Handleiding voor vrijwilligersplanning en personeelsbezetting

Overzicht vrijwilligersrollen

Rol	Beschrijving	Activiteit	Ervaring	Vaardigheden
Veld resetten	Na elke wedstrijd het wedstrijdveld nauwkeurig resetten en indien nodig de veldmanager of hoofdscheidsrechter assisteren. Let op: studenten met veel energie en jongere kinderen doen het goed.			Ervaring is niet nodig Mogelijkheid om velddiagrammen te bekijken om spelobjecten op de juiste locatie op het wedstrijdveld te plaatsen Beweeg snel door het veld Goede luistervaardigheid
In de rij staan	Assisteren bij het organiseren van teams voor komende wedstrijden.			Geen ervaring vereist Effectief communiceren Aandacht voor detail Blijf georganiseerd in een snelle omgeving Volg de instructie
Pitadministratief assistent	Serveer in een klantenservicerol door teams en gasten te helpen met wedstrijd- en locatiegerelateerde vragen.			Geen ervaring vereist Mogelijkheid om problemen op te lossen Effectief communiceren
Team Inchecken	Verwelkom teams als ze arriveren. Verifieer teams, deel materialen uit en verzamel Engineering Notebooks. Beantwoord basisvragen.			Geen ervaring vereist Aandacht voor detail Effectief communiceren Comfortabel werken met een computer
Vrijwilligers inchecken	Welkom vrijwilligers en gasten. Controleer de planning, deel materialen uit en stuur vrijwilligers naar de juiste locaties. Beantwoord basisvragen. Kan een snelle rol zijn.			Geen ervaring vereist Aandacht voor detail Effectief communiceren Comfortabel werken met een computer
Oefenveldambtenaar	Houd toezicht op de oefenvelden en zorg ervoor dat alle teams toegang hebben tot oefentijd en op een ordelijke manier te werk gaan.			Geen ervaring vereist Houd leerlingen in de gaten en handhaaf de orde Effectief communiceren
Rechter adviseur	Train en assisteer vrijwillige juryleden bij het evalueren van studententeams door middel van interviews, het beoordelen van Engineering Notebooks, het observeren van prestaties op het veld en het uitreiken van prijzen indien nodig. Faciliteer het beraadslagingsproces voor beoordeelde prijzen en fungeer indien nodig als rechter.			Aandacht voor detail Wees onpartijdig Effectief communiceren Moet minimaal 20 zijn voor alle VRC/VIQRC-evenementen en minimaal 21 voor alle VEX U-evenementen
Rechter	Evalueer studententeams via interviews, Engineering Notebooks, multimediapresentaties en prestaties in het veld. Presenteer prijzen indien nodig.			Bij voorkeur enige juryervaring, maar niet noodzakelijk Aandacht voor detail Wees onpartijdig Effectief communiceren Voor alle VRC-evenementen moet je een volwassene zijn. Moet minimaal 21 zijn voor alle VEX U-evenementen. Moet minimaal 16 zijn voor lokale VIQRC-evenementen.  Moet een volwassene zijn als het VIQRC-evenement in aanmerking komt voor het VEX Wereldkampioenschap
Inspecteur	Voer inspecties uit om te verifiëren dat de robots voldoen aan de regels en specificaties die zijn beschreven in de spelhandleiding.			Basiskennis van robotconstructie en bekendheid met VRC & VIQRC-onderdelen nuttig, niet verplicht Samenwerken met anderen als een team Aandacht voor detail Volg de inspectiechecklist (meegeleverd)
Scorer Scheidsrechter	Registreer scores met behulp van de TM Mobile-app of papieren scorebladen. Controleer de geregistreerde scores indien nodig bij de hoofdscheidsrechter en bij de leerling-chauffeurs na elke wedstrijd. Bespreek mogelijke regelovertredingen na de wedstrijd met de hoofdscheidsrechter. Zorg ervoor dat het veld opnieuw is ingesteld en dat de robots klaar zijn voor de volgende wedstrijd. (Hetzelfde voor vaardigheden)			Ervaren vrijwilligers gaven echter de voorkeur; Scorekeeper-scheidsrechters kunnen nieuwe vrijwilligers zijn en snel worden opgeleid Pas kennis van het spel en de regels toe en wees onpartijdig Aandacht voor detail Effectief werken als lid van een team Positief omgaan met leerlingen Moet minimaal 15 jaar oud zijn
VEX TM-operator	Gebruik Tournament Manager-software om wedstrijden te starten en scores vast te leggen. Coördineer met de Emcee over het weergeven van wedstrijdresultaten op geschikte tijden.			Ervaren vrijwilligers hebben de voorkeur, maar nieuwe vrijwilligers kunnen vooraf worden opgeleid Comfortabel werken met een computer Aandacht voor detail
Emcee	Zorg voor de play-by-play tijdens het toernooi en informatieve programmakennis tussen wedstrijden. Voeg enthousiasme en energie toe, evenals een hoge mate van betrokkenheid en begrip, voor alle deelnemers aan het evenement.			Ervaring heeft de voorkeur maar is niet vereist Uitgaande en charismatische communicatiestijl om het publiek te betrekken en te stimuleren Werk samen met andere vrijwilligers in teamverband Denk snel na en improviseer
Hoofdscheidsrechter	Organiseren en toezicht houden op alle scorerscheidsrechters. Interpreteert en handhaaft consequent de spelregels om de wedstrijd na voltooiing te scoren en is de uiteindelijke autoriteit voor eventuele geschillen of uitspraken. Train scorekeeper-scheidsrechters indien nodig.			Ervaring als scheidsrechter is vereist Kennis van het spel en de regels toepassen Effectief leiding geven aan een team Positief omgaan met studenten en coaches Bemiddel geschillen eerlijk en de-escaleer argumenten snel Moet 20 en minimaal 20 jaar oud zijn voor VRC en minimaal 16 jaar oud voor VIQRC

Werving

Door vrijwilligerswerk te doen en deel te nemen aan VEX Robotics-evenementen kunnen anderen geïnspireerd raken, hun passie aanwakkeren, nieuwe vaardigheden leren, hun netwerk uitbreiden en kennis krijgen met nieuwe manieren om dingen te doen. Er zijn veel bronnen waarmee u rekening moet houden bij het werven van vrijwilligers. U moet uw evenement vroegtijdig onder de aandacht brengen en de belangrijkste boodschappen van robotica- en STEM-programma's delen om mensen te vinden die het gevoel hebben dat dit echt met hen resoneert.

Overweeg de volgende bronnen:

• Ouders, leraren, schoolbestuurders, mentoren, lokale roboticateams en broers en zussen – Vergeet niet dat vrijwilligerswerk een familieaangelegenheid kan zijn! Jongere broers en zussen zijn vaak goed in Field Reset.
• Werk samen met lokale scholen – Neem contact op met scholen in de buurt en ga akkoord met een “vrijwilligersruil”, zodat zij vrijwilligers voor uw evenement leveren, en u vrijwilligers voor hun evenement.
• Lokale bedrijven en sponsors – Robotica-evenementen zijn perfect voor teambuilding-ervaringen voor bedrijven, dus neem contact op met de HR-afdeling van een bedrijf als u daar nog niet iemand kent.
• Scholen, hogescholen en universiteiten – Klassen, eerverenigingen, studentenverenigingen en broederschappen kunnen eisen stellen aan de gemeenschapsdienst voor lidmaatschap, studiebeurzen of afstuderen. Kijk ook naar clubs/groepen, College of Engineering en ROTC-programma's voor hulp. Geef uw plaatselijke legerrecruiter een tafel in ruil voor het ter beschikking stellen van vrijwilligers. Technici in opleiding en leraren in opleiding zijn ook ideale kandidaten voor vrijwilligerswerk.
• Gemeenschapsgroepen, organisatiehoofdstukken en kerkgroepen – Velen zijn op zoek naar gastsprekers, of staan ​​u toe een tafel te dekken om wervingsmateriaal voor vrijwilligers uit te delen. Neem contact op met uw lokale makersgemeenschap, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Kamer van Koophandel, bibliotheek, enz.
• Online bronnen – LinkedIn heeft een site gewijd aan vrijwilligerswerk, en er zijn gratis diensten en abonnementsdiensten zoals VolunteerMatch en Idealist.orgwaar u vrijwilligerswerk voor het publiek kunt plaatsen. Vergeet sociale media zoals Facebook en Twitter niet, als je bestaande accounts hebt of deelneemt aan groepen met volgers.
• Werknemersprogramma's en maatschappelijk verantwoord ondernemen – Veel lokale en nationale ketens hebben doelstellingen op het gebied van dienstverlening aan de gemeenschap en filantropie, en vrijwilligerswerk door werknemers is onderdeel van hun cultuur. Sommigen zullen zelfs een donatie aan uw evenement verstrekken als u een bepaald aantal vrijwilligers van hun locatie krijgt.
• REC Foundation Vrijwilligerszorgteam – E-mail vrijwilligers@roboticseducation.org voor hulp.

Het betrekken van vrijwilligers

Moedig potentiële vrijwilligers aan om REC Foundation Library > Volunteers te bezoeken voor meer informatie over hoe zij betrokken kunnen worden bij de ondersteuning van uw evenement. Vrijwilligerswerk doen bij onze evenementenwedstrijden kan lonend en leuk zijn.

Er zijn verschillende vrijwilligersfuncties beschikbaar, en voor veel vrijwilligersfuncties zijn geen technische vaardigheden of ervaring vereist, maar alleen de wens om boeiende leermogelijkheden voor studenten te ondersteunen.

Waar uw potentiële vrijwilligers ook in geïnteresseerd zijn, help hen de rol te identificeren die het beste bij hen past. Vrijwilligers kunnen trainingsmateriaal voor vrijwilligers bekijken en leren hoe ze zich kunnen aanmelden voor een lokaal evenement bij hen in de buurt of voor het VEX Robotics Wereldkampioenschap bij REC Foundation Library > Volunteers.

Opmerking: Vrijwilligers jonger dan 18 jaar moeten in geval van nood onder toezicht staan ​​van een volwassene ter plaatse.

Functieomschrijvingen van vrijwilligers

Plaats duidelijke informatie over uw vrijwilligersbehoeften in uw evenementenpagina op RobotEvents.com. Geef potentiële vrijwilligers meer informatie dan simpelweg “Vrijwilligers nodig – neem contact op met <person’s name>.” Vul het tabblad Vrijwilligers op RobotEvents.com zo volledig mogelijk in, vermeld de benodigde rollen om interesse te wekken en geef duidelijke instructies voor hoe u zich kunt aanmelden. Om het u gemakkelijk te maken, hebben we een informatiesjabloon Vrijwilligerstabblad gemaakt dat u als uitgangspunt voor uw evenement kunt gebruiken. Een lijst met de meest voorkomende vrijwilligersfuncties is beschikbaar in het Overzicht vrijwilligersrollen artikel, inclusief de benodigde basisvaardigheden en ervaring. De documenten in REC Foundation Library > Volunteers bieden gedetailleerde informatie voor de meest voorkomende vrijwilligersrollen, inclusief verantwoordelijkheden, vereiste training en kleding voor elke rol. Vrijwilligers kunnen zich ook registreren in het REC Foundation Volunteer Management System om gedetailleerde informatie over elke rol te vinden.

Verwachtingen van vrijwilligers

Moedig vrijwilligers aan om zich comfortabel en passend te kleden voor evenementen. Kleding moet teamneutraal zijn, en een poloshirt of T-shirt met jeans of pantalon is prima. Vrijwilligers moeten comfortabele schoenen met gesloten tenen dragen en willen mogelijk een veiligheidsbril dragen op het oefenterrein en in de buurt van het speelveld. Als u T-shirts voor vrijwilligers verstrekt, dient u uw vrijwilligers hiervan vooraf op de hoogte te stellen. Vrijwilligers moeten vroeg genoeg op uw evenement aanwezig zijn voor een training op locatie (aanbevolen minimum 30 minuten), op tijd zijn voor hun opdrachten, een opgewekte, positieve houding delen en flexibel zijn en openstaan ​​voor het helpen van andere vrijwilligers als hulp nodig is .

Aanbevolen vrijwilligerspersoneelsplan voor toernooien

Hieronder vindt u voorbeelden van personeelsplannen voor vrijwilligers. De behoeften van vrijwilligers voor elk evenement variëren, afhankelijk van de grootte, het formaat en de lay-out. Gebruik deze tabel alleen als leidraad voor uw vrijwilligerswerving en -planning. Vrijwilligers zoals inspecteurs, team check-in, team wachtrijen en scorescheidsrechters kunnen mogelijk dubbele rollen vervullen om hun evenementondersteuning volledig te kunnen benutten. Eén vrijwilliger kan bijvoorbeeld 's ochtends helpen bij het inchecken van het team, en kan vervolgens overgaan naar een scorerscheidsrechter of teamwachtrij zodra de wedstrijden beginnen. Teams kunnen ook helpen bij het resetten van velden na elke wedstrijd onder toezicht van de hoofdscheidsrechter, net als jongere broers en zussen die naar de competitie kijken. Optionele rollen worden ook vermeld voor evenementen waarvoor extra vrijwilligersondersteuning nodig is.

VRC-toernooien

VIQRC-toernooien

Vrijwilligerstraining en voorbereiding

• Online bronnen – Instrueer alle vrijwilligers om de Vrijwilligersgids en al het geposte trainingsmateriaal zorgvuldig door te nemen voor hun functie(s) een week voorafgaand aan uw geplande evenement. Naast het trainingsmateriaal dat de REC Foundation biedt, wilt u misschien ook video's, gesproken PowerPoints en meer toevoegen. Geef vrijwilligers de gelegenheid om vragen te stellen en zich voor te bereiden vóór de evenementdatum.
• Bekijk wedstrijden – Adviseer hen om wedstrijden voor de wedstrijd van het huidige seizoen op YouTube te bekijken om vertrouwd te raken met de evenementstijl. Geef ze indien mogelijk specifieke links.
• Trainingsvideo's voor scorekeeperscheidsrechters – Scheidsrechters moeten de trainingsvideo's voor scheidsrechters voor het huidige seizoen bekijken en op de hoogte zijn van de huidige spelregels.
• Hoofdscheidsrechter & Certificaties rechter-adviseur – Naast trainingsvideo's zijn hoofdscheidsrechters en rechter-adviseurs verplicht om certificeringscursussen te voltooien. Selecteer hieronder de cursus(sen) waarin u geïnteresseerd bent:
  
  • Certificatiecursus VRC Hoofdscheidsrechter
  • VIQRC-certificeringscursus hoofdscheidsrechter
  • VRC/VIQRC-certificeringscursus voor rechters
• Trainingsoproepen – Overweeg om een ​​week voorafgaand aan uw evenement uw eigen trainingsoproepen te houden, waarbij u verwachtingen schept en vrijwilligers de kans geeft om vragen te stellen.
• Woon een lokaal evenement bij – Moedig vrijwilligers aan om indien mogelijk een ander lokaal evenement bij te wonen, om een ​​idee te krijgen van hoe toernooien worden georganiseerd, en misschien zelfs een andere vrijwilliger te volgen in hun toekomstige rol.
• Train vrijwilligers tijdens een Skills Only-evenement – Als u een Skills Only-evenement organiseert, is dit een ideaal moment om vrijwilligers op te leiden en hen praktijkervaring te geven.
• Gevoeligheidstraining – Herinner vrijwilligers eraan dat toernooien studentenevenementen zijn waar ze met kinderen zullen werken. Ze moeten doen wat ze kunnen om ervoor te zorgen dat de kinderen zich op hun gemak voelen, door op hun knieën te gaan om op hun niveau te komen, stevig maar positief te praten en nooit een leerling aan te raken of vast te pakken. Vrijwilligers moeten ook rekening houden met studenten uit verschillende culturen die mogelijk met elkaar concurreren.
• Oriëntatie ter plaatse – Als u daartoe in staat bent, houd dan de avond vóór uw evenement een persoonlijke trainingssessie (vaak het 'Night Before'-evenement genoemd), zodat vrijwilligers het vrijwilligersteam kunnen ontmoeten en training op locatie kunnen krijgen. Bij veel ‘Night Before’-evenementen worden oefenwedstrijden georganiseerd als er een gastteam of thuisteam beschikbaar is om te helpen bij het opzetten. Dit zal het vertrouwen van de vrijwilligers vergroten, waardoor de ochtend van uw evenement soepeler zal verlopen. Of u nu de avond ervoor een training organiseert of de training ter plaatse de ochtend van uw evenement verzorgt, zorg ervoor dat u vrijwilligers voorziet van de trainingsdocumentatie en het materiaal dat nodig is om hun taken succesvol uit te voeren en van hun evenementervaring te genieten. Dit kan het afdrukken van gedrukte exemplaren van vrijwilligersrolgidsen, velddiagrammen voor reset, scorebladen, enz. omvatten.

Vrijwilligerszorg en waardering

• Eten & Drinken – Zorg ervoor dat er gedurende de dag water en snacks beschikbaar zijn voor alle vrijwilligers, en zorg voor lunch voor degenen die vrijwilligerswerk doen voor een volledige evenementdag. Hydratatie, eten en passende pauzes zijn belangrijk voor de vrijwilligerservaring. Als het mogelijk is, stop dan de hele competitie voor de lunch, zodat ALLE vrijwilligers een pauze kunnen nemen en kunnen eten; plan lunchdiensten als de hele competitie niet tegelijkertijd kan stoppen. Als je ruimte hebt, richt dan een vrijwilligerspauzeruimte of een afgezet gebied in voor vrijwilligersgebruik.
• Comfort – Zorg ervoor dat u uw vrijwilligers adviseert om comfortabele schoenen te dragen en een waterfles mee te nemen (als u deze niet verstrekt). Leg indien mogelijk een paar pakjes zuigtabletten in de pauzeruimte voor de vrijwilligers om de stembanden te verzachten.
• Erkenning & Certificaten – Als er financiering beschikbaar is, gebruik dan t-shirts en/of naamplaatjes om uw vrijwilligers te identificeren als een waardevolle hulpbron voor evenementen. Deel uw waardering met uw vrijwilligers, die uw inspanningen van onschatbare waarde ondersteunen. Erken vrijwilligers door hen een Community Service Certificate te geven dat is gepersonaliseerd met de naam van uw evenement. Veel bedrijven en scholen hebben documentatie nodig om werknemers in staat te stellen vrijwilligerswerk te doen, of sommige bieden zelfs een stimulans voor het valideren van vrijwilligerswerk. Zorg er dus voor dat u individuele vrijwilligersuren registreert. U kunt trofeepakketten, evenals individuele trofeeën en platen, bestellen bij VEX op VEXRobotics.com.
• blijk van waardering – Overweeg zelfs met een klein budget om vrijwilligers (of belangrijke vrijwilligers) een kleine cadeaubon te geven, zoals $ 5, voor Starbucks of een plaatselijk eetcafé.
• Handgeschreven notities – De kracht van een handgeschreven “Bedankt” gaat tegenwoordig een lange weg!
• Sociale media – Als je actief bent op sociale media, overweeg dan om een ​​korte aanbeveling te schrijven voor een belangrijke vrijwilliger op LinkedIn of een shout-out te geven op Twitter met een foto als deze zijn plicht te boven gaat. Tag ze op Twitter samen met @REC_Foundation. U kunt ook foto's van vrijwilligers en evenementen naar de REC Foundation sturen via media@roboticseducation.org.
• Follow-up & Houd contact – E-mail uw vrijwilligers na het evenement om de tevredenheid te peilen en meningen te verzamelen over het succes van het evenement, of gebruik SurveyMonkey om enkele korte vragen te sturen. Houd ook contact met vrijwilligers voor toekomstige evenementen. Als je het budget hebt, organiseer dan een vrijwilligersdiner of -feest. Een gelukkige vrijwilliger met een geweldige ervaring komt meestal terug!

Best practices gedeeld door onze evenementenpartners

Werving van vrijwilligers

• Deel hoofdscheidsrechters met EP's van evenementen in de buurt. Bekijk de evenementenkaart op RobotEvents.com.
• Als je te weinig vrijwilligers hebt, gebruik dan de kracht van de microfoon om hulp te werven: “We zijn op zoek naar een paar lachende gezichten om ons te helpen!”
• Als er voldoende zijn, stuur dan geen vrijwilligers weg! Gebruik extra's als reliëf/drijvers.
• Overweeg een vereiste toe te voegen om deel te nemen aan League Play:
  
  • Elk team moet vijf vrijwilligers leveren, of…
  • Elk lid van een team moet zich vrijwillig aanmelden voor een of meer evenementen.
• Werk samen met schoolclubadviseurs. Vrijwilligerswerk is een gemakkelijke manier om service-uren te verdienen voor zowel de clubleden als de club als geheel.
• Informeer bij plaatselijke religieuze scholen en onderwijsinstellingen. Kan van ouders eisen dat zij een taakstraf verrichten in plaats van collegegeld.

Waardering van vrijwilligers

• Maak als bedankje een collage van foto's van het evenement in Shutterfly of een gelijkwaardige online service, laat de kinderen een persoonlijk bericht schrijven (jaarboekstijl) en druk deze af om naar vrijwilligers te sturen.
• Als je vrijwilligers wilt aanmoedigen ‘om hogerop te komen’, zorg dan voor een badge of button die ze kunnen dragen, op basis van hun ervaring en het aantal evenementen dat ze hebben bijgewoond.

Vrijwilligersopleiding

• Zorg voor een opvolgingsplan voor belangrijke vrijwilligers. Jongere studenten kunnen schaduwen/leren. Train een minion!
• Moedig vrijwilligers aan om aanvullende evenementen bij te wonen nu ze het proces achter de rug hebben.

Op- en afbouwen van evenementen

• Voeg vrijwilligersrollen toe voor 'Setup Crew'. Het is het beste om zes tot acht volwassenen en veel studenten te hebben die helpen. ROTC en de lokale Civil Air Patrol zijn fantastisch in het helpen opzetten (geef ze een infotafel op uw evenement).
• Materialen vooraf voorbereiden.
• Voor installatiedag:
  
  • Plan indien mogelijk de dag vóór het evenement! Er is zelden genoeg tijd om op de ochtend van het toernooi een evenement op te zetten.
  • Laat twee mensen Tournament Manager instellen.
  • Laat twee mensen kabels leggen.
  • Laat één volwassene en twee kinderen elk veld aanleggen.
  • Gebruik elektrisch gereedschap voor VRC-veldinstallatie.
  • Benoem een ​​leider die toezicht houdt op elk gebied: pits, wedstrijdvelden, concessietribune, enz.
  • Zorg ervoor dat u de TM-computer, alle veldelektronica, projectoren, printer, enz. test voordat u naar de nacht vertrekt; alles moet volledig functioneel en klaar voor gebruik zijn!
• Maak het verplicht voor leerlingen om de avond vóór een evenement na school te blijven om te helpen bij het opzetten.
• Stuur zeven dagen vóór uw evenement een e-mail naar alle schoolclubadviseurs om twee vrijwilligers aan te leveren.
• Voor afbreken:
  
  • Maak gebruik van ouders die op de tribune hebben gezeten. Ze hebben “frisse benen” en kunnen helpen.
  • Werk samen met andere gastteams. Laat hen helpen bij het afbreken van uw evenement en u helpt bij het afbreken van uw evenement.
  • Elke schoolclub die service-uren nodig heeft, kan helpen met de afbraak. Ze hebben geen VEX-ervaring nodig, alleen de bereidheid om te helpen.