อาสาสมัครจัดงาน

ภาพรวม

อาสาสมัครจัดงานถือเป็นหัวใจและจิตวิญญาณของกิจกรรมของมูลนิธิ REC เราต้องอาศัยกรรมการเพื่อให้ทุกอย่างยุติธรรม พิธีกรเพื่อให้ทุกอย่างน่าตื่นเต้น และคิวเพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามกำหนดเวลา! การเป็นอาสาสมัครในงานเกี่ยวกับหุ่นยนต์อาจเป็นงานที่สนุกสนานและมีคุณค่า มีตำแหน่งอาสาสมัครให้เลือกมากมาย ตำแหน่งอาสาสมัครหลายตำแหน่งไม่ต้องการทักษะด้านเทคนิคหรือประสบการณ์ แต่ต้องการเพียงความปรารถนาที่จะสนับสนุนโอกาสการเรียนรู้ที่น่าสนใจสำหรับนักศึกษา ไม่ว่าอาสาสมัครของคุณจะมีความสนใจอะไรก็ตาม ให้ช่วยพวกเขาระบุบทบาทที่เหมาะกับพวกเขาที่สุด สามารถดูเอกสารสนับสนุนและฝึกอบรมสำหรับอาสาสมัครได้ที่ มูลนิธิ REC > อาสาสมัคร

สิ่งที่โดดเด่นประการหนึ่งของงานที่ดำเนินไปอย่างดีคืออาสาสมัครรู้สึกสบายใจและไม่ทำงานหนักเกินไป การวางแผนที่ดีจะทำให้มีเจ้าหน้าที่เพียงพอในทุกตำแหน่ง อาสาสมัครมีโอกาสพักและรับประทานอาหาร และอาสาสมัครยังได้รับของที่ระลึก เช่น เสื้ออีกด้วย อาสาสมัครที่มีประสบการณ์เชิงบวกกับงานของคุณมีแนวโน้มที่จะกลับมาเป็นอาสาสมัครอีกในปีต่อๆ ไป

ในฐานะของ Event Partner (EP) คุณจะต้องรับผิดชอบในการคัดเลือกอาสาสมัครทั้งหมดในงานของคุณ แต่มีเครื่องมือและกลยุทธ์ต่างๆ มากมายที่จะช่วยให้ภารกิจนี้ง่ายยิ่งขึ้น ขอแนะนำให้กำหนดผู้ประสานงานอาสาสมัครให้กับงานของคุณเพื่อช่วยเหลือในการสรรหาอาสาสมัคร การฝึกอบรม และการสนับสนุนในวันงาน

การรับสมัคร

มีแหล่งต่างๆ มากมายที่คุณสามารถรับสมัครอาสาสมัครได้ คุณต้องเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ และแบ่งปันข้อความสำคัญของโปรแกรมหุ่นยนต์และ STEM เพื่อค้นหาคนที่รู้สึกว่ากิจกรรมนี้มีความหมายกับพวกเขาจริงๆ

เริ่มต้นด้วยผู้ที่มีความสนใจในความสำเร็จของงานของคุณ

นอกเหนือจากฐานอาสาสมัคร "ในบ้าน" ของคุณแล้ว คุณสามารถสร้างชุมชนอาสาสมัครที่จะสนับสนุนกิจกรรมต่างๆ ตลอดทั้งฤดูกาลและในปีต่อๆ ไปได้ด้วย อาสาสมัครอาจมาจากทีมหรือองค์กรใดก็ได้ และการมีส่วนร่วมและการสนับสนุนของพวกเขาในงานถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากพวกเขามักมางานของคุณโดยมีประสบการณ์มาก่อน

• ผู้ปกครอง ครู ผู้บริหารโรงเรียน ที่ปรึกษา ทีมหุ่นยนต์ท้องถิ่น และพี่น้อง– โปรดจำไว้ว่าการเป็นอาสาสมัครสามารถเป็นกิจกรรมของครอบครัวได้! น้องๆ มักจะเก่งใน Field Reset
• ร่วมมือกับโรงเรียนในพื้นที่– ติดต่อโรงเรียนใกล้เคียงและตกลงที่จะทำ “การแลกเปลี่ยนอาสาสมัคร” เพื่อให้พวกเขาจัดหาอาสาสมัครให้กับงานของคุณ และคุณจัดหาอาสาสมัครให้กับงานของพวกเขา
• ธุรกิจในพื้นที่และผู้สนับสนุน– กิจกรรมเกี่ยวกับหุ่นยนต์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับประสบการณ์การสร้างทีมในบริษัท ดังนั้น ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทหากคุณยังไม่รู้จักใครในงานนั้น
• โรงเรียน วิทยาลัย และมหาวิทยาลัย– ชั้นเรียน สมาคมเกียรติยศ สมาคมภราดรภาพ และสมาคมภราดรภาพ อาจมีข้อกำหนดด้านบริการชุมชนสำหรับการเป็นสมาชิก ทุนการศึกษา หรือการสำเร็จการศึกษา ลองดูที่ชมรม/กลุ่ม วิทยาลัยวิศวกรรมศาสตร์ และโปรแกรม ROTC เพื่อขอความช่วยเหลือ มอบโต๊ะให้เจ้าหน้าที่รับสมัครทหารในพื้นที่ของคุณเพื่อแลกกับการส่งอาสาสมัคร ช่างเทคนิคประจำการและนักศึกษาฝึกสอนถือเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับการเป็นอาสาสมัครเช่นกัน
• กลุ่มชุมชน องค์กรสาขา และกลุ่มคริสตจักร– หลายๆ แห่งกำลังมองหาวิทยากรรับเชิญ หรืออาจอนุญาตให้คุณตั้งโต๊ะเพื่อแจกเอกสารการสรรหาอาสาสมัคร ตรวจสอบกับชุมชนผู้ผลิตในพื้นที่ของคุณ TechSoup, UAW ในพื้นที่, NSBE, IEEE, SWE, หอการค้า, ห้องสมุด ฯลฯ
• ทรัพยากรออนไลน์–LinkedInมีเว็บไซต์ที่อุทิศให้กับโอกาสในการเป็นอาสาสมัคร และยังมีบริการฟรีและแบบสมัครสมาชิก เช่นVolunteerMatchและIdealist.orgซึ่งคุณสามารถโพสต์โอกาสในการเป็นอาสาสมัครสำหรับสาธารณะได้ อย่าลืมโซเชียลมีเดียอย่าง Facebook และ Twitter หากคุณมีบัญชีอยู่แล้วหรือเข้าร่วมกลุ่มที่มีผู้ติดตาม
• โปรแกรมสำหรับพนักงานและความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร– เครือข่ายในท้องถิ่นและระดับประเทศจำนวนมากมีเป้าหมายในการบริการชุมชนและการกุศล และการทำงานอาสาสมัครของพนักงานก็เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมของพวกเขา บางแห่งอาจมอบเงินบริจาคให้กับงานของคุณหากคุณสามารถหาอาสาสมัครจากสถานที่นั้นได้ตามจำนวนที่กำหนด

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับการรับสมัครอาสาสมัคร

EP สามารถขอให้แต่ละทีมจัดหาอาสาสมัคร 1 หรือ 2 คนได้ ตำแหน่งบางตำแหน่ง เช่น ผู้ตัดสินและผู้ตัดสิน จำเป็นต้องมีความเป็นกลาง ดังนั้น อาสาสมัครจากภายนอกที่ไม่ได้สังกัดหน่วยงานจึงมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อความสมบูรณ์ของงาน หากไม่สามารถหาอาสาสมัครที่ไม่ได้สังกัดได้ โปรดพยายามจัดหาผู้ตัดสินและกรรมการที่เป็นตัวแทนขององค์กรต่างๆ ในงาน

อาสาสมัครคนสำคัญ

ตารางด้านล่างนี้ประกอบด้วยบทบาทอาสาสมัครหลัก ซึ่งเป็นสมาชิกของเจ้าหน้าที่จัดงานที่จะทำหน้าที่ผู้นำเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎและแนวทางของมูลนิธิ REC ทั้งหมด และเพื่อให้ทีม ผู้ชม และอาสาสมัครได้รับประสบการณ์อันมีคุณค่า บทบาทเหล่านี้ควรได้รับการเติมเต็มเร็วๆ นี้ และอาสาสมัครเหล่านี้จะต้องได้รับการฝึกอบรมก่อนเริ่มงาน

พันธมิตรงานกิจกรรมไม่สามารถทำหน้าที่เป็นทั้งผู้ตัดสินหลักหรือที่ปรึกษาผู้ตัดสินของงานที่ตนเป็นเจ้าภาพได้

อาสาสมัครอื่น ๆ

ต้องการอาสาสมัครสำหรับงานกิจกรรมอื่นๆ แต่พวกเขาต้องการการฝึกอบรมและความรู้เกี่ยวกับกิจกรรมของมูลนิธิ REC น้อยกว่า

การจัดหาพนักงาน

EP และผู้ประสานงานอาสาสมัครควรเริ่มสรรหาให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้บรรลุบทบาทอาสาสมัครเหล่านี้ โพสต์ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทอาสาสมัครที่จำเป็นสำหรับกิจกรรมของคุณในส่วนเนื้อหาอาสาสมัครบน RobotEvents.com เพื่อกระตุ้นความสนใจ ข้อมูลนี้จะสามารถดูได้บนแท็บอาสาสมัครบนหน้ากิจกรรมสาธารณะ คุณยังสามารถรวมคำขออาสาสมัครในอีเมลอัตโนมัติที่จะถูกส่งไปยังทีมเมื่อพวกเขาลงทะเบียนได้อีกด้วย

ตารางเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับกิจกรรมการจัดเตรียมเจ้าหน้าที่ที่มีขนาดแตกต่างกัน

การแข่งขัน V5RC

การแข่งขัน VIQRC

การฝึกอบรมและการเตรียมความพร้อม

การให้การฝึกอบรมที่เหมาะสมสำหรับอาสาสมัครของคุณถือเป็นสิ่งสำคัญในการจัดงานให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ มูลนิธิ REC เสนอทรัพยากรการฝึกอบรมออนไลน์ฟรีมากมายที่ มูลนิธิ REC > อาสาสมัคร

EP หรือผู้ประสานงานอาสาสมัครสามารถให้ลิงก์นี้แก่อาสาสมัครแต่ละคน โดยขอให้อาสาสมัครแต่ละคนตรวจสอบเอกสารและสื่อการฝึกอบรมทั้งหมดที่โพสต์สำหรับตำแหน่งของตนอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนถึงกิจกรรมตามกำหนดการของคุณ

นอกเหนือจากการมอบหมายการตรวจสอบทรัพยากรการฝึกอบรมออนไลน์แล้ว ควรกำหนดเวลาการปฐมนิเทศในสถานที่และ/หรือการโทรฝึกอบรมด้วย

• การปฐมนิเทศแบบในสถานที่ เป็นเซสชันการฝึกอบรมแบบพบหน้ากัน ในตอนเย็นก่อนงานของคุณ (มักเรียกว่างาน "คืนก่อน") เพื่อให้อาสาสมัครได้พบกับทีมอาสาสมัครและรับการฝึกอบรมในสถานที่ กิจกรรม “คืนก่อน” จำนวนมากจะมีการซ้อมการแข่งขันหากมีทีมเจ้าภาพหรือทีมเจ้าบ้านคอยช่วยเตรียมการ สิ่งนี้จะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับอาสาสมัคร ทำให้เช้าวันงานของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น ไม่ว่าคุณจะจัดการฝึกอบรมในคืนก่อนหน้าหรือจัดการฝึกอบรมในสถานที่ในเช้าวันงาน โปรดวางแผนจัดเตรียมเอกสารและสื่อการฝึกอบรมที่จำเป็นแก่อาสาสมัครเพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ของตนได้สำเร็จและเพลิดเพลินไปกับประสบการณ์งานกิจกรรมของพวกเขา อาจรวมถึงการพิมพ์คู่มือบทบาทอาสาสมัครฉบับจริง แผนผังภาคสนามสำหรับการรีเซ็ต แผ่นคะแนน
• การฝึกอบรมทางโทรศัพท์ ครั้ง จัดขึ้น สัปดาห์ก่อนงานของคุณ ซึ่งจะกำหนดความคาดหวังและให้อาสาสมัครมีโอกาสถามคำถาม ขอแนะนำอย่างยิ่งให้มีการฝึกซ้อมเฉพาะสำหรับผู้ตัดสิน/ผู้บันทึกคะแนนและทีมผู้ตัดสิน ใช้แอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอเพื่อนำอาสาสมัครของคุณมารวมกันและจัดให้มีการฝึกอบรมที่จำเป็น
• การฝึกความอ่อนไหว เตือนอาสาสมัครว่าการแข่งขัน รายการนั้นเป็นกิจกรรมนักศึกษาซึ่งพวกเขาจะได้ทำงานร่วมกับเด็กๆ พวกเขาควรทำทุกสิ่งที่ทำได้เพื่อให้เด็กๆ รู้สึกสบายใจ เช่น คุกเข่าลงเพื่อให้ตัวเองอยู่ในระดับเดียวกับพวกเขา พูดอย่างหนักแน่นแต่ในเชิงบวก และไม่สัมผัสหรือคว้าตัวนักเรียน อาสาสมัครยังควรมีความอ่อนไหวต่อนักเรียนจากวัฒนธรรมที่แตกต่างกันซึ่งอาจแข่งขันกัน

การดูแลและการชื่นชม

อาสาสมัครมีความสำคัญต่อความสำเร็จของงานของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีง่ายๆ ที่คุณสามารถแสดงความขอบคุณได้ อาสาสมัครที่มีความสุขและมีประสบการณ์ที่ดีมักจะกลับมาอีก!

• อาหาร & เครื่องดื่ม– จัดเตรียมน้ำและของว่างให้อาสาสมัครทุกคนตลอดทั้งวัน และจัดเตรียมอาหารกลางวันสำหรับผู้ที่เป็นอาสาสมัครตลอดทั้งวันกิจกรรม การให้น้ำ อาหาร และการพักผ่อนที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญต่อประสบการณ์การเป็นอาสาสมัคร หากเป็นไปได้ ให้หยุดการแข่งขันทั้งหมดเพื่อรับประทานอาหารกลางวัน เพื่อให้อาสาสมัครทุกคนได้พักและรับประทานอาหาร และวางแผนสำหรับช่วงรับประทานอาหารกลางวัน หากการแข่งขันทั้งหมดไม่สามารถหยุดในเวลาเดียวกันได้ หากคุณมีพื้นที่ ให้จัดห้องพักผ่อนสำหรับอาสาสมัครหรือพื้นที่ล้อมเชือกไว้สำหรับให้อาสาสมัครได้ใช้งาน
• ความสะดวกสบาย– อย่าลืมแนะนำให้อาสาสมัครของคุณสวมรองเท้าที่สบายและนำขวดน้ำมาด้วย (หากคุณไม่ได้เตรียมไว้ให้) หากเป็นไปได้ ควรเตรียมเม็ดอมไว้ 2-3 ซองในบริเวณพักของอาสาสมัคร เพื่อช่วยบรรเทาอาการเส้นเสียง
• การยอมรับ & ใบรับรอง– หากมีเงินทุน ให้ใช้เสื้อยืดและ/หรือป้ายชื่อเพื่อระบุอาสาสมัครของคุณในฐานะทรัพยากรกิจกรรมที่มีคุณค่า แบ่งปันความชื่นชมของคุณกับอาสาสมัครที่ให้การสนับสนุนอันล้ำค่าต่อความพยายามของคุณ ให้การยอมรับอาสาสมัครด้วยการมอบใบรับรองการบริการชุมชนที่ปรับแต่งตามชื่อกิจกรรมของคุณ บริษัทและโรงเรียนหลายแห่งต้องการเอกสารเพื่อให้พนักงานสามารถอาสาสมัครได้ หรือบางแห่งอาจให้แรงจูงใจเพื่อยืนยันเวลาอาสาสมัคร ดังนั้น อย่าลืมบันทึกชั่วโมงอาสาสมัครแต่ละคนไว้ คุณสามารถสั่งซื้อแพ็คถ้วยรางวัล ตลอดจนถ้วยรางวัลและจานแยกจาก VEX ได้ที่ VEXRobotics.com
• สิ่งแสดงความขอบคุณ– แม้ว่าจะมีงบประมาณจำกัด ก็ควรพิจารณามอบบัตรกำนัลเล็กๆ น้อยๆ ให้กับอาสาสมัคร (หรืออาสาสมัครคนสำคัญ) เช่น เงินสดมูลค่า 5 ดอลลาร์ที่ Starbucks หรือร้านอาหารท้องถิ่น
• บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ– พลังของการเขียนคำว่า "ขอบคุณ" ด้วยมือนั้นมีประโยชน์มากในปัจจุบัน!
• โซเชียลมีเดีย– หากคุณใช้งานโซเชียลมีเดียเป็นประจำ ลองเขียนคำแนะนำสั้นๆ สำหรับอาสาสมัครคนสำคัญคนหนึ่งบน LinkedIn หรือส่งคำชื่นชมบน Twitter พร้อมรูปถ่ายหากพวกเขาทำเกินหน้าที่ แท็กพวกเขาบน Twitter พร้อมกับ @REC_Foundation คุณยังสามารถส่งรูปถ่ายอาสาสมัครและกิจกรรมไปยังมูลนิธิ REC ได้ที่ media@roboticseducation.org
• ติดตาม & ติดต่อกัน– ส่งอีเมลถึงอาสาสมัครของคุณหลังงานเพื่อวัดความพึงพอใจและรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับความสำเร็จของงาน หรือใช้SurveyMonkeyเพื่อส่งคำถามสั้นๆ ติดตามอาสาสมัครสำหรับกิจกรรมในอนาคตด้วย หากคุณมีงบประมาณ ลองจัดงานเลี้ยงอาหารค่ำหรือปาร์ตี้แสดงความขอบคุณอาสาสมัคร อาสาสมัครที่มีความสุขและมีประสบการณ์ที่ดีมักจะกลับมาอีก!