Руководство по планированию и укомплектованию волонтеров

Обзор ролей волонтеров

Роль	Описание	Активность	Опыт	Навыки
Сброс поля	Аккуратно обновляйте поле соревнований после каждого матча и при необходимости помогайте полевому менеджеру или главному судье. Обратите внимание, что энергичные ученики и дети младшего возраста преуспевают.			Никакого опыта не требуется Умение просматривать схемы полей для размещения игровых объектов в правильном месте на поле соревнований. Быстро перемещайтесь по полю Хорошие навыки слушания
Очередь	Помощь в подготовке команд к предстоящим матчам.			Опыт не требуется Общайтесь эффективно Внимание к детали Оставайтесь организованными в быстро меняющейся среде Следовать инструкции
Помощник администратора карьера	Выполнять обязанности по обслуживанию клиентов, помогая командам и гостям с вопросами, связанными с соревнованиями и местами проведения.			Опыт не требуется Умение устранять неполадки Общайтесь эффективно
Команда	Приветствуйте команды по мере их прибытия. Проверяйте команды, раздавайте материалы и собирайте инженерные тетради. Ответьте на основные вопросы.			Опыт не требуется Внимание к детали Общайтесь эффективно Комфортно пользоваться компьютером
Волонтерская регистрация	Приветствуем волонтеров и гостей. Проверьте график, раздайте материалы, направьте волонтеров в соответствующие места. Ответьте на основные вопросы. Может быть динамичная роль.			Опыт не требуется Внимание к детали Общайтесь эффективно Комфортно пользоваться компьютером
Практика полевого чиновника	Контролируйте тренировочные поля и обеспечьте всем командам доступ к тренировочному времени и действуйте организованно.			Опыт не требуется Следите за учениками и следите за порядком Общайтесь эффективно
Судья-советник	Обучайте и помогайте судьям-добровольцам, когда они оценивают студенческие команды посредством собеседований, просматривают инженерные тетради, наблюдают за работой на местах и ​​при необходимости вручают награды. Содействуйте процессу обсуждения вынесенных судьями наград и при необходимости выступайте в роли судьи.			Внимание к детали Будьте беспристрастны Общайтесь эффективно Должно быть не менее 20 для всех событий VRC/VIQRC и не менее 21 для всех событий VEX U.
Судить	Оценивайте студенческие команды с помощью собеседований, инженерных тетрадей, мультимедийных презентаций и результатов работы на местах. Вручайте награды по мере необходимости.			Предпочитаю некоторый опыт судейства, но это не обязательно. Внимание к детали Будьте беспристрастны Общайтесь эффективно На всех мероприятиях VRC должен быть взрослый. Должно быть не менее 21 для всех событий VEX U. Для местных мероприятий VIQRC должно быть не менее 16 человек.  Должен быть взрослый, если соревнование VIQRC квалифицируется на чемпионат мира VEX.
Инспектор	Проведите проверки, чтобы убедиться, что роботы соответствуют правилам и спецификациям, изложенным в Руководстве по игре.			Базовые знания в области роботостроения и знакомство с деталями VRC & VIQRC полезны, но не обязательны. Сотрудничайте с другими в команде Внимание к детали Следуйте контрольному списку проверок (прилагается)
Судья-секретарь	Записывайте результаты с помощью приложения TM Mobile или бумажных оценочных листов. При необходимости проверяйте записанные результаты у главного судьи и у водителей-студентов после каждого матча. Обсудите возможные нарушения правил с главным судьей после матча. Убедитесь, что поле сброшено и роботы готовы к следующему матчу. (То же самое для навыков)			Однако предпочтение отдается опытным волонтерам; Судьи-секретари могут быть новыми добровольцами и быстро пройти обучение. Применяйте знания игры и правил и будьте беспристрастны. Внимание к детали Эффективно работать как член команды Позитивно взаимодействовать с учениками Должно быть не менее 15 лет
Оператор VEX ТМ	Используйте программное обеспечение Tournament Manager, чтобы инициировать матчи и записывать результаты. Согласуйте с ведущим возможность отображения результатов матча в подходящее время.			Предпочтение отдается опытным волонтерам, но новых волонтеров можно обучить заранее. Комфортно пользоваться компьютером Внимание к детали
ведущий	Предоставляйте пошаговые инструкции во время турнира и информативные знания о программе между матчами. Добавьте энтузиазма и энергии, а также высокого уровня вовлеченности и понимания всем участникам мероприятия.			Опыт работы приветствуется, но не обязателен Общительный и харизматичный стиль общения, который привлекает и заряжает аудиторию. Работайте в команде с другими волонтерами Думайте быстро и импровизируйте
Главный судья	Организовывать и контролировать работу судей-секретарей. Интерпретирует и последовательно обеспечивает соблюдение правил игры, чтобы забить гол после завершения матча, и является окончательной инстанцией для разрешения любых споров или решений. При необходимости обучайте судей-секретарей.			Опыт работы в качестве судьи обязателен. Применить знания об игре и правилах Эффективно руководите командой Позитивно взаимодействовать с учениками и тренерами Арбитражные споры справедливо и быстро снижают эскалацию споров Должно быть 20 лет, не менее 20 лет для VRC и не менее 16 лет для VIQRC.

Набор персонала

Волонтерство и участие в мероприятиях VEX Robotics могут помочь другим вдохновиться, разжечь энтузиазм, освоить новые навыки, расширить свою сеть контактов и познакомиться с новыми способами ведения дел. Есть много источников, которые следует учитывать при наборе волонтеров. Вам следует как можно раньше рассказать о своем мероприятии и поделиться ключевыми идеями программ робототехники и STEM, чтобы найти людей, которые чувствуют, что это действительно импонирует.

Рассмотрим следующие источники:

• Родители, учителя, школьные администраторы, наставники, местные команды по робототехнике, братья и сестры – Помните, волонтерство может быть семейным делом! Младшие братья и сестры часто хорошо справляются с сбросом поля.
• Сотрудничайте с местными школами Свяжитесь с близлежащими школами и согласитесь провести «обмен волонтерами», чтобы они предоставили волонтеров для вашего мероприятия, а вы предоставили волонтеров для их мероприятия.
• Местные предприятия и спонсоры Мероприятия по робототехнике идеально подходят для формирования команды компании, поэтому свяжитесь с отделом кадров компании, если вы еще не знаете кого-то там.
• Школы, колледжи и университеты – Классы, общества почета, женские клубы и братства могут предъявлять требования к общественным работам для членства, стипендий или окончания учебы. Также обратитесь за помощью к клубам/группам, Инженерному колледжу и программам ROTC. Дайте местному армейскому рекрутеру стол в обмен на предоставление добровольцев. Студенты-преподаватели и начинающие технические специалисты также являются идеальными кандидатами для волонтерства.
• Общественные группы, отделения организаций и церковные группы Многие ищут приглашенных докладчиков или могут позволить вам установить стол для раздачи материалов по набору волонтеров. Свяжитесь с местным сообществом производителей, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Торговой палатой, библиотекой и т. д.
• Интернет-ресурсы LinkedIn имеет сайт, посвященный возможностям волонтерства, а также существуют бесплатные сервисы и сервисы по подписке такие как VolunteerMatch и Idealist.org, где вы можете публиковать информацию о возможностях волонтерства для общественности. Не забывайте о социальных сетях, таких как Facebook и Twitter, если у вас есть учетные записи или вы участвуете в группах с подписчиками.
• Программы для сотрудников и корпоративная ответственность Многие местные и национальные сети ставят перед собой цели общественных работ и благотворительности, а волонтерство сотрудников является частью их культуры. Некоторые даже предоставят грант на ваше мероприятие, если вы привлечете определенное количество волонтеров из их места.
• Группа волонтерской поддержки Фонда REC — отправьте электронное письмо по адресу Volunters@roboticseducation.org для получения помощи.

Привлечение волонтеров

Пригласите потенциальных волонтеров посетить Библиотеку Фонда РЭЦ > Волонтеры , чтобы узнать больше о том, как они могут принять участие в поддержке вашего мероприятия. Волонтерство на наших соревнованиях может быть полезным и увлекательным.

Доступны различные вакансии волонтеров, и многие должности волонтеров не требуют технических навыков или опыта, а только желание поддержать привлекательные возможности обучения для студентов.

Чем бы ни интересовались ваши потенциальные волонтеры, помогите им определить роль, которая им больше всего подходит. Добровольцы могут просмотреть учебные материалы для волонтеров и узнать, как записаться на местное мероприятие в своем районе или на чемпионат мира по робототехнике VEX в REC Foundation Library > Volunteers.

ПримечаниеВ случае чрезвычайной ситуации волонтеры в возрасте до 18 лет должны находиться под присмотром взрослого, находящегося на месте.

Описание работы волонтера

Разместите четкую информацию о ваших волонтерских потребностях в списке мероприятий на RobotEvents.com. Дайте потенциальным волонтерам больше информации, чем просто: «Требуются волонтеры – обращайтесь по <person’s name>». Заполните вкладку «Волонтер» на RobotEvents.com как можно более подробно, перечислив необходимые роли, чтобы вызвать интерес, и предоставив четкие инструкции по регистрации. Чтобы упростить задачу, мы создали информационный шаблон вкладки «Волонтер» , который можно использовать в качестве отправной точки для вашего мероприятия. Список наиболее распространенных должностей волонтеров доступен в статье «ролей волонтеров», включая необходимые базовые навыки и опыт. Документы в REC Foundation Library > Volunteers содержат подробную информацию о наиболее распространенных ролях волонтеров, включая обязанности, необходимое обучение и одежду для каждой роли. Добровольцы также могут зарегистрироваться в Системе управления волонтерами REC Foundation , чтобы найти подробную информацию о каждой роли.

Ожидания волонтеров

Поощряйте волонтеров одеваться удобно и подобающе для мероприятий. Одежда должна быть нейтральной для команды: рубашка-поло или футболка с джинсами или классическими брюками вполне подойдут. Добровольцы должны носить удобную обувь с закрытым носком и, возможно, пожелают носить защитные очки на тренировочной площадке и рядом с игровым полем. Если вы раздаете футболки волонтерам, сообщите об этом волонтерам заранее. Волонтеры должны планировать прибыть на ваше мероприятие достаточно рано для любого обучения на месте (рекомендуется минимум 30 минут), приходить вовремя на выполнение своих заданий, проявлять веселый, позитивный настрой, а также быть гибкими и открытыми для помощи другим волонтерам, если помощь потребуется. .

Рекомендуемый штат волонтеров для турниров

Ниже приведены примеры штатных планов волонтеров. Потребности волонтёров для каждого мероприятия будут различаться в зависимости от его размера, формата и планировки. Используйте эту таблицу только в качестве руководства при наборе и планировании волонтеров. Добровольцы, такие как инспекторы, специалисты по регистрации команд, члены команд и судьи по ведению счета, могут выполнять двойные роли, чтобы в полной мере использовать свою поддержку мероприятия. Например, один волонтер может помочь с регистрацией команды утром, а затем перейти к роли судьи-секретаря или секретаря команды после начала матчей. Команды также могут помогать сбрасывать поля после каждого матча под наблюдением главного судьи, как и младшие братья и сестры, наблюдающие за соревнованием. Дополнительные роли также указаны для мероприятий, которые имеют дополнительную поддержку волонтеров.

Турниры ВРК

VIQRC Турниры

Обучение и подготовка волонтеров

• Интернет-ресурсы Попросите всех волонтеров внимательно просмотреть «Руководство для волонтеров» и все размещенные учебные материалы для их должностей за неделю до запланированного мероприятия. В дополнение к учебным материалам, предоставляемым Фондом REC, вы можете включить видео, озвученные презентации PowerPoint и многое другое. Дайте волонтерам возможность задавать вопросы и подготовиться до даты мероприятия.
• Смотреть матчи Посоветуйте им посмотреть матчи текущего сезона на YouTube, чтобы ознакомиться со стилем мероприятия. Если возможно, дайте им конкретные ссылки.
• Учебные видеоролики для судей-секретарей Судьи обязаны просматривать обучающие видеоролики для судей текущего сезона и знать текущие правила игры.
• Главный судья & Сертификаты советника судьи – Помимо обучающих видео, главные судьи и советники судей должны пройти сертификационные курсы. Ниже выберите интересующие вас курсы:
  
  • Сертификационный курс главного судьи VRC
  • Сертификационный курс главного судьи VIQRC
  • Сертификационный курс судей VRC/VIQRC
• Обучающие звонки Рассмотрите возможность проведения собственных обучающих звонков за неделю до мероприятия, определив ожидания и предоставив волонтерам возможность задавать вопросы.
• Посетите местное мероприятие Поощряйте волонтеров посетить другое местное мероприятие, если это возможно, чтобы получить представление о том, как проводятся турниры, и, возможно, даже последовать примеру другого волонтера в его предстоящей роли.
• Обучайте волонтеров на мероприятии «Только навыки». Если вы проводите мероприятие «Только навыки», это идеальное время для обучения волонтеров и предоставления им практического опыта.
• Тренинг чувствительности – Напомните волонтерам, что турниры – это студенческие мероприятия, на которых они будут работать с детьми. Они должны делать все возможное, чтобы дети чувствовали себя комфортно, например, вставать на колени, чтобы опуститься на их уровень, говорить твердо, но позитивно, никогда не прикасаться к ученику и не хватать его. Добровольцы также должны внимательно относиться к учащимся из разных культур, которые могут конкурировать.
• Инструктаж на месте Если у вас есть возможность, проведите личное обучение вечером перед мероприятием (часто называемое мероприятием «Накануне»), чтобы волонтеры могли встретиться с командой волонтеров и пройти обучение на месте. На многих мероприятиях «Накануне» проводятся тренировочные матчи, если есть принимающая команда или команда хозяев, которая может помочь в подготовке. Это поможет укрепить доверие волонтеров и сделать утро вашего мероприятия более гладким. Независимо от того, проводите ли вы обучение накануне вечером или проводите обучение на месте утром в день мероприятия, запланируйте предоставить волонтерам учебную документацию и материалы, необходимые для успешного выполнения своих функций и получения удовольствия от мероприятия. Это может включать в себя распечатку ролевых руководств для волонтеров, диаграмм полей для сброса, оценочных листов и т. д.

Волонтерская забота и благодарность

• Еда & Напиток – Обеспечьте доступность воды и закусок для всех волонтеров в течение дня, а также обеспечьте обедом тех, кто волонтерит, в течение всего дня мероприятия. Гидратация, питание и соответствующие перерывы важны для волонтерской деятельности. Если есть возможность, остановите все соревнования на обед, чтобы ВСЕ волонтеры могли передохнуть и поесть; запланируйте обеденные смены, если все соревнования не могут остановиться одновременно. Если у вас есть место, оборудуйте комнату отдыха для волонтеров или огороженную веревкой зону для использования волонтерами.
• Комфорт – Обязательно посоветуйте волонтерам надеть удобную обувь и взять с собой бутылку с водой (если вы ее не предоставляете). Если возможно, держите в зоне отдыха волонтеров несколько упаковок леденцов, чтобы успокоить голосовые связки.
• Признание & Сертификаты – Если есть финансирование, используйте футболки и/или бейджи с именами, чтобы обозначить своих волонтеров как ценный ресурс мероприятия. Поделитесь своей признательностью с волонтерами, которые оказывают неоценимую поддержку вашим усилиям. Выразите признательность волонтерам, предоставив им Сертификат общественных работ , на котором указано название вашего мероприятия. Многим компаниям и школам требуется документация, позволяющая сотрудникам заниматься волонтерской деятельностью, а некоторые даже могут стимулировать подтверждение времени волонтерской деятельности, поэтому обязательно записывайте отдельные часы волонтерства. Вы можете заказать наборы трофеев, а также отдельные трофеи и таблички у VEX по адресу VEXRobotics.com.
• Знаков признательности Даже при небольшом бюджете рассмотрите возможность подарить волонтерам (или ключевым волонтерам) небольшой подарочный сертификат, например, на 5 долларов в Starbucks или местное заведение, где можно поесть.
• Рукописные заметки Сила рукописного «Спасибо» сегодня имеет большое значение!
• Социальные сети Если вы активно пользуетесь социальными сетями, подумайте о том, чтобы написать краткую рекомендацию для ключевого волонтера в LinkedIn или опубликовать в Твиттере фотографию, если он выходит за рамки служебного долга. Отметьте их в Твиттере вместе с @REC_Foundation. Вы также можете отправить фотографии волонтеров и мероприятий в Фонд РЭЦ по адресу media@roboticseducation.org.
• Последующие действия & Оставайтесь на связи Отправьте электронное письмо своим волонтерам после мероприятия, чтобы оценить их удовлетворенность и собрать мнения об успехе мероприятия, или воспользуйтесь SurveyMonkey , чтобы отправить несколько коротких вопросов. Также поддерживайте связь с волонтерами для будущих мероприятий. Если у вас есть бюджет, устройте благотворительный ужин или вечеринку. Счастливый волонтер, у которого есть отличный опыт, обычно возвращается!

Лучшие практики, которыми поделились наши партнеры по мероприятиям

Набор волонтеров

• Поделитесь главными судьями с EP близлежащих мероприятий. Ознакомьтесь с картой событий на RobotEvents.com.
• Если не хватает добровольцев, используйте микрофон, чтобы привлечь помощь: «Мы ищем несколько улыбающихся лиц, которые помогут нам!»
• Если много, не отталкивайте волонтеров! Используйте дополнительные приспособления в качестве рельефа/поплавков.
• Рассмотрите возможность добавления требования для участия в League Play:
  
  • Каждая команда должна предоставить пять добровольцев или…
  • Каждый член команды должен добровольно участвовать в одном или нескольких мероприятиях.
• Сотрудничайте со школьными консультантами клуба. Волонтерство – это простой способ заработать часы обслуживания как для членов клуба, так и для клуба в целом.
• Свяжитесь с местными религиозными школами и учебными заведениями. Может потребовать от родителей выполнять общественные работы вместо оплаты обучения.

Волонтерская благодарность

• В качестве благодарности сделайте коллаж из фотографий с мероприятия в Shutterfly или аналогичном онлайн-сервисе, попросите детей написать личное сообщение (в стиле ежегодника) и распечатайте его, чтобы отправить волонтерам.
• Если вы хотите побудить волонтеров «продвинуться по служебной лестнице», предоставьте им значок или значок, которые они смогут носить, исходя из их опыта и количества мероприятий, которые они посетили.

Обучение волонтеров

• Разработайте план преемственности для ключевых волонтеров. Младшие ученики могут наблюдать/учиться. Тренируйте миньона!
• Поощряйте волонтеров посещать дополнительные мероприятия теперь, когда процесс у них остановлен.

Настройка мероприятия и снос

• Добавьте роли волонтеров для «Команды установки». Лучше всего, чтобы вам помогали 6-8 взрослых и много учеников. ROTC и местный гражданский воздушный патруль великолепно помогают в организации мероприятия (дайте им информационную таблицу на вашем мероприятии).
• Предварительная подготовка материалов.
• В день установки:
  
  • Если есть возможность, назначайте за день до мероприятия! Утром в день турнира редко бывает достаточно времени, чтобы организовать мероприятие.
  • Попросите двух человек настроить Tournament Manager.
  • Попросите двух человек проложить кабели.
  • Попросите одного взрослого и двух детей построить каждое поле.
  • Используйте электроинструменты для установки VRC в полевых условиях.
  • Назначьте руководителя для наблюдения за каждой зоной: боксами, площадками для соревнований, торговыми палатками и т. д.
  • Перед отъездом на ночь обязательно проверьте компьютер ТМ, всю полевую электронику, проекторы, принтер и т.д.; все должно быть полностью функционально и готово к работе!
• Сделайте обязательным для учащихся оставаться после школы в ночь перед мероприятием, чтобы помочь с организацией мероприятия.
• За семь дней до мероприятия отправьте электронное письмо всем консультантам школьных клубов с просьбой предоставить двух волонтеров.
• Для сноса:
  
  • Используйте родителей, которые сидели на трибунах. У них «свежие ноги» и они могут помочь.
  • Сотрудничайте с другими принимающими командами. Попросите их помочь снести ваше мероприятие, а вы поможете им.
  • Любой школьный клуб, которому нужны часы работы, может помочь со сносом. Им не нужен опыт VEX, просто желание помочь.