Genel bakış
Bu kontrol listesi etkinliğinizi planlamanıza yardımcı olacak genel bir kılavuzdur. Her etkinlik ve mekan birbirinden farklıdır, dolayısıyla bu kontrol listesi her etkinlik için her ihtiyacı karşılamayacaktır. Etkinliğinizi planlarken Bölgesel Destek Yöneticinize (RSM) danışmanızı hembulistesini ve RECEtkinlik bölümünü kullanmanızı.
Sözlük
EP: Etkinlik Ortağı
RE: RobotEvents.com
RSM: Bölgesel Destek Yöneticisi
İlk Adımlar
|
İnceleme Etkinlik Ortağı Olmak REC Kütüphanesinde |
|
| Etkinliklerde gönüllü olun/etkinlik planlama ve etkinlik yürütme hakkında daha fazla bilgi edinmek için başka bir EP'nin yanında çalışın | |
| Etkinlik Mükemmelliğine Bağlılıkinceleyin | |
| RSMile iletişime geçin | |
|
|
|
|
| Etkinlik Ortağı Sertifikasyon Kursunu Tamamlayın | |
| Bir hesap oluşturun (gerekirse) ve RSM'nizden size RobotEventsEP erişimi vermesini isteyin | |
| RobotEvents'te Arka Plan Kontrolünü Tamamlayın |
Etkinlik Planlama Aşaması
|
REC Kütüphanesindeki Etkinlik Planlama bölümünü inceleyin |
|
| etkinlik bütçesi oluşturun | |
| Bir gündem oluşturun - Örnek Gündemler | |
| Etkinliğinizde Jüri olup olmayacağını ve bunun şahsen mi,uzaktan mı,/karma mı olacağını belirleyin; etkinliğinizde Jüri olacaksa: | |
| Etkinlik günü için mekan seçin ve rezerve edin ve etkinlik gününü/gecesini önceden ayarlayın | |
| Mekanınızın düzenini olarak oluşturun - bunu yaparken trafik akışını ve kalabalık kontrolünü göz önünde bulundurun. Şunları eklemeyi unutmayın: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Etkinliğinizi RE'de yayınlayın - RobotEvents.com'da Etkinlik Yayınlama | |
| Yiyecek ve/veya ikram sunup sunmayacağınızı/nasıl sunacağınızı belirleyin | |
| Öğrenci Politikalarını inceleyin (Öğrenci Merkezli Politika ve Davranış Kuralları) |
Etkinlikten İki-Üç Ay Önce
Etkinlik |
|
| Mekan için rezervasyonunuzu onaylayın | |
| Düzen planını RSM'nizle birlikte inceleyin | |
| İmtiyaz standı için detaylı bir plan oluşturun | |
| Etkinliğinizi yerel medya, okul bölgesi ve sosyal medya kuruluşlarıyla tanıtın | |
Teçhizat |
|
| Kaç adet alana ve oyun öğesi setine ihtiyacınız olacağını belirleyin | |
| Alanları ve oyun öğelerini güvence altına almak için düzenlemeler yapın (satın alın ve/veya ödünç alın) | |
| Etkinlik için elektronik eşyaya ihtiyaç duyuldu.. Bunlar şunları içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| RSM'nizle ek ekipman ihtiyaçlarını görüşün | |
| V5RC/VAIRC/VURC etkinlikleri için, hem yarışma hem de robot beceri alanları için VEXnet saha kontrolörlerine veya Akıllı Saha Kontrolörlerine sahip olduğunuzu onaylayın (VIQRC için gerekli değildir) | |
| Kupalar, kupa plakaları ve pankartlar sipariş edin | |
| Denetim boyutlandırma araçlarını güvence altına almak için düzenlemeler yapın | |
RobotEtkinlikleri.com |
|
|
Robotevents.com adresindeki etkinlik listesini RSM'nizle birlikte inceleyin, ayrıntıların doğru olduğunu onaylayın |
|
| Gönüllüler | |
| Etkinliğe özel konuklar ve sponsorlar davet edin | |
| Önemli gönüllüleri işe alın ve gönüllü kaynağını paylaşın ve eğitim sertifikalar: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Ek gönüllüler almaya başlayın ve gönüllü kaynaklarını paylaşın; ihtiyaç duyulan gönüllülerin listesi ve eğitim kaynaklarının nerede bulunacağı için Gönüllü Personel Rehberi bakın | |
| Gönüllü tişörtleri sipariş edin (isteğe bağlı) | |
Ek Öğeler |
|
Etkinlikten Bir Ay Önce
Etkinlik |
|
| RSM'nize ulaşın ve etkinliğinizle ilgili endişelerinizi veya sorularınızı görüşün | |
| Ekipleri ve gönüllüleri etkinlik günü boyunca yönlendirmek için gündeminizi güncelleyin/onaylayın | |
| Etkinlik günü personel iletişimi için 2 yönlü telsizleri ayırın veya başka bir yöntem belirleyin | |
| Bir güvenlik planı oluşturun ve bunu yerel acil durum ve/veya güvenlik hizmeti sağlayıcılarıyla paylaşın | |
| Alanların temiz ve kağıt malzemeleriyle dolu olmasını sağlamak için etkinlik günü temizlik hizmetlerini koordine edin | |
| Müzik çalıyorsanız, her yaşa uygun bir çalma listesi oluşturun ve seçilen müziği çalmak için uygun lisanslara sahip olduğunuzdan emin olun. | |
| Etkinlik fotoğrafçılığını ayarlayın | |
| Etkinliğinizi tanıtın ve basın bülteni(leri) gönderin | |
Gönüllüler |
|
| Gönüllü alımına devam edin | |
| Baş Hakeminizin ve Hakem Danışmanınızın gönüllü sertifikasını tamamladığından emin olun | |
| Baş Hakeminizi ve Hakem Danışmanınızı RE etkinlik listenize ekleyin | |
| Skor Tutma Hakemlerini oyun kılavuzunu okumaya ve Baş Hakem sertifikasını tamamlamaya teşvik edin (isteğe bağlı) | |
| Hakemleri, Hakemlik Rehberini okumaya ve sertifikasyonu tamamlamaya teşvik edin (isteğe bağlı) | |
Teçhizat |
|
| Saha Elemanlarını/Oyun Nesnelerini Birleştirin | |
| Kupaları onayla | |
| Gerekli tüm ekipmanları (sahalar, saha elemanları, elektronik cihazlar, bilgisayarlar, projektörler, seslendirme sistemi dahil) onaylayın | |
Ek Öğeler |
|
Etkinlikten Bir ila İki Hafta Önce
Etkinlik |
|
| RSM'nize ulaşın ve etkinliğinizle ilgili endişelerinizi veya sorularınızı görüşün | |
| Tüm mekan ayrıntılarını mekan koordinatörüyle teyit edin. | |
| Acil bir durum veya iletişim eksikliği durumunda tesis için acil durum irtibat kişisini belirleyin | |
| İmtiyaz standı ayrıntılarını onaylayın | |
Gönüllüler |
|
| Kurulumunuz ve etkinlik günü gönüllüleriniz için yiyecek ve içecek siparişi verin (iyi bakılan gönüllüler tekrar gönüllü olmak ister) | |
| Etkinlik ayrıntılarını gönüllülere gönderin | |
| Gönüllülerin rolleri için gereken eğitim belgelerini incelediklerini onaylayın | |
| Gönüllüler için isim etiketleri oluşturun | |
| Gönüllü tişörtleri sipariş edildiyse teslimatı onaylayın ve/veya tişörtleri organize edin | |
Yönetim |
|
| Kayıtlı takımlara son etkinlik ayrıntılarını ve son dakika talimatlarını e-postayla gönderin | |
| Malzemeleri satın alın ve düzenleyin: | |
|
|
|
|
|
|
| Her takım için etkinliğin gündemi ve prosedürü hakkında ilgili bilgileri içeren Hoş Geldiniz Paketleri oluşturun | |
| Yargılama Materyallerini yazdırın ve kopyalarını çıkarın; bunlar Yargılama Kılavuzubulunabilir | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Aşağıdaki etkinlik belgelerini yazdırın ve kopyalarını alın; bunlar REC Kütüphanesinde bulunabilir - bunları bulmak için yardıma ihtiyacınız varsa RSM'nizle iletişime geçin | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Aşağıdakileri oluşturun ve kopyalarını alın: | |
|
|
|
|
|
|
Teçhizat |
|
| Sahalar, saha elemanları, elektronik cihazlar, bilgisayarlar, projektörler, seslendirme sistemi dahil olmak üzere ekipmanları onaylayın | |
| Kupaları bir araya getirin | |
RobotEvents.com/TM |
|
|
RobotEvents.com adresindeki takım kayıt raporunu inceleyerek tüm etkinlik kayıt ücretlerinin ödendiğinden emin olun ve ödeme yapmamış takımlarla iletişime geçin |
|
| Yazılımı kullanma pratiği yapmak ve etkinlik programınızı sonlandırmak için TM'de bir "sahte" etkinlik oluşturun (Not: TM veya RE kodlarınızı sahte etkinlikler için kullanmayın; bu kritik adımda yardım için RSM'nizle iletişime geçin) | |
| Gerekirse: Dizüstü bilgisayarlarda ve/veya Raspberry Pi'lerde gerektiği gibi TM'yi güncelleyin | |
Ek Öğeler |
|
Etkinlikten Bir Gün Önce
Mekan Kurulumu |
|
| Masalar, sandalyeler ve çukur tabelaları bulunan takım çukuru alanları | |
|
|
|
Program broşürleri, ekip ve gönüllü kayıt listeleri, kalemler, mühendislik not defterlerini toplamak için kapların bulunduğu kayıt masası |
|
| Her çukur masasına şarj istasyonları veya güç | |
| Muayene alanı: Boş Muayene Kontrol Listeleri, kalemler, boyutlandırma araçları | |
| Sıraya koyma tabloları (genellikle alan başına bir tane) | |
| Yargıç Odası ve Yargılama Malzemeleri | |
| Büfe: Satılacak ürünler ve para üstü sağlamak için nakit | |
| Tüm kabloların güvenli bir şekilde sabitlendiğinden ve yoğun trafiğe sahip alanların dışında kurulduğundan emin olun; güvenlik için kabloları bantlayın - zemine yapışmadığı için bunun için elektrik bandı veya güreş bandı harika bir çözümdür | |
| Katılımcıların güvenli ve verimli akışını yönlendirmek için tabelalar, bantlar ve/veya destekler yerleştirin | |
| Kupaların etkinlik alanında toplanıp sergilendiğinden ve isteğe bağlı katılım veya tanınma sertifikalarının dağıtım için hazır olduğundan emin olun. | |
Gönüllüler |
|
| Gönüllüler için hakemler için pano ve kalemler, sıra ekibi için fosforlu kalemler ve pano ve jüri üyeleri için ihtiyaç halinde kalemler ve not defterleri gibi malzemelerin mevcut olduğundan emin olun. | |
| Atıştırmalıklar ve su içeren bir Gönüllü mola alanı kurun | |
Ekipman/TM |
|
| Yarışma, Robot Becerileri ve uygulama alanları kurun | |
| Puanlama bilgisayarı(ları), yazıcı, projektör, ekran ve seslendirme sistemi için puanlama tablosu(ları) kurun | |
| Tüm ekipmanların TM ile düzgün çalıştığından emin olmak için test edin | |
| Yazıcı sürücüsünün düzgün bir şekilde yüklendiğinden emin olmak için puanlama yazıcısında bir test sayfası yazdırın | |
| Yazıcı kağıdı ve ekstra toner kartuşunun mevcut olduğundan emin olun | |
| Hoparlörleri test ederek eşleşen seslerin PA sistemi veya ana TM bilgisayarına bağlı diğer hoparlörler aracılığıyla düzgün bir şekilde çalındığından emin olun | |
| Tüm ekranları, kablosuz ağı ve mobil puanlama cihazlarını test edin | |
| Uygun sürücü kontrolü ve otonom işlevleri sağlamak için puanlama bilgisayarı ile V5RC oyun alanları arasındaki bağlantıyı test etmek için TM'yi kullanın (VIQRC için gerekli değildir) | |
| Alanların Oyun Kılavuzuna göre doğru şekilde ayarlandığını doğrulayın | |
| Uygunsa, saha elemanlarının sahaya sabitlendiğinden emin olmak için test yapın | |
| Yedek oyun nesnelerini elinizde bulundurun | |
RobotEvents.com/TM |
|
| RobotEvents.comadresindeki takım kayıt raporunu inceleyerek tüm etkinlik kayıt ücretlerinin ödendiğinden emin olun | |
| RobotEvent.com'da bulunan TM ve RE Kodunuzu kullanarak etkinliği TM'de ayarlayın | |
| Turnuva Yöneticisi'nden (raporlar sekmesi altında) saha ve çukur tabelalarını yazdırın | |
| Turnuva Yöneticisi'nden (raporlar sekmesi altında) check-in tablosu ve Hakem Danışmanı için takım listelerini yazdırın | |
Ek Öğeler |
|
Etkinlik Günü
Etkinlik Başlamadan Önce |
|
| Birçok aktiviteyi kilit gönüllülere devredin, meşgul olacaksınız ve yardıma ihtiyacınız olacak | |
|
Kapıları açın ve ışıkları ve ısıtma/klimayı açın; sKatılımcılarla dolan alan(lar)a göre oda sıcaklıklarının değişmesini bekleyin |
|
|
Tüm tuvaletleri açın ve tuvaletlerin sabun ve kağıt malzemeleriyle dolu olduğundan emin olun |
|
|
Tüm park alanlarının erişilebilir olduğundan ve katılımcıları etkinlik girişine yönlendiren tabelaların asıldığından emin olun |
|
|
Katılımcıları doğru etkinlik yerlerine yönlendirecek şekilde tüm pankartları ve etkinlik tabelalarını asın |
|
|
Gönüllülerin gün boyu enerji seviyelerini korumaları için atıştırmalıklar ve içecekler hazırlayın |
|
|
Erişilebilir oturma alanlarının mevcut olduğundan emin olun |
|
|
Oyun alanlarının düzgün bir şekilde ayarlandığını kontrol edin |
|
|
Projektör(ler), ekranlar, Turnuva Yöneticisi ekranları ve sesleri ve anons sistemi gibi tüm ses ve görüntü ekipmanlarını test ederek düzgün çalıştıklarından emin olun. |
|
|
V5RC - Saha kontrollerinin doğru şekilde çalıştığından emin olmak için test edin |
|
|
Kullanılıyorsa telsiz dağıtın veya kilit gönüllüler arasında cep telefonu numaralarını değiştirin |
|
Takımlar ve Gönüllüler Geldiğinde |
|
|
Gönüllülerinizi ve ekiplerinizi selamlayın! Sıcak bir karşılama aldıklarından ve kayıt ve eğitim toplantılarının yapılacağı yerlere yönlendirildiklerinden emin olun. Yoğun check-in masalarında destek sağlayın |
|
|
Özel konukları, sponsorları ve medya mensuplarını selamlayın. Etkinlik günü için planınızı paylaşın ve program ve katılımcılar hakkında detayları paylaşabilecek gönüllülere yönlendirin. |
|
|
Etkinlik gündeminizi önemli gönüllülerle paylaşın |
|
|
Karşılama ve/veya Etkinlik Toplantı Duyuruları sunum yapanlarla paylaşın |
|
|
Güvenlik planınızı kilit gönüllülerinizle paylaşın |
|
|
Deneyimli ekiplerden oyun alanlarının düzgün bir şekilde kurulduğundan emin olmak için kontrol etmelerini isteyin |
|
|
Giriş veya denetim sırasında mühendislik not defterlerini toplayın ve her not defterinin kolayca bulunabilen bir ekip numarasına sahip olduğundan emin olun |
|
|
Tüm katılımcı takımların kayıt yaptırdığından ve kayıt ücretlerini ödediğinden emin olun. |
|
Robot Maçları ve Yargılama Başlamadan Önce |
|
|
Tüm takımların kayıt yaptırdığından emin olmak için takım kayıt masasına başvurun; kayıt yaptırmamış takımlarla iletişime geçmeye çalışın |
|
|
Turnuva Yöneticisi'ndeki Takım Girişi özelliğini kullanarak giriş yapan takımları belirtin |
|
|
Program ve katılımcı takımların listesi oluşturulduktan sonra, gerekirse Turnuva Yöneticisi'nde Maç Programının yeniden oluşturulması |
|
|
Gönüllü Koordinatörünün, katılım göstermeyenler nedeniyle gerektiği gibi ayarlamalar yaptığından emin olun. |
|
|
Baş gönüllülerin planlanan gönüllü eğitim toplantılarını koordine etmesini sağlayın. |
|
|
Tüm takımların robot denetiminden geçtiğinden veya geçmeye hazır olduğundan emin olun; deneyimli takımlardan, diğer katılımcı takımların denetimi geçme çabalarını desteklemelerini isteyin |
|
|
Sunucu için TM Raporlarından Spiker Sayfalarının bir kopyasını yazdırın |
|
|
Her takıma, sıraya giren personele, Skor Tutuculara/Baş Hakemlere, hakem ekiplerine ve önemli gönüllülere dağıtılmak üzere TM Raporlarından Maç Listelerini yazdırın |
|
|
Robot maçlarının başlamasından önce bir Etkinlik Toplantısı düzenleyin; Etkinlik Toplantı Duyurularıözetlenen konuları kullanın |
|
Etkinlik Sırasında |
|
|
Tüm gönüllüler için atıştırmalık ve içeceklerin mevcut olduğundan ve tam gün gönüllüler için öğle yemeğinin sağlandığından emin olun; gönüllülerin diyet kısıtlamalarına karşı duyarlı olun ve mekanın yiyecek/içecek politikalarını takip edin. |
|
|
Herhangi bir sorunu proaktif bir şekilde çözmek, soruları yanıtlamak ve destek sağlamak için etrafta dolaşın |
|
|
Çöp konteynerlerinin boşaltıldığından ve tuvaletlerin temiz ve iyi stoklanmış olduğundan emin olun |
|
|
TM Operatörünün etkinlik dosyanızın bir kopyasını düzenli olarak bir USB flash sürücüye kaydetmesini sağlayın |
|
|
Yargılama faaliyetlerinin programa uygun olduğundan emin olmak için Yargıç Danışmanına danışın; uygun olduğunda güncellenmiş eşleşme ve beceri sıralamaları sağlayın (Yargıç Rehberine bakın) |
|
|
Yargılama tamamlandığında, Jüri Danışmanından ödül kazananların listesini alın |
|
|
Yargılama ekibi değerlendirmelerini tamamladıktan sonra mühendislik not defterlerini ekiplere iade edin. |
|
|
Finaller/Eleme Maçları tamamlandıktan sonra TM Operatörünün, Yargılanan ödül kazananlarını ve Otomatik Doldurma Kazananlarını TM'ye girmesini sağlayın |
|
|
Tüm takımların, gönüllülerin ve sponsorların, tüm takımların başarılarını kutlayan ve Yargılanan ve performansa dayalı ödüllerin tanınmasını sağlayan ödül törenine katılmalarını teşvik edin. |
|
|
TM Raporları'nda bulunan Ödül Töreni Metinleri raporlarını yazdırın; TM Slaytlar sekmesinde ödül töreni için sunum slaytları geliştirin |
|
|
Gönüllülerinize, koçlarınıza, akıl hocalarınıza, ebeveynlerinize ve sponsorlarınıza paha biçilmez destekleri için teşekkür edin |
|
Olaydan Sonra |
|
|
Ödül kazananların ve Maç puanlarının TM'ye girildiğini doğrulayın |
|
|
TM dosyasının bir yedek kopyasını bir USB flash sürücüde oluşturun |
|
|
Tüm TM sonuçlarını RobotEvents.com'a yükleyin ve sonlandırın; cSonuçları yüklerken herhangi bir hatayla karşılaşırsanız tüm RSM'niz |
|
|
Gerektiğinde tüm ekipman ve malzemeleri güvenli bir şekilde saklamak için kaldırın ve mekanı temizleyin. |
|
|
Tüm sonuçlar başarıyla yüklenene kadar tüm ilgili yarışma materyallerini muhafaza edin |
|
|
Yargıç Danışmanının gizli yargılama materyallerini topladığından ve bunları imha edeceğinden emin olun |
|
|
Katılımcıların kayıp ve bulunan eşyalarını alabilecekleri bir plan ve yer oluşturun |
|
|
Gönüllülerinize bir teşekkür mesajı gönderin |
|
|
Etkinliğe ait fotoğrafları ve/veya haberleri medya ve topluluğunuzla paylaşın |
|
|
Ekiplere ulaşın ve etkinliğinizdeki deneyimleri hakkında geri bildirim isteyin |
|
|
RSM'nize ulaşın ve etkinliğin sonuçlarını paylaşın |
|
|
Başarılarınızı kutlayın! |
|