Руководство по проведению фирменных мероприятий для партнеров

Новое в сезоне 2025-2026

• Партнер мероприятия, желающий подать заявку на проведение знакового мероприятия, должен проводить официальные мероприятия VEX Robotics Competition в течение как минимум 2 сезонов до подачи заявки. 
• На знаковых мероприятиях должны использоваться официальные фирменные баннеры для наград за выдающиеся достижения и награды чемпиона турнира/командной работы.
  • Дополнительные индивидуальные баннеры для награждения могут быть созданы и вручены, если дизайн будет одобрен RECF и VEX Marketing.
• При установке защитных экранов на полях соревнований нельзя закрывать логотип/торговую марку VEX Robotics.
• На мероприятиях VEX V5 Robotics Competition Signature Events региональные ограничения по вместимости и максимальному количеству участников на организацию могут быть сняты за 8 недель до мероприятия, если мероприятие не заполнено (аналогично процессу, который уже действует для мероприятий VEX IQ Robotics Competition Signature Events).
• Минимальный размер ямы уменьшен до 8x8 футов вместо 10x10 футов.
• Избранные знаковые мероприятия будут объявлены во время или после чемпионата мира по робототехнике VEX 2025 года.
• Начиная с сезона 2025–2026 гг. Фонд REC будет собирать 10 долларов США вместо 5 долларов США за регистрацию команды на всех знаковых мероприятиях. Это поможет компенсировать расходы на поездки сотрудников Фонда REC для поддержки этих крупных мероприятий.
• Минимальное количество участников знаковых соревнований по робототехнике VEX V5 для средних школ снижено до 50. 
• Минимальное количество отборочных матчей на соревнования VEX IQ Robotics Competition для каждой команды снижено до восьми (8).
• Любое используемое освещение/спецэффекты должны быть одинаковыми на всех площадках соревнований и не должны мешать ходу матча.
• Смена команд не допускается в течение 4 недель после мероприятия.
• Если требуются дополнительные ресурсы, поскольку команда переведена в лист ожидания или партнер мероприятия хочет увеличить ресурсы, партнер мероприятия должен работать над этим процессом с региональным менеджером по поддержке и/или директором по региональным операциям - взаимодействие с мероприятиями.
• Отменено требование о наличии одного (1) сертифицированного судьи-консультанта на дивизион. Для каждого мероприятия требуется один (1)

Введение

Знаковые мероприятия REC Foundation предоставляют студентам возможность принять участие в уникальном турнире, который обеспечивает особый командный опыт. Уровень технической экспертизы, производственной ценности и общего качества мероприятий Signature Events значительно превосходит уровень стандартного турнира.  Цель этих мероприятий — предоставить больше возможностей командам, которые обычно посещают или не посещают чемпионаты регионов мероприятий или чемпионат мира по робототехнике VEX, принять участие в мероприятии такого уровня. Знаменитые мероприятия, соответствующие необходимым требованиям, могут предоставить командам возможность напрямую попасть на чемпионат мира по робототехнике VEX. Эти мероприятия основаны на преданности партнеров мероприятия, которые обеспечивают командам особые впечатления. 

Требования

Для того чтобы знаковое мероприятие было рекомендовано к утверждению на сезон 2025–2026 гг., партнер мероприятия должен согласиться со следующими требованиями и выполнить их. 

Событие

• Все знаковые мероприятия должны соответствовать стандартам, включенным в Обязательство по обеспечению превосходного качества мероприятий.
• Описания знаковых мероприятий должны включать сообщение о том, что мероприятие является знаковым мероприятием Фонда REC, и не могут включать сообщения, которые бы указывали на то, что оно является альтернативным национальным или мировым чемпионатом.
• Партнер мероприятия, проводящий фирменное мероприятие, должен проводить официальные соревнования по робототехнике VEX в течение как минимум двух предыдущих сезонов.
• В мероприятии должно быть минимальное количество команд, которые зарегистрировались, оплатили участие и приняли участие.
  • Конкурс робототехники VEX U: 12
  • Соревнование по робототехнике VEX V5 (средняя школа): 64
  • Соревнование по робототехнике VEX V5 (средняя школа): 50
  • Конкурс робототехники VEX IQ: 50
• Каждое мероприятие должно быть только одного класса (смешанные мероприятия не допускаются).
• На мероприятие действуют следующие ограничения по регистрации.
  • Не более 50% зарегистрированных команд могут быть из одного региона.
  • Для участия в конкретном мероприятии может быть зарегистрировано не более шести (6) команд от одной организации.
  • Организаторы знаковых мероприятий могут принять решение об увеличении максимального количества участников на организацию и/или региональный лимит за 8 недель до мероприятия.
  • Организаторы мероприятия могут выбрать минимальную вместимость региона проведения мероприятия, которая не должна превышать 50%.
• Мероприятие должно предоставить всем командам достаточно времени для проведения матчей по проверке навыков.
  • Матчи по проверке навыков должны быть доступны командам в течение как минимум 2 дней.
  • Командам должна быть предоставлена возможность провести ровно три (3) матча по навыкам вождения и три (3) матча по навыкам автономного программирования.
• Мероприятие должно включатьцеремонии и встречи.
  • Совещание по мероприятию, на котором главный судья и партнер мероприятия обсуждают с участниками логистику мероприятия, включая порядок очереди на матчи, правила игры и краткую сессию вопросов&ответов.
  • Церемония открытия, на которой приветствуются команды, зрители, волонтеры и приглашенные гости. 
  • Церемония награждения, завершающая мероприятие. Некоторые награды могут быть вручены до финального матча, но награда «Чемпион турнира» или «Командная работа» и «Премия за выдающиеся достижения» должна быть вручена после финального матча.
  • Примечание: Все поля для отработки навыков и практики должны быть закрыты во время всех встреч и церемоний мероприятия.
• Всем командам должна быть предоставлена возможность быть оцененными, а судейство должно соответствовать стандартной процедуре судейства, описанной в Руководстве по судейству.
• Список мероприятий на RobotEvents.com должен включать четкую политику возврата средств, в которой указано, что происходит в следующих обстоятельствах.
  • Если партнер мероприятия отменяет мероприятие
  • Если команда зарегистрируется и решит не присутствовать
• В списке мероприятий на RobotEvents.com должен быть указан четкий крайний срок оплаты, в котором указано, что если команда не заплатит к указанному сроку, она будет перемещена в список ожидания.

Поля

• Все поля для соревнований по отборочным и финальным матчам должны быть приподняты над полом на одинаковую высоту от десяти (10) до 24 дюймов.
  • Подъемники поля должны быть усиленными, достаточно прочными, чтобы выдерживать вес людей (судей, студентов, лиц, занимающихся сбросом мяча, и т. д.) без смещения или перемещения, и должны быть установлены ровно.
• Любое используемое освещение/спецэффекты должны быть одинаковыми на всех полях соревнований и не должны мешать ходу матча.
  • В темных помещениях во время матчей на соревновательных полях должно использоваться белое освещение.
• Мероприятие должно предусматривать достаточное количество полей для квалификационных матчей, испытаний навыков и тренировочных зон; все поля для типа матча должны использовать один и тот же тип периметра в соответствии с Руководством по игре.
  • Соревнование по робототехнике VEX V5 / Соревнование по робототехнике VEX U / Приглашение JROTC
    • Не менее 2 полей для соревнований на дивизион 
    • Минимум eiбоя (8) Квалификационные матчи на команду
    • По крайней мере одно (1) поле навыков на каждые 16 команд
    • По крайней мере одно (1) тренировочное поле на каждые 32 команды
    • На соревнованиях по робототехнике VEX V5 / соревнованиях по робототехнике VEX U / пригласительных мероприятиях JROTC будут использоваться антистатические плитки для полей соревнований и навыков.
  • Конкурс робототехники VEX IQ
    • Не менее двух (2) полей для соревнований на дивизион
    • Не менее восьми (8) квалификационных матчей на команду
    • По крайней мере одно (1) поле навыков для каждых 15 команд
    • Минимум одно (1) тренировочное поле на каждые 25 команд

Персонал мероприятия

Менеджер отдела

• Менеджер дивизиона курирует работу менеджера турнира, организацию полевых работ и организацию очередей в каждом дивизионе.

Полевой персонал

• В каждом дивизионе должно быть не менее двух (2) сертифицированных главных судей, имеющих право окончательного решения по всем решениям.
  • По крайней мере, 1 сертифицированный главный судья должен иметь опыт работы в аналогичной роли на чемпионате мира по робототехнике VEX, знаковом мероприятии или региональном чемпионате мероприятия в текущем или предыдущем сезоне.
  • Лучшая практика: иметь по одному сертифицированному судье на каждое соревновательное поле и одного сертифицированного главного судью дивизиона, который следит за всеми матчами.
• На каждом поле соревнований по робототехнике VEX V5 / соревнований по робототехнике VEX U / пригласительных соревнований JROTC должно быть не менее двух (2) судей-регистраторов и не менее одного (1) судьи-регистратора на каждом поле соревнований по робототехнике VEX IQ.
  • Судьи, ведущие подсчет очков, обязаны ознакомиться с руководством по игре и руководством для судей перед началом мероприятия.
• На каждом поле для соревнований по навыкам робототехники должен быть как минимум один (1) судья-счетчик очков.
• В каждом дивизионе должно быть не менее двух (2) ведущих.
• В каждом дивизионе соревнований по робототехнике VEX V5 / соревнований по робототехнике VEX U / JROTC Invitational должна быть бригада полевых сбросов.
• Настоятельно рекомендуется назначить полевого техника для каждого подразделения.

Судя

• Должен быть как минимум один (1) сертифицированный судья-консультант.
  • По крайней мере, 1 сертифицированный судья-консультант должен иметь опыт работы в аналогичной роли на чемпионате мира по робототехнике VEX, знаковом мероприятии или региональном чемпионате мероприятия в текущем или предыдущем сезоне.
  • Каждый сертифицированный советник судьи прочитал и согласился следовать Руководству для судей и официальным процедурам судейства REC Foundation.
• В мероприятии участвует минимум одна (1) пара судей на каждые восемь (8) команд.

Общий

• Назначается как минимум один (1) ведущий инспектор роботов, который должен быть главным судьей.
• На каждые двенадцать (12) команд приходится как минимум один (1) инспектор роботов.
• На каждое поле квалификационного и финального матча приходится минимум один (1) участник.
• На тренировочном поле должен быть как минимум один (1) сопровождающий.
• Имеется стол регистрации, за которым закреплен один (1) сотрудник на 24 команды.

Зоны ям

Каждой команде, участвующей в соревнованиях, предоставляется достаточно места и ресурсов в зоне пит-стопа.

• Каждый стенд/кабина имеет доступ к выделенному источнику питания.
• Предпочтительны кабины размером 8 x 8 футов с трубами и занавесками; однако, если места недостаточно, можно заменить их следующими вариантами:
  • Каждая команда, участвующая в соревнованиях по робототехнике VEX V5, имеет испытательный стол длиной не менее шести (6) футов.
    • Рекомендуется размещать не менее двух (2) стульев за каждым столом.
  • Каждая команда, участвующая в соревнованиях по робототехнике VEX IQ, имеет испытательный стол длиной не менее четырех (4) футов. Это может быть стол длиной восемь (8) футов, используемый двумя командами.
  • Каждая команда соревнований по робототехнике VEX U имеет либо стол длиной не менее восьми (8) футов, либо два (2) стола длиной не менее шести (6) футов каждый.
  • Каждой команде должна быть предоставлена площадь не менее 50 квадратных футов.

Коммуникации

• Прямая трансляция мероприятия будет осуществляться на канале VEX Via.
• Прямая трансляция мероприятия приветствуется.
  • При воспроизведении музыки во время прямой трансляции Партнер мероприятия несет ответственность за наличие надлежащего лицензирования и соблюдение законов об авторских правах.
• На площадке используется четкая и слышимая звуковая система.
• В мероприятии используется наложение видео с камер на соревновательных полях во время квалификационных и финальных матчей.
• Все индивидуальные иллюстрации (логотипы мероприятий, одежда, выставочные иллюстрации и т. д.) должны быть представлены и одобрены REC Foundation и маркетинговыми отделами VEX Robotics перед печатью.
• Мероприятие должно быть четко обозначено логотипами RECF Signature Event на электронных и печатных дисплеях.
• Подготовка и оформление мероприятия будут завершены до запланированной регистрации команд, включая подготовку полей для соревнований к матчам.
• Событие использует соответствующие дисплеи в Tournament Manager.
• На каждом соревновательном поле имеется монитор очереди.
• Дисплеи Pit Displays видны по всей площадке.
• Если Фонд REC найдет спонсора, который окажет поддержку мероприятию, партнер мероприятия будет следовать рекомендациям по его реализации, если это возможно.
• Разрешить официальным спонсорам/партнерам Фонда REC оборудовать стенд и/или экспозицию на любом мероприятии. Заявку необходимо направить не позднее, чем за 30 дней до мероприятия региональному менеджеру по поддержке, который организует ознакомительную встречу. Спонсор/партнер должен соблюдать правила и положения места проведения мероприятия.

Награды

• Любая награда, соответствующая требованиям чемпионата мира по робототехнике VEX, должна сопровождаться вручением баннера в дополнение к кубку.
  • На знаковых мероприятиях должны использоваться официальные фирменные баннеры для наград за выдающиеся достижения и награды чемпиона турнира/командной работы.
    • Дополнительные индивидуальные баннеры для награждения могут быть созданы и вручены, если дизайн будет одобрен RECF и VEX Marketing.
• При установке защитных экранов на полях соревнований нельзя закрывать логотип/торговую марку VEX Robotics.
• На каждом мероприятии VEX V5 Robotics Competition, JROTC Invitational и VEX IQ Robotics Competition Signature Event должны быть вручены как минимум следующие награды:
  • Премия за выдающиеся достижения
  • Командная работа/Чемпионы турнира
  • Премия за дизайн
  • Чемпион по навыкам робототехники
  • Премия за инновации
  • Премия «За размышления»
  • Премия «Удиви»
  • Премия за создание
  • Создать награду
  • Награда судей
  • Премия за спортивное поведение
• На знаковых мероприятиях соревнований по робототехнике VEX U необходимо предоставить как минимум:
  • Совершенство
  • Чемпионы турнира
  • Премия за дизайн
  • Чемпион по навыкам робототехники
  • Награда судей
  • Премия за инновации
  • Премия за спортивное поведение

График выпуска знаковых мероприятий 2025–2026 гг.

Начиная с сезона 2025–2026 гг. Фонд REC будет собирать 10 долларов США вместо 5 долларов США за регистрацию команды на всех знаковых мероприятиях. Это поможет компенсировать расходы на поездки сотрудников Фонда REC для поддержки этих крупных мероприятий.

Квалификации на чемпионат мира по робототехнике VEX

Знаковое мероприятие должно быть очным и проходить в период с 1 августа 2025 года по 22 февраля 2026 года. За участие в знаковых мероприятиях по робототехнике VEX V5 и робототехнике VEX IQ будет присуждено три (3) места на чемпионате мира по робототехнике VEX: одно (1) место будет присуждено победителю в номинации «За выдающиеся достижения» и два (2) места будут присуждены чемпионам турнира или командной работы. На знаковых мероприятиях соревнований по робототехнике VEX U будут разыграны два (2) места на чемпионате мира по робототехнике VEX: одно (1) будет присуждено победителю конкурса Excellence Award и одно (1) — чемпиону турнира. 

• Знаменитые мероприятия должны быть открыты для всех команд, не иметь квалификационных требований и должны быть открыты для регистрации любой команды.
  • Единственным исключением из этого правила являются пригласительные мероприятия JROTC.
• Знаменитые мероприятия могут дать возможность командам участвовать только в чемпионате мира по робототехнике VEX и не могут дать возможность командам участвовать в региональных чемпионатах.
• На всех мероприятиях будет действовать специальная система «Ранняя регистрация» для обеспечения равного доступа всем командам.
• Знаковые мероприятия должны соответствовать всем требованиям, перечисленным в настоящем документе.
• Примечание: Время от времени Фонд конкурса Robotics Education & (REC) может делать исключение из одного из этих критериев для лучшей поддержки растущего штата/провинции/региона/страны; для получения дополнительной информации свяжитесь с вашим региональным менеджером по поддержке здесь.

Примечания

• Если по крайней мере за 14 дней до мероприятия количество участников не достигнет указанных минимальных требований к регистрации команд и участию в соревнованиях, количество мест на чемпионате мира по робототехнике VEX будет изменено на одно (1) или ноль (0).
• Процесс двойной квалификации от Signature Events описан в документе Критерии квалификации.

Регистрация на знаковое мероприятие

• Все мероприятия по подписанию документов Фонда REC будут проводиться в соответствии с графиком релизов, указанным в разделе «Заявки».
• Все знаковые мероприятия будут иметь специальную регистрацию Early Bird, которая не зависит отместных/систем Early Bird.
  • Каждая команда начинает сезон с тремя (3) возможностями зарегистрироваться в течение периода ранней регистрации Signature Event .
    • Возможность теряется каждый раз, когда команда регистрируется на знаковое событие, будь то в период ранней регистрации знаковых событий или в стандартный период.
    • Возможность ранней регистрации на мероприятие Signature Event не отменяется, если команда регистрируется на турнир, организованный ее школой или организацией (где тренер команды является партнером мероприятия).
  • Знаковое событие Ранняя регистрацияn откроется за 16 недель до мероприятия в 12:00 по восточноевропейскому времени.
    • Примечание: в расписание мероприятий в августе и сентябре могут быть внесены изменения.
  • Стандартная регистрация откроется за 14 недель до мероприятия в 12:00 по восточноевропейскому времени.
  • Партнер мероприятия может зарегистрировать свои команды на свое знаковое мероприятие во время ранней регистрации на знаковое мероприятие, независимо от того, на сколько других знаковых мероприятий они уже зарегистрированы. 
    • Партнер мероприятия должен быть основным тренером регистрируемых им команд.
• Обмен командами не допускается в течение 4 недель после мероприятия.
• Если требуется дополнительная вместимость, поскольку команда перемещена в лист ожидания, или партнер мероприятия хочет увеличить вместимость tПартнер мероприятия должен работать с региональным менеджером по поддержке и/или директором по региональным операциям - вовлечению в мероприятия по этому процессу.
  • Если партнер мероприятия хочет добавить команду из списка ожидания, ему рекомендуется сначала связаться с главным тренером команды, чтобы убедиться, что команда доступна, хочет присутствовать и не зарегистрирована на другое мероприятие в тот же день(ы).

Процесс подачи заявки на проведение знакового мероприятия

Чтобы подать заявку на проведение мероприятия REC Foundation Signature, партнер мероприятия должен ознакомиться с перечисленными ниже требованиями, а затем перейти на страницу Процесс подачи заявки на мероприятие Signature чтобы начать работу. Необходимо знать два крайних срока.

• Новые концепции фирменных мероприятий:
  • Крайний срок подачи первоначального предложения по мероприятию с подписями — 31 января 2025 года.
  • Если первоначальное предложение будет одобрено, будет отправлена окончательная заявка и календарь планирования.
• Новые и существующие концепции фирменных мероприятий:
  • Крайний срок подачи окончательной заявки на сезон 2025-2026 гг. — 31 марта 2025 г.
  • Окончательная заявка должна включать подробный бюджет и схему проведения мероприятия.

Избранные знаковые мероприятия будут объявлены во время или после чемпионата мира по робототехнике VEX 2025 года. Начиная с сезона 2025–2026 гг. Фонд REC будет собирать 10 долларов США вместо 5 долларов США за регистрацию команды на всех знаковых мероприятиях. Это поможет компенсировать транспортные расходы сотрудников Фонда REC и поддержать проведение более крупных мероприятий.

Если у вас есть вопросы о знаковых мероприятиях, свяжитесь с Дайлоном Кодиллом, директором по региональным операциям и организации мероприятий или вашим региональным менеджером по поддержке. 

Лучшие практики

Если вы впервые планируете провести фирменное мероприятие:

• Создайте группу планирования.
• Посетите другое фирменное мероприятие и понаблюдайте за партнером мероприятия.
• Посетите желаемое место проведения несколько раз, чтобы спланировать, как будет организовано мероприятие.
• Прежде чем переносить идею мероприятия на знаковое мероприятие, протестируйте ее в меньшем масштабе и/или на другом месте.