คู่มือการวางแผนและจัดหาบุคลากรอาสาสมัคร

ภาพรวมบทบาทของอาสาสมัคร

บทบาท	คำอธิบาย	กิจกรรม	ประสบการณ์	ทักษะ
รีเซ็ตฟิลด์	รีเซ็ตสนามการแข่งขันอย่างแม่นยำหลังการแข่งขันแต่ละนัด และช่วยเหลือผู้จัดการสนามหรือหัวหน้าผู้ตัดสินตามความจำเป็น โปรดทราบว่านักเรียนที่มีพลังงานสูงและเด็กเล็กทำได้ดี			ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ ความสามารถในการตรวจสอบไดอะแกรมของสนามเพื่อวางวัตถุในเกมในตำแหน่งที่ถูกต้องบนสนามการแข่งขัน เคลื่อนที่ไปรอบ ๆ สนามอย่างรวดเร็ว ทักษะการฟังที่ดี
กำลังเข้าคิว	ช่วยเหลือในการจัดเตรียมทีมสำหรับการแข่งขันที่กำลังจะมาถึง			ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ใส่ใจในรายละเอียด จัดระเบียบในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ปฏิบัติตามคำแนะนำ
ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบหลุม	ทำหน้าที่บริการลูกค้าโดยช่วยเหลือทีมและแขกในการตอบคำถามเกี่ยวกับการแข่งขันและสถานที่			ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ ความสามารถในการแก้ไขปัญหา สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
ทีม เช็คอิน	ยินดีต้อนรับทีมงานเมื่อพวกเขามาถึง ตรวจสอบทีม แจกเอกสาร และรวบรวมสมุดบันทึกด้านวิศวกรรม ตอบคำถามพื้นฐาน			ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ ใส่ใจในรายละเอียด สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้คอมพิวเตอร์ได้อย่างสะดวกสบาย
อาสาสมัครเช็คอิน	ยินดีต้อนรับอาสาสมัครและแขก ตรวจสอบกำหนดการ แจกเอกสาร และนำอาสาสมัครไปยังสถานที่ที่เหมาะสม ตอบคำถามพื้นฐาน. สามารถมีบทบาทที่รวดเร็วได้			ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ ใส่ใจในรายละเอียด สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้คอมพิวเตอร์ได้อย่างสะดวกสบาย
เจ้าหน้าที่สนามฝึกซ้อม	ดูแลสนามฝึกซ้อมและให้แน่ใจว่าทุกทีมสามารถเข้าถึงเวลาฝึกซ้อมและดำเนินการอย่างเป็นระเบียบ			ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ ติดตามนักเรียนและรักษาความสงบเรียบร้อย สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
ที่ปรึกษาผู้พิพากษา	ฝึกอบรมและช่วยเหลือผู้ตัดสินอาสาสมัครในขณะที่ประเมินทีมนักเรียนผ่านการสัมภาษณ์ ทบทวนสมุดบันทึกด้านวิศวกรรม สังเกตการปฏิบัติงานภาคสนาม และมอบรางวัลตามความจำเป็น อำนวยความสะดวกในกระบวนการพิจารณาเพื่อรับรางวัลที่ตัดสิน และทำหน้าที่เป็นผู้พิพากษาตามความจำเป็น			ใส่ใจในรายละเอียด จงเป็นกลาง สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ต้องมีอย่างน้อย 20 สำหรับกิจกรรม VRC/VIQRC ทั้งหมด และอย่างน้อย 21 สำหรับกิจกรรม VEX U ทั้งหมด
ผู้พิพากษา	ประเมินทีมนักเรียนผ่านการสัมภาษณ์ สมุดบันทึกทางวิศวกรรม การนำเสนอแบบมัลติมีเดีย และการปฏิบัติงานภาคสนาม มอบรางวัลตามความจำเป็น			ชอบประสบการณ์การตัดสินบ้างแต่ไม่จำเป็น ใส่ใจในรายละเอียด จงเป็นกลาง สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ต้องเป็นผู้ใหญ่สำหรับกิจกรรม VRC ทั้งหมด ต้องมีอย่างน้อย 21 สำหรับกิจกรรม VEX U ทั้งหมด ต้องมีอย่างน้อย 16 สำหรับกิจกรรม VIQRC ในพื้นที่  ต้องเป็นผู้ใหญ่หากกิจกรรม VIQRC มีคุณสมบัติสำหรับ VEX World Championship
สารวัตร	ดำเนินการตรวจสอบเพื่อยืนยันว่าหุ่นยนต์ปฏิบัติตามกฎและข้อกำหนดที่ระบุไว้ในคู่มือเกม			ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการสร้างหุ่นยนต์และความคุ้นเคยกับชิ้นส่วน VRC & VIQRC มีประโยชน์ ไม่ใช่บังคับ ทำงานร่วมกับผู้อื่นเป็นทีม ใส่ใจในรายละเอียด ปฏิบัติตามรายการตรวจสอบการตรวจสอบ (มีให้)
ผู้ตัดสินสกอร์	บันทึกคะแนนโดยใช้แอพ TM Mobile หรือแผ่นคะแนนกระดาษ ตรวจสอบคะแนนที่บันทึกไว้กับหัวหน้าผู้ตัดสินตามความจำเป็น และกับนักแข่งนักเรียนหลังการแข่งขันแต่ละนัด หารือเกี่ยวกับการละเมิดกฎที่อาจเกิดขึ้นกับหัวหน้าผู้ตัดสินหลังการแข่งขัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสนามถูกรีเซ็ต และหุ่นยนต์พร้อมสำหรับนัดต่อไป (เหมือนกันสำหรับทักษะ)			อย่างไรก็ตาม อาสาสมัครที่มีประสบการณ์ต้องการ; ผู้ตัดสินผู้ให้คะแนนสามารถเป็นอาสาสมัครใหม่และได้รับการฝึกฝนอย่างรวดเร็ว ใช้ความรู้เกี่ยวกับเกมและกฎกติกาและเป็นกลาง ใส่ใจในรายละเอียด ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในฐานะสมาชิกของทีม มีปฏิสัมพันธ์เชิงบวกกับนักเรียน จะต้องมีอายุอย่างน้อย 15 ปี
ตัวดำเนินการ VEX TM	ใช้ซอฟต์แวร์ Tournament Manager เพื่อเริ่มการแข่งขันและบันทึกคะแนน ประสานงานกับพิธีกรในการแสดงผลการแข่งขันในเวลาที่เหมาะสม			อาสาสมัครที่มีประสบการณ์เป็นที่ต้องการมากกว่า แต่อาสาสมัครใหม่สามารถได้รับการฝึกอบรมล่วงหน้าได้ ใช้คอมพิวเตอร์ได้อย่างสะดวกสบาย ใส่ใจในรายละเอียด
โฆษก	ให้ความรู้แบบเล่นต่อเกมในระหว่างทัวร์นาเมนต์และข้อมูลโปรแกรมข้อมูลระหว่างการแข่งขัน เพิ่มความกระตือรือร้นและพลังงาน รวมถึงการมีส่วนร่วมและความเข้าใจในระดับสูงสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมทุกคน			มีประสบการณ์จะพิจารณาเป็นพิเศษ แต่ไม่จำเป็น รูปแบบการสื่อสารที่น่าดึงดูดและดึงดูดใจเพื่อดึงดูดและกระตุ้นผู้ชม ทำงานเป็นทีมกับอาสาสมัครคนอื่นๆ คิดอย่างรวดเร็วและโพล่งออกมา
หัวหน้าผู้ตัดสิน	จัดระเบียบและดูแลผู้ตัดสินผู้บันทึกคะแนนทั้งหมด ตีความและบังคับใช้กฎของเกมอย่างสม่ำเสมอเพื่อทำคะแนนการแข่งขันเมื่อเสร็จสิ้น และเป็นผู้มีอำนาจขั้นสุดท้ายสำหรับข้อพิพาทหรือการตัดสินใด ๆ ฝึกผู้ตัดสินผู้ให้คะแนนตามความจำเป็น			จำเป็นต้องมีประสบการณ์ผู้ตัดสินมาก่อน ใช้ความรู้เกี่ยวกับเกมและกฎ นำทีมอย่างมีประสิทธิภาพ มีปฏิสัมพันธ์เชิงบวกกับนักเรียนและโค้ช อนุญาโตตุลาการข้อพิพาทอย่างยุติธรรมและรวดเร็ว บรรเทาข้อโต้แย้ง ต้องมีอายุ 20 ปีอย่างน้อย 20 ปีสำหรับ VRC และอายุอย่างน้อย 16 ปีสำหรับ VIQRC

รับสมัคร

การเป็นอาสาสมัครและการมีส่วนร่วมในกิจกรรม VEX Robotics สามารถช่วยให้ผู้อื่นได้รับแรงบันดาลใจ เติมพลังความหลงใหล เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ขยายเครือข่าย และได้สัมผัสกับวิธีใหม่ๆ ในการทำสิ่งต่างๆ มีหลายแหล่งที่ต้องพิจารณาเมื่อรับสมัครอาสาสมัคร คุณควรแจ้งข่าวเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณให้ทราบตั้งแต่เนิ่นๆ และแบ่งปันข้อความสำคัญของโปรแกรมวิทยาการหุ่นยนต์และ STEM เพื่อค้นหาผู้ที่รู้สึกว่าสิ่งนี้ตรงใจพวกเขาอย่างแท้จริง

พิจารณาแหล่งที่มาต่อไปนี้:

• ผู้ปกครอง ครู ผู้บริหารโรงเรียน พี่เลี้ยง ทีมหุ่นยนต์ในพื้นที่ และพี่น้อง – จำไว้ว่าการเป็นอาสาสมัครอาจเป็นเรื่องของครอบครัวได้! น้องๆ มักจะเก่งเรื่อง Field Reset
• ร่วมมือกับโรงเรียนในท้องถิ่น – ติดต่อโรงเรียนใกล้เคียงและตกลงที่จะ "แลกเปลี่ยนอาสาสมัคร" เพื่อให้พวกเขาจัดหาอาสาสมัครสำหรับกิจกรรมของคุณ และคุณจัดหาอาสาสมัครสำหรับกิจกรรมของพวกเขา
• ธุรกิจในท้องถิ่นและผู้สนับสนุน – กิจกรรมด้านวิทยาการหุ่นยนต์เหมาะสำหรับประสบการณ์การสร้างทีมงานของบริษัท ดังนั้นโปรดติดต่อแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัทหากคุณไม่รู้จักใครสักคนที่นั่น
• โรงเรียน วิทยาลัย และมหาวิทยาลัย – ชั้นเรียน สมาคมที่มีเกียรติ ชมรมและสมาคมอาจมีข้อกำหนดการบริการชุมชนสำหรับการเป็นสมาชิก ทุนการศึกษา หรือการสำเร็จการศึกษา ขอความช่วยเหลือจากชมรม/กลุ่ม วิทยาลัยวิศวกรรมศาสตร์ และโปรแกรม ROTC จัดโต๊ะนายหน้ากองทัพบกในพื้นที่ของคุณเพื่อแลกกับการจัดหาอาสาสมัคร ครูผู้สอนด้านเทคโนโลยีและนักศึกษาก่อนบริการก็เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเป็นอาสาสมัคร
• กลุ่มชุมชน หมวดองค์กร และกลุ่มคริสตจักร – หลายคนกำลังมองหาวิทยากรรับเชิญ หรืออาจอนุญาตให้คุณจัดโต๊ะเพื่อแจกเอกสารการรับสมัครอาสาสมัคร ตรวจสอบกับชุมชนผู้ผลิตในพื้นที่ของคุณ, TechSoup, UAW ในพื้นที่, NSBE, IEEE, SWE, หอการค้า, ห้องสมุด ฯลฯ
• แหล่งข้อมูลออนไลน์ – LinkedIn มีไซต์สำหรับโอกาสในการเป็นอาสาสมัครโดยเฉพาะ และมีบริการฟรีและสมัครสมาชิก เช่น VolunteerMatch และ Idealist.orgซึ่งคุณสามารถโพสต์โอกาสในการเป็นอาสาสมัครให้กับสาธารณะได้ อย่าลืมโซเชียลมีเดีย เช่น Facebook และ Twitter หากคุณมีบัญชีอยู่แล้วหรือเข้าร่วมกลุ่มที่มีผู้ติดตาม
• โครงการพนักงานและความรับผิดชอบต่อองค์กร – เครือข่ายท้องถิ่นและระดับประเทศหลายแห่งมีเป้าหมายด้านการบริการชุมชนและการกุศล และการอาสาของพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมของพวกเขา บางคนถึงกับมอบเงินบริจาคให้กับกิจกรรมของคุณหากคุณได้รับอาสาสมัครจำนวนหนึ่งจากสถานที่ของพวกเขา
• ทีมดูแลอาสาสมัครของมูลนิธิ REC – ส่งอีเมล อาสาสมัคร@roboticseducation.org เพื่อขอความช่วยเหลือ

อาสาสมัครที่เกี่ยวข้อง

สนับสนุนให้ผู้มีโอกาสเป็นอาสาสมัครเยี่ยมชม ห้องสมุดมูลนิธิ REC > อาสาสมัคร เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมว่าพวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในการสนับสนุนกิจกรรมของคุณได้อย่างไร การเป็นอาสาสมัครในการแข่งขันกิจกรรมของเราสามารถให้รางวัลและความสนุกสนานได้

มีบทบาทอาสาสมัครที่หลากหลาย และตำแหน่งอาสาสมัครจำนวนมากไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคหรือประสบการณ์ เพียงต้องการสนับสนุนโอกาสการเรียนรู้ที่มีส่วนร่วมสำหรับนักศึกษาเท่านั้น

ไม่ว่าผู้ที่อาจเป็นอาสาสมัครของคุณสนใจอะไรก็ตาม ช่วยพวกเขาระบุบทบาทที่เหมาะสมกับพวกเขาที่สุด อาสาสมัครสามารถดูเอกสารการฝึกอบรมอาสาสมัคร และเรียนรู้วิธีลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมในท้องถิ่นในพื้นที่ของตน หรือสำหรับ VEX Robotics World Championship ได้ที่ ห้องสมุดมูลนิธิ REC > อาสาสมัคร

หมายเหตุ: อาสาสมัครที่มีอายุต่ำกว่า 18 ปี จะต้องได้รับการดูแลโดยผู้ใหญ่ในสถานที่ ในกรณีฉุกเฉิน

รายละเอียดงานอาสาสมัคร

โพสต์ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการของอาสาสมัครของคุณในรายการกิจกรรมของคุณบน RobotEvents.com ให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่ผู้สนใจเป็นอาสาสมัครมากกว่าแค่ “อาสาสมัครที่ต้องการ – โปรดติดต่อ <person’s name>” กรอกแท็บอาสาสมัครใน RobotEvents.com ให้ครบถ้วนที่สุด ระบุบทบาทที่จำเป็นเพื่อจุดประกายความสนใจ และให้คำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับวิธีลงทะเบียน เพื่อให้ง่าย เราได้สร้างเทมเพลตข้อมูล แท็บอาสาสมัคร เพื่อใช้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับกิจกรรมของคุณ รายชื่อตำแหน่งอาสาสมัครที่พบบ่อยที่สุดมีอยู่ในบทความ ภาพรวมบทบาทอาสาสมัครรวมถึงทักษะพื้นฐานและประสบการณ์ที่จำเป็น เอกสารที่ ห้องสมุดมูลนิธิ REC > อาสาสมัคร ให้ข้อมูลโดยละเอียดสำหรับบทบาทอาสาสมัครที่พบบ่อยที่สุด รวมถึงความรับผิดชอบ การฝึกอบรมที่จำเป็น และการแต่งกายสำหรับแต่ละบทบาท อาสาสมัครยังสามารถลงทะเบียนใน REC Foundation Volunteer Management System เพื่อค้นหาข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับทุกบทบาท

ความคาดหวังของอาสาสมัคร

ส่งเสริมให้อาสาสมัครแต่งกายให้สบายและเหมาะสมกับงาน เสื้อผ้าควรเป็นกลางสำหรับทีม และเสื้อโปโลหรือเสื้อยืดกับกางเกงยีนส์หรือกางเกงเดรสก็สามารถใช้ได้ อาสาสมัครควรสวมรองเท้าปิดนิ้วเท้าที่ใส่สบาย และอาจต้องการสวมแว่นตานิรภัยในพื้นที่ฝึกซ้อมและใกล้สนามแข่งขัน หากคุณจัดหาเสื้อยืดอาสาสมัคร โปรดแจ้งอาสาสมัครของคุณล่วงหน้า อาสาสมัครควรวางแผนที่จะมาถึงงานของคุณก่อนเวลาเพียงพอสำหรับการฝึกอบรมในสถานที่ (แนะนำอย่างน้อย 30 นาที) ตรงต่อเวลาสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย แบ่งปันทัศนคติที่ร่าเริงและเป็นบวก มีความยืดหยุ่นและเปิดกว้างในการช่วยเหลืออาสาสมัครคนอื่นๆ หากต้องการความช่วยเหลือ .

แผนการจัดหาบุคลากรอาสาสมัครที่แนะนำสำหรับทัวร์นาเมนต์

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างแผนการรับพนักงานอาสาสมัคร ความต้องการของอาสาสมัครในแต่ละกิจกรรมจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับขนาด รูปแบบ และการจัดวาง ใช้ตารางนี้เป็นแนวทางในการสรรหาและการวางแผนอาสาสมัครของคุณเท่านั้น อาสาสมัคร เช่น ผู้ตรวจ การเช็คอินของทีม การเข้าคิวของทีม และผู้ตัดสินการเก็บคะแนน อาจสามารถทำหน้าที่สองบทบาทเพื่อใช้ประโยชน์จากการสนับสนุนกิจกรรมของตนได้อย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น อาสาสมัครหนึ่งคนสามารถช่วยในเรื่องการเช็คอินของทีมในตอนเช้า จากนั้นจึงเปลี่ยนไปเป็นผู้ตัดสินผู้ให้คะแนนหรือการจัดคิวของทีมเมื่อการแข่งขันเริ่มต้นขึ้น ทีมยังสามารถช่วยรีเซ็ตสนามหลังการแข่งขันแต่ละนัดภายใต้การดูแลของหัวหน้าผู้ตัดสิน เช่นเดียวกับพี่น้องที่ดูการแข่งขันได้ นอกจากนี้ ยังมีการระบุบทบาทเพิ่มเติมสำหรับกิจกรรมที่ได้รับการสนับสนุนจากอาสาสมัครเพิ่มเติมอีกด้วย

วีอาร์ซี ทัวร์นาเมนต์

VIQRC ทัวร์นาเมนต์

การฝึกอบรมและเตรียมความพร้อมอาสาสมัคร

• แหล่งข้อมูลออนไลน์ – โปรดแนะนำให้อาสาสมัครทุกคนตรวจสอบ คู่มืออาสาสมัครและเอกสารการฝึกอบรมที่โพสต์ไว้ทั้งหมด อย่างละเอียดสำหรับตำแหน่งของตนหนึ่งสัปดาห์ก่อนกิจกรรมตามกำหนดการของคุณ นอกเหนือจากสื่อการฝึกอบรมที่ REC Foundation จัดเตรียมไว้ให้แล้ว คุณอาจต้องการรวมวิดีโอ PowerPoints บรรยาย และอื่นๆ อีกมากมาย เปิดโอกาสให้อาสาสมัครซักถามและเตรียมตัวก่อนวันงาน
• ดูการแข่งขัน – แนะนำให้พวกเขาดูการแข่งขันสำหรับเกมของฤดูกาลปัจจุบันบน YouTube เพื่อทำความคุ้นเคยกับรูปแบบกิจกรรม ให้ลิงก์เฉพาะแก่พวกเขาหากเป็นไปได้
• วิดีโอการฝึกอบรมผู้ตัดสินผู้ให้คะแนน – ผู้ตัดสินจะต้องดูวิดีโอการฝึกอบรมผู้ตัดสินสำหรับฤดูกาลปัจจุบัน และต้องมีความรู้เกี่ยวกับกฎของเกมในปัจจุบัน
• หัวหน้าผู้ตัดสิน & การรับรองที่ปรึกษาผู้พิพากษา – นอกจากวิดีโอการฝึกอบรมแล้ว หัวหน้าผู้ตัดสินและที่ปรึกษาผู้พิพากษายังต้องสำเร็จหลักสูตรการรับรองอีกด้วย เลือกหลักสูตรที่คุณสนใจด้านล่าง:
  
  • หลักสูตรการรับรองหัวหน้าผู้ตัดสิน VRC
  • หลักสูตรการรับรองหัวหน้าผู้ตัดสิน VIQRC
  • หลักสูตรการรับรองผู้พิพากษา VRC/VIQRC
• สายการฝึกอบรม – ลองจัดสายการฝึกอบรมของคุณเองหนึ่งสัปดาห์ก่อนกิจกรรมของคุณ ตั้งความคาดหวัง และเปิดโอกาสให้อาสาสมัครถามคำถาม
• เข้าร่วมกิจกรรมในท้องถิ่น – ส่งเสริมให้อาสาสมัครเข้าร่วมกิจกรรมในท้องถิ่นอื่นถ้าเป็นไปได้ เพื่อทำความเข้าใจว่าทัวร์นาเมนต์ดำเนินไปอย่างไร และอาจถึงขั้นเงาอาสาสมัครอีกคนในบทบาทที่กำลังจะมาถึง
• ฝึกอบรมอาสาสมัครในงาน Skills Only – หากคุณจัดงาน Skills Only นี่เป็นเวลาที่เหมาะในการฝึกอบรมอาสาสมัครและมอบประสบการณ์ตรงให้พวกเขา
• การฝึกอบรมเรื่องความรู้สึกไว – เตือนอาสาสมัครว่าการแข่งขันเป็นกิจกรรมของนักเรียนที่พวกเขาจะทำงานร่วมกับเด็กๆ พวกเขาควรทำเท่าที่ทำได้เพื่อให้เด็กๆ รู้สึกสบายใจ เช่น คุกเข่าลงในระดับของตัวเอง พูดให้หนักแน่นแต่คิดบวก และไม่จับหรือคว้าตัวนักเรียน อาสาสมัครควรมีความอ่อนไหวต่อนักเรียนจากวัฒนธรรมที่แตกต่างกันที่อาจแข่งขันกัน
• การปฐมนิเทศนอกสถานที่ – หากคุณสามารถทำได้ ให้จัดเซสชั่นการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวในตอนเย็นก่อนงานของคุณ (มักเรียกว่างาน "คืนก่อน") เพื่อให้อาสาสมัครสามารถพบปะกับทีมอาสาสมัครและรับการฝึกอบรมนอกสถานที่ กิจกรรม "Night Before" หลายๆ รายการจะมีการแข่งขันนัดฝึกซ้อม หากมีทีมเจ้าบ้านหรือทีมเจ้าบ้านพร้อมให้ความช่วยเหลือในการเตรียมการ วิธีนี้จะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับอาสาสมัคร ทำให้ช่วงเช้าของกิจกรรมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ไม่ว่าคุณจะจัดการฝึกอบรมในคืนก่อนหน้า หรือจัดการฝึกอบรมนอกสถานที่ในตอนเช้าของกิจกรรมของคุณ ให้วางแผนที่จะจัดเตรียมเอกสารการฝึกอบรมและเอกสารการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับอาสาสมัครในการปฏิบัติหน้าที่ของตนให้ประสบความสำเร็จและเพลิดเพลินไปกับประสบการณ์กิจกรรมของพวกเขา ซึ่งอาจรวมถึงการพิมพ์สำเนาคู่มือบทบาทอาสาสมัคร แผนภาพภาคสนามสำหรับการรีเซ็ต ใบบันทึกคะแนน ฯลฯ

การดูแลและชื่นชมอาสาสมัคร

• อาหาร & เครื่องดื่ม – มีน้ำและของว่างสำหรับอาสาสมัครทุกคนตลอดทั้งวัน และจัดเตรียมอาหารกลางวันสำหรับผู้ที่เป็นอาสาสมัครตลอดวันงาน การให้น้ำ อาหาร และการพักอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญต่อประสบการณ์ของอาสาสมัคร หากเป็นไปได้ ให้หยุดการแข่งขันเพื่อรับประทานอาหารกลางวันทั้งหมดเพื่อให้อาสาสมัครทุกคนได้พักและรับประทานอาหาร วางแผนกะอาหารกลางวันหากการแข่งขันทั้งหมดไม่สามารถหยุดพร้อมกันได้ หากคุณมีพื้นที่ ให้จัดห้องพักอาสาสมัครหรือพื้นที่เชือกไว้เพื่อใช้เป็นอาสาสมัคร
• ความสบาย – อย่าลืมแนะนำให้อาสาสมัครของคุณสวมรองเท้าที่ใส่สบายและนำขวดน้ำมาด้วย (หากคุณไม่ได้เตรียมไว้ให้) หากเป็นไปได้ ให้เตรียมยาอมสองสามห่อไว้ในบริเวณพักของอาสาสมัครเพื่อช่วยบรรเทาอาการเส้นเสียง
• การยกย่องชมเชย & ใบรับรอง – หากมีเงินทุน ให้ใช้เสื้อยืดและ/หรือป้ายชื่อเพื่อระบุอาสาสมัครของคุณว่าเป็นแหล่งข้อมูลกิจกรรมอันทรงคุณค่า แบ่งปันความขอบคุณของคุณกับอาสาสมัครที่ให้การสนับสนุนอันล้ำค่าสำหรับความพยายามของคุณ ยกย่องอาสาสมัครโดยมอบใบรับรองการบริการชุมชน ที่ได้รับการปรับแต่งด้วยชื่อกิจกรรมของคุณ บริษัทและโรงเรียนหลายแห่งต้องการเอกสารเพื่อให้พนักงานสามารถเป็นอาสาสมัครได้ หรือบางแห่งอาจมีแรงจูงใจในการตรวจสอบเวลาการเป็นอาสาสมัคร ดังนั้นอย่าลืมบันทึกชั่วโมงอาสาสมัครเป็นรายบุคคล คุณสามารถสั่งซื้อชุดถ้วยรางวัล รวมถึงถ้วยรางวัลและจานส่วนบุคคลได้จาก VEX ที่ VEXRobotics.com
• เหรียญแสดงความขอบคุณ – แม้จะมีงบประมาณเพียงเล็กน้อย ลองพิจารณามอบบัตรกำนัลเล็กๆ น้อยๆ ให้กับอาสาสมัคร (หรืออาสาสมัครคนสำคัญ) เช่น มูลค่า 5 ดอลลาร์สหรัฐฯ ให้กับ Starbucks หรือร้านอาหารในท้องถิ่น
• บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ – พลังของคำ “ขอบคุณ” ที่เขียนด้วยลายมือยังคงอยู่ไปไกลในวันนี้!
• โซเชียลมีเดีย – หากคุณใช้งานโซเชียลมีเดีย ลองเขียนคำแนะนำสั้น ๆ สำหรับอาสาสมัครคนสำคัญบน LinkedIn หรือตะโกนบน Twitter พร้อมรูปถ่ายหากพวกเขาทำเกินกว่าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย แท็กพวกเขาบน Twitter พร้อมด้วย @REC_Foundation คุณยังสามารถส่งภาพถ่ายอาสาสมัครและภาพกิจกรรมไปที่ REC Foundation ได้ที่ media@roboticseducation.org
• ติดตามผล & ติดตามผล – ส่งอีเมลถึงอาสาสมัครของคุณหลังกิจกรรมเพื่อประเมินความพึงพอใจและรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับความสำเร็จของกิจกรรม หรือใช้ SurveyMonkey เพื่อส่งคำถามสั้นๆ ติดต่อกับอาสาสมัครสำหรับกิจกรรมในอนาคต ถ้าคุณมีงบพอ ให้จัดงานเลี้ยงอาหารค่ำหรืองานเลี้ยงขอบคุณอาสาสมัคร อาสาสมัครที่มีความสุขที่มีประสบการณ์ดีๆ มักจะกลับมา!

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแบ่งปันโดยพันธมิตรกิจกรรมของเรา

รับสมัครอาสาสมัคร

• แบ่งปันหัวหน้าผู้ตัดสินกับ EP ของกิจกรรมใกล้เคียง ตรวจสอบแผนที่กิจกรรมบน RobotEvents.com
• หากขาดแคลนอาสาสมัคร ใช้พลังของไมโครโฟนเพื่อรับสมัครความช่วยเหลือ: “เรากำลังมองหาใบหน้าที่ยิ้มแย้มสองสามใบหน้าเพื่อช่วยเรา!”
• หากมีมากอย่าปฏิเสธอาสาสมัคร! ใช้อุปกรณ์พิเศษเป็นตัวผ่อนปรน/ตัวลอย
• พิจารณาเพิ่มข้อกำหนดในการเข้าร่วม League Play:
  
  • ทุกทีมจะต้องจัดให้มีอาสาสมัครห้าคน หรือ…
  • สมาชิกทุกคนในทีมจะต้องเป็นอาสาสมัครสำหรับกิจกรรมหนึ่งรายการขึ้นไป
• ร่วมมือกับที่ปรึกษาชมรมโรงเรียน การเป็นอาสาสมัครเป็นวิธีง่ายๆ ในการหาชั่วโมงให้บริการสำหรับทั้งสมาชิกสโมสรและสโมสรโดยรวม
• สอบถามกับโรงเรียนศาสนาและสถาบันการศึกษาในท้องถิ่น อาจกำหนดให้ผู้ปกครองต้องทำบริการสังคมแทนค่าเล่าเรียน

อาสาสมัครชื่นชม

• เพื่อเป็นการแสดงความขอบคุณ ให้สร้างภาพต่อกันจากกิจกรรมใน Shutterfly หรือบริการออนไลน์ที่เทียบเท่า ให้เด็กๆ เขียนข้อความส่วนตัว (แบบหนังสือรุ่น) และพิมพ์ออกมาส่งให้อาสาสมัคร
• หากคุณต้องการสนับสนุนให้อาสาสมัคร "เลื่อนตำแหน่ง" ให้มอบป้ายหรือกระดุมที่พวกเขาสามารถสวมใส่ได้ โดยพิจารณาจากประสบการณ์และจำนวนกิจกรรมที่พวกเขาเข้าร่วม

การฝึกอบรมอาสาสมัคร

• มีแผนสืบทอดตำแหน่งอาสาสมัครหลัก นักเรียนที่อายุน้อยกว่าสามารถทำกิจกรรม/เรียนรู้ได้ ฝึกมินเนี่ยน!
• ส่งเสริมให้อาสาสมัครเข้าร่วมกิจกรรมเพิ่มเติมทันทีที่พวกเขาได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว

การตั้งค่ากิจกรรมและการรื้อถอน

• เพิ่มบทบาทอาสาสมัครสำหรับ "Setup Crew" ทางที่ดีควรมีผู้ใหญ่ 6-8 คนและนักเรียนจำนวนมากคอยช่วยเหลือ ROTC และหน่วยลาดตระเวนทางอากาศในพื้นที่สามารถช่วยจัดเตรียมได้ดีมาก (ให้ตารางข้อมูลในงานของคุณ)
• เตรียมวัสดุล่วงหน้าล่วงหน้า
• สำหรับวันติดตั้ง:
  
  • หากเป็นไปได้ ให้จัดวันก่อนวันงาน! มีเวลาไม่มากพอที่จะจัดกิจกรรมในช่วงเช้าของทัวร์นาเมนต์
  • ให้คนสองคนตั้งค่า Tournament Manager
  • ให้คนสองคนเดินสายเคเบิล
  • ให้ผู้ใหญ่หนึ่งคนและเด็กสองคนสร้างแต่ละสนาม
  • ใช้เครื่องมือไฟฟ้าสำหรับการตั้งค่าสนาม VRC
  • แต่งตั้งผู้นำดูแลแต่ละพื้นที่ เช่น หลุม สนามแข่งขัน คูหาสัมปทาน ฯลฯ
  • อย่าลืมทดสอบคอมพิวเตอร์ TM อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ภาคสนามทั้งหมด โปรเจ็กเตอร์ เครื่องพิมพ์ ฯลฯ ก่อนออกเดินทางข้ามคืน ทุกอย่างควรจะทำงานได้อย่างสมบูรณ์และพร้อมใช้งาน!
• กำหนดให้นักเรียนต้องอยู่หลังเลิกเรียนในคืนก่อนมีกิจกรรมเพื่อช่วยจัดเตรียม
• เจ็ดวันก่อนงานของคุณ โปรดส่งอีเมลถึงที่ปรึกษาชมรมโรงเรียนทั้งหมดเพื่อจัดหาอาสาสมัครสองคน
• สำหรับการรื้อถอน:
  
  • ใช้ประโยชน์จากพ่อแม่ที่ต้องนั่งอยู่ในอัฒจันทร์ พวกเขามี “ขาสด” และสามารถช่วยได้
  • ร่วมมือกับทีมเจ้าภาพอื่นๆ ให้พวกเขาช่วยจัดงานของคุณ และคุณช่วยงานของพวกเขา
  • สโมสรโรงเรียนที่ต้องการเวลาให้บริการสามารถช่วยรื้อถอนได้ พวกเขาไม่ต้องการประสบการณ์ VEX เพียงแค่มีความเต็มใจที่จะช่วยเหลือ