Wstęp
Dla wielu drużyn celem sezonu jest zakwalifikowanie się do Mistrzostw Regionu Eventowego. Dla zdecydowanej większości startujących drużyn jest to ostatnia impreza w sezonie. Partner wydarzenia powinien zrobić wszystko, co w jego mocy, aby zapewnić uczestnikom tego wydarzenia wyjątkowe przeżycie. Będzie to pierwszy krok w zapewnieniu zespołom wspaniałego doświadczenia i wydarzenia. Partner Wydarzenia Mistrzostw Regionu Wydarzenia powinien rozważyć utworzenie Rady Doradczej, z którą konsultowano się w miesiącach poprzedzających wydarzenie oraz w celach planowania.
Logistyka wydarzeń i szczegóły
Planowanie wysokiej jakości Mistrzostw Regionu Eventowego zajmuje wiele miesięcy, a w niektórych przypadkach nawet rok. Partnerzy wydarzeń Event Region Championship powinni mieć wieloletnie doświadczenie w organizowaniu wydarzeń i powinni organizować wydarzenia w bieżącym sezonie, aby zapewnić zrozumienie gry. Poniżej znajduje się ogólna lista pomysłów, o których należy pamiętać przed, w trakcie i po wydarzeniu:
Przed wydarzeniem
- Wybierz datę wydarzenia i lokalizację/miejsce
- Jednodniowe lub wielodniowe
- Jakie będą wrażenia z odprawy?
- Ile czasu zajmie zespołom uzyskanie pozytywnego doświadczenia z inspekcji?
- Czasy cyklu
- Ile pól potrzebujesz?
- Ćwiczyć
- Umiejętności
- Konkurs
- Rozpocznij rekrutację wartościowych kluczowych wolontariuszy
Podczas Wydarzenia
- Ogólne wrażenia z wydarzenia pod względem jakościowym i technicznym
- Zameldowanie to Twoja pierwsza szansa na wywarcie pozytywnego wrażenia na zespołach
- Przeglądy odbywają się terminowo i przebiegają sprawnie
- Pola treningowe są monitorowane, aby zapewnić ich współdzielenie między zespołami
- Umiejętności otwierają się na czas, a zespołom przypomina się o godzinie ich zamknięcia
- Wszystkie zespoły mają możliwość wykonania 3 prób kierowniczych i 3 prób autonomicznych
- Harmonogram i harmonogram wydarzeń są przestrzegane
- Kwalifikacje rozpoczynają się i kończą punktualnie
- Ocenianie kończy się po meczach kwalifikacyjnych
- Wybór sojuszu został zakończony
- Mecze finałowe są dla drużyn wartościowym doświadczeniem
- Nagrody
- Ogłaszane są właściwe zespoły
- Dokładnie sprawdź miejsca kwalifikacyjne do Mistrzostw Świata, zanim zostaną one ogłoszone
Ogłosić wydarzenie
- Komunikacja po wydarzeniu
- Dziękujemy zespołom za przybycie
- Ankieta dotycząca wydarzenia skierowana do zespołów i wolontariuszy
- Sprawozdanie z wydarzenia
- Co zadziałało
- Co nie zadziałało
- Szybki start na przyszły rok
Aby zapoznać się ze szczegółową listą kontrolną, skorzystaj z Listy kontrolnej planowania wydarzeń. Ta lista kontrolna zawiera informacje związane z wydarzeniami VIQRC, VRC i VEX U, więc nie wszystkie zadania będą miały zastosowanie do Twojego wydarzenia. Zdecydowanie zaleca się wykonanie zadań dla typu programu wydarzenia na sugerowanej osi czasu. Pomoże to w rozłożeniu zadań, dzięki czemu planowanie wydarzenia nie będzie przytłaczające i zapewni, że wszystko będzie gotowe na wydarzenie.
Zarządzanie wolontariatem
Kluczowi wolontariusze
Doświadczenia związane z wydarzeniem dla zespołów mogą być pozytywne lub negatywne, w zależności od jakości rekrutowanych Kluczowych Wolontariuszy. Rekrutacja kluczowych ochotników (sędziów głównych, dyrektorów naczelnych i doradców sędziowskich) powinna odbywać się w ciągu roku. Kluczowi wolontariusze powinni uczestniczyć we wszystkich wcześniejszych wydarzeniach organizowanych przez Partnera wydarzenia, aby cały zespół rozumiał, jak będzie przebiegać całe wydarzenie. Zapewni to również, że Kluczowi Wolontariusze będą czuli się komfortowo w roli, którą wybrali na Mistrzostwa Regionu Eventowego.
Doradca sędziowski
Certyfikowany doradca sędziowski musi mieć doświadczenie w tej samej roli podczas Mistrzostw Świata VEX, zawodów firmowych lub Mistrzostw Regionu zawodów w bieżącym lub poprzednim sezonie lub mieć doświadczenie w tej roli podczas dwóch lub więcej zawodów kwalifikacyjnych w tym sezonie. Certyfikowany doradca sędziowski musi przeczytać i zgodzić się na przestrzeganie Przewodnika sędziowskiego i oficjalnych procesów oceniania Fundacji REC. Aby znaleźć dodatkowych sędziów, skontaktuj się z lokalnymi uniwersytetami i branżami w Twojej okolicy, aby pozyskać dodatkowych wolontariuszy-sędziów. Doświadczeni sędziowie-wolontariusze mogą współpracować z niedoświadczonymi sędziami, aby uzyskać wysokiej jakości doświadczenie. Na każde osiem drużyn powinna przypadać co najmniej jedna para sędziów. Konieczne jest, aby wszyscy sędziowie na Mistrzostwach Regionu Wydarzeń nie byli powiązani z żadnymi rywalizującymi zespołami, co wyeliminuje wszelkie postrzegane stronniczość. Dodatkowe informacje można znaleźć w dokumencie dotyczącym przygotowania i rekrutacji sędziów.
Emcees
Emcees nada ton Twojemu wydarzeniu. Powinni wykazywać się entuzjazmem i posiadać wiedzę na temat aktualnej gry. Pomogą utrzymać terminowość meczów i zapewnią kontrolę nad tłumem, gdy sprawy nie pójdą zgodnie z planem. Wyszukuj dobrych Emcees podczas wydarzeń odbywających się w ciągu roku i kontaktuj się z innymi Partnerami wydarzeń, aby uzyskać rekomendacje.
Sędziowie główni
Co najmniej 1 Certyfikowany Sędzia Główny musi mieć doświadczenie w tej samej roli na Mistrzostwach Świata VEX, Wydarzeniach Popisowych lub Mistrzostwach Regionu Wydarzeń w bieżącym lub poprzednim sezonie lub mieć doświadczenie w tej roli podczas 2 lub więcej kwalifikujących się wydarzeń w tym sezonie. Powinni być pewni swojej znajomości zarówno instrukcji gry, jak i Q&A. Potrafią sprawiedliwie rozstrzygać spory i szybko deeskalować spory.
Ochotnicy Generalni
Wolontariusze są kluczem do udanego wydarzenia i bezstresowego dnia dla Ciebie. To oni są sercem i duszą wydarzeń. Koniecznie traktuj swoich wolontariuszy jak rodzinę. Spraw, aby poczuli się wyjątkowo i będą wracać rok po roku. Dzięki temu będziesz mieć spójny i przeszkolony zespół wolontariuszy na swoich wydarzeniach. Więcej informacji na temat rekrutacji, szkolenia, opieki i doceniania wolontariuszy można znaleźć w naszej sekcji poświęconej wolontariatowi wydarzenie.
Doświadczenie zespołu
Mistrzostwa Regionu Eventu to przeżycie rywalizacji dla drużyn, ale także święto dla drużyn, które się zakwalifikowały. Uwzględnianie ogólnych wrażeń widzów, trenerów i uczniów znacznie przyczyni się do tego, że będzie to niezapomniane przeżycie. Uczestnicy powinni być podekscytowani, gdy tylko przekroczą próg. Nie wszystko trzeba zrobić na raz. Samo dodanie kilku akcentów każdego roku może naprawdę znacznie pomóc i podnieść poziom doświadczenia.
Obszary wykopów
- Weź pod uwagę rurę i zasłonę
- Zachęcaj do dekoracji dołu
- Wspieraj pozytywne interakcje pomiędzy zespołami
Ceremonie otwarcia i zamknięcia
- Kolorowe oświetlenie i diody LED
- Bezdymna wytwornica mgły
- Parada maszyn/zespołów
- Inscenizacja
- Zaangażowanie i emocje publiczności
- Prelegenci gościnni
Obszary zawodów
- Kolorowe oświetlenie i diody LED
- Podniesione pola
- Koszulki przeznaczone dla sędziów głównych i sędziów zapisowych
- Trofea z wydarzeń na wystawie
Budżet
Zorganizowanie Mistrzostw Regionu Wydarzenia będzie wymagało większego niż zwykle budżetu wydarzenia. Rozważać:
- Oferowanie możliwości sponsoringu dla przemysłu i przedsiębiorstw
- Ubieganie się o dotacje i czynsz do czasu, aż będzie można kupić