Волонтеры мероприятия

Обзор

Волонтеры мероприятий — это душа и сердце мероприятий Фонда REC. Мы полагаемся на судей, которые следят за честностью, на ведущих, которые делают все интересным, и на участников, которые следят за соблюдением графика! Волонтерство на мероприятиях, посвященных робототехнике, может быть полезным и увлекательным. Доступны различные роли волонтеров. Многие должности волонтеров не требуют технических навыков или опыта, а лишь желания поддерживать интересные возможности обучения для студентов. Чем бы ни интересовались ваши потенциальные волонтеры, помогите им определиться с ролью, которая им подходит лучше всего. Поддержку и учебные материалы для ваших волонтеров можно найти на сайте REC Foundation > Volunteers.

Одним из признаков хорошо организованного мероприятия является то, что волонтеры чувствуют себя комфортно и не перегружены работой. Хорошее планирование гарантирует, что все должности будут хорошо укомплектованы, у волонтеров будет возможность сделать перерыв и поесть, а также волонтеры получат знак признательности, например, рубашку. Волонтеры, получившие положительный опыт участия в вашем мероприятии, скорее всего, вернутся к вам в качестве волонтеров в будущем.

Как партнер мероприятия (ПМ), вы несете полную ответственность за привлечение всех волонтеров на свое мероприятие, но существует ряд инструментов и стратегий, которые облегчают эту задачу. Настоятельно рекомендуется назначить координатора волонтеров для вашего мероприятия, который поможет с набором волонтеров, их обучением и поддержкой в день мероприятия.

Набор персонала

Существует множество источников, где можно набрать волонтеров. Вам нужно как можно раньше рассказать о своем мероприятии и поделиться ключевыми идеями программ по робототехнике и STEM, чтобы найти людей, которые почувствуют, что это действительно находит у них отклик.

Начните с тех, кто кровно заинтересован в успехе вашего мероприятия.

В дополнение к вашей «домашней» волонтерской базе вы можете создать сообщество волонтеров, которые будут поддерживать мероприятия в течение всего сезона и в течение многих лет. Волонтерами могут быть представители любой команды или организации, и их участие и поддержка на мероприятии имеют решающее значение, поскольку они часто приходят на ваше мероприятие, имея уже определенный опыт.

• Родители, учителя, школьные администраторы, наставники, местные команды робототехники, братья и сестры— Помните, волонтерство может быть семейным делом! Младшие братья и сестры часто хорошо справляются с функцией «Сброс поля».
• Сотрудничайте с местными школами— Свяжитесь с близлежащими школами и договоритесь о «обмене волонтерами», чтобы они предоставили волонтеров для вашего мероприятия, а вы предоставили волонтеров для их мероприятия.
• Местные компании и спонсоры– Мероприятия по робототехнике идеально подходят для сплочения коллектива компании, поэтому свяжитесь с отделом кадров компании, если вы еще не знаете там кого-то.
• Школы, колледжи и университеты— Классы, почетные общества, женские и студенческие общества могут иметь требования к общественным работам для членства, получения стипендии или окончания учебы. Также обращайтесь за помощью в клубы/группы, инженерный колледж и программы подготовки офицеров запаса. Предоставьте местному армейскому рекрутеру столик в обмен на привлечение добровольцев. Будущие технические специалисты и студенты-преподаватели также являются идеальными кандидатами на волонтерскую работу.
• Общественные группы, отделения организаций и церковные группы– Многие ищут приглашенных докладчиков или могут позволить вам установить стол для раздачи материалов по набору волонтеров. Обратитесь в местное сообщество производителей, TechSoup, местный профсоюз UAW, NSBE, IEEE, SWE, Торговую палату, библиотеку и т. д.
• Онлайн-ресурсы–LinkedInимеет сайт, посвященный возможностям волонтерства, а также существуют бесплатные и платные сервисы, такие какVolunteerMatchиIdealist.org, где вы можете публиковать объявления о возможностях волонтерства для общественности. Не забывайте о социальных сетях, таких как Facebook и Twitter, если у вас есть существующие аккаунты или вы участвуете в группах с подписчиками.
• Программы для сотрудников и корпоративная ответственность– Многие местные и национальные сети имеют цели, связанные с общественными работами и благотворительностью, и волонтерство сотрудников является частью их культуры. Некоторые даже предоставят грантовое пожертвование на ваше мероприятие, если вы привлечете определенное количество волонтеров из их региона.

Полезные советы по набору волонтеров

EP могут запросить, чтобы каждая команда предоставила 1 или 2 волонтеров. Некоторые должности, такие как судьи и рефери, требуют определенного уровня беспристрастности, поэтому внешние, не связанные с организацией волонтеры имеют решающее значение для честности мероприятия. Если найти сторонних волонтеров невозможно, постарайтесь предоставить судей и рефери, представляющих несколько организаций, участвующих в мероприятии.

Ключевые волонтеры

В таблице ниже указаны ключевые роли волонтеров, которые являются членами персонала мероприятия и будут выполнять руководящие функции, чтобы гарантировать соблюдение всех правил и рекомендаций Фонда REC, а также чтобы команды, зрители и волонтеры получили полезный опыт. Эти должности следует заполнить заранее, и этим волонтерам потребуется пройти обучение до начала мероприятия.

Партнер мероприятия не может быть главным судьей или судьей-консультантом мероприятия, которое он организует.

Другие волонтеры

Требуются и другие волонтеры для мероприятий, но им требуется меньшая подготовка и предварительные знания о мероприятиях Фонда REC.

Кадровое обеспечение

EP и координатор волонтеров должны как можно раньше начать набор людей для выполнения этих волонтерских ролей. Разместите четкую информацию о ролях волонтеров, необходимых для вашего мероприятия, в блоке контента для волонтеров на RobotEvents.com, чтобы вызвать интерес. Эту информацию можно будет просмотреть на вкладке «Волонтер» на странице публичного мероприятия. Вы также можете включить запрос на волонтеров в автоматическое электронное письмо, которое будет отправлено командам при регистрации.

Эти таблицы служат руководством по кадровому обеспечению мероприятий разного масштаба.

Турниры V5RC

Турниры VIQRC

Обучение и подготовка

Обеспечение надлежащего обучения волонтеров имеет решающее значение для проведения хорошо организованного мероприятия. Фонд REC предлагает многочисленные бесплатные онлайн-ресурсы для обучения по адресу REC Foundation > Volunteers.

Координатор волонтеров или руководитель проекта может предоставить эту ссылку каждому волонтеру и попросить каждого волонтера ознакомиться с документом и всеми размещенными учебными материалами по своей должности(ям) как минимум за неделю до запланированного вами мероприятия.

Помимо назначения обзора ресурсов онлайн-обучения, следует также запланировать ориентацию на месте и/или обучающий звонок.

• Ориентация на месте — это обучение вечером накануне вашего мероприятия (часто называемое «Ночью перед» мероприятием), чтобы волонтеры могли познакомиться с командой волонтеров и пройти обучение на месте. На многих мероприятиях «Night Before» проводятся тренировочные матчи, если есть принимающая команда или домашняя команда, которые могут помочь в организации. Это поможет повысить уверенность волонтеров, благодаря чему утро вашего мероприятия пройдет более гладко. Независимо от того, проводите ли вы обучение накануне вечером или проводите его на месте утром в день мероприятия, запланируйте предоставление волонтерам учебной документации и материалов, необходимых для успешного выполнения ими своих ролей и получения удовольствия от мероприятия. Это может включать распечатку печатных копий руководств по ролям волонтеров, полевых диаграмм для сброса, оценочных листов и т. д.
• Обучающие звонки , проводимые за неделю до вашего мероприятия, могут сформировать ожидания и дать волонтерам возможность задать вопросы. Настоятельно рекомендуется проводить учебные звонки специально для судей/секретарей и судейских бригад. Используйте приложение для видеоконференций, чтобы объединить волонтеров и провести необходимое обучение.
• Тренинг по чувствительности напоминает волонтерам, что турнира — это студенческие мероприятия, на которых они будут работать с детьми. Они должны сделать все возможное, чтобы дети чувствовали себя комфортно, например, встать на колено, чтобы оказаться на их уровне, разговаривать твердо, но позитивно, и никогда не трогать и не хватать учеников. также должны быть внимательны к студентам из других культур, которые могут участвовать в соревнованиях.

Забота и признательность

Волонтеры имеют решающее значение для успеха вашего мероприятия. Вот несколько простых способов выразить свою признательность. Довольный волонтер, получивший отличный опыт, обычно возвращается!

• Еда & Напиток— Обеспечьте наличие воды и закусок для всех волонтеров в течение дня, а также предоставьте обед тем, кто будет работать волонтером в течение всего дня мероприятия. Для волонтерской работы важны водный баланс, питание и соответствующие перерывы. Если возможно, остановите все соревнования на обед, чтобы ВСЕ волонтеры могли сделать перерыв и поесть; запланируйте смены на обед, если все соревнования не могут остановиться одновременно. Если у вас есть место, организуйте комнату отдыха для волонтеров или огороженную зону для их использования.
• Комфорт– Обязательно посоветуйте волонтерам надеть удобную обувь и взять с собой бутылку с водой (если вы их не предоставляете). Если возможно, положите несколько упаковок леденцов в зону отдыха волонтеров, чтобы успокоить голосовые связки.
• Признание & Сертификаты– Если есть финансирование, используйте футболки и/или бейджики с именами, чтобы обозначить ваших волонтеров как ценный ресурс мероприятия. Поделитесь своей признательностью с волонтерами, которые оказывают неоценимую поддержку вашим усилиям. Выразите признательность волонтерам, выдав им Сертификат за общественную работус указанием названия вашего мероприятия. Многие компании и школы требуют документацию, чтобы разрешить сотрудникам заниматься волонтерской деятельностью, а некоторые даже могут предоставлять поощрение за подтверждение времени волонтерской работы, поэтому обязательно фиксируйте индивидуальные часы волонтерской работы. Вы можете заказать наборы трофеев, а также отдельные трофеи и пластины от VEX на сайте VEXRobotics.com.
• Знаки признательности– Даже при небольшом бюджете рассмотрите возможность вручения волонтерам (или ключевым волонтерам) небольшого подарочного сертификата, например, на 5 долларов в Starbucks или местное заведение общественного питания.
• Рукописные заметки– Сила написанного от руки слова «Спасибо» сегодня имеет огромное значение!
• Социальные сети— Если вы активны в социальных сетях, рассмотрите возможность написать краткую рекомендацию для ключевого волонтера на LinkedIn или упомянуть его в Twitter с фотографией, если он сделает больше, чем требуется, выполняя свой долг. Отметьте их в Twitter с помощью @REC_Foundation. Вы также можете отправлять фотографии волонтеров и мероприятий в Фонд REC по адресу media@roboticseducation.org.
• Последующие действия & Оставайтесь на связи– Отправьте электронное письмо своим волонтерам после мероприятия, чтобы оценить их удовлетворенность и собрать мнения об успешности мероприятия, или используйтеSurveyMonkey, чтобы отправить несколько коротких вопросов. Также поддерживайте связь с волонтерами для участия в будущих мероприятиях. Если у вас есть бюджет, организуйте ужин или вечеринку в честь волонтеров. Довольный волонтер, получивший отличный опыт, обычно возвращается!