Overzicht
Vrijwilligers vormen het hart en de ziel van de evenementen van de REC Foundation. Wij vertrouwen op scheidsrechters om alles eerlijk te houden, presentatoren om het spannend te houden en wachtrijen om alles op schema te houden! Vrijwilligerswerk doen bij robotica-evenementen kan leuk en waardevol zijn. Er zijn verschillende vrijwilligersfuncties beschikbaar. Voor veel vrijwilligersfuncties zijn geen technische vaardigheden of ervaring vereist, alleen de wens om boeiende leermogelijkheden voor studenten te bieden. Wat de interesses van uw potentiële vrijwilligers ook zijn, help hen de rol te vinden die het beste bij hen past. Ondersteunings- en trainingsmaterialen voor uw vrijwilligers vindt u op REC Foundation > Vrijwilligers.
Een van de kenmerken van een goed georganiseerd evenement is dat vrijwilligers zich op hun gemak voelen en niet overbelast raken. Een goede planning zorgt ervoor dat alle functies goed bemand zijn, dat vrijwilligers de gelegenheid krijgen om pauzes te nemen en een maaltijd te krijgen en dat vrijwilligers een blijk van waardering krijgen, zoals een shirt. Vrijwilligers die een positieve ervaring hebben tijdens uw evenement, zullen waarschijnlijk in de toekomst terugkomen als vrijwilliger.
Als Event Partner (EP) bent u uiteindelijk verantwoordelijk voor het werven van alle vrijwilligers voor uw evenement. Er zijn echter een aantal hulpmiddelen en strategieën beschikbaar om deze taak gemakkelijker te maken. Het is sterk aan te raden om een vrijwilligerscoördinator aan te wijzen voor uw evenement. Deze persoon kan helpen bij het werven van vrijwilligers, het opleiden van vrijwilligers en het bieden van ondersteuning op de dag van het evenement.
Werving
Er zijn veel bronnen waar u vrijwilligers kunt werven. Zorg dat uw evenement zo vroeg mogelijk bekend wordt en deel de kernboodschap van robotica- en STEM-programma's. Zo bereikt u mensen die dit echt interessant vinden.
Begin met degenen die er belang bij hebben dat uw evenement een succes wordt.
|
Ouders (gezinnen) |
Leraren |
Schoolbestuurders |
Mentoren |
Lokale teams |
Naast uw eigen vrijwilligersbestand kunt u een community van vrijwilligers creëren die evenementen gedurende het seizoen en de komende jaren zullen ondersteunen. Vrijwilligers kunnen afkomstig zijn uit elk team of elke organisatie. Hun betrokkenheid en steun tijdens het evenement is van cruciaal belang, omdat ze vaak al ervaring hebben.
- Ouders, leraren, schoolbestuurders, mentoren, lokale roboticateams en broers en zussen– Vergeet niet dat vrijwilligerswerk een familieaangelegenheid kan zijn! Jongere broers en zussen zijn vaak goed in Field Reset.
- Werk samen met lokale scholen– Neem contact op met nabijgelegen scholen en ga akkoord met een ‘vrijwilligersruil’, zodat zij vrijwilligers leveren voor uw evenement en u vrijwilligers levert voor hun evenement.
- Lokale bedrijven en sponsoren– Robotica-evenementen zijn perfect voor teambuildingervaringen binnen bedrijven, dus neem contact op met de HR-afdeling van een bedrijf als u nog niemand daar kent.
- Scholen, hogescholen en universiteiten– Klassen, eregenootschappen, studentenverenigingen en broederschappen kunnen eisen stellen aan de gemeenschap voor lidmaatschap, beurzen of afstuderen. U kunt ook bij clubs/groepen, de faculteit Ingenieurswetenschappen en ROTC-programma's terecht voor hulp. Geef een tafel aan uw lokale legerwerver in ruil voor het leveren van vrijwilligers. Ook aankomend technici en studenten zijn ideale kandidaten voor vrijwilligerswerk.
- Gemeenschapsgroepen, organisatieafdelingen en kerkgemeenschappen– Velen zijn op zoek naar gastsprekers of staan u toe een tafel op te zetten om materialen voor het werven van vrijwilligers uit te delen. Informeer bij uw lokale maker community, TechSoup, de lokale UAW, NSBE, IEEE, SWE, Kamer van Koophandel, bibliotheek, etc.
- Online bronnen–LinkedInheeft een site gewijd aan vrijwilligerswerk, en er zijn gratis en abonnementsdiensten zoalsVolunteerMatchenIdealist.orgwaar u vrijwilligerswerk kunt plaatsen voor het publiek. Vergeet sociale media zoals Facebook en Twitter niet, als u al een account hebt of deelneemt aan groepen met volgers.
- Medewerkersprogramma's en maatschappelijk verantwoord ondernemen– Veel lokale en nationale ketens hebben maatschappelijke dienstverlenings- en liefdadigheidsdoelen, en vrijwilligerswerk door medewerkers is onderdeel van hun cultuur. Sommige organisaties doneren zelfs een subsidie voor uw evenement als u een bepaald aantal vrijwilligers op hun locatie kunt werven.
Nuttige tips voor het werven van vrijwilligers
EP's kunnen per team 1 of 2 vrijwilligers aanvragen. Voor bepaalde functies, zoals rechters en scheidsrechters, is een zekere mate van onpartijdigheid vereist. Daarom zijn onafhankelijke vrijwilligers van buitenaf van cruciaal belang voor de integriteit van het evenement. Als het niet mogelijk is om vrijwilligers te vinden die niet bij het evenement zijn aangesloten, probeer dan juryleden en scheidsrechters te vinden die meerdere organisaties vertegenwoordigen.
Belangrijke vrijwilligers
In de onderstaande tabel staan de belangrijkste vrijwilligersfuncties vermeld. Dit zijn medewerkers van het evenement die een leiderschapsrol op zich nemen om ervoor te zorgen dat alle regels en richtlijnen van de REC Foundation worden nageleefd en dat teams, toeschouwers en vrijwilligers een lonende ervaring hebben. Deze functies moeten zo snel mogelijk worden ingevuld en de vrijwilligers moeten voorafgaand aan het evenement worden getraind.
| Belangrijke vrijwilligers |
Rolbeschrijving |
| Evenementpartner |
De EP fungeert als contactpersoon tussen de REC Foundation en het planningsteam dat een evenement organiseert. De belangrijkste taken zijn het selecteren van datum en locatie, het opstellen van een budget, het werven en beheren van vrijwilligers, het trainen van vrijwilligers, teamcommunicatie, het uitvoeren van evenementen, het uploaden van resultaten en het opvolgen ervan. Een evenementpartner kan niet optreden als hoofdscheidsrechter of juryadviseur van een evenement dat hij/zij organiseert. |
|
Hoofdscheidsrechter |
De hoofdscheidsrechter voltooit de Scheidsrechterscertificeringscursus en bekijkt de scheidsrechterstrainingvideo's voor het huidige seizoen. Zij zorgen ervoor dat het veld goed is ingericht en observeren alle wedstrijden, signaleren overtredingen van de regels en waarschuwen teams om overtredingen te voorkomen, zorgen ervoor dat het spelreglement wordt nageleefd zoals geschreven, beantwoorden vragen van leden van het Drive Team over de score of de regels, zorgen ervoor dat wedstrijden volgens schema verlopen en trainen indien nodig scorekeeper-scheidsrechters. Opmerking: De hoofdscheidsrechter heeft de uiteindelijke en definitieve autoriteit over alle gameplay- en beslissingsbeslissingen tijdens de competitie. Een Evenementpartner mag de beslissing van een Hoofdscheidsrechter niet herroepen. |
| Rechter Adviseur |
De rechteradviseur voltooit de cursus Rechtercertificering. Zij begeleiden een team van vrijwillige juryleden en zijn verantwoordelijk voor het beoordelingsproces tijdens het evenement. De rechter-adviseur moet de rol van de rechters kennen en begrijpen. Beslissingen over alle toegekende teamprijzen worden genomen door de juryleden, in overleg met de juryadviseur. |
|
Toernooimanager Operator |
De TM Operator is verantwoordelijk voor het gebruik van Tournament Manager Software om het toernooischema op te stellen, wedstrijden te starten, scores bij te houden en wedstrijdresultaten en prijsinformatie op de juiste momenten weer te geven. Idealiter kan deze persoon u ook helpen met audiovisuele apparatuur, tablets, printers, etc. |
| Vrijwilligerscoördinator | De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor het organiseren en toewijzen van vrijwilligers aan de juiste rollen, het zorgen dat alle afdelingen over voldoende personeel beschikken en dat de vrijwilligers tevreden zijn (en te eten krijgen). |
| Presentator | De ceremoniemeester is verantwoordelijk voor het enthousiasmeren en energiek overbrengen van alle deelnemers aan het evenement, en voor een hoge mate van betrokkenheid en begrip. De presentator verzorgt een verslag van de wedstrijd en betrekt het publiek bij het spelen met effectief, kleurrijk commentaar op de actie op het veld. Hij introduceert de deelnemende teams en geeft informatieve informatie over het programma tussen de wedstrijden door. Zo helpt hij de interesse in het evenement te vergroten en zorgt hij voor een positieve sfeer. |
Een evenementpartner kan niet optreden als hoofdscheidsrechter of juryadviseur van het evenement dat hij/zij organiseert.
Andere vrijwilligers
Er zijn ook andere vrijwilligers nodig, maar zij hebben minder training en voorkennis nodig over REC Foundation-evenementen.
| Vrijwilliger | Rolbeschrijving |
| Rechter |
Evalueer studententeams door middel van interviews, Engineering Notebooks en prestaties in het veld. |
| Inspecteur |
Voer inspecties uit om te controleren of de robots voldoen aan de regels en specificaties die in de spelhandleiding staan. |
|
Scorekeeper Scheidsrechter |
Registreer scores met behulp van de TM Mobile-app of papieren scorebladen. Controleer de geregistreerde scores indien nodig bij de hoofdscheidsrechter en na elke wedstrijd bij het studententeam. Bespreek mogelijke overtredingen van de regels na de wedstrijd met de hoofdscheidsrechter. Zorg ervoor dat velden correct worden gereset en dat de robots klaar zijn voor de volgende wedstrijd. |
|
Veld resetten |
Na elke wedstrijd wordt het wedstrijdveld nauwkeurig opnieuw ingesteld. Let op: studenten met veel energie en jonge kinderen presteren goed in deze rol. |
| In de wachtrij staan | Helpen bij het samenstellen van teams voor aankomende wedstrijden en het bijhouden van het wedstrijdschema. |
|
Vrijwilligers inchecken |
Welkom vrijwilligers en gasten. Controleer de planning, deel materialen uit en geef vrijwilligers instructies over de locatie. |
|
Team Inchecken |
Verwelkom de teams zodra ze aankomen. Controleer de teams, deel materialen uit, verzamel Engineering Notebooks en verwijs deelnemers naar de juiste locatie. |
|
Pitbeheerder |
Nodig als de putten zich ver van de speelvelden bevinden. Vervult een klantenservicefunctie om vragen over planning en locatie te beantwoorden. |
|
Praktijkveld Supervisor |
Houd toezicht op de oefenvelden en zorg ervoor dat alle teams gelijke toegang hebben tot de oefentijd en dat ze de velden op een ordelijke manier gebruiken. |
|
Op- en afbouwteam voor evenementen |
Helpen met het opzetten en afbreken van het evenement. Let op: Vele handen maken licht werk. |
Personeel
De EP en de vrijwilligerscoördinator moeten zo vroeg mogelijk beginnen met het werven van vrijwilligers om deze vrijwilligersrollen te vervullen. Plaats duidelijke informatie over de vrijwilligersfuncties die nodig zijn voor uw evenement in het vrijwilligersinhoudsblok op RobotEvents.com om interesse te wekken. Deze informatie is zichtbaar op het tabblad Vrijwilligers op de openbare evenementenpagina. U kunt ook een oproep voor vrijwilligers opnemen in de automatische e-mail die naar teams wordt verzonden wanneer zij zich registreren.
Deze tabellen dienen als leidraad voor de personeelsbezetting van evenementen van verschillende omvang.
V5RC-toernooien
| VEX V5 Robotica Competitie | |||||||
| Lokale niveaus (1-daagse evenementen) | Signature Levels en/of regionale kampioenschappen (1-2* daagse evenementen) | ||||||
| 16-24 ploegen | 24-60 ploegen | 60+ Ploegen | 10-24 ploegen | 24-48 Ploegen | 36-96 Ploegen* | 64-144 Team* | |
| Kwalificatiewedstrijden | 2 Velden | 3 Velden | 3 Velden | 2 Velden | 3 Velden | 3 Velden | 3 Velden |
| Presentator | 1 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1 tot 2 per divisie | 1 tot 2 per divisie |
| Hoofdscheidsrechter | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 per divisie | 1-3 per divisie |
| TM-operator | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 per divisie | 1 per divisie |
| Scorekeeper Scheidsrechter | 2 per veld | 2 per veld | 2 per veld | 2 per veld | 2 per veld | 2 per veld | 2 per veld |
| Wachtrij | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 tot 6 | 3 tot 6 |
| Veldreset | 4 tot 6 | 6 tot 8 | 6 tot 8 | 4 tot 6 | 6 tot 8 | 6 tot 12 | 6 tot 12 |
| Robotvaardigheden Uitdaging | 1-2 Velden | 3-4 Velden | 3-4 Velden | 3 Velden | 3-4 Velden | 3-4 Velden | 4-6 Velden |
| TM Operator (optioneel) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Scorekeeper Scheidsrechter | 1 per vaardigheidsveld | 1 per vaardigheidsveld | |||||
| Ander | - | - | - | - | - | - | - |
| Jurylid (2 per 8 teams) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6 tot 12 | 6-24 | 16-36 |
| Rechter Adviseur | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 per divisie | 1 per divisie |
| Team Inchecken | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Vrijwilligerscoördinator | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Inspecteur | 3 | 4 tot 6 | 4 tot 6 | 3 | 4 tot 6 | 4 tot 6 | 6 tot 12 |
| Officieel oefenveld | 1 | 2 tot 4 | 2 tot 8 | 1 | 2 tot 4 | 2 tot 8 | 2 tot 8 |
| Pitbeheerder (optioneel) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Als het een evenement van 2 dagen betreft, beginnen het inchecken, de inspectie en de vaardigheden doorgaans op dag 1 | |||||||
| *meer dan 60 teams hebben doorgaans meerdere divisies (aanbevolen aantallen zijn gebaseerd op toernooien met één divisie) | |||||||
VIQRC-toernooien
| VEX IQ Robotics-wedstrijd | |||||||
| Lokale niveaus (1-daagse evenementen) | Signature Levels en/of regionale kampioenschappen (1-2* daagse evenementen) | ||||||
| 16-24 ploegen | 24-60 ploegen | 60+ Ploegen | 10-24 ploegen | 24-48 Ploegen | 36-96 Ploegen* | 64-144 Ploegen* | |
| Kwalificatiewedstrijden | 2 Velden | 3 Velden | 3 Velden | 2 Velden | 3 Velden | 3 Velden | 3 Velden |
| Presentator | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 tot 2 per divisie | 1 tot 2 per divisie |
| Hoofdscheidsrechter | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 per divisie | 1 per divisie |
| TM-operator | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 per divisie | 1 per divisie |
| Scorekeeper Scheidsrechter | 1-2 per veld | 1-2 per veld | 1-2 per veld | 1-2 per veld | 1-2 per veld | 1-2 per veld | 1-2 per veld |
| Wachtrij | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 tot 6 | 3 tot 6 |
| Veldreset | 4 tot 6 | 6 tot 8 | 6 tot 8 | 4 tot 6 | 6 tot 8 | 6 tot 12 | 6 tot 12 |
| Robotvaardigheden Uitdaging | 2 Velden | 3-4 Velden | 3-4 Velden | 3 Velden | 3-4 Velden | 3-4 Velden | 4-6 Velden |
| TM Operator (optioneel) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Scorekeeper Scheidsrechter | 1 per vaardigheidsveld | 1 per vaardigheidsveld | |||||
| Ander | - | - | - | - | - | - | - |
| Jurylid (2 per 8 teams) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6-12 | 6-24 | 16-36 |
| Rechter Adviseur | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 per divisie | 1 per divisie |
| Team Inchecken | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Vrijwilligerscoördinator | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Inspecteur | 3 | 4 tot 6 | 4 tot 6 | 3 | 4 tot 6 | 4 tot 6 | 6 tot 12 |
| Officieel oefenveld | 1 | 2 tot 4 | 2 tot 8 | 1 | 2 tot 4 | 2 tot 8 | 2 tot 8 |
| Pitbeheerder (optioneel) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Als het een evenement van 2 dagen betreft, beginnen het inchecken, de inspectie en de vaardigheden doorgaans op dag 1 | |||||||
| *meer dan 60 teams hebben doorgaans meerdere divisies (aanbevolen aantallen zijn gebaseerd op toernooien met één divisie) | |||||||
Opleiding en voorbereiding
Voor een goed georganiseerd evenement is het essentieel dat uw vrijwilligers de juiste training krijgen. De REC Foundation biedt tal van gratis online trainingsbronnen aan op REC Foundation > Vrijwilligers.
De EP of vrijwilligerscoördinator kan deze link aan elke vrijwilliger verstrekken. Vraag elke vrijwilliger om het document en alle geplaatste trainingsmaterialen voor zijn/haar functie(s) ten minste een week vóór het geplande evenement door te nemen.
Naast het toewijzen van een beoordeling van de online trainingsbronnen, dient er ook een oriëntatiegesprek op locatie en/of een trainingsgesprek te worden gepland.
- Onsite Orientation is een -daagse persoonlijke trainingssessie op de avond vóór uw evenement (vaak het "Night Before"-evenement genoemd), zodat vrijwilligers het vrijwilligersteam kunnen ontmoeten en een on-site training kunnen krijgen. Bij veel “Night Before”-evenementen worden oefenwedstrijden gehouden als er een gastteam of thuisspelend team beschikbaar is om te helpen met de opbouw. Hiermee vergroot u het vertrouwen van de vrijwilligers, waardoor de ochtend van uw evenement soepeler verloopt. Of u nu de training de avond van tevoren organiseert of de training op locatie verzorgt op de ochtend van uw evenement, zorg ervoor dat vrijwilligers de trainingsdocumentatie en -materialen krijgen die ze nodig hebben om hun rol succesvol uit te voeren en te genieten van hun evenement. Dit kan het afdrukken van papieren exemplaren van vrijwilligersrolgidsen, velddiagrammen voor reset, scorebladen, enz. omvatten.
- Training Calls die een week vóór uw evenement worden gehouden, kunnen verwachtingen scheppen en vrijwilligers de gelegenheid geven om vragen te stellen. Trainingsgesprekken die specifiek gericht zijn op de scheidsrechters-/scorekeepers- en juryteams worden sterk aangemoedigd. Gebruik een videoconferentietoepassing om uw vrijwilligers bij elkaar te brengen en de nodige training te geven.
- Gevoeligheidstraining herinnert vrijwilligers eraan dat toernooien studentenevenementen zijn waarbij ze met kinderen werken. Ze moeten er alles aan doen om ervoor te zorgen dat de kinderen zich op hun gemak voelen. Bijvoorbeeld door op een knie te gaan zitten om op hun niveau te komen, door duidelijk maar positief te praten en door nooit een leerling aan te raken of vast te pakken. moeten ook rekening houden met studenten uit verschillende culturen die mogelijk met elkaar concurreren.
Zorg en waardering
Vrijwilligers zijn essentieel voor het succes van uw evenement. Hier zijn enkele eenvoudige manieren waarop u uw waardering kunt tonen. Een blije vrijwilliger die een geweldige ervaring heeft, komt meestal terug!
- Eten & Drinken– Zorg dat er de hele dag door water en snacks beschikbaar zijn voor alle vrijwilligers en zorg voor lunch voor degenen die een hele dag vrijwilligerswerk doen. Hydratatie, eten en voldoende pauzes zijn belangrijk voor de vrijwilligerservaring. Als het mogelijk is, leg dan de hele wedstrijd stil voor de lunch, zodat ALLE vrijwilligers een pauze kunnen nemen en kunnen eten. Plan lunchshifts in als de hele wedstrijd niet tegelijkertijd kan stoppen. Als u de ruimte heeft, richt dan een vrijwilligersruimte of een afgezet gebied in waar vrijwilligers gebruik van kunnen maken.
- Comfort– Zorg ervoor dat u uw vrijwilligers adviseert om comfortabele schoenen te dragen en een fles water mee te nemen (als u deze niet zelf meeneemt). Zorg er indien mogelijk voor dat er een paar pakjes zuigtabletten in de pauzeruimte van de vrijwilliger liggen om de stembanden te verzachten.
- Erkenning & Certificaten– Als er financiering beschikbaar is, gebruik dan T-shirts en/of naambadges om uw vrijwilligers te identificeren als een waardevolle bron voor het evenement. Deel uw waardering met uw vrijwilligers, die u van onschatbare waarde ondersteunen bij uw inspanningen. Geef vrijwilligers erkenning door ze eenCertificaat voor maatschappelijke dienstverleningte geven dat is aangepast met de naam van uw evenement. Veel bedrijven en scholen vereisen documentatie voordat werknemers vrijwilligerswerk mogen doen. Soms bieden ze zelfs een incentive om vrijwilligerswerk te valideren. Zorg er dus voor dat u de uren van individuele vrijwilligers registreert. U kunt trofeeënpakketten, maar ook individuele trofeeën en platen bestellen bij VEX op VEXRobotics.com.
- Tekenen van waardering– Overweeg vrijwilligers (of belangrijke vrijwilligers) een kleine cadeaubon te geven, bijvoorbeeld $ 5 voor Starbucks of een lokale eetgelegenheid, zelfs als u een klein budget hebt.
- Handgeschreven notities– De kracht van een handgeschreven “Dankjewel” gaat vandaag een heel eind!
- Sociale media– Als u actief bent op sociale media, overweeg dan om een korte aanbeveling te schrijven voor een belangrijke vrijwilliger op LinkedIn of om een shout-out te geven op Twitter met een foto als ze verder gaan dan wat er van hen verwacht wordt. Tag ze op Twitter met @REC_Foundation. U kunt ook foto's van vrijwilligers en evenementen sturen naar de REC Foundation via media@roboticseducation.org.
- Follow Up & Blijf in contact– Stuur na het evenement een e-mail naar uw vrijwilligers om de tevredenheid te meten en meningen te verzamelen over het succes van het evenement, of gebruikSurveyMonkeyom een aantal korte vragen te stellen. Blijf ook in contact met vrijwilligers voor toekomstige evenementen. Als u het budget heeft, kunt u een diner of feest organiseren om uw vrijwilligers te bedanken. Een blije vrijwilliger die een geweldige ervaring heeft, komt meestal terug!