Invoering
Voor veel teams is het doel van het seizoen om zich te kwalificeren voor een Evenementenregiokampioenschap. Voor een grote meerderheid van de competitieteams is dit het laatste evenement van het seizoen. De Evenementpartner moet er alles aan doen om dit een betere evenementervaring te maken voor de teams die aanwezig zijn. Dit zal de eerste stap zijn om ervoor te zorgen dat teams een geweldige ervaring en het evenement hebben. De Event Region Championship Event Partner zou moeten overwegen een adviesraad op te richten die in de maanden voorafgaand aan het evenement kan overleggen en voor planningsdoeleinden.
Evenementlogistiek en details
Het plannen van een kwalitatief hoogstaand evenementenregiokampioenschap duurt vele maanden, en in sommige gevallen zelfs een jaar. Evenementregiokampioenschap Evenementpartners moeten jarenlange ervaring hebben met het hosten van evenementen en moeten in het huidige seizoen evenementen organiseren om inzicht in het spel te garanderen. Hieronder volgt een algemene lijst met ideeën waarmee u voor, tijdens en na het evenement rekening moet houden:
Pre-evenement
- Kies de datum van het evenement en de locatie/locatie
- Eendaagse of meerdaagse
- Wat zal de incheckervaring zijn?
- Hoe lang duurt het voordat teams een positieve inspectie-ervaring hebben?
- Cyclustijden
- Hoeveel velden heb je nodig?
- Oefening
- Vaardigheden
- Concurrentie
- Begin met het werven van kwaliteitsvolle sleutelvrijwilligers
Tijdens het evenement
- Algemene evenementervaring vanuit kwaliteits- en technisch perspectief
- Inchecken is uw eerste kans op een positieve indruk voor teams
- De inspectie is op tijd en verloopt soepel
- Oefenvelden worden gemonitord om ervoor te zorgen dat ze onder de teams worden gedeeld
- Skills opent op tijd en teams worden herinnerd aan hun sluitingstijd
- Alle teams hebben de mogelijkheid om 3 rijders- en 3 autonome pogingen uit te voeren
- Het evenementenschema en de timing worden gevolgd
- Kwalificaties beginnen en eindigen op tijd
- De jurering eindigt na de kwalificatiewedstrijden
- De alliantieselecties zijn voltooid
- Finalewedstrijden zijn een kwaliteitservaring voor teams
- Onderscheidingen
- De juiste teams worden bekend gemaakt
- Controleer de kwalificatieplekken ter wereld nog eens voordat ze worden aangekondigd
Post-evenement
- Communicatie na evenementen
- Bedankt teams voor hun aanwezigheid
- Evenementenenquête onder teams en vrijwilligers
- Nabespreking van het evenement
- Wat werkte
- Wat werkte niet
- Jumpstart voor volgend jaar
Voor een gedetailleerde checklist gebruikt u de Evenementplanningchecklist. Deze checklist bevat informatie met betrekking tot VIQRC-, VRC- en VEX U-evenementen, dus niet alle taken zijn van toepassing op uw evenement. Het wordt ten zeerste aanbevolen om de taken voor uw evenementprogrammatype in de voorgestelde tijdlijn uit te voeren. Dit zal helpen de taken te spreiden, zodat de evenementenplanning niet overweldigend wordt en ervoor te zorgen dat alles klaar is voor uw evenement.
Vrijwilligersbeheer
Sleutelvrijwilligers
De evenementervaring voor teams kan positief of negatief zijn, afhankelijk van de kwaliteit van de Sleutelvrijwilligers die u recruteert. De rekrutering van sleutelvrijwilligers (hoofdscheidsrechters, juryleden en juryadviseurs) zou gedurende het jaar moeten gebeuren. Belangrijke vrijwilligers moeten alle eerdere evenementen bijwonen die de evenementpartner organiseert, zodat het hele team begrijpt hoe het evenement in zijn geheel zal verlopen. Dit zal er ook voor zorgen dat Key Volunteers zich op hun gemak voelen met de rol die zij hebben geselecteerd voor het Event Region Championship.
Rechter adviseur
Een Certified Judge Advisor moet ervaring hebben in dezelfde rol bij een VEX Wereldkampioenschap, Signature Event of Event Region Championship in het huidige of voorgaande seizoen, of ervaring hebben in die rol bij 2 of meer kwalificatie-evenementen dat seizoen. De gecertificeerde juryadviseur moet de jurygids en de officiële beoordelingsprocessen van de REC Foundation lezen en ermee instemmen deze te volgen. Om extra rechters te vinden, kunt u contact opnemen met lokale universiteiten en industrieën bij u in de buurt voor extra rechtervrijwilligers. Ervaren vrijwillige juryleden kunnen worden gekoppeld aan onervaren juryleden voor een algehele kwaliteitservaring. Er moet minimaal één jurypaar per acht teams zijn. Het is absoluut noodzakelijk dat alle juryleden bij een evenementregiokampioenschap niet geassocieerd zijn met teams die meedoen, waardoor eventuele vooroordelen worden geëlimineerd. Bekijk het document over voorbereiden en werven van rechters voor aanvullende informatie.
Emcees
De Emcees zetten de toon van uw evenement. Ze moeten enthousiast zijn en kennis hebben van het huidige spel. Zij zorgen ervoor dat de wedstrijden op tijd doorgaan en zorgen voor controle over het publiek als de zaken niet volgens plan verlopen. Wees op zoek naar goede Emcees, aangezien er gedurende het jaar evenementen plaatsvinden en neem contact op met andere evenementpartners voor aanbevelingen.
Hoofd scheidsrechters
Minstens 1 gecertificeerde hoofdscheidsrechter moet ervaring hebben in dezelfde rol bij een VEX Wereldkampioenschap, Signature Event of Event Region Championship in het huidige of voorgaande seizoen, of ervaring hebben in die rol bij 2 of meer kwalificatie-evenementen dat seizoen. Ze moeten vertrouwen hebben in hun kennis van zowel de spelhandleiding als de Q&A. Ze kunnen geschillen eerlijk beslechten en argumenten snel de-escaleren.
Algemene vrijwilligers
Vrijwilligers zijn de sleutel tot een succesvol evenement en een stressvrije dag voor u. Zij vormen het hart en de ziel van de evenementen. Het is absoluut noodzakelijk dat u uw vrijwilligers als familie behandelt. Zorg ervoor dat ze zich speciaal voelen en ze zullen jaar na jaar terugkomen. Hierdoor kunt u een consistent en getraind vrijwilligersteam op uw evenementen hebben. Meer informatie over het werven, trainen, verzorgen en waarderen van vrijwilligers vindt u in onze rubriek vrijwilligers voor evenementen.
Teamervaring
Het Event Regio Kampioenschap is een competitieve belevenis voor teams, maar is ook een feest voor teams die zich hebben gekwalificeerd. Door de algehele ervaring van toeschouwers, coaches en studenten in gedachten te houden, kun je er een grote bijdrage aan leveren om dit een onvergetelijke ervaring te maken. Bezoekers moeten enthousiast zijn zodra ze door de deur lopen. Niet alles hoeft in één keer gedaan te worden. Door elk jaar een paar details toe te voegen, kun je echt een heel eind komen en de ervaring naar een hoger niveau tillen.
Pitgebieden
- Denk aan pipe en drape
- Stimuleer putversieringen
- Ondersteun positieve interacties tussen teams
Openings- en slotceremonieën
- Kleurrijke verlichting en LED's
- Rookloze mistmachine
- Parade van machines/teams
- Staging
- Betrokkenheid en opwinding van het publiek
- Gastsprekers
Competitiegebieden
- Kleurrijke verlichting en LED's
- Verhoogde velden
- Aangewezen shirts voor hoofdscheidsrechters en scorerechters
- Evenementtrofeeën tentoongesteld
Begroting
Voor het organiseren van een evenementenregiokampioenschap is een groter evenementenbudget nodig dan normaal. Overwegen:
- Het bieden van sponsormogelijkheden aan industrie en bedrijfsleven
- Subsidie en huur aanvragen totdat je kunt kopen