Przewodnik po wydarzeniach dla partnerów wydarzeń

• Wszystkie wydarzenia Signature Events muszą spełniać standardy zawarte w Zobowiązanie do doskonałości wydarzeń.
• Opisy wydarzeń sygnowanych muszą zawierać informację, że wydarzenie jest wydarzeniem sygnowanym przez REC Foundation i nie mogą zawierać informacji, które odnosiłyby się do tego, że jest to alternatywne wydarzenie w ramach mistrzostw krajowych lub światowych.
• Partner wydarzenia organizujący wydarzenie firmowe musi być gospodarzem oficjalnych zawodów VEX Robotics przez co najmniej 2 poprzednie sezony.
• W wydarzeniu musi wziąć udział minimalna liczba zespołów, które się zarejestrowały, zapłaciły i wzięły udział.
  • Zawody robotyki VEX U: 12
  • Zawody robotyki VEX V5 (szkoły średnie): 64
  • Zawody robotyki VEX V5 (szkoła średnia): 50
  • Konkurs robotyki VEX IQ: 50
• Każde wydarzenie musi być jednopoziomowe (nie mogą być łączone).
• Na wydarzenie obowiązują następujące limity rejestracji.
  • Nie więcej niż 50% zarejestrowanych drużyn może pochodzić z tego samego regionu.
  • W danym wydarzeniu może zarejestrować się nie więcej niż sześć (6) zespołów z jednej organizacji.
  • Organizatorzy Signature Events mogą podjąć decyzję o podniesieniu maksymalnego limitu pojemności dla danej organizacji i/lub regionu na 8 tygodni przed wydarzeniem.
  • Organizatorzy wydarzenia mogą ustalić, że minimalna pojemność Regionu Wydarzenia Gospodarza nie może przekroczyć 50%.
• Wydarzenie musi zapewnić wystarczająco dużo czasu na rozegranie meczów umiejętności przez wszystkie drużyny.
  • Mecze w ramach wyzwania umiejętności muszą być dostępne dla drużyn przez co najmniej 2 dni.
  • Zespołom należy dać możliwość rozegrania dokładnie trzech (3) meczów umiejętności jazdy i trzech (3) meczów umiejętności kodowania autonomicznego.
• Wydarzenie musi obejmowaćceremonie i spotkania.
  • Spotkanie organizacyjne, podczas którego Sędzia Główny i Partner Organizacyjny omawiają z uczestnikami kwestie logistyczne związane z wydarzeniem, w tym sposób ustawiania się w kolejce do meczów, zasady gry, a także przeprowadzają krótką sesję pytań&.
  • Ceremonia otwarcia, podczas której witane są drużyny, widzowie, wolontariusze i zaproszeni goście. 
  • Uroczystość wręczenia nagród kończąca wydarzenie. Niektóre nagrody mogą zostać wręczone przed meczem finałowym, natomiast nagroda za turniej lub za osiągnięcia w pracy zespołowej musi zostać przyznana po meczu finałowym.
  • Uwaga: Wszystkie pola umiejętności i ćwiczeń muszą być zamknięte podczas wszystkich spotkań i ceremonii wydarzenia.
• Każdemu zespołowi musi zostać umożliwiona ocena, która musi odbywać się zgodnie ze standardową procedurą opisaną w Przewodniku po ocenianiu.
• Informacje o wydarzeniu na stronie RobotEvents.com muszą zawierać jasną politykę zwrotów, która określa, co się stanie w poniższych okolicznościach.
  • Jeśli Partner Wydarzenia anuluje wydarzenie
  • Jeśli zespół zarejestruje się i zdecyduje się nie uczestniczyć
• W ogłoszeniu o wydarzeniu na stronie RobotEvents.com musi być podany wyraźny termin płatności. Jeśli drużyna nie dokona płatności w określonym terminie, zostanie przeniesiona na listę oczekujących.

Pola

• Wszystkie boiska do meczów kwalifikacyjnych i meczów finałowych muszą być podniesione nad podłogę na tę samą wysokość, wynoszącą od dziesięciu (10) do 24 cali.
  • Podnośniki terenowe muszą być wzmocnione, wystarczająco wytrzymałe, aby utrzymać ciężar osób (sędziów, studentów, resetujących teren itp.) bez przesuwania się lub przesuwania, a także muszą być wypoziomowane.
• Wszelkie efekty świetlne i inne efekty specjalne muszą być spójne na wszystkich polach rozgrywek i nie mogą zakłócać rozgrywki.
  • W przypadku ciemnych obiektów podczas rozgrywek na boiskach sportowych należy używać białego oświetlenia
• Wydarzenie musi zapewniać wystarczającą liczbę pól dla meczów kwalifikacyjnych, wyzwań umiejętności i obszarów treningowych; wszystkie pola dla danego typu meczu muszą używać tego samego typu obwodu zgodnie z Podręcznikiem gry.
  • Zawody robotyki VEX V5 / Zawody robotyki VEX U / Zaproszenie JROTC
    • Co najmniej 2 pola konkursowe na dywizję 
    • Co najmniejmeczów (8) kwalifikacyjnych na drużynę
    • Co najmniej jedno (1) pole umiejętności na każde 16 zespołów
    • Co najmniej jedno (1) boisko treningowe na 32 drużyny
    • W zawodach robotycznych VEX V5, zawodach robotycznych VEX U i wydarzeniach zaproszonych JROTC płytki antystatyczne będą używane w polach zawodów i umiejętności.
  • Konkurs robotyki VEX IQ
    • Co najmniej dwa (2) pola konkursowe na dywizję
    • Co najmniej osiem (8) meczów kwalifikacyjnych na drużynę
    • Co najmniej jedno (1) pole umiejętności na każde 15 zespołów
    • Co najmniej jedno (1) boisko treningowe na każde 25 drużyn

Personel wydarzenia

Kierownik Działu

• Kierownik dywizji nadzoruje pracę Menedżera Turnieju, działania terenowe i kolejkowanie w każdej dywizji.

Pracownicy terenowi

• W każdej dywizji muszą być co najmniej dwaj (2) certyfikowani sędziowie główni, którzy mają ostateczne prawo do wydawania wszelkich orzeczeń.
  • Co najmniej jeden certyfikowany sędzia główny musi mieć doświadczenie w pełnieniu tej samej roli na Mistrzostwach Świata VEX Robotics, Imprezie Signature lub Mistrzostwach Regionu Imprez w bieżącym lub poprzednim sezonie.
  • Najlepsza praktyka: Wyznacz 1 certyfikowanego sędziego na każdą dyscyplinę zawodów i 1 certyfikowanego głównego sędziego dywizji, który monitoruje wszystkie mecze.
• Na każde pole zawodów VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational Competition musi przypadać co najmniej dwóch (2) sędziów prowadzących punktację, a na każde pole zawodów VEX IQ Robotics Competition co najmniej jeden (1) sędzia prowadzący punktację.
  • Sędziowie prowadzący punktację są zobowiązani zapoznać się z instrukcją gry i poradnikiem sędziego przed wydarzeniem.
• Na każdym polu Robot Skills Challenge powinien być co najmniej jeden (1) sędzia punktowy.
• W każdej dywizji powinno być co najmniej dwóch (2) konferansjerów.
• Każda dywizja zawodów VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational powinna mieć grupę resetującą pole gry.
• Zdecydowanie zaleca się wyznaczenie technika terenowego dla każdego działu.

Osądzanie

• Musi być co najmniej jeden (1) certyfikowany doradca sędziowski
  • Co najmniej jeden certyfikowany doradca sędziowski musi mieć doświadczenie w tej samej roli na Mistrzostwach Świata VEX Robotics, Imprezie Signature lub Mistrzostwach Regionu Imprez w bieżącym lub poprzednim sezonie.
  • Każdy Certyfikowany Doradca Sędziowski zapoznał się z Przewodnikiem Sędziego oraz oficjalnymi procedurami oceniania Fundacji REC i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
• W wydarzeniu bierze udział co najmniej jedna (1) para sędziów na osiem (8) drużyn.

Ogólny

• Wyznaczono co najmniej jednego (1) głównego inspektora robotów, który powinien być głównym sędzią.
• Na dwanaście (12) zespołów przypada co najmniej jeden (1) inspektor robotów.
• Na każde pole Meczu Kwalifikacyjnego i Finałowego przypada co najmniej jeden (1) Uczestnik.
• Na ćwiczeniach terenowych obecny jest co najmniej jeden (1) opiekun.
• Na każde 24 zespoły przypada jeden (1) członek personelu.

Obszary dołów

Każdemu zespołowi biorącemu udział w zawodach zapewniona jest odpowiednia przestrzeń i zasoby w strefie pit-stopu.

• Każdy stół/kabina ma dostęp do własnego źródła zasilania.
• Preferowane są kabiny o wymiarach 8' x 8' wyposażone w rury i zasłony; jeśli jednak nie ma miejsca, można zastosować kabiny zastępcze:
  • Każdy zespół biorący udział w konkursie robotyki VEX V5 ma stół o długości co najmniej sześciu (6) stóp.
    • Zaleca się, aby przy każdym stole znajdowały się co najmniej dwa (2) krzesła.
  • Każdy zespół biorący udział w konkursie robotyki VEX IQ ma stół o długości nie mniejszej niż cztery (4) stopy. Może to być stół o długości ośmiu (8) stóp, dzielony przez dwa zespoły.
  • Każdy zespół biorący udział w konkursie robotyki VEX U ma albo stół o długości nie mniejszej niż osiem (8) stóp, albo dwa (2) stoły o długości nie mniejszej niż sześć (6) stóp każdy.
  • Każdy zespół musi mieć do dyspozycji przestrzeń o powierzchni co najmniej 50 stóp kwadratowych.

Komunikacja

• Wydarzenie będzie transmitowane na żywo na kanale VEX Via.
• Zdecydowanie preferujemy transmisję wydarzenia na żywo.
  • Jeśli muzyka jest odtwarzana podczas transmisji strumieniowej na żywo, obowiązkiem Partnera Wydarzenia jest zapewnienie odpowiednich licencji i zapewnienie, że nie zostaną naruszone żadne prawa autorskie.
• W obiekcie zastosowano czysty, słyszalny system nagłaśniający.
• Podczas meczów kwalifikacyjnych i finałowych na boiskach rozgrywanych na boisku będzie nałożony obraz z kamer.
• Wszystkie niestandardowe materiały graficzne (logo wydarzeń, odzież, grafika wystawowa itp.) muszą zostać przesłane i zatwierdzone przez działy marketingu REC Foundation i VEX Robotics przed drukowaniem.
• Wydarzenie musi być wyraźnie oznakowane logotypami RECF Signature Event na wyświetlaczach elektronicznych i drukowanych.
• Przygotowania i dekoracje do wydarzenia zostaną ukończone przed planowanym zameldowaniem się drużyny, łącznie z odpowiednim przygotowaniem boisk do meczów.
• Wydarzenie wykorzystuje odpowiednie wyświetlacze w Tournament Manager.
• Na każdym boisku konkursowym znajduje się monitor kolejki.
• Wyświetlacze stanowisk do gry są widoczne na terenie całego obiektu.
• Jeśli Fundacja REC pozyska sponsora, który udzieli wsparcia wydarzeniu, Partner Wydarzenia będzie postępował zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dostarczania materiałów, gdy będzie to możliwe.
• Zezwól oficjalnym sponsorom/partnerom Fundacji REC na ustawienie stoiska i/lub wystawę na dowolnym wydarzeniu. Wniosek należy złożyć co najmniej 30 dni przed wydarzeniem do Regionalnego Kierownika Wsparcia, który ułatwi przeprowadzenie wprowadzenia. Sponsor/partner musi przestrzegać regulaminu obiektu.

Nagrody

• Każda nagroda kwalifikująca do Mistrzostw Świata Robotyki VEX musi być przyznana w formie baneru, oprócz trofeum.
  • W przypadku nagród za doskonałość i mistrzów turnieju/pracy zespołowej w ramach wydarzeń Signature Events należy używać oficjalnych banerów z nagrodami.
    • Istnieje możliwość stworzenia i wręczenia dodatkowych niestandardowych banerów z nagrodami, jeśli projekt graficzny zostanie zatwierdzony przez RECF i VEX Marketing.
• W przypadku wiszących obrzeży boiska logo/nazwa marki VEX Robotics nie mogą być zakryte na polach zawodów.
• Podczas każdego konkursu VEX V5 Robotics Competition, JROTC Invitational i wydarzenia VEX IQ Robotics Competition Signature Event muszą zostać przyznane co najmniej następujące nagrody:
  • Nagroda za doskonałość
  • Praca zespołowa/Mistrzowie turnieju
  • Nagroda za wzornictwo
  • Mistrz umiejętności robota
  • Nagroda Innowacyjna
  • Nagroda „Myśl”
  • Nagroda Amaze
  • Nagroda za zbudowanie
  • Utwórz nagrodę
  • Nagroda Sędziów
  • Nagroda za ducha sportowego
• Wydarzenia firmowe konkursu robotyki VEX U muszą zapewnić co najmniej:
  • Doskonałość
  • Mistrzowie Turnieju
  • Nagroda za wzornictwo
  • Mistrz umiejętności robota
  • Nagroda Sędziów
  • Nagroda Innowacyjna
  • Nagroda za ducha sportowego

Harmonogram wydania wydarzenia Signature Event 2025-2026

Począwszy od sezonu 2025-2026 Fundacja REC będzie pobierać opłatę 10 USD zamiast 5 USD za rejestrację zespołu we wszystkich wydarzeniach Signature Events. Ma to na celu pomoc w pokryciu kosztów podróży pracowników Fundacji REC w celu wsparcia tych większych wydarzeń.

Kwalifikacje do Mistrzostw Świata Robotyki VEX

Wydarzenie Signature Event musi odbyć się osobiście i odbyć się pomiędzy 1 sierpnia 2025 r. a 22 lutego 2026 r. Zawody robotyczne VEX V5 Robotics Competition i VEX IQ Robotics Competition Signature Events zostaną nagrodzone trzema (3) miejscami w Mistrzostwach Świata VEX Robotics: jedno (1) zostanie przyznane zwycięzcy nagrody Excellence Award, a dwa (2) miejsca zostaną przyznane Mistrzom Turnieju lub Mistrzom Pracy Zespołowej. W ramach wydarzeń firmowych VEX U Robotics Competition odbędą się dwa (2) spotkania VEX Robotics World Championship: jedno (1) przyznawane jest zwycięzcy nagrody Excellence Award, a jedno (1) przyznawane jest zwycięzcy turnieju. 

• Wydarzenia Signature Events muszą być otwarte dla wszystkich zespołów i nie posiadać wymogu kwalifikacyjnego, a także muszą być otwarte dla każdego zespołu, który może się w nich zarejestrować.
  • Jedynym wyjątkiem od tej reguły są imprezy zaproszeniowe JROTC.
• Wydarzenia Signature Events mogą kwalifikować drużyny wyłącznie do Mistrzostw Świata VEX Robotics i nie mogą kwalifikować drużyn do Mistrzostw Regionalnych Wydarzeń.
• Specjalny system Signature Event Early Bird będzie aktywny na wszystkich wydarzeniach, aby zagwarantować równy dostęp wszystkim zespołom.
• Wydarzenia Signature muszą spełniać wszystkie wymagania wymienione w tym dokumencie.
• Uwaga: Fundacja Robotics Education & Competition (REC) może od czasu do czasu zrobić wyjątek od jednego z tych kryteriów, aby lepiej wspierać rozwijający się stan/prowincję/region/kraj; aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z regionalnym menedżerem ds. wsparcia tutaj.

Notatki

• Jeżeli co najmniej 14 dni przed wydarzeniem nie zostaną spełnione minimalne wymagania dotyczące rejestracji drużyny i udziału w zawodach, liczba miejsc w Mistrzostwach Świata VEX Robotics zostanie skorygowana do jednego (1) lub zera (0).
• Proces podwójnej kwalifikacji z Signature Events można znaleźć w dokumencie Kryteria kwalifikacji.

Rejestracja na wydarzenie Signature

• Wszystkie wydarzenia REC Foundation Signature Events będą odbywać się zgodnie z harmonogramem publikacji podanym w sekcji Zgłoszenia.
• Wszystkie wydarzenia Signature będą miały specjalną rejestrację Early Bird, która będzie niezależna od wszystkich lokalnych/regionalnychsystemów Early Bird.
  • Każdy zespół rozpoczyna sezon z trzema (3) możliwościami rejestracji w okresie Signature Event Early-Bird.
    • Za każdym razem, gdy zespół zarejestruje się na wydarzenie Signature Event, niezależnie od tego, czy odbywa się to w okresie Signature Event Early-Bird, czy w okresie Standard, odbierana jest jedna okazja.
    • Możliwość wcześniejszej rejestracji Signature Event Early-Bird) nie zostaje utracona, jeśli drużyna zarejestruje się na turniej organizowany przez jej szkołę lub organizację (w przypadku, gdy trener drużyny jest partnerem wydarzenia).
  • Rejestracja wczesna na wydarzenie Signature Event Early Birdn rozpocznie się 16 tygodni przed wydarzeniem o godzinie 12:00 czasu wschodniego.
    • Uwaga: W przypadku wydarzeń w sierpniu i wrześniu zasady te mogą ulec zmianie.
  • Standardowa rejestracja rozpocznie się 14 tygodni przed wydarzeniem o godzinie 12:00 czasu wschodniego.
  • Partner wydarzenia może zarejestrować własne zespoły na wydarzenie Signature Event podczas rejestracji Early Bird na wydarzenie Signature Event, niezależnie od tego, na ile innych wydarzeń Signature Event jest już zarejestrowany. 
    • Partner wydarzenia musi być głównym trenerem drużyn, które rejestruje.
• Zamiana drużyn nie jest dozwolona w ciągu 4 tygodni od wydarzenia.
• Jeśli potrzebna jest dodatkowa pojemność, ponieważ zespół został przeniesiony na listę oczekujących lub Partner wydarzenia chce zwiększyć pojemność, Partner wydarzenia musi współpracować z Regionalnym Menedżerem Wsparcia i/lub Dyrektorem.Regionalnych – Zaangażowanie w Wydarzenie w tym procesie.
  • Zaleca się, aby Partner Wydarzenia, który chce dodać zespół z listy oczekujących, najpierw skontaktował się z Głównym Trenerem zespołu, aby upewnić się, czy zespół jest dostępny, chce wziąć udział i nie jest zarejestrowany na inne wydarzenie odbywające się w tym samym dniu lub dniach.

Proces składania wniosków o wydarzenie Signature

Aby złożyć wniosek o organizację wydarzenia Signature Event fundacji REC Foundation, partner wydarzenia powinien zapoznać się z wymaganiami wymienionymi poniżej, a następnie przejść na stronę Signature Event Application Process , aby rozpocząć. Należy pamiętać o dwóch terminach.

• Nowe koncepcje wydarzeń Signature Event:
  • Termin składania wstępnej propozycji wydarzenia z podpisem upływa 31 stycznia 2025 r.
  • Jeśli wstępna propozycja zostanie zatwierdzona, zostanie wysłany ostateczny wniosek i kalendarz planowania.
• Nowe i istniejące koncepcje wydarzeń Signature Event:
  • Termin składania wniosków końcowych na sezon 2025-2026 upływa 31 marca 2025 r.
  • Wniosek końcowy musi zawierać szczegółowy budżet i schemat rozplanowania wydarzenia.

Wybrane wydarzenia firmowe zostaną ogłoszone w trakcie lub po zakończeniu Mistrzostw Świata Robotyki VEX 2025. Począwszy od sezonu 2025-2026 Fundacja REC będzie pobierać opłatę 10 USD zamiast 5 USD za rejestrację zespołu we wszystkich wydarzeniach Signature Events. Ma to na celu pokrycie kosztów podróży pracowników Fundacji REC i wsparcie organizacji większych wydarzeń.

Jeśli masz pytania dotyczące Signature Events, skontaktuj się Caudillem, Dyrektorem ds. Operacji Regionalnych ds. Zaangażowania w Wydarzenia lub Regionalnym Menedżerem Wsparcia. 

Najlepsze praktyki

Jeśli rozważasz zorganizowanie wydarzenia Signature Event po raz pierwszy:

• Utwórz zespół planistyczny.
• Weź udział w innym wydarzeniu Signature Event i obserwuj Partnera Wydarzenia.
• Odwiedź wybrane miejsce kilka razy, aby zaplanować, jak można zorganizować wydarzenie.
• Najpierw przetestuj pomysł na wydarzenie na mniejszą skalę i/lub w innym miejscu, zanim zdecydujesz się na jego realizację w ramach wydarzenia firmowego.