Guia de eventos exclusivos para parceiros de eventos

Novidades para a época 2025-2026

• Um parceiro de eventos que queira inscrever-se para organizar um evento exclusivo deve ter acolhido eventos oficiais da VEX Robotics Competition durante pelo menos 2 temporadas antes de se inscrever. 
• Os Eventos Exclusivos deverão utilizar os banners de entrega de prémios com a marca oficial do Prémio de Excelência e do Prémio Campeões de Torneio/Trabalho em Equipa.
  • Banners de prémios personalizados adicionais podem ser criados e atribuídos se a arte for aprovada pela RECF e VEX Marketing.
• Ao pendurar saias de campo, o logótipo/marca da VEX Robotics não pode ser encoberto nos campos de competição.
• Os Eventos Exclusivos da Competição de Robótica VEX V5 podem ter a capacidade regional e as restrições máximas por organização suspensas 8 semanas antes do evento se o evento não estiver lotado (semelhante ao processo já em vigor para os Eventos Exclusivos da Competição de Robótica VEX IQ).
• O tamanho mínimo do poço foi reduzido para 8'x8' em vez de 10'x10'.
• Os eventos exclusivos selecionados serão divulgados durante ou após o 2025 VEX Robotics World Championship.
• A partir da época 2025-2026, a REC Foundation irá angariar 10 dólares em vez de 5 dólares por inscrição de equipa em todos os eventos exclusivos. Isto ajuda a compensar os custos de deslocação dos colaboradores da REC Foundation para apoiar estes eventos de maior dimensão.
• A capacidade mínima para eventos exclusivos da competição de robótica VEX V5 do ensino secundário foi reduzida para 50. 
• O número mínimo de jogos de qualificação da Competição de Robótica VEX IQ por equipa é reduzido para oito (8).
• Qualquer iluminação/efeitos especiais utilizados devem ser consistentes em todos os campos de competição e não podem interferir com a partida.
• Não é permitida a troca de equipas nas 4 semanas anteriores ao evento.
• Se for necessária capacidade adicional porque uma equipa foi transferida para a lista de espera, ou se o Parceiro do Evento quiser aumentar a capacidade, o Parceiro do Evento deverá trabalhar com o Gestor de Suporte Regional e/ou o Diretor de Operações Regionais - Envolvimento do Evento neste processo.
• Removido o requisito de um (1) Juiz Conselheiro Certificado por divisão. É necessário um (1) por evento

Introdução

Os eventos exclusivos da REC Foundation oferecem aos alunos a oportunidade de jogar num torneio único que proporciona uma experiência especial de equipa. Os eventos Signature têm um nível de especialização técnica, valor de produção e qualidade geral do evento que está muito além de um torneio padrão.  A missão desses eventos é oferecer mais oportunidades para equipes que podem ou não participar dos Campeonatos Regionais de Eventos ou do Campeonato Mundial de Robótica VEX vivenciarem um evento desse nível. Eventos exclusivos que atendem aos requisitos necessários podem qualificar equipes diretamente para o Campeonato Mundial de Robótica VEX. Estes eventos contam com a dedicação de Event Partners que proporcionam estas experiências especiais para as equipas. 

Requisitos

Para que um Evento Exclusivo seja recomendado para aprovação para a época 2025-2026, os seguintes requisitos devem ser acordados e cumpridos pelo Parceiro do Evento. 

Evento

• Todos os Eventos Exclusivos devem obedecer aos padrões incluídos no Compromisso com a Excelência nos Eventos.
• As descrições dos eventos exclusivos devem incluir mensagens de que o evento é um evento exclusivo da REC Foundation e não podem incluir mensagens que se refiram a um evento alternativo de um campeonato nacional ou mundial.
• Um parceiro de evento que acolha um evento exclusivo deve ter acolhido competições oficiais da VEX Robotics pelo menos nas duas temporadas anteriores.
• O evento deve ter um número mínimo de equipas que se tenham inscrito, pago e competido.
  • Competição de Robótica VEX U: 12
  • Competição de Robótica VEX V5 (Ensino Secundário): 64
  • Competição de Robótica VEX V5 (Ensino Secundário): 50
  • Competição de Robótica VEX IQ: 50
• Cada evento deve ser apenas de grau único (sem eventos mistos).
• O evento está sujeito aos seguintes limites de inscrição.
  • Não mais de 50% das equipas inscritas poderão ser da mesma região.
  • Não mais de seis (6) equipas de uma organização podem inscrever-se para um evento específico.
  • Os eventos exclusivos podem optar por aumentar o limite máximo de capacidade por organização e/ou regional 8 semanas antes do evento.
  • O evento poderá optar por ter uma capacidade mínima para a Região do Evento anfitriã que não exceda os 50%.
• O evento deve proporcionar tempo suficiente para todas as equipas realizarem partidas de habilidades.
  • As Partidas do Desafio de Perícias devem estar disponíveis para as equipas durante um mínimo de 2 dias.
  • As equipas devem ter a oportunidade de realizar exatamente três (3) Combates de Perícias de Condução e três (3) Combates de Perícias de Codificação Autónoma.
• O evento deve incluir o seguinte:d cerimónias e reuniões.
  • Uma reunião do evento onde o árbitro principal e o parceiro do evento discutem a logística do evento com os participantes, incluindo como fazer fila para os jogos, as regras do jogo e uma breve sessão de perguntas&respostas.
  • Cerimónia de Abertura que recebe as equipas, espectadores, voluntários e convidados. 
  • Cerimónia de Entrega de Prémios que encerra o evento; embora alguns prémios possam ser atribuídos antes do jogo final, o Prémio de Campeão e Excelência do Torneio ou do Trabalho de Equipa deve ser reconhecido após o jogo final.
  • Nota: Todas as habilidades e campos de prática devem ser encerrados durante todas as Reuniões e Cerimónias do Evento.
• Todas as equipas devem ter a oportunidade de serem julgadas, e o julgamento deve seguir o processo de julgamento padrão descrito no Guia de Julgamento.
• A listagem do evento em RobotEvents.com deve incluir uma política de reembolso clara que declare o que acontece nas seguintes circunstâncias.
  • Se o Parceiro do Evento cancelar o evento
  • Se uma equipe se registrar e optar por não comparecer
• A listagem do evento em RobotEvents.com deve incluir um prazo de pagamento claro que indique que se uma equipa não pagar dentro de um prazo especificado, será movida para a lista de espera.

Campos

• Todos os campos de competição para os Jogos de Qualificação e Jogos Finais devem ser elevados do solo à mesma altura entre dez (10) e 24 polegadas.
  • Os elevadores de campo devem ser reforçados, duráveis o suficiente para suportar o peso dos indivíduos (árbitros, alunos, reposicionadores de campo, etc.) sem se moverem ou mudarem de posição, e devem estar nivelados.
• Qualquer iluminação/efeitos especiais utilizados devem ser consistentes em todos os campos da Competição e não podem interferir com a partida.
  • Os locais escuros devem utilizar iluminação branca durante as partidas nos campos de competição
• O evento deverá disponibilizar um número suficiente de campos para as Partidas Qualificativas, Desafios de Competências e Áreas de Prática; todos os campos de um tipo de partida devem utilizar o mesmo tipo de perímetro de acordo com o Manual de Jogo.
  • Competição de Robótica VEX V5 / Competição de Robótica VEX U / JROTC Invitational
    • Pelo menos 2 campos de competição por divisão 
    • Pelo menos eight (8) Partidas de qualificação por equipe
    • Pelo menos um (1) campo de competências por cada 16 equipas
    • Pelo menos um (1) campo de treino por cada 32 equipas
    • Os eventos VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational utilizarão blocos antiestáticos para os campos Competição e Habilidades.
  • Competição de Robótica VEX IQ
    • Pelo menos dois (2) campos de competição por divisão
    • Pelo menos oito (8) jogos de qualificação por equipa
    • Pelo menos um (1) campo de competências por cada 15 equipas
    • Pelo menos um (1) campo de treino por cada 25 equipas

Equipa do Evento

Gerente de Divisão

• O Responsável de Divisão supervisiona o funcionamento do Responsável de Torneio, a operação de campo e as filas de espera em cada Divisão.

Equipe de campo

• Deve haver pelo menos dois (2) Árbitros Chefes Certificados para cada divisão que tenham a autoridade final sobre todas as decisões.
  • Pelo menos 1 árbitro principal certificado deve ter experiência na mesma função num campeonato mundial de robótica VEX, evento exclusivo ou campeonato regional de evento na época atual ou anterior.
  • Melhor Prática: Ter 1 Árbitro Certificado para cada campo de competição e 1 Árbitro Chefe de Divisão Certificado geral que monitorize todos os jogos.
• Deve haver pelo menos dois (2) Árbitros Scorekeeper para cada campo de Competição de Robótica VEX V5 / Competição de Robótica VEX U / Competição por Convite JROTC e pelo menos um (1) Árbitro Scorekeeper para cada campo de Competição de Robótica VEX IQ.
  • Os Árbitros Anotadores são obrigados a ler o manual do jogo e o guia do árbitro antes do evento.
• Cada campo do Robot Skills Challenge deve ter pelo menos um (1) Árbitro Scorekeeper.
• Deve haver pelo menos dois (2) MC por divisão.
• Cada divisão VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational deve ter uma equipa de redefinição de campo.
• Um Técnico de Campo designado é fortemente recomendado para cada divisão.

Julgando

• Deve haver, no mínimo, um (1) Juiz Conselheiro Certificado
  • Pelo menos 1 Juiz Conselheiro Certificado deve ter experiência na mesma função num VEX Robotics World Championship, Signature Event ou Event Region Championship na temporada atual ou anterior.
  • Cada Juiz Conselheiro Certificado leu e concordou em seguir o Guia dos Juízes e os processos de julgamento oficiais da Fundação REC.
• O evento inclui, no mínimo, um (1) par de Juízes por cada oito (8) equipas.

Em geral

• Existe pelo menos um (1) Inspetor Chefe do Robot, que deve ser o Árbitro Principal.
• Existe pelo menos um (1) Inspetor de Robôs por cada doze (12) equipas.
• Existe um mínimo de um (1) Queuer para cada campo de Jogo de Qualificação e Finais.
• Existe um mínimo de um (1) assistente de campo de prática.
• Existe uma mesa de check-in com um (1) colaborador por cada 24 equipas.

Áreas de Pit

Cada equipe participante receberá espaço e recursos adequados na área do Pit.

• Cada mesa/cabine tem acesso a uma fonte de alimentação dedicada.
• São preferidas cabines com tubos e cortinas de 8' x 8'; no entanto, o seguinte pode ser substituído se o espaço não estiver disponível:
  • Cada equipa VEX V5 Robotics Competition tem uma mesa de boxes com pelo menos seis (6) pés de comprimento.
    • Recomenda-se pelo menos duas (2) cadeiras por mesa.
  • Cada equipa VEX IQ Robotics Competition dispõe de uma mesa de boxes com pelo menos 4 (quatro) pés de comprimento. Esta pode ser uma mesa de oito (8) pés partilhada entre duas equipas.
  • Cada equipa VEX U Robotics Competition tem uma mesa com pelo menos 2,5 metros de comprimento ou duas (2) mesas com pelo menos 1,80 metros de comprimento cada.
  • Cada equipa deve receber um espaço de pelo menos 50 pés quadrados.

Comunicações

• O evento é transmitido para a VEX Via em direto durante o evento.
• Uma transmissão em direto do evento é fortemente preferida.
  • Ao reproduzir música numa transmissão em direto, é da responsabilidade do parceiro do evento garantir que o licenciamento adequado está em vigor e que nenhuma lei de direitos de autor é violada.
• Um sistema de som nítido e audível é utilizado no local.
• O evento utiliza sobreposição de vídeo com câmaras nos campos de competição durante os jogos de qualificação e finais.
• Todas as artes personalizadas (logótipos de eventos, vestuário, artes de exposição, etc.) devem ser submetidas e aprovadas pela REC Foundation e pelos Departamentos de Marketing da VEX Robotics antes da impressão.
• O evento deve ser claramente marcado com logotipos de eventos exclusivos do RECF em expositores eletrónicos e impressos.
• A configuração e decoração do evento serão concluídas antes do check-in programado da equipa, incluindo campos de competição devidamente configurados para as partidas.
• O evento utiliza as exposições apropriadas no Tournament Manager.
• Existe um monitor Field Queue em cada campo de competição.
• Os Pit Displays são visíveis em todo o recinto.
• Se a Fundação REC conseguir um patrocinador para prestar apoio ao evento, o Parceiro do Evento seguirá as diretrizes de entrega sempre que possível.
• Permitir que os patrocinadores/parceiros oficiais da Fundação REC montem um stand e/ou exposição em qualquer evento. Um pedido deve ser feito com pelo menos 30 dias de antecedência do evento ao Gestor de Suporte Regional que facilitará a introdução. O patrocinador/parceiro deve cumprir as regras e regulamentos do local.

Prêmios

• Qualquer prémio qualificado para o VEX Robotics World Championship deve ter um banner de prémios atribuído para além de um troféu.
  • Os Eventos Exclusivos deverão utilizar os banners de entrega de prémios com a marca oficial do Prémio de Excelência e do Prémio Campeões de Torneio/Trabalho em Equipa.
    • Banners de prémios personalizados adicionais podem ser criados e atribuídos se a arte for aprovada pela RECF e VEX Marketing.
• Ao pendurar saias de campo, o logótipo/marca da VEX Robotics não pode ser encoberto nos campos de competição.
• No mínimo, os seguintes prémios devem ser atribuídos em cada evento de assinatura da competição de robótica VEX V5, JROTC Invitational e competição de robótica VEX IQ:
  • Prêmio de Excelência
  • Trabalho em equipe/Campeões de torneio
  • Prêmio de Design
  • Campeão de habilidades de robô
  • Prêmio Inovar
  • Prêmio Pense
  • Prêmio Amaze
  • Prêmio de construção
  • Criar Prêmio
  • Prêmio dos juízes
  • Prêmio de Esportividade
• Os eventos de assinatura da Competição de Robótica VEX U devem oferecer, no mínimo:
  • Excelência
  • Campeões do Torneio
  • Prêmio de Design
  • Campeão de habilidades de robô
  • Prêmio dos juízes
  • Prêmio Inovar
  • Prêmio de Esportividade

Calendário de lançamento do evento exclusivo 2025-2026

A partir da época 2025-2026, a REC Foundation irá angariar 10 dólares em vez de 5 dólares por inscrição de equipa em todos os eventos exclusivos. Isto ajuda a compensar os custos de deslocação dos colaboradores da REC Foundation para apoiar estes eventos de maior dimensão.

Qualificações para o Campeonato Mundial de Robótica VEX

O Evento de Assinatura deverá ser presencial e decorrer entre 1 de agosto de 2025 e 22 de fevereiro de 2026. Os eventos exclusivos da Competição de Robótica VEX V5 e da Competição de Robótica VEX IQ receberão três (3) vagas no Campeonato Mundial de Robótica VEX: uma (1) concedida ao vencedor do Prêmio de Excelência e duas (2) vagas concedidas aos Campeões do Torneio ou do Trabalho em Equipe. Os eventos exclusivos da Competição de Robótica VEX U terão duas (2) vagas no Campeonato Mundial de Robótica VEX: uma (1) concedida ao vencedor do Prêmio de Excelência e uma (1) concedida ao Campeão do Torneio. 

• Os Eventos Exclusivos devem ser abertos a todas as equipas, sem exigência de qualificação, e devem ser abertos à inscrição de qualquer equipa.
  • A única exceção a esta regra são os eventos JROTC Invitational.
• Os Eventos Exclusivos só podem qualificar equipas para o Campeonato Mundial de Robótica VEX e não podem qualificar equipas para Campeonatos Regionais de Eventos.
• Um sistema específico de Early Bird de eventos exclusivos será ativado em todos os eventos para garantir o acesso equitativo a todas as equipas.
• Os Eventos de Subscrição devem cumprir todos os requisitos listados neste documento.
• Nota: Ocasionalmente, a Fundação da Competição de Educação em Robótica & (REC) pode abrir uma exceção a um destes critérios para melhor apoiar um Estado/Província/Região/Nação em crescimento; para mais informações, contacte o seu Gestor de Suporte Regional aqui.

Notas

• Se o evento não cumprir os mínimos de inscrição e competição da equipa listados pelo menos 14 dias antes do evento, as vagas no VEX Robotics World Championships serão ajustadas para um (1) ou zero (0).
• O processo para dupla qualificação em Eventos Exclusivos encontra-se no documento Critérios de Qualificação.

Registrando-se para um evento de assinatura

• Todos os eventos exclusivos da REC Foundation seguirão o calendário de lançamento listado na secção de inscrições.
• Todos os eventos exclusivos terão um registo antecipado específico que é independente de todos os sistemas locais/de antecipação.
  • Cada equipa inicia a época com três (3) oportunidades de inscrição durante o período de Early Bird do Signature Event .
    • É aproveitada uma oportunidade cada vez que a equipa se inscreve num Evento de Assinatura, seja durante o período Early Bird do Evento de Assinatura ou no período Standard.
    • Uma oportunidade Early Bird Signature Event não será aproveitada se uma equipa se inscrever num torneio organizado pela sua escola ou organização (em que o treinador da equipa é o Parceiro do Evento).
  • Assinatura do Evento Early Bird Registration abrirá 16 semanas antes do evento às 12h00 EST.
    • Nota: Podem ser feitas modificações para eventos em agosto e setembro.
  • As inscrições padrão serão abertas 14 semanas antes do evento às 12h EST.
  • Um parceiro de evento pode inscrever as suas próprias equipas no seu evento exclusivo durante o registo antecipado do evento exclusivo, independentemente de quantos outros eventos exclusivos já esteja inscrito. 
    • O Parceiro do Evento deve ser o Treinador Principal das equipas que estão a inscrever.
• Não é permitida a troca de equipas nas 4 semanas anteriores ao evento.
• Se for necessária capacidade adicional porque uma equipa foi transferida para a lista de espera, ou o Parceiro do Evento pretende aumentar a capacidade,o Parceiro do Evento deve trabalhar com o Gestor de Suporte Regional e/ou o Diretor de Operações Regionais - Envolvimento do Evento neste processo.
  • Recomenda-se que, se um parceiro de evento quiser adicionar uma equipa da lista de espera, contacte primeiro o treinador principal da equipa para garantir que a equipa está disponível, quer participar e não está inscrita noutro evento no(s) mesmo(s) dia(s).

Processo de inscrição para evento de assinatura

Para se candidatar a sediar um Evento de Assinatura da REC Foundation, um Parceiro de Evento deve revisar os requisitos listados abaixo e então visitar a página Processo de Inscrição para Evento de Assinatura para começar. Existem dois prazos a observar.

• Novos conceitos de eventos de assinatura:
  • A data limite para a apresentação de uma Proposta Inicial de Evento de Assinatura é 31 de janeiro de 2025.
  • Caso a Proposta Inicial seja aprovada, será enviada a Candidatura Final e o Calendário de Planeamento.
• Conceitos de eventos de assinatura novos e existentes:
  • O prazo para a apresentação da Candidatura Final para a época 2025-2026 é 31 de março de 2025.
  • A Inscrição Final deverá incluir um orçamento detalhado e um diagrama de layout do evento.

Os eventos exclusivos selecionados serão divulgados durante ou após o 2025 VEX Robotics World Championship. A partir da época 2025-2026, a REC Foundation irá angariar 10 dólares em vez de 5 dólares por inscrição de equipa em todos os eventos exclusivos. Isto serve para ajudar a compensar os custos de viagem do pessoal da REC Foundation e apoiar estes eventos de maior dimensão.

Se tiver dúvidas sobre os eventos de assinatura, contacte Dylon Caudill, Diretor de Operações Regionais - Event Engagement ou o seu Regional Support Manager. 

Melhores Práticas

Se você está pensando em hospedar um Evento Signature pela primeira vez:

• Crie uma equipa de planeamento.
• Participe noutro evento exclusivo e acompanhe o parceiro do evento.
• Visite o local pretendido várias vezes para planear como o evento poderá ser organizado.
• Teste uma ideia de evento a uma escala mais pequena e/ou num local diferente antes de a transferir para um evento exclusivo.