geregistreerd, ongeacht de opt-outstatus.
Procedure voor het oplossen van overtredingen
In dit scenario worden de regels van de REC Foundation en het oplossingsproces voor gedragsovertredingen uiteengezet. Dit proces zal worden gevolgd in het geval van een beschuldiging van Commitment to Event Excellence.
Scenario: Het personeel van de REC Foundation ontvangt een melding van een mogelijke overtreding van de Commitment to Event Excellence. Het personeel verzamelt feiten over de kwestie bij het personeel van de REC Foundation en anderen die bij de kwestie betrokken zijn. Staf van de REC Foundation bespreekt de voorlopige bevindingen met de directeur.
Vraag: Is de gemelde overtreding gevalideerd?
Antwoorden:
- Ja. Het personeel van de REC Foundation zal, met goedkeuring van DORO, via e-mail schrijven naar de primaire contactpersoon voor het evenement vermeld op Robot Events. De e-mail bevat een samenvatting van de ontvangen klacht, evenals een lijst met relevante regels of sectie(s) van de Commitment to Event Excellence die de beschuldigingen, indien waar, in strijd zouden zijn met. Mogelijke sancties worden in deze e-mail vermeld. In de e-mailmelding wordt gevraagd om binnen een bepaald tijdsbestek een reactie op de beschuldiging.
- Nee. Medewerkers van Stichting REC ondernemen geen verdere actie. De melder krijgt te horen dat de zaak is gesloten.
Volgende stap: Na beoordeling van de reactie op de beschuldigingen zal de REC Foundation de bevindingen van het onderzoek bekendmaken. Dit omvat een samenvatting van de beschuldigingen en een verwijzing naar de relevante sectie(s) van Commitment to Event Excellence.
Vraag: Komt er een sanctie?
Antwoorden:
- Ja. Als er sancties moeten worden opgelegd, zal de DORO via e-mail schrijven naar de primaire contactpersoon voor evenementen die op Robot Events staat vermeld. De e-mail bevat een samenvatting van de ontvangen klacht en een lijst met relevante regels of sectie(s) van de Commitment to Event Excellence die zijn geschonden. In de e-mail worden ook de opgelegde sancties vermeld. Het recht om in beroep te gaan tegen sanctie(s) en de procedure om beroep in te stellen, worden in deze e-mail opgenomen.
- Nee. In gevallen waarin de reactie van het team de vermeende overtreding van de regels voldoende heeft opgehelderd, zodat geen sanctie of waarschuwing gerechtvaardigd is, zal het personeel van de REC Foundation een conclusie aan het team geven dat de kwestie is opgelost. In gevallen waarin de overtreding geen sanctie rechtvaardigt, maar wel een formele waarschuwing, zal het personeel van Stichting REC, met goedkeuring van DORO, een schriftelijke waarschuwing geven.
Vraag: Is er een beroep mogelijk?
Antwoorden:
- Ja. Het REC Foundation Rules and Conduct Committee, dat bestaat uit senior management, zal het beroep beoordelen en een aanbeveling doen aan de CEO, die uiteindelijk zal beslissen om de opgelegde sanctie te handhaven, ongedaan te maken of te wijzigen. Kennisgevingen zullen schriftelijk worden gedaan zodra de CEO een definitieve beslissing neemt, wat binnen 14 dagen na ontvangst van het beroep moet zijn. Zodra dit besluit is uitgevaardigd, wordt de zaak gesloten en is deze niet meer onderwerp van verdere beoordeling of discussie.
- Nee. De sanctie blijft bestaan en de zaak is gesloten.
Opmerkingen:
- Het is het beleid van de REC Foundation dat medewerkers van de REC Foundation alleen met volwassenen mogen communiceren tijdens de regels en het proces voor het oplossen van overtredingen mogen uitvoeren. In gevallen waarin de beschuldiging door een minderjarige wordt geuit, zal het personeel van de REC Foundation erop aandringen om met een volwassene te communiceren.
- In alle gevallen waarin een beschuldiging wordt gevalideerd, wordt de senior programmadirecteur op de hoogte gebracht van alle procedures.