Guia de planejamento e recrutamento de voluntários

Visão geral das funções de voluntário

Papel	Descrição	Atividade	Experiência	Habilidades
Redefinição de campo	Reinicie com precisão o campo de competição após cada partida e auxilie o Gerente de Campo ou o Árbitro Principal conforme necessário. Observe que alunos com alta energia e crianças mais novas se saem bem.			Nenhuma experiência é necessária Capacidade de revisar diagramas de campo para colocar objetos do jogo no local correto no campo de competição Mova-se rapidamente pelo campo Boas habilidades de escuta
Na fila	Auxiliar na preparação de equipes para os próximos jogos.			Não é necessária experiência Comunicar efetivamente Atenção aos detalhes Mantenha-se organizado em um ambiente de ritmo acelerado Seguir instrução
Assistente administrativo de poço	Atuar em uma função de atendimento ao cliente, auxiliando equipes e convidados com questões relacionadas à competição e ao local.			Não é necessária experiência Capacidade de solucionar problemas Comunicar efetivamente
Check-in da equipe	Dê as boas-vindas às equipes assim que chegarem. Verifique as equipes, distribua materiais e colete Cadernos de Engenharia. Responda perguntas básicas.			Não é necessária experiência Atenção aos detalhes Comunicar efetivamente Confortável usando um computador
Check-in voluntário	Bem-vindos voluntários e convidados. Verifique a programação, distribua materiais, direcione os voluntários para locais apropriados. Responda perguntas básicas. Pode ser uma função de ritmo acelerado.			Não é necessária experiência Atenção aos detalhes Comunicar efetivamente Confortável usando um computador
Oficial de campo de prática	Supervisionar os campos de treino e garantir que todas as equipes tenham acesso ao tempo de treino e procedam de maneira ordenada.			Não é necessária experiência Monitore os alunos e mantenha a ordem Comunicar efetivamente
Conselheiro Juiz	Treine e auxilie Juízes voluntários enquanto eles avaliam equipes de estudantes por meio de entrevistas, revisam Cadernos de Engenharia, observam o desempenho em campo e entregam prêmios conforme necessário. Facilitar o processo de deliberação para prêmios julgados e atuar como Juiz conforme necessário.			Atenção aos detalhes Seja imparcial Comunicar efetivamente Deve ser pelo menos 20 para todos os eventos VRC/VIQRC e pelo menos 21 para todos os eventos VEX U
Juiz	Avalie equipes de alunos por meio de entrevistas, Cadernos de Engenharia, apresentações multimídia e desempenho em campo. Apresente prêmios conforme necessário.			Prefira alguma experiência de julgamento, mas não é necessária Atenção aos detalhes Seja imparcial Comunicar efetivamente Deve ser um adulto para todos os eventos VRC. Deve ter pelo menos 21 para todos os eventos VEX U. Deve ter pelo menos 16 anos para eventos VIQRC locais.  Deve ser um adulto se o evento VIQRC se qualificar para o Campeonato Mundial VEX
Inspetor	Realize inspeções para verificar se os robôs cumprem as regras e especificações descritas no Manual do Jogo.			Conhecimento básico de construção de robôs e familiaridade com peças VRC & VIQRC úteis, não obrigatórios Colabore com outras pessoas como uma equipe Atenção aos detalhes Siga a lista de verificação de inspeção (fornecida)
Árbitro Anotador	Registre as pontuações usando o aplicativo TM Mobile ou folhas de pontuação em papel. Verifique as pontuações registradas com o Árbitro Principal conforme necessário e com os alunos pilotos após cada partida. Discuta possíveis violações de regras com o Árbitro Principal após a partida. Certifique-se de que o campo esteja reiniciado e que os robôs estejam prontos para a próxima partida. (O mesmo para habilidades)			No entanto, são preferidos voluntários experientes; Árbitros Scorekeeper podem ser novos voluntários e treinados rapidamente Aplique o conhecimento do jogo e das regras e seja imparcial Atenção aos detalhes Trabalhe efetivamente como membro de uma equipe Interaja positivamente com os alunos Deve ter pelo menos 15 anos
Operador VEXTM	Use o software Tournament Manager para iniciar partidas e registrar pontuações. Coordene com o Mestre de Cerimônias a exibição dos resultados da partida nos momentos apropriados.			Voluntários experientes são preferidos, mas novos voluntários podem ser treinados com antecedência Confortável usando um computador Atenção aos detalhes
MC	Forneça o jogo a jogo durante o torneio e o conhecimento informativo do programa entre as partidas. Adicione entusiasmo e energia, bem como um alto nível de envolvimento e compreensão, para todos os participantes do evento.			Experiência é preferida, mas não obrigatória Estilo de comunicação extrovertido e carismático para envolver e energizar o público Trabalhe em equipe com outros voluntários Pense rápido e improvise
Árbitro Principal	Organizar e supervisionar todos os Árbitros Anotadores. Interpretar e aplicar consistentemente as regras do jogo para marcar a partida após a conclusão e ser a autoridade final para quaisquer disputas ou decisões. Treine Árbitros Anotadores conforme necessário.			É necessária experiência anterior como árbitro Aplicar conhecimento do jogo e das regras Liderar uma equipe de forma eficaz Interaja positivamente com alunos e treinadores Arbitrar disputas de forma justa e acalmar argumentos rapidamente Deve ter 20 anos pelo menos 20 anos para VRC e pelo menos 16 anos para VIQRC

Recrutamento

O voluntariado e a participação em eventos da VEX Robotics podem ajudar outras pessoas a se inspirar, alimentar sua paixão, aprender novas habilidades, expandir sua rede e obter exposição a novas maneiras de fazer as coisas. Existem muitas fontes a serem consideradas ao recrutar voluntários. Você deve divulgar o seu evento com antecedência e compartilhar as principais mensagens dos programas de robótica e STEM para encontrar pessoas que sintam que isso realmente repercute nelas.

Considere as seguintes fontes:

• Pais, professores, administradores escolares, mentores, equipes locais de robótica e irmãos – Lembre-se, o voluntariado pode ser um assunto de família! Os irmãos mais novos costumam ser bons em redefinição de campo.
• Faça parceria com escolas locais – Entre em contato com escolas próximas e concorde em fazer uma “troca de voluntários” para que elas forneçam voluntários para o seu evento, e você forneça voluntários para o evento deles.
• Empresas Locais e Patrocinadores – Os eventos de robótica são perfeitos para experiências de formação de equipes empresariais, então entre em contato com o departamento de RH de uma empresa se você ainda não conhece alguém lá.
• Escolas, Faculdades e Universidades – Classes, sociedades de honra, irmandades e fraternidades podem ter requisitos de serviço comunitário para adesão, bolsas de estudo ou graduação. Procure também clubes/grupos, Faculdade de Engenharia e programas ROTC para obter assistência. Dê uma mesa ao recrutador do Exército local em troca de voluntários. Os professores de formação inicial e de tecnologia também são candidatos ideais para o voluntariado.
• Grupos comunitários, capítulos de organizações e grupos de igrejas – Muitos estão procurando palestrantes convidados ou podem permitir que você monte uma mesa para distribuir materiais de recrutamento de voluntários. Verifique com a comunidade local de criadores, TechSoup, UAW local, NSBE, IEEE, SWE, Câmara de Comércio, biblioteca, etc.
• Recursos on-line – LinkedIn tem um site dedicado a oportunidades de voluntariado e existem serviços gratuitos e de assinatura como VolunteerMatch e Idealist.orgonde você pode publicar oportunidades de voluntariado para o público. Não se esqueça das redes sociais como Facebook e Twitter, se você já possui contas ou participa de grupos com seguidores.
• Programas para Funcionários e Responsabilidade Corporativa – Muitas redes locais e nacionais têm metas de serviço comunitário e filantropia, e o voluntariado dos funcionários faz parte de sua cultura. Alguns até fornecerão uma doação para o seu evento se você conseguir um determinado número de voluntários em suas localidades.
• Equipe de atendimento voluntário da REC Foundation – Envie um e-mail para voluntaris@roboticseducation.org para obter assistência.

Envolvendo Voluntários

Incentive potenciais voluntários a visitar REC Foundation Library > Volunteers para saber mais sobre como eles podem se envolver no apoio ao seu evento. Ser voluntário em nossas competições de eventos pode ser gratificante e divertido.

Há uma variedade de funções de voluntariado disponíveis, e muitas posições de voluntariado não exigem habilidades técnicas ou experiência, apenas o desejo de apoiar oportunidades de aprendizagem envolventes para os alunos.

Seja qual for o interesse dos seus potenciais voluntários, ajude-os a identificar a função que melhor lhes convém. Os voluntários podem visualizar materiais de treinamento de voluntários e aprender como se inscrever em um evento local em sua área ou no VEX Robotics World Championship em REC Foundation Library > Volunteers.

Nota: Voluntários menores de 18 anos devem ser supervisionados por um adulto no local em caso de emergência.

Descrições de trabalhos voluntários

Publique informações claras sobre suas necessidades de voluntariado na lista de eventos em RobotEvents.com. Forneça aos possíveis voluntários mais informações do que simplesmente “Precisa-se de voluntários – entre em contato com <person’s name>”. Preencha a guia Voluntário em RobotEvents.com da forma mais completa possível, listando as funções necessárias para despertar o interesse e fornecendo instruções claras sobre como se inscrever. Para facilitar, criamos um modelo de informações da guia Voluntário para usar como ponto de partida para o seu evento. Uma lista dos cargos voluntários mais comuns está disponível no artigo Visão geral das funções do voluntário, incluindo as habilidades básicas e a experiência necessária. Os documentos em REC Foundation Library > Volunteers fornecem informações detalhadas sobre as funções voluntárias mais comuns, incluindo responsabilidades, treinamento necessário e vestuário para cada função. Os voluntários também podem se registrar no REC Foundation Volunteer Management System para encontrar informações detalhadas sobre cada função.

Expectativas do Voluntário

Incentive os voluntários a se vestirem de maneira confortável e adequada para os eventos. As roupas devem ser neutras para o time, e uma camisa pólo ou camiseta com jeans ou calças sociais está bem. Os voluntários devem usar sapatos confortáveis ​​e fechados e podem querer usar óculos de segurança na área de prática e perto do campo de jogo. Se você estiver fornecendo camisetas para voluntários, avise seus voluntários com antecedência. Os voluntários devem planejar chegar ao seu evento com antecedência suficiente para qualquer treinamento no local (recomendamos 30 minutos no mínimo), chegar na hora certa para suas tarefas, compartilhar uma atitude alegre e positiva e ser flexíveis e abertos para ajudar outros voluntários se for necessária assistência .

Plano de recrutamento de voluntários recomendado para torneios

A seguir estão exemplos de planos de pessoal voluntário. As necessidades de voluntários para cada evento variam, dependendo do tamanho, formato e layout. Use esta tabela apenas como um guia para o recrutamento e planejamento de voluntários. Voluntários como inspetores, check-in de equipe, filas de equipe e árbitros de pontuação podem preencher funções duplas para utilizar totalmente o suporte do evento. Por exemplo, um voluntário pode ajudar com o check-in da equipe pela manhã e depois fazer a transição para um árbitro apontador ou para a fila da equipe assim que as partidas começarem. As equipes também podem ajudar a reiniciar os campos após cada partida, sob a supervisão do Árbitro Principal, assim como os irmãos mais novos que assistem à competição. As funções opcionais também estão listadas para eventos que contam com apoio voluntário adicional.

Torneios VRC

Torneios VIQRC

Treinamento e preparação de voluntários

• Recursos on-line – Instrua todos os voluntários a revisarem cuidadosamente o Guia do Voluntário e todos os materiais de treinamento publicados para seus cargos uma semana antes do evento programado. Além dos materiais de treinamento que a REC Foundation fornece, você pode incluir vídeos, PowerPoints narrados e muito mais. Dê aos voluntários a oportunidade de fazer perguntas e se preparar antes da data do evento.
• Assistir aos jogos – Aconselhe-os a assistir aos jogos da temporada atual no YouTube para se familiarizarem com o estilo do evento. Forneça-lhes links específicos, se possível.
• Vídeos de Treinamento de Árbitros do Anotador – Os árbitros são obrigados a assistir aos Vídeos de Treinamento de Árbitros da temporada atual e estar bem informados sobre as regras atuais do jogo.
• Árbitro Principal & Certificações de Conselheiro de Juízes – Além dos vídeos de treinamento, os Árbitros Principais e os Juízes Conselheiros são obrigados a concluir os cursos de Certificação. Selecione abaixo o(s) curso(s) de seu interesse:
  
  • Curso de Certificação de Árbitro Chefe VRC
  • Curso de Certificação de Árbitro Principal VIQRC
  • Curso de Certificação de Juízes VRC/VIQRC
• Chamadas de treinamento – Considere realizar suas próprias ligações de treinamento uma semana antes do evento, estabelecendo expectativas e dando aos voluntários a oportunidade de fazer perguntas.
• Participe de um evento local – Incentive os voluntários a participar de outro evento local, se possível, para ter uma ideia de como os torneios são realizados e talvez até mesmo acompanhar outro voluntário em sua próxima função.
• Treine voluntários em um evento Skills Only – Se você organizar um evento Skills Only, este é o momento ideal para treinar voluntários e proporcionar-lhes alguma experiência prática.
• Treinamento de Sensibilidade – Lembre aos voluntários que os torneios são eventos estudantis onde trabalharão com crianças. Eles devem fazer o que puderem para que as crianças se sintam confortáveis, como ajoelhar-se para ficarem ao nível delas, falar com firmeza, mas de forma positiva, e nunca tocar ou agarrar um aluno. Os voluntários também devem ser sensíveis aos estudantes de diferentes culturas que possam estar competindo.
• Orientação no local – Se você puder, realize uma sessão de treinamento presencial na noite anterior ao evento (geralmente chamada de evento “Noite Antes”) para que os voluntários possam conhecer a equipe de voluntários e receber treinamento no local. Muitos eventos “Night Before” realizam partidas práticas se houver um time anfitrião ou time da casa disponível para ajudar na preparação. Isso ajudará a aumentar a confiança dos voluntários, tornando a manhã do seu evento mais tranquila. Quer você organize o treinamento na noite anterior ou forneça treinamento no local na manhã do evento, planeje fornecer aos voluntários a documentação e os materiais de treinamento necessários para desempenharem com sucesso suas funções e aproveitarem a experiência do evento. Isso pode incluir a impressão de cópias impressas dos Guias de Funções do Voluntário, diagramas de campo para reinicialização, planilhas de pontuação, etc.

Cuidado e valorização do voluntário

• Comida & Bebida – Disponibilizar água e lanches para todos os voluntários durante todo o dia, e fornecer almoço para os voluntários durante um dia inteiro de evento. Hidratação, alimentação e pausas adequadas são importantes para a experiência do voluntariado. Se for possível, interromper toda a competição para almoçar para que TODOS os voluntários possam fazer uma pausa e comer; planeje turnos de almoço se toda a competição não puder parar ao mesmo tempo. Se você tiver espaço, monte uma sala de descanso para voluntários ou uma área isolada para uso dos voluntários.
• Conforto – Certifique-se de aconselhar seus voluntários a usarem sapatos confortáveis ​​e trazerem uma garrafa de água (se você não estiver fornecendo). Se possível, tenha alguns pacotes de pastilhas na área de descanso dos voluntários para ajudar a acalmar as cordas vocais.
• Reconhecimento & Certificados – Se houver financiamento disponível, use camisetas e/ou crachás para identificar seus voluntários como um recurso valioso para o evento. Compartilhe sua apreciação com seus voluntários, que fornecem um apoio inestimável aos seus esforços. Reconheça os voluntários fornecendo-lhes um Certificado de Serviço Comunitário personalizado com o nome do seu evento. Muitas empresas e escolas exigem documentação para permitir que os funcionários sejam voluntários ou algumas podem até fornecer um incentivo para validar o tempo de voluntariado, portanto, certifique-se de registrar as horas de voluntariado individuais. Você pode solicitar pacotes de troféus, bem como troféus e placas individuais, da VEX em VEXRobotics.com.
• Símbolos de agradecimento – Mesmo com um orçamento pequeno, considere dar aos voluntários (ou voluntários importantes) um pequeno vale-presente, como US$ 5,00 para o Starbucks ou um restaurante local.
• Notas escritas à mão – O poder de um “Obrigado” escrito à mão percorre um longo caminho hoje!
• Redes Sociais – Se você é ativo nas redes sociais, considere escrever uma breve recomendação para um voluntário importante no LinkedIn ou enviar uma mensagem no Twitter com uma foto se ele for além do seu dever. Marque-os no Twitter junto com @REC_Foundation. Você também pode enviar fotos de voluntários e eventos para a REC Foundation em media@roboticseducation.org.
• Acompanhamento & Mantenha contato – Envie um e-mail para seus voluntários após o evento para avaliar a satisfação e coletar opiniões sobre o sucesso do evento ou use SurveyMonkey para enviar algumas perguntas curtas. Mantenha também contato com voluntários para eventos futuros. Se você tiver orçamento, organize um jantar ou festa de agradecimento aos voluntários. Um voluntário feliz que tenha uma ótima experiência geralmente retornará!

Melhores práticas compartilhadas por nossos parceiros de eventos

Recrutamento de Voluntários

• Compartilhe árbitros principais com EPs de eventos próximos. Confira o mapa do evento em RobotEvents.com.
• Se não houver voluntários, use o poder do microfone para recrutar ajuda: “Estamos procurando alguns rostos sorridentes para nos ajudar!”
• Se for abundante, não rejeite os voluntários! Use extras como relevo/moscas volantes.
• Considere adicionar um requisito para participar do League Play:
  
  • Cada equipe deve fornecer cinco voluntários, ou…
  • Cada membro de uma equipe deve ser voluntário em um ou mais eventos.
• Faça parceria com conselheiros de clubes escolares. O voluntariado é uma maneira fácil de ganhar horas de serviço tanto para os associados do clube quanto para o clube como um todo.
• Informe-se com escolas religiosas locais e instituições educacionais. Pode exigir que os pais prestem serviço comunitário em vez de pagar as mensalidades.

Apreciação Voluntária

• Como agradecimento, faça uma colagem de fotos do evento no Shutterfly ou serviço online equivalente, peça às crianças que escrevam uma mensagem pessoal (estilo anuário) e imprima-as para enviar aos voluntários.
• Se você quiser incentivar os voluntários a “subir na hierarquia”, forneça um crachá ou botão que eles possam usar, com base em sua experiência e em quantos eventos participaram.

Treinamento Voluntário

• Tenha um plano de sucessão para voluntários-chave. Os alunos mais jovens podem acompanhar/aprender. Treine um lacaio!
• Incentive os voluntários a participar de eventos adicionais, agora que já dominam o processo.

Configuração e desmontagem de eventos

• Adicione funções de voluntários para “Equipe de configuração”. É melhor ter de 6 a 8 adultos e muitos alunos ajudando. O ROTC e a Patrulha Aérea Civil local são fantásticos para ajudar na configuração (forneça a eles uma tabela de informações em seu evento).
• Prepare os materiais com antecedência.
• Para o dia de configuração:
  
  • Se possível, organize um dia antes do evento! Raramente há tempo suficiente para organizar um evento na manhã do torneio.
  • Peça a duas pessoas que configurem o Tournament Manager.
  • Peça a duas pessoas que passem os cabos.
  • Peça a um adulto e duas crianças que construam cada campo.
  • Use ferramentas elétricas para configuração de campo VRC.
  • Nomear um líder para supervisionar cada área: boxes, campos de competição, estande de concessão, etc.
  • Certifique-se de testar o computador TM, todos os componentes eletrônicos de campo, projetores, impressora, etc. antes de sair para dormir; tudo deve estar totalmente funcional e pronto para funcionar!
• Torne obrigatório que os alunos fiquem depois das aulas na noite anterior ao evento para ajudar na preparação.
• Sete dias antes do evento, envie um e-mail a todos os conselheiros do clube escolar para fornecer dois voluntários.
• Para derrubar:
  
  • Utilize os pais que estão sentados nas arquibancadas. Eles têm “pernas frescas” e podem ajudar.
  • Faça parceria com outras equipes anfitriãs. Peça-lhes que ajudem na desmontagem do seu evento e você ajude no deles.
  • Qualquer clube escolar que precise de horário de serviço pode ajudar na demolição. Eles não precisam de nenhuma experiência VEX, apenas vontade de ajudar.