Lista de verificação de planejamento de eventos

Revisão Tornar-se um parceiro de eventos na Biblioteca REC

• Discuta as necessidades de eventos na sua região

• Discuta os recursos necessários (pessoal, equipamento, local)

Reveja a secção Planeamento de Eventos na Biblioteca REC

• Reveja o Guia para Julgar

• Determine os Prémios Julgados que irá distribuir no seu evento - consulte o seu RSM

• Tabela de pontuação, campos de competição, campos de habilidade e tabelas de filas

• Ecrãs e/ou projetores para cronómetros de campo e Audience Display

• Áreas de poço e campos de prática

• Mesa de check-in e estações de inspeção

• Sala de deliberação dos juízes

• Sala de hospitalidade voluntária

• Stands de concessão e lugares acessíveis para o público

• Escoras/corda para controlar o acesso, conforme necessário

• Métodos para controlar o tráfego de e para os campos, conforme apropriado

Evento

Equipamento

• Computador portátil ou de secretária com software TM; podem ser necessários computadores adicionais para eventos maiores

• Comutador de porta Ethernet

• Router sem fio

• Impressora para utilizar na mesa de pontuação, juntamente com um cabo conector, toner extra e papel

• Projetor e/ou tela para exibição do público; podem ser necessários displays adicionais para eventos maiores

• Portáteis ou Raspberry Pis para monitores

• Sistema de áudio para anúncios e reprodução de sons da partida (ligado ao computador principal do TM)

• Dispositivos móveis para pontuação

RobotEvents.

Reveja a listagem de eventos em Robotevents.com com o seu RSM, confirme se os detalhes estão corretos

• Conselheiro Juiz Certificado

• Árbitro Chefe Certificado

• MC

• Coordenador de Voluntários

• Coordenador de Concessões

Itens adicionais

Evento

Voluntários

Equipamento

Itens Adicionais

Evento

Voluntários

Administração

• Canetas, notas autocolantes, marcadores, papel, agrafador, tesoura, pranchetas e fita-cola

• Gaffers/Wrestling Tape é uma ótima opção para paredes e pavimentos, pois não deixa resíduos

• Se utilizar um microfone sem fios, compre baterias extra

• Descrições de prêmios – 1 cópia

• Folha de assinatura do juiz – 1 cópia

• Nota de Campo Voluntária para Juízes – várias cópias

• Nota do Juiz para as equipes que faltaram – 1 para cada 10 equipes

• Nota de campo para os juízes – 1 cópia para cada 10 equipes

• Rubrica do Caderno de Engenharia e Rubrica da Entrevista em Equipe – 1 por equipe

• Notas de Entrevista da Equipa – 1 por Juiz

• Folha de classificação inicial dos candidatos ao prémio – 1 por juiz

• Folha de classificação dos nomeados para o prémio final – 1 exemplar

• Dicas para entrevistas e perguntas de exemplo – 1 por juiz

• Código de Conduta – 1 cópia

• Política Centrada no Aluno – 1 cópia

• Manual de Jogo Versão Atual – 1 cópia para o Árbitro Principal

• Manual do jogo Seção(ões) de habilidades do robô – 1 cópia para a área de habilidades do robô

• Planilhas de pontuação – se estiver usando tablets para pontuar, você só precisa imprimir algumas para o caso de problemas de conectividade; se estiver usando pontuação em papel, você precisará imprimir o suficiente para todas as partidas, incluindo Finais/Eliminatórias e partidas de Habilidades de Robôs

• Modelo de placa de robô para equipas sem placa oficial – 1 cópia

• Anúncios de Reuniões de Eventos – 1 cópia

• Registo de anomalias do árbitro principal (relatório no software TM) – 1 cópia

• Folha de inspeção do robô – 1 por equipe se estiver usando formulários físicos, alguns em caso de problemas se estiver fazendo inspeções digitais

• Diagrama de redefinição de campo – 1-2 cópias por campo

• Sinalização de eventos

• Avisos de fotografia e gravação (se aplicável)

• Lista de voluntários registrados, com números de celular (1 ou mais cópias)

Equipamento

RobotEvents.com/TM

Certifique-se de que todas as taxas de inscrição do evento sejam pagas, revisando o relatório de inscrição da equipe em RobotEvents.com e faça o acompanhamento com as equipes que não pagaram

Itens adicionais

Configuração do local

• Rotule as mesas ou espaços das boxes da equipa pela ordem do número da equipa para facilitar a localização das áreas das boxes; pos sinais podem ser impressos a partir do TM nos Relatórios

Balcão de check-in com folhetos do programa, listas de registro de equipes e voluntários, canetas, recipientes para coletar cadernos de engenharia

Voluntários

Equipamento/TM

RobotEvents.com/TM

Itens adicionais

Antes do evento começar

Destrancar as portas e acender as luzes e o aquecimento/ar condicionado; plan para que a temperatura ambiente se altere à medida que o(s) espaço(s) se enche(m) de participantes

Abra todos os banheiros e certifique-se de que eles estejam totalmente abastecidos com sabão e suprimentos de papel

Garantir que todas as áreas de estacionamento sejam acessíveis e que haja sinalização para direcionar os participantes ao check-in do evento

Coloque todos os banners e sinalização do evento para direcionar os participantes aos seus locais de eventos apropriados

Prepare lanches e bebidas para os voluntários para abastecer seus níveis de energia durante o dia

Garantir que haja assentos acessíveis disponíveis

Verifique se os campos de jogo estão configurados corretamente

Testar todos os equipamentos de áudio e vídeo, como projetores, telas, monitores e sons do Tournament Manager e o sistema de som para garantir que estejam funcionando corretamente

V5RC - Teste os controlos de campo para garantir que estão a funcionar corretamente

Distribua rádios bidirecionais, se usados, ou troque números de celular entre os principais voluntários

Quando as equipas e os voluntários chegam

Cumprimente seus voluntários e equipes! Certifique-se de que eles recebam uma recepção calorosa e sejam direcionados aos locais para check-in e reuniões de treinamento. Fornecer suporte nas mesas de check-in movimentadas

Cumprimente convidados especiais, patrocinadores e membros da mídia. Partilhe o seu plano para o dia do evento e encaminhe-o para voluntários que possam partilhar detalhes sobre o programa e os participantes.

Compartilhe sua agenda de eventos com os principais voluntários

Partilhe os anúncios de boas-vindas e/ou anúncios de reunião de evento com os apresentadores

Compartilhe seu plano de segurança com seus principais voluntários

Peça a equipes experientes para verificar os campos de jogo para garantir que estejam configurados corretamente

Reúna os cadernos de engenharia no check-in ou na inspeção e certifique-se de que cada caderno tenha um número de equipe fácil de encontrar

Certifique-se de que todas as equipes participantes estejam registradas e tenham pago suas taxas de inscrição

Antes do início das partidas de robôs e do julgamento

Verifique com o balcão de registro da equipe para garantir que todas as equipes tenham feito o check-in; tente entrar em contato com as equipes que não fizeram o check-in

Use o recurso Check-in da equipe no Tournament Manager para indicar as equipes que fizeram check-in

Uma vez estabelecido o cronograma e a lista de equipes participantes, regenerar o cronograma de partidas no Gerenciador de torneios, se necessário

Verifique se o Coordenador de Voluntários está fazendo ajustes, conforme necessário, devido a não comparecimentos

Garantir que os voluntários líderes coordenem todas as reuniões programadas de treinamento de voluntários

Certifique-se de que todas as equipes passaram ou estão preparadas para passar na inspeção do robô; peça às equipes veteranas que apoiem os esforços de outras equipes participantes para passar na inspeção

Imprima uma cópia das Folhas do Anunciador para o Mestre de Cerimônias do TM Reports

Imprimir listas de partidas de relatórios TM para distribuição a cada equipe, equipe de filas, marcadores de pontos/árbitros principais, equipes de julgamento e voluntários-chave

Realizar uma Reunião do Evento antes do início das partidas do robô; utilize os tópicos descritos em Anúncios de Reunião de Evento

Durante o Evento

Garantir que lanches e bebidas estejam disponíveis para todos os voluntários e que o almoço seja fornecido para os voluntários de período integral; ser sensível às restrições alimentares dos voluntários e seguir as políticas de alimentos/bebidas do local

Ande por aí para resolver proativamente quaisquer problemas, responder perguntas e fornecer suporte

Certifique-se de que os recipientes de lixo estejam vazios e que os banheiros estejam limpos e bem abastecidos

Faça com que o Operador TM salve periodicamente uma cópia do seu arquivo de evento em uma unidade flash USB

Verifique com o Juiz Conselheiro para garantir que as atividades de julgamento estão dentro do prazo; fornecer classificações atualizadas de combates e habilidades quando apropriado (Ver Guia do Juiz)

Quando o julgamento estiver concluído, colete a lista dos vencedores do prêmio com o Conselheiro do Juiz

Devolver os cadernos de engenharia às equipes após a equipe de julgamento concluir suas avaliações

Faça com que o Operador TM insira os vencedores do prêmio Julgado e os Vencedores do Preenchimento Automático no TM após as Finais/Partidas de Eliminação terem sido concluídas

Incentive todas as equipes, voluntários e patrocinadores a participar da cerimônia de premiação, que celebra as realizações de todas as equipes e fornece reconhecimento para prêmios julgados e baseados em desempenho.

Imprimir relatórios de scripts de cerimônia de premiação localizados em TM Reports; desenvolver slides de apresentação para a cerimônia de premiação na guia TM Slides

Agradeça aos seus voluntários, treinadores, mentores, pais e patrocinadores pelo seu apoio inestimável

Após o Evento

Verifique se os vencedores dos prêmios e as pontuações das partidas foram inseridos no TM

Crie uma cópia de backup do arquivo TM em uma unidade flash USB

Carregar e finalizar todos os resultados do TM para RobotEvents.com; ctodo o seu RSM se encontrar algum erro ao enviar os resultados

Retire todos os equipamentos e materiais para armazenamento seguro e limpe o local, conforme necessário

Manter todos os materiais relevantes da competição até que todos os resultados tenham sido carregados com sucesso

Garantir que o Juiz Conselheiro recolheu os materiais confidenciais do julgamento e os destrua

Estabeleça um plano e um local para os participantes recolherem itens perdidos e achados

Envie uma mensagem de acompanhamento de agradecimento aos seus voluntários

Compartilhe fotos e/ou notícias do evento com a mídia e sua comunidade

Entre em contato com as equipes e peça feedback sobre a experiência delas no seu evento

Entre em contato com seu RSM e compartilhe os resultados do evento

Comemore suas conquistas!