Visão geral
Os voluntários dos eventos são o coração e a alma dos eventos da REC Foundation. Contamos com árbitros para manter as coisas justas, mestres de cerimônias para manter as coisas emocionantes e encenadores para manter as coisas dentro do cronograma! O voluntariado em eventos de robótica pode ser gratificante e divertido. Há uma variedade de funções de voluntariado disponíveis. Muitas posições de voluntariado não exigem habilidades técnicas ou experiência, apenas o desejo de apoiar oportunidades de aprendizagem envolventes para os alunos. Seja qual for o interesse dos seus potenciais voluntários, ajude-os a identificar a função que melhor lhes convém. Materiais de suporte e treinamento para seus voluntários podem ser encontrados em REC Foundation > Volunteers.
Uma das características de um evento bem organizado é que os voluntários estejam confortáveis e não sobrecarregados. Um bom planejamento garante que todos os cargos sejam bem preenchidos, que os voluntários tenham oportunidades de fazer pausas e receber uma refeição, e que os voluntários recebam um símbolo de agradecimento, como uma camisa. Voluntários que têm uma experiência positiva em seu evento provavelmente retornarão como voluntários nos próximos anos.
Como Parceiro do Evento (EP), você é o responsável final por recrutar todos os voluntários para o seu evento, mas há uma série de ferramentas e estratégias disponíveis para facilitar essa tarefa. É altamente recomendável designar um Coordenador de Voluntários para seu evento para ajudar no recrutamento de voluntários, treinamento e suporte no dia do evento.
Recrutamento
Há muitas fontes onde você pode recrutar voluntários. Você precisa divulgar seu evento com antecedência e compartilhar a mensagem principal dos programas de robótica e STEM para encontrar pessoas que realmente sintam que isso repercute nelas.
Comece com aqueles que têm interesse no sucesso do seu evento.
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Pais (Famílias) |
Professores |
Administradores escolares |
Mentores |
Equipes locais |
Além da sua base de voluntários “locais”, você pode criar uma comunidade de voluntários que apoiará eventos durante toda a temporada e nos próximos anos. Os voluntários podem ser de qualquer equipe ou organização, e seu envolvimento e apoio no evento são essenciais, pois geralmente eles vêm ao seu evento com experiência prévia.
- Pais, professores, administradores escolares, mentores, equipes locais de robótica e irmãos– Lembre-se, o voluntariado pode ser um assunto de família! Os irmãos mais novos geralmente são bons em Field Reset.
- Faça parcerias com escolas locais– Entre em contato com escolas próximas e concorde em fazer uma “troca de voluntários” para que elas forneçam voluntários para o seu evento, e você forneça voluntários para o evento delas.
- Empresas locais e patrocinadores– Os eventos de robótica são perfeitos para experiências de formação de equipes nas empresas, então entre em contato com o departamento de RH da empresa se você ainda não conhece alguém lá.
- Escolas, faculdades e universidades– Classes, sociedades de honra, irmandades e fraternidades podem ter requisitos de serviço comunitário para associação, bolsas de estudo ou graduação. Procure também clubes/grupos, Faculdade de Engenharia e programas do ROTC para obter assistência. Ofereça uma mesa ao recrutador local do Exército em troca do fornecimento de voluntários. Técnicos em formação e professores estagiários também são candidatos ideais para o voluntariado.
- Grupos comunitários, capítulos de organizações e grupos de igrejas– Muitos estão procurando palestrantes convidados ou podem permitir que você monte uma mesa para distribuir materiais de recrutamento de voluntários. Verifique com a comunidade de fabricantes local, TechSoup, UAW local, NSBE, IEEE, SWE, Câmara de Comércio, biblioteca, etc.
- Recursos online–O LinkedIntem um site dedicado a oportunidades de voluntariado, e há serviços gratuitos e de assinatura comoVolunteerMatcheIdealist.orgonde você pode postar oportunidades de voluntariado para o público. Não se esqueça das redes sociais como Facebook e Twitter, caso você tenha contas existentes ou participe de grupos com seguidores.
- Programas para funcionários e responsabilidade corporativa– Muitas redes locais e nacionais têm metas de serviço comunitário e filantropia, e o voluntariado dos funcionários faz parte de sua cultura. Alguns até farão uma doação para o seu evento se você conseguir um número específico de voluntários de sua localidade.
Dicas úteis para recrutamento de voluntários
Os EPs podem solicitar que cada equipe forneça 1 ou 2 voluntários. Alguns cargos, como juízes e árbitros, exigem um nível de imparcialidade, portanto, voluntários externos não afiliados são essenciais para a integridade do evento. Se não for possível encontrar voluntários não afiliados, tente fornecer juízes e árbitros que representem diversas organizações do evento.
Voluntários-chave
A tabela abaixo inclui as funções dos principais voluntários, que são membros da equipe do evento que assumirão funções de liderança para garantir que todas as regras e diretrizes da REC Foundation sejam seguidas e que as equipes, espectadores e voluntários tenham uma experiência gratificante. Essas funções devem ser preenchidas com antecedência, e esses voluntários precisarão de treinamento antes do evento.
Um Parceiro de Evento não pode atuar como Árbitro Principal ou Conselheiro de Juízes do evento que está organizando.
Outros voluntários
Outros voluntários para eventos são necessários, mas eles exigem menos treinamento e conhecimento prévio dos eventos da REC Foundation.
| Voluntário | Descrição da função |
| Juiz |
Avalie equipes de alunos por meio de entrevistas, cadernos de engenharia e desempenho em campo. |
| Inspetor |
Realizar inspeções para verificar se os robôs cumprem as regras e especificações descritas no Manual do Jogo. |
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Árbitro Marcador |
Registre pontuações usando o aplicativo TM Mobile ou planilhas de pontuação em papel. Verifique as pontuações registradas com o árbitro principal, conforme necessário, e com a equipe de direção dos alunos após cada partida. Discuta possíveis violações de regras com o árbitro principal após a partida. Garanta que os campos sejam redefinidos corretamente e que os robôs estejam prontos para a próxima partida. |
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Redefinição de campo |
Reinicie com precisão o campo de competição após cada partida. Observação: alunos com muita energia e crianças menores se saem bem nessa função. |
| Fila | Auxiliar na preparação das equipes para as próximas partidas e na manutenção do cronograma das partidas. |
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Check-in de voluntários |
Bem-vindos voluntários e convidados. Verifique a programação, distribua materiais e oriente os voluntários a se apropriarem do local. |
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Check-in da equipe |
Dê boas-vindas às equipes conforme elas chegam. Verifique as equipes, distribua materiais, colete os Cadernos de Engenharia e direcione os participantes para o local apropriado. |
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Administrador do Poço |
Necessário se as áreas de boxes estiverem localizadas longe dos campos de jogo. Atua em uma função de atendimento ao cliente para responder a perguntas sobre cronograma e local. |
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Supervisor de campo de prática |
Supervisione os campos de treinamento e garanta que todas as equipes tenham acesso igual ao tempo de treinamento e usem os campos de maneira organizada. |
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Equipe de montagem e desmontagem de eventos |
Ajude a preparar o evento e desmontá-lo depois. Observação: Muitas mãos tornam o trabalho mais leve. |
Pessoal
O EP e o Coordenador de Voluntários devem começar a recrutar o mais cedo possível para cumprir essas funções de voluntariado. Publique informações claras sobre as funções de voluntariado necessárias para seu evento no Bloco de Conteúdo de Voluntários no RobotEvents.com para despertar interesse. Essas informações estarão disponíveis na aba Voluntário na página pública do evento. Você também pode incluir uma solicitação de voluntários no e-mail automatizado que será enviado às equipes quando elas se registrarem.
Essas tabelas servem como um guia para eventos de pessoal de tamanhos variados.
Torneios V5RC
| Competição de Robótica VEX V5 | |||||||
| Níveis locais (eventos de 1 dia) | Níveis exclusivos e/ou campeonatos regionais (eventos de 1 a 2* dias) | ||||||
| 16-24 equipes | 24-60 equipas | Mais de 60 equipas | 10-24 equipas | Equipes 24-48 | 36-96 equipas* | 64-144 equipas* | |
| Partidas de qualificação | 2 Campos | 3 Campos | 3 Campos | 2 Campos | 3 Campos | 3 campos | 3 campos |
| Mestre de cerimônias | 1 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1 a 2 por divisão | 1 a 2 por divisão |
| Árbitro Chefe | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 por divisão | 1-3 por divisão |
| Operador de TM | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por divisão | 1 por divisão |
| Árbitro Anotador | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo |
| Fila | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 a 6 | 3 a 6 |
| Reinicializador de campo | 4 a 6 | 6 a 8 | 6 a 8 | 4 a 6 | 6 a 8 | 6 a 12 | 6 a 12 |
| Desafio de habilidades de robô | 1-2 Campos | 3-4 Campos | 3-4 Campos | 3 campos | 3-4 Campos | 3-4 Campos | 4-6 Campos |
| Operador TM (Opcional) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Árbitro Anotador | 1 por campo de competências | 1 por campo de competências | |||||
| Outro | - | - | - | - | - | - | - |
| Juiz (2 para cada 8 equipes) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6 a 12 | 6-24 | 16-36 |
| Juiz Conselheiro | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por divisão | 1 por divisão |
| Check-in da equipe | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Coordenador de Voluntários | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Inspetor | 3 | 4 a 6 | 4 a 6 | 3 | 4 a 6 | 4 a 6 | 6 a 12 |
| Oficial de campo de prática | 1 | 2 a 4 | 2 a 8 | 1 | 2 a 4 | 2 a 8 | 2 a 8 |
| Administração do Pit (opcional) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Se for um evento de 2 dias, o check-in, a inspeção e as habilidades geralmente começarão no dia 1. | |||||||
| *mais de 60 equipas terão normalmente várias divisões (os números recomendados são baseados em torneios de divisão única) | |||||||
Torneios VIQRC
| Competição de Robótica VEX IQ | |||||||
| Níveis locais (eventos de 1 dia) | Níveis exclusivos e/ou campeonatos regionais (eventos de 1 a 2* dias) | ||||||
| 16-24 equipes | 24-60 equipas | Mais de 60 equipas | 10-24 equipas | Equipes 24-48 | 36-96 equipas* | 64-144 equipas* | |
| Partidas de qualificação | 2 Campos | 3 campos | 3 campos | 2 campos | 3 campos | 3 campos | 3 campos |
| Mestre de cerimônias | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 a 2 por divisão | 1 a 2 por divisão |
| Árbitro Chefe | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por divisão | 1 por divisão |
| Operador de TM | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por divisão | 1 por divisão |
| Árbitro Anotador | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo |
| Fila | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 a 6 | 3 a 6 |
| Reinicializador de campo | 4 a 6 | 6 a 8 | 6 a 8 | 4 a 6 | 6 a 8 | 6 a 12 | 6 a 12 |
| Desafio de habilidades de robô | 2 campos | 3-4 Campos | 3-4 Campos | 3 campos | 3-4 Campos | 3-4 Campos | 4-6 Campos |
| Operador TM (Opcional) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Árbitro Anotador | 1 por campo de competências | 1 por campo de competências | |||||
| Outro | - | - | - | - | - | - | - |
| Juiz (2 por 8 equipas) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6-12 | 6-24 | 16-36 |
| Juiz Conselheiro | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por divisão | 1 por divisão |
| Check-in da equipe | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Coordenador de Voluntários | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Inspetor | 3 | 4 a 6 | 4 a 6 | 3 | 4 a 6 | 4 a 6 | 6 a 12 |
| Oficial de campo de prática | 1 | 2 a 4 | 2 a 8 | 1 | 2 a 4 | 2 a 8 | 2 a 8 |
| Administração do Pit (Opcional) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Se for um evento de 2 dias, o check-in, a inspeção e as habilidades geralmente começarão no dia 1. | |||||||
| *mais de 60 equipas terão normalmente várias divisões (os números recomendados são baseados em torneios de divisão única) | |||||||
Treinamento e Preparação
Fornecer o treinamento adequado para seus voluntários é essencial para sediar um evento bem organizado. A REC Foundation oferece vários recursos de treinamento on-line gratuitos em REC Foundation > Voluntários.
O EP ou o Coordenador de Voluntários pode fornecer este link a cada voluntário, solicitando que cada voluntário analise o documento e todos os materiais de treinamento publicados para sua(s) posição(ões) pelo menos uma semana antes do evento programado.
Além de atribuir uma revisão dos recursos de treinamento on-line, uma Orientação no local e/ou Chamada de treinamento também deve ser agendada.
- A Orientação no local é uma sessão de treinamento presencial de pessoas na noite anterior ao seu evento (geralmente chamada de "Noite anterior") para que os voluntários possam conhecer a equipe de voluntários e receber treinamento no local. Muitos eventos “Night Before” realizam partidas de treino se houver um time anfitrião ou um time da casa disponível para ajudar na preparação. Isso ajudará a aumentar a confiança dos voluntários, fazendo com que a manhã do seu evento ocorra com mais tranquilidade. Quer você organize o treinamento na noite anterior ou ofereça treinamento no local na manhã do seu evento, planeje fornecer aos voluntários a documentação e os materiais de treinamento necessários para que eles desempenhem suas funções com sucesso e aproveitem a experiência do evento. Isso pode incluir a impressão de cópias impressas de Guias de Função de Voluntário, diagramas de campo para redefinição, planilhas de pontuação, etc.
- Chamadas de treinamento realizadas uma semana antes do seu evento podem definir expectativas e dar aos voluntários a oportunidade de fazer perguntas. Chamadas de treinamento específicas para as equipes de árbitros/pontuadores e juízes são fortemente incentivadas. Use um aplicativo de videoconferência para reunir seus voluntários e fornecer o treinamento necessário.
- Treinamento de Sensibilidade lembra aos voluntários que torneios são eventos estudantis onde eles trabalharão com crianças. Eles devem fazer o que puderem para que as crianças se sintam confortáveis, como ajoelhar-se para ficar na altura delas, falar com firmeza, mas de forma positiva, e nunca tocar ou agarrar um aluno. Os voluntários também devem ser sensíveis aos alunos de diferentes culturas que podem estar competindo.
Cuidado e Apreciação
Voluntários são essenciais para o sucesso do seu evento. Aqui estão algumas maneiras simples de demonstrar sua gratidão. Um voluntário feliz que tem uma ótima experiência geralmente retorna!
- Comida & Bebida– Tenha água e lanches disponíveis para todos os voluntários durante o dia e forneça almoço para aqueles que se voluntariarem para um dia inteiro de evento. Hidratação, alimentação e pausas adequadas são importantes para a experiência do voluntariado. Se possível, interrompa toda a competição para o almoço, para que TODOS os voluntários possam fazer uma pausa e comer; planeje turnos de almoço se toda a competição não puder parar ao mesmo tempo. Se você tiver espaço, crie uma sala de descanso para voluntários ou uma área isolada para uso dos voluntários.
- Conforto– Certifique-se de aconselhar seus voluntários a usarem calçados confortáveis e trazerem uma garrafa de água (se você não as fornecer). Se possível, tenha alguns pacotes de pastilhas na área de descanso dos voluntários para ajudar a acalmar as cordas vocais.
- Reconhecimento & Certificados– Se houver financiamento disponível, use camisetas e/ou crachás para identificar seus voluntários como um recurso valioso para o evento. Compartilhe sua gratidão com seus voluntários, que fornecem apoio inestimável aos seus esforços. Reconheça os voluntários fornecendo a eles um Certificado de Serviço Comunitáriopersonalizado com o nome do seu evento. Muitas empresas e escolas exigem documentação para permitir que os funcionários sejam voluntários ou algumas podem até mesmo fornecer um incentivo para validar o tempo de voluntariado, portanto, certifique-se de registrar as horas de voluntariado individuais. Você pode encomendar pacotes de troféus, bem como troféus e placas individuais, da VEX em VEXRobotics.com.
- Símbolos de agradecimento– Mesmo com um orçamento pequeno, considere dar aos voluntários (ou voluntários-chave) um pequeno vale-presente, como US$ 5 para o Starbucks ou um restaurante local.
- Notas escritas à mão– O poder de um “Obrigado” escrito à mão vai longe hoje!
- Mídias sociais– Se você é ativo nas mídias sociais, considere escrever uma breve recomendação para um voluntário-chave no LinkedIn ou dar um alô no Twitter com uma foto se eles forem além do esperado. Marque-os no Twitter junto com @REC_Foundation. Você também pode enviar fotos de voluntários e eventos para a REC Foundation em media@roboticseducation.org.
- Acompanhamento & Mantenha contato– Envie um e-mail aos seus voluntários após o evento para avaliar a satisfação e coletar opiniões sobre o sucesso do evento, ou useSurveyMonkeypara enviar algumas perguntas curtas. Mantenha contato também com voluntários para eventos futuros. Se você tiver orçamento, organize um jantar ou uma festa de agradecimento aos voluntários. Um voluntário feliz que tem uma ótima experiência geralmente retorna!