Przegląd
Niniejsza lista kontrolna stanowi ogólny przewodnik, który pomoże Ci zaplanować wydarzenie. Każde wydarzenie i miejsce są inne, więc ta lista kontrolna nie obejmie wszystkich potrzeb każdego wydarzenia. Zachęcamy do konsultacji z Regionalnym Menedżerem Wsparcia (RSM) i skorzystania z tej listy kontrolnej oraz sekcji Partnerzy wydarzeń w bibliotece REC podczas planowania wydarzenia.
Słowniczek
EP: Partner wydarzenia
RE: RobotEvents.com
RSM: Regionalny Menedżer Wsparcia
Pierwsze kroki
|
Recenzja Zostań Partnerem Wydarzenia w Bibliotece REC |
|
| Zostań wolontariuszem na wydarzeniach/obserwuj innego EP, aby dowiedzieć się więcej o planowaniu i prowadzeniu wydarzeń | |
| Przejrzyj Zaangażowanie w doskonałość wydarzenia | |
| Skontaktuj się z RSM | |
|
|
|
|
| Ukończ kurs certyfikacyjny partnera wydarzenia | |
| Utwórz konto (jeśli jest to konieczne) i poproś swojego RSM o przyznanie dostępu do EP w RobotEvents | |
| Ukończ sprawdzanie przeszłości w RobotEvents |
Etap planowania wydarzenia
|
Przejrzyj sekcję Planowanie wydarzeń w bibliotece REC |
|
| Utwórz budżet wydarzenia | |
| Utwórz agendę - Przykładowe agendy | |
| Określ, czy na Twoim wydarzeniu będzie odbywało się ocenianie i czy będzie ono miało miejsce osobiście//; jeśli na Twoim wydarzeniu będzie odbywało się ocenianie: | |
|
|
|
|
| Wybierz i zarezerwuj miejsce na dzień wydarzenia i ustal dzień/noc przed | |
| Stwórz układ swojego obiektu - podczas jego tworzenia weź pod uwagę przepływ ruchu i kontrolę tłumu. Pamiętaj o uwzględnieniu: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Opublikuj swoje wydarzenie na RE - Opublikowanie wydarzenia na RobotEvents.com | |
| Określ, czy i w jaki sposób będziesz oferować jedzenie i/lub koncesje | |
| Przejrzyj Polityki studenckie (Polityka i kodeks postępowania skoncentrowane na studencie) |
Dwa do trzech miesięcy przed wydarzeniem
Wydarzenie |
|
| Potwierdź rezerwację obiektu | |
| Przejrzyj plan układu ze swoim RSM | |
| Utwórz szczegółowy plan stoiska z przekąskami | |
| Promuj swoje wydarzenie w lokalnych mediach, okręgach szkolnych i mediach społecznościowych | |
Sprzęt |
|
| Określ, ile pól i zestawów elementów gry będzie Ci potrzebnych | |
| Zorganizuj zabezpieczenie boisk i elementów gry (zakup i/lub wypożyczenie) | |
| Zabezpiecz elektronikę potrzebną na wydarzenie. Obejmuje to między innymi: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Omów dodatkowe potrzeby sprzętowe ze swoim RSM | |
| W przypadku wydarzeń V5RC/VAIRC/VURC potwierdź, że posiadasz kontrolery terenowe VEXnet lub inteligentne kontrolery terenowe zarówno dla pól zawodów, jak i pól umiejętności robotów (nie są wymagane w przypadku VIQRC). | |
| Zamów trofea, tabliczki na trofea i banery | |
| Zorganizuj zabezpieczenie narzędzi do pomiaru rozmiarów inspekcji | |
RobotEvents.com |
|
|
Przejrzyj listę wydarzeń na Robotevents.com ze swoim RSM, potwierdź poprawność szczegółów |
|
| Wolontariusze | |
| Zaproś na wydarzenie wyjątkowych gości i sponsorów | |
| Rekrutuj kluczowych wolontariuszy i udostępniaj zasobów dla wolontariuszy i szkolenia certyfikaty: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Rozpocznij rekrutację dodatkowych wolontariuszy i udostępnij zasoby wolontariackie; zapoznaj się z Przewodnikiem po zatrudnianiu wolontariuszy , aby uzyskać listę potrzebnych wolontariuszy i dowiedzieć się, gdzie znaleźć zasoby szkoleniowe | |
| Zamów koszulki dla wolontariuszy (opcjonalnie) | |
Dodatkowe elementy |
|
Miesiąc przed wydarzeniem
Wydarzenie |
|
| Skontaktuj się ze swoim RSM i omów wszelkie wątpliwości lub pytania dotyczące wydarzenia | |
| Aktualizuj/potwierdź swój plan działania, aby poprowadzić zespoły i wolontariuszy przez cały dzień wydarzenia | |
| Zarezerwuj radia dwukierunkowe lub ustal inną metodę komunikacji personelu w dniu wydarzenia | |
| Utwórz plan bezpieczeństwa i udostępnij go lokalnym służbom ratowniczym i/lub służbom ochrony. | |
| Koordynowanie usług sprzątania w dniu wydarzenia w celu utrzymania czystości i odpowiedniego zaopatrzenia w artykuły papiernicze | |
| Jeśli odtwarzasz muzykę, stwórz playlistę odpowiednią dla osób w każdym wieku i upewnij się, że posiadasz odpowiednie licencje na odtwarzanie wybranej muzyki. | |
| Zorganizuj fotografię eventową | |
| Promuj swoje wydarzenie i rozsyłaj komunikaty prasowe | |
Wolontariusze |
|
| Kontynuuj rekrutację wolontariuszy | |
| Upewnij się, że Twój Główny Sędzia i Doradca Sędziowski ukończyli certyfikatów wolontariackich | |
| Dodaj swojego głównego sędziego i doradcę sędziowskiego do listy wydarzeń RE | |
| Zachęcaj sędziów punktowych do przeczytania instrukcji gry i ukończenia certyfikacji sędziego głównego (opcjonalnie) | |
| Zachęcaj sędziów do przeczytania Przewodnika po ocenianiu i wypełnienia certyfikatu (opcjonalnie) | |
Sprzęt |
|
| Złóż elementy pola/obiekty gry | |
| Potwierdź trofea | |
| Potwierdź cały potrzebny sprzęt (w tym boiska, elementy boiska, elektronikę, komputery, projektory, system nagłośnieniowy) | |
Dodatkowe elementy |
|
Jeden do dwóch tygodni przed wydarzeniem
Wydarzenie |
|
| Skontaktuj się ze swoim RSM i omów wszelkie wątpliwości lub pytania dotyczące wydarzenia | |
| Potwierdź wszystkie szczegóły dotyczące miejsca wydarzenia z koordynatorem miejsca wydarzenia | |
| Określ kontakt alarmowy dla placówki na wypadek awarii lub nieporozumienia | |
| Potwierdź szczegóły stoiska koncesyjnego | |
Wolontariusze |
|
| Zamów jedzenie i napoje dla wolontariuszy na miejscu zdarzenia i w dniu wydarzenia (wolontariusze, o których dobrze się dba, lubią być wolontariuszami ponownie) | |
| Wyślij szczegóły wydarzenia wolontariuszom | |
| Potwierdź, że wolontariusze zapoznali się z dokumentami szkoleniowymi wymaganymi do pełnienia przez nich roli | |
| Utwórz identyfikatory dla wolontariuszy | |
| Jeśli zamówiono koszulki dla wolontariuszy, potwierdź dostawę i/lub zorganizuj koszulki | |
Administracja |
|
| Wyślij e-mailem do zarejestrowanych zespołów informacje o ostatecznych szczegółach wydarzenia i wszelkie instrukcje na ostatnią chwilę | |
| Zakup i organizacja materiałów: | |
|
|
|
|
|
|
| Utwórz pakiety powitalne dla każdego zespołu zawierające istotne informacje na temat programu i procedury wydarzenia. | |
| Wydrukuj i zrób kopie materiałów oceniających; można je znaleźć w Przewodniku po ocenianiu | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Wydrukuj i zrób kopie następujących dokumentów dotyczących wydarzenia; można je znaleźć w bibliotece REC – skontaktuj się ze swoim RSM, jeśli potrzebujesz pomocy w ich znalezieniu | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Utwórz i skopiuj następujące elementy: | |
|
|
|
|
|
|
Sprzęt |
|
| Potwierdź wyposażenie, w tym pola, elementy pola, elektronikę, komputery, projektory, system nagłośnieniowy | |
| Zbierz trofea | |
RobotEvents.com/TM |
|
|
Upewnij się, że wszystkie opłaty rejestracyjne na wydarzenie zostały uiszczone, sprawdzając raport rejestracji zespołu na RobotEvents.com i skontaktuj się z zespołami, które nie zapłaciły |
|
| Utwórz „fikcyjne” wydarzenie w TM, aby przećwiczyć korzystanie z oprogramowania i sfinalizować harmonogram wydarzeń (Uwaga: nie używaj kodów TM lub RE do fikcyjnych wydarzeń; skontaktuj się ze swoim RSM, aby uzyskać pomoc w tym ważnym kroku) | |
| W razie potrzeby: Aktualizuj TM w razie potrzeby na laptopach i/lub Raspberry Pi | |
Dodatkowe elementy |
|
Dzień przed wydarzeniem
Przygotowanie miejsca |
|
| Strefy dla zespołów ze stołami, krzesłami i znakami | |
|
|
|
Stanowisko odprawy z ulotkami programu, listami rejestracyjnymi zespołów i wolontariuszy, długopisami, pojemnikami na notatki inżynierskie |
|
| Stacje ładowania lub zasilanie każdego stołu serwisowego | |
| Obszar kontroli: puste listy kontrolne kontroli, długopisy, narzędzia do kalibracji | |
| Tabele kolejkowe (zwykle jedna na pole) | |
| Pokój sędziowski z materiałami do oceny | |
| Stoisko z przekąskami: artykuły do sprzedaży i gotówka za wydanie reszty | |
| Upewnij się, że wszystkie kable są bezpiecznie zamocowane i poprowadzone poza obszarami o dużym natężeniu ruchu. Zabezpiecz kable taśmą klejącą – taśma klejąca lub taśma zapaśnicza świetnie się do tego nadaje, ponieważ nie przykleja się do podłogi. | |
| Umieść znaki, taśmy i/lub słupki, aby zapewnić bezpieczny i sprawny przepływ uczestników. | |
| Upewnij się, że trofea są przygotowane i wyeksponowane w miejscu wydarzenia oraz że są dostępne opcjonalne certyfikaty uczestnictwa lub uznania do rozdania. | |
Wolontariusze |
|
| Upewnij się, że wolontariusze mają dostęp do materiałów, takich jak podkładki i długopisy dla sędziów, zakreślacze i podkładki dla obsługi kolejki oraz długopisy i notatniki, jeśli są potrzebne dla sędziów. | |
| Przygotuj miejsce do odpoczynku dla wolontariuszy, w tym przekąski i wodę | |
Sprzęt/TM |
|
| Stwórz zawody, umiejętności robotów i pola treningowe | |
| Przygotuj tabelę(y) punktacji dla komputera(ów) punktacji, drukarki, projektora, ekranu i systemu nagłośnieniowego | |
| Przetestuj cały sprzęt, aby upewnić się, że działa prawidłowo z TM | |
| Wydrukuj stronę testową na drukarce punktowej, aby upewnić się, że sterownik drukarki został prawidłowo zainstalowany | |
| Upewnij się, że masz papier do drukarki i dodatkowy wkład z tonerem | |
| Przetestuj głośniki, aby upewnić się, że dźwięki są prawidłowo odtwarzane przez system nagłośnieniowy lub inne głośniki podłączone do głównego komputera TM. | |
| Przetestuj wszystkie wyświetlacze, sieć bezprzewodową i urządzenia mobilne do oceniania | |
| Użyj TM, aby przetestować łączność między komputerem punktowym a boiskami V5RC, aby zapewnić odpowiednią kontrolę kierowcy i funkcje autonomiczne (nie są wymagane w przypadku VIQRC) | |
| Sprawdź, czy pola są skonfigurowane prawidłowo, zgodnie z podręcznikiem gry | |
| W razie potrzeby sprawdź, czy elementy pola są przymocowane do pola | |
| Miej pod ręką zapasowe obiekty gry | |
RobotEvents.com/TM |
|
| Upewnij się, że wszystkie opłaty rejestracyjne na wydarzenie zostały uiszczone, sprawdzając raport rejestracji zespołu na RobotEvents.com | |
| Skonfiguruj wydarzenie w TM, używając kodu TM i RE znalezionego na RobotEvent.com | |
| Wydrukuj znaki na boisku i w boksach z Tournament Manager (w zakładce raporty) | |
| Wydrukuj listy drużyn z Menedżera Turnieju (w zakładce Raporty) do tabeli meldunkowej i doradcy sędziego | |
Dodatkowe elementy |
|
Dzień wydarzenia
Przed rozpoczęciem wydarzenia |
|
| Deleguj wiele zadań kluczowym wolontariuszom, będziesz zajęty i będziesz potrzebować pomocy | |
|
Odblokuj drzwi i włącz światła oraz ogrzewanie/klimatyzację; plan, aby temperatura w pomieszczeniu zmieniała się w miarę zapełniania się uczestników |
|
|
Otwórz wszystkie toalety i upewnij się, że są one w pełni wyposażone w mydło i papier toaletowy. |
|
|
Upewnij się, że wszystkie miejsca parkingowe są dostępne i że oznakowanie kieruje uczestników do miejsca odprawy na wydarzeniu. |
|
|
Umieść wszystkie banery i oznakowania wydarzenia, aby wskazać uczestnikom właściwe miejsca wydarzenia. |
|
|
Przygotuj przekąski i napoje dla wolontariuszy, aby zapewnić im energię na cały dzień |
|
|
Upewnij się, że dostępne są miejsca siedzące |
|
|
Sprawdź, czy pola gry są prawidłowo skonfigurowane |
|
|
Przetestuj cały sprzęt audiowizualny, taki jak projektor(y), ekrany, wyświetlacze i dźwięki Tournament Managera oraz system nagłośnienia, aby upewnić się, że działają prawidłowo. |
|
|
V5RC — Przetestuj elementy sterujące w terenie, aby upewnić się, że działają prawidłowo |
|
|
Rozdaj radia dwukierunkowe, jeśli są używane, lub wymień się numerami telefonów komórkowych pomiędzy kluczowymi wolontariuszami |
|
Kiedy przybywają zespoły i wolontariusze |
|
|
Przywitaj swoich wolontariuszy i zespoły! Upewnij się, że zostaną ciepło przyjęci i skierowani do miejsc odprawy i spotkań szkoleniowych. Udzielanie wsparcia przy zajętych stołach odprawy |
|
|
Powitaj specjalnych gości, sponsorów i przedstawicieli mediów. Podziel się swoim planem na dzień wydarzenia i przekaż go wolontariuszom, którzy mogą podzielić się szczegółami na temat programu i uczestników. |
|
|
Udostępnij harmonogram wydarzenia kluczowym wolontariuszom |
|
|
Udostępnij prezenterom powitanie i/lub ogłoszeń o spotkaniach wydarzeń |
|
|
Podziel się swoim planem bezpieczeństwa z kluczowymi wolontariuszami |
|
|
Poproś doświadczone zespoły o sprawdzenie pól gry, aby upewnić się, że są one prawidłowo przygotowane |
|
|
Zbieraj notatki inżynieryjne podczas odprawy lub inspekcji i upewnij się, że każdy notatnik ma łatwy do znalezienia numer zespołu |
|
|
Upewnij się, że wszystkie uczestniczące zespoły są zarejestrowane i uiściły opłaty rejestracyjne. |
|
Przed rozpoczęciem meczów robotów i oceniania |
|
|
Sprawdź w biurze rejestracji drużyn, czy wszystkie drużyny się zameldowały; spróbuj skontaktować się z drużynami, które się nie zameldowały |
|
|
Użyj funkcji Team Check-In w Tournament Manager, aby wskazać drużyny, które się zameldowały |
|
|
Po ustaleniu harmonogramu i listy uczestniczących drużyn, w razie potrzeby można ponownie wygenerować harmonogram meczów w Menedżerze Turnieju |
|
|
Sprawdź, czy koordynator ds. wolontariatu dokonuje niezbędnych korekt w przypadku nieobecności uczestników |
|
|
Upewnij się, że główni wolontariusze koordynują wszelkie zaplanowane spotkania szkoleniowe dla wolontariuszy |
|
|
Upewnij się, że wszystkie zespoły przeszły lub są przygotowane do przejścia kontroli robota; poproś zespoły z dużym doświadczeniem, aby wsparły wysiłki innych uczestniczących zespołów w celu przejścia kontroli |
|
|
Wydrukuj kopię Arkuszy Spikera dla Konferansjera z TM Reports |
|
|
Wydrukuj listy meczów z raportów TM do rozdystrybuowania wśród każdej drużyny, personelu ustawiającego się w kolejce, sędziów prowadzących wyniki/głównych sędziów, zespołów sędziowskich i kluczowych wolontariuszy |
|
|
Przeprowadź spotkanie dotyczące wydarzenia przed rozpoczęciem meczów robotów; wykorzystaj tematy opisane w Ogłoszeniach dotyczących spotkań dotyczących wydarzenia |
|
Podczas wydarzenia |
|
|
Upewnij się, że przekąski i napoje są dostępne dla wszystkich wolontariuszy, a wolontariusze pracujący cały dzień mają zapewniony lunch; bądź wrażliwy na ograniczenia dietetyczne wolontariuszy i przestrzegaj zasad dotyczących jedzenia i picia obowiązujących w obiekcie. |
|
|
Przejdź się, aby proaktywnie rozwiązać wszelkie problemy, odpowiedzieć na pytania i zapewnić wsparcie |
|
|
Upewnij się, że pojemniki na śmieci są opróżniane, a toalety są czyste i dobrze wyposażone. |
|
|
Poproś operatora TM o okresowe zapisywanie kopii pliku zdarzenia na dysku flash USB |
|
|
Sprawdź u doradcy sędziego, czy czynności sędziowskie przebiegają zgodnie z harmonogramem; w razie potrzeby podawaj aktualne rankingi meczów i umiejętności (zobacz przewodnik sędziego). |
|
|
Po zakończeniu oceniania odbierz listę zwycięzców nagród od doradcy sędziego |
|
|
Zwróć zeszyty inżynierskie zespołom po zakończeniu ocen przez zespół sędziowski |
|
|
Poproś operatora TM o wprowadzenie zwycięzców nagród przyznanych przez sędziów oraz zwycięzców wypełnianych automatycznie w TM po zakończeniu meczów finałowych/eliminacyjnych |
|
|
Zachęcaj wszystkie zespoły, wolontariuszy i sponsorów do udziału w ceremonii wręczenia nagród, która jest okazją do świętowania osiągnięć wszystkich zespołów i stanowi uznanie dla nagród przyznawanych na podstawie oceny i wyników. |
|
|
Wydrukuj raporty ze scenariuszy ceremonii wręczenia nagród znajdujące się w TM Reports; opracuj slajdy prezentacji na ceremonię wręczenia nagród w zakładce TM Slides |
|
|
Podziękuj swoim wolontariuszom, trenerom, mentorom, rodzicom i sponsorom za ich nieocenione wsparcie |
|
Po wydarzeniu |
|
|
Sprawdź, czy zwycięzcy nagród i wyniki meczów zostały wprowadzone do TM |
|
|
Utwórz kopię zapasową pliku TM na dysku flash USB |
|
|
Prześlij i zakończ wszystkie wyniki TM na RobotEvents.com; cwszystkie swoje RSM, jeśli wystąpią jakiekolwiek błędy podczas przesyłania wyników |
|
|
Zdejmij cały sprzęt i materiały w celu bezpiecznego przechowywania i posprzątaj miejsce, jeśli to konieczne |
|
|
Zachowaj wszystkie istotne materiały konkursowe do momentu pomyślnego przesłania wszystkich wyników. |
|
|
Upewnij się, że doradca sędziowski zebrał poufne materiały dotyczące oceny i je zniszczy |
|
|
Ustal plan i miejsce, w którym uczestnicy będą mogli odebrać znalezione i zgubione rzeczy |
|
|
Wyślij wiadomość z podziękowaniami dla swoich wolontariuszy |
|
|
Podziel się zdjęciami i/lub wiadomościami z wydarzenia z mediami i swoją społecznością |
|
|
Skontaktuj się z zespołami i poproś o opinię na temat ich doświadczeń na Twoim wydarzeniu |
|
|
Skontaktuj się ze swoim RSM i podziel się wynikami wydarzenia |
|
|
Świętuj swoje osiągnięcia! |
|