Introdução
Para muitas equipes, o objetivo da temporada é se classificar para um Campeonato Regional de Eventos. Este é o evento final da temporada para a grande maioria das equipes de competição. O parceiro do evento deve fazer tudo ao seu alcance para tornar este evento uma experiência elevada para as equipes participantes. Este será o primeiro passo para garantir que as equipes tenham uma ótima experiência e o evento. O Parceiro do Evento do Campeonato Regional do Evento deve considerar a criação de um Conselho Consultivo para consulta nos meses que antecedem o evento e para fins de planejamento.
Logística e detalhes do evento
Um Campeonato Regional de Evento de alta qualidade leva muitos meses e, em alguns casos, até um ano, para ser planejado. Os Parceiros de Eventos do Campeonato Regional do Evento devem ter anos de experiência anterior em hospedagem de eventos e devem sediar eventos na temporada atual para garantir a compreensão do jogo. A seguir está uma lista geral de ideias que você deve ter em mente antes, durante e depois do evento:
Pré-Evento
- Escolha a data do evento e local/local
- Um dia ou vários dias
- Qual será a experiência de check-in?
- Quanto tempo levará para que as equipes tenham uma experiência de inspeção positiva?
- Tempos de ciclo
- Quantos campos você precisa?
- Prática
- Habilidades
- Concorrência
- Comece a recrutar voluntários-chave de qualidade
Durante o Evento
- Experiência geral do evento de uma perspectiva técnica e de qualidade
- O check-in é sua primeira chance de causar uma impressão positiva para as equipes
- A inspeção é pontual e ocorre sem problemas
- Os campos de prática são monitorados para garantir que sejam compartilhados entre as equipes
- As habilidades abrem no horário e as equipes são lembradas do horário de fechamento
- Todas as equipes têm a oportunidade de executar 3 tentativas de piloto e 3 tentativas autônomas
- A programação e o tempo do evento estão sendo seguidos
- As qualificações começam e terminam no horário
- O julgamento termina após as partidas de qualificação
- As seleções da aliança foram concluídas
- As partidas finais são uma experiência de qualidade para as equipes
- Prêmios
- As equipes corretas são anunciadas
- Verifique as vagas de qualificação mundial antes de serem anunciadas
Pós-Evento
- Comunicações pós-evento
- Agradeça às equipes pela participação
- Pesquisa de eventos para equipes e voluntários
- Resumo do evento
- O que funcionou
- O que não funcionou
- Arranque para o próximo ano
Para obter uma lista de verificação detalhada, use a Lista de Verificação de Planejamento de Eventos . Esta lista de verificação inclui informações relacionadas aos eventos VIQRC, VRC e VEX U, portanto, nem todas as tarefas serão aplicadas ao seu evento. É altamente recomendável concluir as tarefas do tipo de programa do seu evento no cronograma sugerido. Isso ajudará a distribuir as tarefas para que o planejamento do evento não seja complicado e garantirá que tudo esteja pronto para o seu evento.
Gestão Voluntária
Voluntários-chave
A experiência do evento para as equipes pode ser positiva ou negativa, dependendo da qualidade dos Voluntários Chave que você recruta. O recrutamento de voluntários-chave (árbitros principais, mestres de cerimônias e juízes conselheiros) deve acontecer durante o ano. Os principais voluntários devem participar de quaisquer eventos anteriores organizados pelo parceiro do evento para que toda a equipe entenda como o evento geral funcionará. Isso também garantirá que os Voluntários Principais se sintam confortáveis com a função que escolheram para o Campeonato Regional do Evento.
Conselheiro Juiz
Um Juiz Conselheiro Certificado deve ter experiência na mesma função em um Campeonato Mundial VEX, Evento Exclusivo ou Campeonato Regional de Evento na temporada atual ou anterior, ou ter experiência nessa função em 2 ou mais eventos classificatórios naquela temporada. O Juiz Conselheiro Certificado deve ler e concordar em seguir o Guia dos Juízes e os processos de julgamento oficiais da REC Foundation. Para encontrar juízes adicionais, entre em contato com universidades e indústrias locais em sua área para obter juízes voluntários adicionais. Juízes voluntários experientes podem ser emparelhados com juízes inexperientes para uma experiência de qualidade geral. Deve haver no mínimo uma dupla de juízes para cada oito equipes. É imperativo que todos os juízes de um Campeonato Regional de Evento não estejam associados a nenhuma equipe que esteja competindo, o que eliminará qualquer preconceito percebido. Confira o documento preparação e recrutamento juízes para obter informações adicionais.
MCs
Os MCs darão o tom do seu evento. Eles devem estar entusiasmados e bem informados sobre o jogo atual. Eles ajudarão a manter as partidas dentro do prazo e fornecerão controle de multidão quando as coisas não saírem conforme o planejado. Esteja atento a bons MCs à medida que os eventos acontecem durante o ano e entre em contato com outros parceiros de eventos para obter recomendações.
Árbitros Chefes
Pelo menos 1 Árbitro Chefe Certificado deve ter experiência na mesma função em um Campeonato Mundial VEX, Evento Exclusivo ou Campeonato Regional de Evento na temporada atual ou anterior, ou ter experiência nessa função em 2 ou mais eventos de qualificação naquela temporada. Eles devem estar confiantes em seu conhecimento tanto do manual do jogo quanto do Q&A. Eles podem arbitrar disputas de forma justa e acalmar rapidamente os argumentos.
Voluntários Gerais
Os voluntários são a chave para um evento de sucesso e um dia sem estresse para você. Eles são o coração e a alma dos eventos. É imperativo que você trate seus voluntários como uma família. Faça-os se sentirem especiais e eles voltarão ano após ano. Isso permitirá que você tenha uma equipe de voluntários consistente e treinada em seus eventos. Você pode encontrar mais informações sobre recrutamento, treinamento, atendimento e valorização de voluntários visitando nossa seção de voluntários do evento .
Experiência da equipe
O Campeonato Regional do Evento é uma experiência competitiva para as equipes, mas também uma celebração para as equipes que se classificaram. Manter em mente a experiência geral dos espectadores, treinadores e alunos contribuirá muito para tornar esta experiência memorável. Os participantes devem ficar entusiasmados assim que entrarem pela porta. Nem tudo precisa ser feito de uma vez. Apenas adicionar alguns toques a cada ano pode realmente ajudar muito e elevar a experiência.
Áreas de poço
- Considere tubo e cortina
- Incentive decorações de poços
- Apoie interações positivas entre equipes
Cerimônias de Abertura e Encerramento
- Iluminação colorida e LEDs
- Máquina de fumaça sem fumaça
- Desfile de máquinas/equipes
- Encenação
- Envolvimento e entusiasmo da multidão
- Palestrantes convidados
Áreas de Competição
- Iluminação colorida e LEDs
- Campos elevados
- Camisas designadas para Árbitros Chefes e Árbitros Marcadores
- Troféus do evento em exposição
Orçamento
Hospedar um Campeonato Regional de Evento exigirá um orçamento de evento maior que o normal. Considerar:
- Oferecendo oportunidades de patrocínio para a indústria e empresas
- Solicitar subsídios e aluguel até poder comprar