Signature Event Guide voor evenementpartners

Nieuw voor het seizoen 2025-2026

• Een Event Partner die een Signature Event wil organiseren, moet voorafgaand aan de aanvraag minimaal 2 seizoenen lang officiële VEX Robotics Competition-evenementen hebben georganiseerd. 
• Signature Events moet de officiële merkbanners voor de Excellence Award en Tournament/Teamwork Champions Award gebruiken.
  • Er kunnen aanvullende, aangepaste awardbanners worden gemaakt en uitgereikt als het artwork is goedgekeurd door RECF en VEX Marketing.
• Bij het ophangen van veldrokken mag het logo/de merknaam van VEX Robotics niet bedekt zijn op de wedstrijdvelden.
• Voor VEX V5 Robotics Competition Signature Events kunnen de regionale capaciteit en de beperkingen per organisatie 8 weken voor het evenement worden opgeheven, mits het evenement nog niet vol is (vergelijkbaar met het proces dat al geldt voor VEX IQ Robotics Competition Signature Events).
• Minimale putgrootte is teruggebracht van 3x3 meter naar 2,44 x 2,44 meter.
• Geselecteerde Signature Events worden tijdens of na het VEX Robotics World Championship van 2025 bekendgemaakt.
• Vanaf het seizoen 2025-2026 int de REC Foundation $ 10 in plaats van $ 5 per teaminschrijving voor alle Signature Events. Hiermee willen we de reiskosten van het personeel van de REC Foundation compenseren om deze grotere evenementen te ondersteunen.
• De minimale capaciteit voor de Middle School VEX V5 Robotics Competition Signature Events is verlaagd naar 50. 
• Het minimale aantal kwalificatiewedstrijden voor de VEX IQ Robotics Competition per team is verlaagd naar acht (8).
• Eventuele gebruikte verlichting/speciale effecten moeten op alle wedstrijdvelden consistent zijn en mogen de wedstrijd niet verstoren.
• Het is niet toegestaan om binnen 4 weken voor het evenement van team te wisselen.
• Als er extra capaciteit nodig is omdat een team op de wachtlijst is geplaatst of als de Event Partner de capaciteit wil vergroten, moet de Event Partner in dit proces samenwerken met de Regional Support Manager en/of de Director of Regional Operations - Event Engagement.
• De vereiste voor één (1) gecertificeerde rechter-adviseur per divisie is verwijderd. Per evenement is één (1) vereist

Invoering

REC Foundation Signature Events biedt studenten de kans om deel te nemen aan een uniek toernooi dat een bijzondere teamervaring oplevert. Signature Events hebben een niveau van technische expertise, productiewaarde en algehele evenementkwaliteit dat ver boven dat van een standaardtoernooi ligt.  De missie van deze evenementen is om teams die normaal gesproken niet deelnemen aan de Event Region Championships of het VEX Robotics World Championship, meer mogelijkheden te bieden om een evenement van dat niveau te ervaren. Signature Events die aan de vereiste vereisten voldoen, kunnen teams rechtstreeks kwalificeren voor het VEX Robotics World Championship. Deze evenementen zijn afhankelijk van de toewijding van Event Partners die deze speciale ervaringen voor teams verzorgen. 

Vereisten

Om een Signature Event voor te dragen voor goedkeuring voor het seizoen 2025-2026, moet de Event Partner akkoord gaan met de volgende vereisten en hieraan voldoen. 

Evenement

• Alle Signature Events moeten voldoen aan de normen die zijn opgenomen in de Toewijding aan uitmuntende evenementen.
• Beschrijvingen van Signature Events moeten de boodschap bevatten dat het evenement een REC Foundation Signature Event is. Ze mogen geen boodschap bevatten die zou verwijzen naar een alternatief nationaal of wereldkampioenschapsevenement.
• Een Event Partner die een Signature Event organiseert, moet minimaal de voorgaande 2 seizoenen officiële VEX Robotics-wedstrijden hebben georganiseerd.
• Er moet een minimum aantal teams zijn dat zich heeft geregistreerd, heeft betaald en heeft deelgenomen aan het evenement.
  • VEX U Robotica Competitie: 12
  • VEX V5 Robotica Competitie (Middelbare School): 64
  • VEX V5 Robotica Competitie (Middelbare School): 50
  • VEX IQ Robotics Competitie: 50
• Elk evenement mag slechts één categorie hebben (geen gemengde evenementen).
• Voor het evenement gelden de volgende registratielimieten.
  • Maximaal 50% van de geregistreerde teams mag uit dezelfde regio komen.
  • Er mogen zich niet meer dan zes (6) teams van één organisatie inschrijven voor een specifiek evenement.
  • Signature Events kan ervoor kiezen om de maximale capaciteit per organisatie en/of regionale capaciteitslimieten 8 weken voor het evenement op te heffen.
  • Het evenement kan ervoor kiezen om een minimale capaciteit voor de gastregio in te stellen van maximaal 50%.
• Het evenement moet voldoende tijd bieden voor alle teams om vaardigheidswedstrijden te spelen.
  • Teams moeten minimaal 2 dagen aan de Skills Challenge Matches kunnen deelnemen.
  • Teams moeten de mogelijkheid krijgen om precies drie (3) Driving Skills Matches en drie (3) Autonomous Coding Skills Matches te rijden.
• Het evenement moet het volgende omvatten:d ceremonies en bijeenkomsten.
  • Een evenementvergadering waarbij de hoofdscheidsrechter en de evenementpartner de logistiek van het evenement met de deelnemers doornemen, zoals hoe je in de rij moet staan voor wedstrijden, de spelregels en een korte vraag-&-antwoordsessie.
  • Een openingsceremonie waarbij de teams, toeschouwers, vrijwilligers en genodigden worden verwelkomd. 
  • Een prijsuitreiking ter afsluiting van het evenement. Sommige prijzen worden al voor de finale uitgereikt, maar de Tournament of Teamwork Champions en Excellence Award moeten pas na de finale worden uitgereikt.
  • Opmerking: Alle vaardigheids- en oefenvelden moeten tijdens alle evenementenbijeenkomsten en ceremonies gesloten zijn.
• Alle teams moeten de kans krijgen om beoordeeld te worden en de beoordeling moet plaatsvinden volgens het standaardbeoordelingsproces zoals beschreven in de Gids voor beoordeling.
• De evenementenvermelding op RobotEvents.com moet een duidelijk restitutiebeleid bevatten waarin staat wat er gebeurt in de volgende omstandigheden.
  • Indien de Evenementpartner het evenement annuleert
  • Als een team zich registreert en besluit niet deel te nemen
• De evenementenvermelding op RobotEvents.com moet een duidelijke betalingsdeadline bevatten. Als een team niet binnen de gestelde termijn betaalt, wordt het team op de wachtlijst geplaatst.

Velden

• Alle wedstrijdvelden voor kwalificatiewedstrijden en finalewedstrijden moeten van de vloer zijn verhoogd tot een hoogte van tien (10) tot 24 inch.
  • Veldverhogers moeten verstevigd zijn, duurzaam genoeg om het gewicht van personen (scheidsrechters, studenten, veldwerkers, etc.) te kunnen dragen zonder te verschuiven en moeten waterpas zijn.
• Alle gebruikte verlichting/speciale effecten moeten op alle wedstrijdvelden hetzelfde zijn en mogen de wedstrijd niet verstoren.
  • Op donkere locaties moet tijdens wedstrijden op wedstrijdvelden witte verlichting worden gebruikt
• Het evenement moet voldoende velden bieden voor kwalificatiewedstrijden, vaardigheidswedstrijden en oefengebieden. Alle velden voor een wedstrijdtype moeten hetzelfde omtrektype gebruiken, conform de spelhandleiding.
  • VEX V5 Robotica Competitie / VEX U Robotica Competitie / JROTC Invitational
    • Minimaal 2 wedstrijdvelden per divisie 
    • Ten minste eigevechten (8) Kwalificatiewedstrijden per team
    • Minimaal één (1) vaardighedenveld voor elke 16 teams
    • Minimaal één (1) oefenveld per 32 teams
    • Bij de VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational-evenementen worden antistatische tegels gebruikt voor de velden Competitie en Vaardigheden.
  • VEX IQ Robotics-wedstrijd
    • Minimaal twee (2) wedstrijdvelden per divisie
    • Minimaal acht (8) kwalificatiewedstrijden per team
    • Minimaal één (1) Vaardighedenveld voor elke 15 teams
    • Minimaal één (1) oefenveld per 25 teams

Evenementpersoneel

Afdelingsmanager

• De divisiemanager houdt toezicht op de toernooimanager, de veldactiviteiten en de wachtrijen in elke divisie.

Veldpersoneel

• Er moeten minimaal twee (2) gecertificeerde hoofdscheidsrechters per divisie zijn die de uiteindelijke autoriteit hebben over alle uitspraken.
  • Er moet minimaal 1 gecertificeerde hoofdscheidsrechter ervaring hebben in dezelfde rol bij een VEX Robotics World Championship, Signature Event of Event Region Championship in het huidige of voorgaande seizoen.
  • Aanbevolen werkwijze: Zorg voor één gecertificeerde scheidsrechter per wedstrijdveld en één gecertificeerde divisiehoofdscheidsrechter die toezicht houdt op alle wedstrijden.
• Er moeten minimaal twee (2) scorekeeper-scheidsrechters zijn voor elk VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational Competition-veld en minimaal één (1) scorekeeper-scheidsrechter voor elk VEX IQ Robotics Competition-veld.
  • Scorekeepers dienen de spelregels en de scheidsrechtersgids vóór het evenement te hebben gelezen.
• Elk Robot Skills Challenge-veld moet minimaal één (1) Scorekeeper-scheidsrechter hebben.
• Er moeten minimaal twee (2) ceremoniemeesters per divisie zijn.
• Elke divisie van de VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational zou een veldresetteam moeten hebben.
• Wij raden u ten zeerste aan om voor elke afdeling een veldtechnicus aan te stellen.

Oordelen

• Er moet minimaal één (1) gecertificeerde rechter-adviseur zijn
  • Er moet minimaal één gecertificeerde juryadviseur ervaring hebben in dezelfde rol bij een VEX Robotics World Championship, Signature Event of Event Region Championship in het huidige of voorgaande seizoen.
  • Elke gecertificeerde juryadviseur heeft de Judges Guide en de officiële beoordelingsprocessen van de REC Foundation gelezen en stemt ermee in deze te volgen.
• Het evenement omvat minimaal één (1) paar juryleden per acht (8) teams.

Algemeen

• Er is minimaal één (1) hoofdinspecteur van de robot, die tevens hoofdscheidsrechter moet zijn.
• Er is minimaal één (1) Robotinspecteur per twaalf (12) teams.
• Er is minimaal één (1) wachtrij voor elk kwalificatie- en finalewedstrijdveld.
• Er is minimaal één (1) oefenveldmedewerker aanwezig.
• Er is een inchecktafel met één (1) personeelslid per 24 teams.

Putgebieden

Elk deelnemend team krijgt voldoende ruimte en middelen in het Pit-gebied.

• Elke pittafel/cabine heeft toegang tot een eigen stroomvoorziening.
• De voorkeur gaat uit naar 8' x 8' pipe and drape-cabines. Als er echter geen ruimte beschikbaar is, kunnen de volgende cabines als vervanging dienen:
  • Elk VEX V5 Robotics Competition-team heeft de beschikking over een pittafel die minimaal zes (6) voet lang is.
    • Er worden minimaal twee (2) stoelen per tafel aanbevolen.
  • Elk VEX IQ Robotics Competition-team heeft de beschikking over een pittafel die minimaal vier (4) voet lang is. Dit kan een acht (8) voet lange tafel zijn die gedeeld wordt door twee teams.
  • Elk VEX U Robotics Competition-team heeft de beschikking over een tafel die minimaal acht (8) voet lang is of twee (2) tafels die elk minimaal zes (6) voet lang zijn.
  • Elk team moet een vloeroppervlak van minimaal 50 vierkante voet krijgen.

Communicatie

• Het evenement wordt tijdens het evenement live uitgezonden op VEX Via.
• Een livestream van het evenement heeft sterk de voorkeur.
  • Als er muziek wordt afgespeeld via een livestream, is het de verantwoordelijkheid van de evenementpartner om ervoor te zorgen dat de juiste licenties aanwezig zijn en dat er geen auteursrechtwetten worden overtreden.
• Er wordt gebruikgemaakt van een helder, hoorbaar geluidssysteem.
• Het evenement maakt gebruik van video-overlay met camera's op de wedstrijdvelden tijdens de kwalificatie- en finalewedstrijden.
• Alle aangepaste illustraties (evenementlogo's, kleding, displayillustraties, enz.) moeten worden ingediend en goedgekeurd door de marketingafdelingen van de Foundation en VEX Robotics voordat ze worden afgedrukt.
• Het evenement moet duidelijk worden gepresenteerd met RECF Signature Event-logo's op elektronische en gedrukte displays.
• De voorbereidingen en decoraties voor het evenement worden afgerond vóór de geplande teamincheck, inclusief het op de juiste manier opzetten van de wedstrijdvelden voor de wedstrijden.
• Het evenement maakt gebruik van de juiste displays in Toernooibeheer.
• Op elk wedstrijdveld is een wachtrijmonitor aanwezig.
• Overal op het terrein zijn Pit Displays zichtbaar.
• Als de REC Foundation een sponsor vindt die het evenement wil ondersteunen, zal de evenementpartner zich waar mogelijk houden aan de richtlijnen voor het resultaat.
• Geef officiële sponsors/partners van de REC Foundation de mogelijkheid om een stand en/of display op te zetten bij een evenement. U dient minimaal 30 dagen voor het evenement een verzoek in te dienen bij de Regional Support Manager, die de introductie zal verzorgen. De sponsor/partner dient zich te houden aan de regels en voorschriften van de locatie.

Prijzen

• Bij elke prijs die kwalificeert voor het VEX Robotics World Championship moet naast een trofee ook een bijbehorende banner worden uitgereikt.
  • Signature Events moet de officiële merkbanners voor de Excellence Award en Tournament/Teamwork Champions Award gebruiken.
    • Er kunnen extra, op maat gemaakte awardbanners worden gemaakt en uitgereikt als het artwork is goedgekeurd door RECF en VEX Marketing.
• Bij het ophangen van veldrokken mag het logo/de merknaam van VEX Robotics niet worden afgedekt op de wedstrijdvelden.
• Bij elke VEX V5 Robotics Competition, JROTC Invitational en VEX IQ Robotics Competition Signature Event moeten minimaal de volgende prijzen worden uitgereikt:
  • Prijs voor uitmuntendheid
  • Teamwork/Toernooikampioenen
  • Ontwerpprijs
  • Kampioen Robotvaardigheden
  • Innovatieprijs
  • Denk Award
  • Verbazingwekkende prijs
  • Bouw Award
  • Creëer een prijs
  • Prijs van de jury
  • Prijs voor sportiviteit
• VEX U Robotics Competition Signature Events moeten minimaal het volgende uitdelen:
  • Uitmuntendheid
  • Toernooikampioenen
  • Ontwerpprijs
  • Kampioen Robotvaardigheden
  • Prijs van de jury
  • Innovatieprijs
  • Prijs voor sportiviteit

2025-2026 Signature Event Release-schema

Vanaf het seizoen 2025-2026 int de REC Foundation $ 10 in plaats van $ 5 per teaminschrijving voor alle Signature Events. Hiermee willen we de reiskosten van het personeel van de REC Foundation compenseren om deze grotere evenementen te ondersteunen.

Kwalificaties voor het VEX Robotics Wereldkampioenschap

Het Signature Event moet een fysiek evenement zijn en plaatsvinden tussen 1 augustus 2025 en 22 februari 2026. De VEX V5 Robotics Competition en de VEX IQ Robotics Competition Signature Events krijgen drie (3) plekken voor het VEX Robotics World Championship: één (1) voor de winnaar van de Excellence Award en twee (2) plekken voor de Tournament of Teamwork Champions. VEX U Robotics Competition Signature Events zullen twee (2) VEX Robotics World Championship-plekken opleveren: één (1) toegekend aan de winnaar van de Excellence Award en één (1) toegekend aan de toernooikampioen. 

• Signature Events moeten openstaan voor alle teams, er is geen kwalificatievereiste en alle teams kunnen zich inschrijven.
  • De enige uitzondering op deze regel zijn JROTC Invitational-evenementen.
• Signature Events kunnen alleen teams kwalificeren voor het VEX Robotics World Championship en kunnen geen teams kwalificeren voor de Event Regional Championships.
• Bij alle evenementen wordt een speciaal Signature Event Early Bird-systeem ingeschakeld om ervoor te zorgen dat alle teams gelijke toegang hebben.
• Signature Events moeten voldoen aan alle vereisten die in dit document staan vermeld.
• Let op: Van tijd tot tijd kan de Robotics Education & Competition (REC) Foundation een uitzondering maken op een van deze criteria om een groeiende staat/provincie/regio/natie beter te kunnen ondersteunen. Neem voor meer informatie contact op met uw regionale ondersteuningsmanager hier.

Notities

• Indien het evenement niet voldoet aan de vermelde minimumvereisten voor teamregistratie en competitie, ten minste 14 dagen voorafgaand aan het evenement, worden de plekken voor het VEX Robotics World Championship aangepast naar één (1) of nul (0).
• Het proces voor dubbele kwalificatie van Signature Events is te vinden in het document Kwalificatiecriteria.

Registreren voor een Signature Event

• Alle REC Foundation Signature Events volgen het releaseschema dat vermeld staat in het gedeelte Aanvraag.
• Alle Signature Events hebbenspecifieke Early Bird-registratie die onafhankelijk is van alle lokale/regionale Early Bird-systemen.
  • Elk team begint het seizoen met drie (3) mogelijkheden om zich in te schrijven tijdens de Signature Event Early-Bird-periode.
    • Elke keer dat het team zich registreert voor een Signature Event, wordt er een kans weggenomen. Dit geldt ongeacht of dit tijdens de periode Signature Event Early-Bird is of tijdens de Standaardperiode.
    • Een Signature Event Early-Bird-kans wordt niet ontnomen als een team zich inschrijft voor een toernooi dat wordt georganiseerd door hun school of organisatie (waarbij de coach van het team de Event Partner is).
  • Signature Event Early Bird Registratien gaat 16 weken voor het evenement om 12:00 uur EST open.
    • Let op: Voor evenementen in augustus en september kunnen er wijzigingen worden doorgevoerd.
  • De standaardregistratie opent 14 weken voor het evenement om 12:00 uur EST.
  • Een Event Partner kan zijn eigen teams registreren voor zijn Signature Event tijdens de Signature Event Early Bird Registration, ongeacht voor hoeveel andere Signature Events hij zich al heeft geregistreerd. 
    • De evenementpartner moet de hoofdcoach zijn van de teams die hij/zij inschrijft.
• Teamruil is niet toegestaan binnen 4 weken voor het evenement.
• Als er extra capaciteit nodig is omdat een team naar de wachtlijst is verplaatst, of als de Event Partner de capaciteit wil verhogen,De Event Partner moet in dit proces samenwerken met de Regional Support Manager en/of de Director of Regional Operations - Event Engagement.
  • Als een evenementpartner een team van de wachtlijst wil toevoegen, wordt aangeraden om eerst contact op te nemen met de hoofdcoach van het team om er zeker van te zijn dat het team beschikbaar is, wil deelnemen en niet is ingeschreven voor een ander evenement op dezelfde dag(en).

Aanvraagproces voor Signature Event

Om een aanvraag in te dienen om een REC Foundation Signature Event te organiseren, dient een Event Partner de onderstaande vereisten te bekijken en vervolgens de pagina Signature Event Aanvraagproces te bezoeken om te beginnen. Er zijn tweewaar u rekening mee moet houden.

• Nieuwe Signature Event-concepten:
  • De deadline voor het indienen van een Signature Event Initial Proposal is 31 januari 2025.
  • Als een eerste voorstel wordt goedgekeurd, wordt de definitieve aanvraag en planningskalender verzonden.
• Nieuwe en bestaande Signature Event-concepten:
  • De deadline voor het indienen van de definitieve aanvraag voor het seizoen 2025-2026 is 31 maart 2025.
  • De definitieve aanvraag moet een gedetailleerd budget en een schematische weergave van de evenementenindeling bevatten.

Geselecteerde Signature Events worden tijdens of na het VEX Robotics World Championship van 2025 bekendgemaakt. Vanaf het seizoen 2025-2026 int de REC Foundation $ 10 in plaats van $ 5 per teaminschrijving voor alle Signature Events. Hiermee willen we de reiskosten van het personeel van de REC Foundation dekken en de kosten voor deze grotere evenementen ondersteunen.

Als u vragen heeft over Signature Events, neem dan contact op met Dylon Caudill, Director of Regional Operations- Event Engagement of uw Regional Support Manager. 

Beste praktijken

Als u overweegt om voor het eerst een Signature Event te organiseren:

• Stel een planningsteam samen.
• Neem deel aan een ander Signature Event en loop mee met de Event Partner.
• Bezoek de gewenste locatie meerdere keren om te plannen hoe het evenement ingericht kan worden.
• Test een idee voor een evenement eerst op kleinere schaal en/of op een andere locatie voordat u het naar een Signature Event verplaatst.