Обзор
Этот контрольный список представляет собой общее руководство, которое поможет вам в планировании вашего мероприятия. Каждое мероприятие и место проведения уникальны, поэтому этот контрольный список не охватывает все потребности для каждого мероприятия. Мы рекомендуем вам проконсультироваться с вашим региональным менеджером по поддержке (RSM) и использовать этот контрольный список и раздел «Партнеры мероприятий» в библиотеке REC при планировании вашего мероприятия.
Глоссарий
EP: Партнер мероприятия
RE: RobotEvents.com
RSM: Региональный менеджер поддержки
TM: Менеджер турнира
Первые шаги
|
Обзор Стать партнером мероприятия в библиотеке REC |
|
| Поработайте волонтером на мероприятиях/понаблюдайте за другим EP, чтобы узнать больше о планировании и проведении мероприятий | |
| Просмотрите Приверженность совершенству мероприятий | |
| Свяжитесь с вашим RSM | |
|
|
|
|
| Пройдите курс сертификации Event Partner | |
| Создайте учетную запись (при необходимости) и попросите своего RSM предоставить вам доступ к EP в RobotEvents | |
| Пройдите проверку биографических данных в RobotEvents |
Этап планирования мероприятия
|
Просмотрите раздел Планирование мероприятий в библиотеке REC |
|
| Создайте бюджет мероприятия | |
| Создать повестку дня - Образцы повесток дня | |
| Определите, будет ли на вашем мероприятии судейство и будет ли оно очным/удаленным/гибридным; если на вашем мероприятии будет судейство: | |
|
|
|
|
| Выберите и зарезервируйте место проведения для дня мероприятия и заранее настройте день/ночь | |
| Создайте макет вашего заведения — при этом учитывайте транспортный поток и контроль толпы. Обязательно укажите: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Опубликуйте свое мероприятие на RE - Размещение мероприятия на RobotEvents.com | |
| Определите, будете ли вы предлагать еду и/или льготы, и как это сделать. | |
| Ознакомьтесь с Правилами для студентов (Политика и Кодекс поведения, ориентированные на студентов) |
За два-три месяца до мероприятия
Событие |
|
| Подтвердите бронирование места проведения | |
| Проверьте план размещения вместе с вашим RSM. | |
| Создайте подробный план концессионного стенда | |
| Продвигайте свое мероприятие в местных СМИ, школьном округе и социальных сетях. | |
Оборудование |
|
| Определите, сколько полей и наборов игровых элементов вам понадобится. | |
| Принять меры по обеспечению полей и игровых элементов (купить и/или взять в аренду) | |
| Безопасно Электроника, необходимая для мероприятия. Это включает в себя, но не ограничивается: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Обсудите необходимость дополнительного оборудования с вашим RSM. | |
| Для мероприятий V5RC/VAIRC/VURC подтвердите, что у вас есть либо полевые контроллеры VEXnet, либо интеллектуальные полевые контроллеры как для соревнований, так и для навыков робототехники (не требуется для VIQRC). | |
| Заказ трофеев, трофейных табличек и баннеров | |
| Примите меры по обеспечению безопасности инструментов для измерения размеров при осмотре. | |
RobotEvents.com |
|
|
Проверьте список мероприятий на Robotevents.com вместе с вашим RSM, подтвердите правильность данных |
|
| Волонтеры | |
| Пригласите специальных гостей и спонсоров на мероприятие | |
| Набрать ключевых волонтеров и поделиться ресурсами для волонтеров и обучением сертификации: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Начните привлекать дополнительных волонтеров и делитесь ресурсами для волонтеров; ознакомьтесь с Руководством по набору волонтеров чтобы узнать список необходимых волонтеров и узнать, где найти учебные ресурсы. | |
| Заказать футболки для волонтеров (по желанию) | |
Дополнительные элементы |
|
За месяц до мероприятия
Событие |
|
| Обратитесь к своему менеджеру по маркетингу и обсудите любые проблемы или вопросы, касающиеся вашего мероприятия. | |
| Обновите/подтвердите свою повестку дня, чтобы направлять команды и волонтеров в течение дня мероприятия. | |
| Зарезервируйте двухсторонние радиостанции или организуйте другой способ связи между сотрудниками в день мероприятия. | |
| Разработайте план безопасности и поделитесь им с местными службами экстренной помощи и/или безопасности. | |
| Координировать работу служб по уборке в день мероприятия, чтобы поддерживать чистоту и наличие бумажных принадлежностей. | |
| Если вы слушаете музыку, создайте плейлист, подходящий для всех возрастов, и убедитесь, что у вас есть соответствующие лицензии на воспроизведение выбранной музыки. | |
| Организовать фотосъемку мероприятия | |
| Продвигайте свое мероприятие и рассылайте пресс-релизы | |
Волонтеры |
|
| Продолжаем набор волонтеров | |
| Убедитесь, что ваш главный судья и советник судьи прошли сертификаций волонтеров | |
| Добавьте главного судью и судью-консультанта в список мероприятий RE | |
| Поощряйте судей-секретарей читать руководство по игре и проходить сертификацию главного судьи (по желанию) | |
| Поощряйте судей читать Руководство по судейству и проходить сертификацию (по желанию) | |
Оборудование |
|
| Соберите элементы поля/игровые объекты | |
| Подтвердить трофеи | |
| Подтвердите наличие всего необходимого оборудования (включая поля, полевые элементы, электронику, компьютеры, проекторы, систему звукоусиления) | |
Дополнительные элементы |
|
За одну-две недели до мероприятия
Событие |
|
| Обратитесь к своему менеджеру по маркетингу и обсудите любые опасения или вопросы, касающиеся вашего мероприятия. | |
| Подтвердите все детали места проведения у координатора места проведения. | |
| Определите контактное лицо для экстренной связи с учреждением в случае чрезвычайной ситуации или недопонимания | |
| Подтвердите детали концессионного стенда | |
Волонтеры |
|
| Закажите еду и напитки для вашей организации и волонтеров в день мероприятия (хорошо опекаемые волонтеры с удовольствием снова станут волонтерами) | |
| Отправьте подробности мероприятия волонтерам | |
| Подтвердите, что волонтеры ознакомились с учебными документами, необходимыми для их роли. | |
| Создайте бейджики для волонтеров | |
| Если были заказаны футболки для волонтеров, подтвердите доставку и/или организуйте доставку футболок | |
Администрация |
|
| Отправьте по электронной почте зарегистрированным командам окончательные сведения о мероприятии и любые последние инструкции | |
| Закупка и организация поставок: | |
|
|
|
|
|
|
| Создайте приветственные пакеты для каждой команды с соответствующей информацией о повестке дня и порядке проведения мероприятия. | |
| Распечатайте и сделайте копии материалов для судейства; их можно найти в Руководстве по судейству | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Распечатайте и сделайте копии следующих документов о мероприятии; их можно найти в библиотеке REC — обратитесь к своему RSM, если вам нужна помощь в их поиске. | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Создайте и сделайте копии следующих документов: | |
|
|
|
|
|
|
Оборудование |
|
| Подтвердите наличие оборудования, включая поля, полевые элементы, электронику, компьютеры, проекторы, систему звукоусиления. | |
| Собирайте трофеи | |
RobotEvents.com/TM |
|
|
Убедитесь, что все регистрационные взносы за мероприятие оплачены, просмотрев отчет о регистрации команды на сайте RobotEvents.com , и свяжитесь с командами, которые не заплатили |
|
| Создайте «фиктивное» событие в TM, чтобы попрактиковаться в использовании программного обеспечения и завершить составление расписания событий (Примечание: не используйте коды TM или RE для фиктивных событий; обратитесь к своему RSM за помощью на этом важном этапе) | |
| При необходимости: обновите TM по мере необходимости на ноутбуках и/или Raspberry Pi. | |
Дополнительные элементы |
|
За день до мероприятия
Подготовка места проведения |
|
| Зоны пит-стопов для команд со столами, стульями и указателями пит-стопов | |
|
|
|
Стойка регистрации с флаерами программы, списками регистрации команд и волонтеров, ручками, контейнерами для сбора инженерных блокнотов. |
|
| Зарядные станции или питание для каждого пит-стопа | |
| Зона проверки: пустые контрольные списки проверки, ручки, калибровочные инструменты. | |
| Таблицы очередей (обычно по одной на поле) | |
| Комната для судей с материалами для судейства | |
| Торговый киоск: предметы для продажи и наличные за сдачу | |
| Убедитесь, что все шнуры надежно закреплены и проложены вне мест с высокой проходимостью; для безопасности закрепите шнуры клейкой лентой — для этого отлично подойдут клейкая лента или борцовская лента, так как она не прилипает к полу. | |
| Разместите указатели, ленту и/или стойки для безопасного и эффективного направления движения участников. | |
| Убедитесь, что трофеи собраны и выставлены в зоне проведения мероприятия, а также что дополнительные сертификаты об участии или признании доступны для распространения. | |
Волонтеры |
|
| Убедитесь, что волонтерам доступны все необходимые принадлежности, например, планшеты и ручки для судей, маркеры и планшеты для членов очереди, а также ручки и блокноты по мере необходимости для судей. | |
| Организуйте зону отдыха для волонтеров, включая закуски и воду. | |
Оборудование/ТМ |
|
| Организуйте соревнования, навыки робототехники и тренировочные площадки | |
| Настройте таблицу(ы) подсчета очков для компьютера(ов) подсчета очков, принтера, проектора, экрана и системы звукоусиления. | |
| Проверьте все оборудование, чтобы убедиться, что оно правильно работает с ТМ. | |
| Распечатайте тестовую страницу на принтере для подсчета очков, чтобы убедиться, что драйвер принтера установлен правильно. | |
| Убедитесь, что у вас есть бумага для принтера и дополнительный картридж с тонером. | |
| Проверьте динамики, чтобы убедиться, что соответствующие звуки правильно воспроизводятся через систему PA или другие динамики, подключенные к главному компьютеру TM. | |
| Протестируйте все дисплеи, беспроводные сети и мобильные устройства для подсчета очков. | |
| Используйте TM для проверки связи между компьютером подсчета очков и игровыми полями V5RC, чтобы обеспечить надлежащее управление водителем и автономные функции (не требуется для VIQRC) | |
| Проверьте правильность настройки полей в соответствии с Руководством по игре. | |
| Проверьте, что полевые элементы закреплены на поле, если применимо. | |
| Имейте под рукой резервные игровые объекты | |
RobotEvents.com/TM |
|
| Убедитесь, что все регистрационные сборы за мероприятие оплачены, просмотрев отчет о регистрации команды на RobotEvents.com | |
| Настройте событие в TM, используя ваш TM и код RE, найденный на RobotEvent.com | |
| Распечатать таблички с полями и пит-стопом из Менеджера турниров (на вкладке «Отчеты») | |
| Распечатать списки команд из Менеджера турнира (на вкладке «Отчеты») для таблицы регистрации и Судейского советника | |
Дополнительные элементы |
|
День мероприятия
Перед началом мероприятия |
|
| Делегируйте многие задачи ключевым волонтерам, вы будете заняты и вам понадобится помощь. | |
|
Откройте двери и включите свет, отопление/кондиционирование воздуха; стр.Следите за изменением температуры в помещении по мере заполнения пространства(й) участниками |
|
|
Откройте все туалеты и убедитесь, что они полностью укомплектованы мылом и бумагой. |
|
|
Убедитесь, что все парковочные места доступны, а указатели размещены, чтобы направлять участников к месту регистрации на мероприятии. |
|
|
Разместите все баннеры и указатели мероприятия, чтобы направить участников к соответствующим местам проведения мероприятия. |
|
|
Приготовьте закуски и напитки для волонтеров, чтобы они могли зарядиться энергией на весь день. |
|
|
Обеспечьте наличие доступных сидений |
|
|
Проверьте правильность настройки игровых полей. |
|
|
Проверьте все аудио- и визуальное оборудование, такое как проекторы, экраны, дисплеи и звуки Tournament Manager, а также систему оповещения, чтобы убедиться в их правильной работе. |
|
|
V5RC — проверка полевых органов управления для обеспечения их правильной работы |
|
|
Раздайте рации двусторонней связи, если они используются, или обменяйтесь номерами мобильных телефонов среди ключевых волонтеров. |
|
Когда прибудут команды и волонтеры |
|
|
Приветствуйте своих волонтеров и команды! Позаботьтесь о том, чтобы их тепло встретили и направили в места проведения регистрации и обучающих встреч. Оказывать поддержку у загруженных столов регистрации |
|
|
Поприветствуйте специальных гостей, спонсоров и представителей СМИ. Поделитесь своим планом на день мероприятия и направьте участников к волонтерам, которые могут поделиться подробностями о программе и участниках. |
|
|
Поделитесь программой своего мероприятия с ключевыми волонтерами |
|
|
Поделитесь приветственным сообщением и/или объявлениями о встречах и мероприятиях с докладчиками |
|
|
Поделитесь своим планом безопасности с ключевыми волонтерами |
|
|
Попросите опытные команды проверить игровые поля, чтобы убедиться, что они правильно оборудованы. |
|
|
Собирайте инженерные журналы при регистрации или осмотре и убедитесь, что на каждом журнале указан легко находимый номер команды. |
|
|
Убедитесь, что все участвующие команды зарегистрированы и оплатили регистрационный взнос. |
|
Перед началом матчей роботов и судейства |
|
|
Проверьте на стойке регистрации команд, все ли команды зарегистрировались; попытайтесь связаться с командами, которые не зарегистрировались. |
|
|
Используйте функцию «Отметка команды» в Tournament Manager, чтобы указать команды, которые зарегистрировались. |
|
|
После того, как расписание и список участвующих команд будут определены, при необходимости повторно сгенерируйте расписание матчей в Tournament Manager. |
|
|
Убедитесь, что координатор волонтеров вносит необходимые коррективы в связи с неявками. |
|
|
Обеспечить, чтобы ведущие волонтеры координировали все запланированные встречи по обучению волонтеров. |
|
|
Убедитесь, что все команды прошли или готовы пройти проверку роботов; попросите опытные команды поддержать усилия других участвующих команд по прохождению проверки. |
|
|
Распечатайте копию листов диктора для ведущего из TM Reports |
|
|
Распечатайте списки матчей из отчетов TM для распространения среди каждой команды, персонала, отвечающего за очередь, судей/главных судей, судейских бригад и ключевых волонтеров. |
|
|
Проведите собрание участников мероприятия до начала матчей роботов; используйте темы, изложенные в Объявлениях о собраниях мероприятий |
|
Во время мероприятия |
|
|
Обеспечьте наличие закусок и напитков для всех волонтеров, а также обеда для волонтеров, работающих полный день; будьте внимательны к ограничениям в питании волонтеров и следуйте правилам места проведения мероприятия в отношении еды и напитков. |
|
|
Обойдите все, чтобы проактивно решить любые проблемы, ответить на вопросы и оказать поддержку. |
|
|
Убедитесь, что мусорные контейнеры опорожнены, а туалеты чистые и хорошо укомплектованы. |
|
|
Попросите оператора ТМ периодически сохранять копию файла вашего мероприятия на USB-флеш-накопителе. |
|
|
Проконсультируйтесь с судейским консультантом, чтобы убедиться, что судейская деятельность проходит по графику; при необходимости предоставьте обновленные рейтинги матчей и навыков (см. Руководство для судей) |
|
|
После завершения судейства получите список победителей у советника судей. |
|
|
Верните инженерные блокноты командам после того, как судейская группа завершит оценку. |
|
|
Попросите оператора TM ввести победителей судейского голосования и победителей автозаполнения в TM после завершения финальных/выбываюших матчей. |
|
|
Поощряйте все команды, волонтеров и спонсоров к участию в церемонии награждения, которая отмечает достижения всех команд и обеспечивает признание наград, присуждаемых по результатам судейства и производительности. |
|
|
Печать отчетов сценариев церемонии награждения, расположенных в TM Reports; разработка слайдов презентации для церемонии награждения на вкладке TM Slides |
|
|
Поблагодарите своих волонтеров, тренеров, наставников, родителей и спонсоров за их неоценимую поддержку. |
|
После события |
|
|
Убедитесь, что победители и результаты матчей были введены в TM. |
|
|
Создайте резервную копию файла TM на USB-флеш-накопителе. |
|
|
Загрузите и завершите все результаты TM на RobotEvents.com; cвсе ваши RSM, если у вас возникли какие-либо ошибки при загрузке результатов |
|
|
Уберите все оборудование и материалы для безопасного хранения и при необходимости очистите место проведения мероприятия. |
|
|
Сохраняйте все соответствующие материалы конкурса до тех пор, пока все результаты не будут успешно загружены. |
|
|
Убедитесь, что советник судьи собрал конфиденциальные материалы судейства и уничтожит их. |
|
|
Разработайте план и место, где участники смогут забрать потерянные и найденные вещи. |
|
|
Отправьте последующее сообщение с благодарностью вашим волонтерам. |
|
|
Поделитесь фотографиями и/или новостями с мероприятия со СМИ и вашим сообществом. |
|
|
Свяжитесь с командами и попросите их поделиться впечатлениями от вашего мероприятия. |
|
|
Свяжитесь с вашим RSM и поделитесь результатами мероприятия. |
|
|
Отпразднуйте свои достижения! |
|