giriiş
Birçok takım için sezonun hedefi Etkinlik Bölgesi Şampiyonasına hak kazanmaktır. Bu, yarışma takımlarının büyük çoğunluğu için sezonun son etkinliğidir. Etkinlik Ortağı, bunu katılan ekipler için üstün bir etkinlik deneyimi haline getirmek için elinden gelen her şeyi yapmalıdır. Bu, ekiplerin harika bir deneyim ve etkinlik yaşamasını sağlamanın ilk adımı olacak. Etkinlik Bölgesi Şampiyonası Etkinlik Ortağı, etkinlikten önceki aylarda ve planlama amacıyla danışmak üzere bir Danışma Kurulu oluşturmayı düşünmelidir.
Etkinlik Lojistiği ve Detayları
Yüksek kaliteli bir Etkinlik Bölgesi Şampiyonasının planlanması aylarca ve bazı durumlarda bir yıla kadar sürebilir. Etkinlik Bölgesi Şampiyonası Etkinlik Ortakları, oyunun anlaşılmasını sağlamak için uzun yıllara dayanan etkinlik düzenleme deneyimine sahip olmalı ve mevcut sezondaki etkinliklere ev sahipliği yapmalıdır. Aşağıda etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında akılda tutulması gereken fikirlerin genel bir listesi yer almaktadır:
Etkinlik Öncesi
- Etkinlik tarihini ve yerini/mekanını seçin
- Tek gün veya çok gün
- Check-in deneyimi nasıl olacak?
- Ekiplerin olumlu bir denetim deneyimi yaşaması ne kadar zaman alacak?
- Çevrim süreleri
- Kaç alana ihtiyacınız var?
- Pratik
- Yetenekler
- Yarışma
- Kaliteli Anahtar Gönüllüleri işe almaya başlayın
Olay sırasında
- Kalite ve teknik açıdan genel etkinlik deneyimi
- Check-in, ekipler üzerinde olumlu bir izlenim yaratmak için ilk şansınızdır
- Denetim zamanında ve sorunsuz çalışıyor
- Ekipler arasında paylaşıldığından emin olmak için uygulama alanları izlenir
- Beceriler zamanında açılır ve takımlara kapanış saatleri hatırlatılır
- Tüm takımlar 3 sürücülü ve 3 otonom deneme yapma olanağına sahiptir.
- Etkinlik programı ve zamanlaması takip ediliyor
- Yeterlilikler zamanında başlar ve biter
- Değerlendirmeler eleme maçlarının ardından sona erdi
- İttifak seçimleri tamamlandı
- Final maçları takımlar için kaliteli bir deneyimdir
- Ödüller
- Doğru takımlar açıklandı
- Açıklanmadan önce dünya elemelerini bir kez daha kontrol edin
Olay sonrası
- Etkinlik sonrası iletişimler
- Katılan ekiplere teşekkür ederiz
- Ekiplere ve gönüllülere etkinlik anketi
- Etkinlik özeti
- Ne işe yaradı
- Ne işe yaramadı
- Gelecek yıl için hızlı başlangıç
Ayrıntılı bir kontrol listesi için Etkinlik Planlama Kontrol Listesinikullanın. Bu kontrol listesi VIQRC, VRC ve VEX U etkinlikleriyle ilgili bilgileri içerir; dolayısıyla tüm görevler etkinliğiniz için geçerli olmayacaktır. Etkinlik programı türünüz için görevleri önerilen zaman çizelgesinde tamamlamanız önemle tavsiye edilir. Bu, etkinlik planlamasının bunaltıcı olmaması için görevlerin dağıtılmasına yardımcı olacak ve etkinliğiniz için her şeyin hazır olmasını sağlayacaktır.
Gönüllü Yönetimi
Anahtar Gönüllüler
Takımların etkinlik deneyimi, işe aldığınız Anahtar Gönüllülerin kalitesine bağlı olarak olumlu ya da olumsuz olabilir. Kilit Gönüllülerin (Baş Hakemler, Sunucular ve Hakem Danışmanları) işe alımı yıl içinde gerçekleşmelidir. Kilit Gönüllüler, Etkinlik Ortağının ev sahipliği yaptığı önceki etkinliklere katılmalıdır, böylece tüm ekip genel etkinliğin nasıl işleyeceğini anlayabilir. Bu aynı zamanda Kilit Gönüllülerin Etkinlik Bölgesi Şampiyonası için seçtikleri rol konusunda rahat olmalarını da sağlayacaktır.
Hakim Danışmanı
Sertifikalı Hakem Danışmanı, mevcut veya önceki sezonda bir VEX Dünya Şampiyonası, İmza Etkinliği veya Etkinlik Bölge Şampiyonasında aynı rolde deneyime sahip olmalı veya o sezon 2 veya daha fazla eleme etkinliğinde bu rolde deneyime sahip olmalıdır. Sertifikalı Hakim Danışmanı, Hakem Kılavuzunu ve resmi REC Vakfı değerlendirme süreçlerini okumalı ve bunlara uymayı kabul etmelidir. Ek hakimler bulmak için bölgenizdeki yerel üniversitelere ve sektörlere başvurarak ek gönüllü hakimlere ulaşın. Deneyimli gönüllü jüri üyeleri, her alanda kaliteli bir deneyim için deneyimsiz jüri üyeleriyle eşleştirilebilir. Her sekiz takım için en az bir çift hakem bulunmalıdır. Bir Etkinlik Bölgesi Şampiyonasındaki tüm hakemlerin yarışan hiçbir takımla ilişkili olmaması zorunludur, bu da algılanan önyargıları ortadan kaldıracaktır. Ek bilgi için hakimlerin hazırlanması ve işe alınması hakkındaki belgeye göz atın.
Sunucular
Sunucular etkinliğinizin tonunu belirleyecek. Mevcut oyun hakkında hevesli ve bilgili olmalılar. Maçların zamanında devam etmesine yardımcı olacak ve işler planlandığı gibi gitmediğinde kalabalık kontrolü sağlayacaklar. Yıl boyunca etkinlikler gerçekleşirken iyi Sunucuları takip edin ve tavsiyeler için diğer Etkinlik Ortaklarıyla iletişime geçin.
Baş Hakemler
En az 1 Sertifikalı Baş Hakem, mevcut veya önceki sezonda VEX Dünya Şampiyonası, İmza Etkinliği veya Etkinlik Bölge Şampiyonasında aynı rolde deneyime sahip olmalı veya o sezon 2 veya daha fazla eleme etkinliğinde bu rolde deneyime sahip olmalıdır. Hem oyun kılavuzu hem de Q&A bilgisine güvenmeleri gerekir. Anlaşmazlıkları adil bir şekilde tahkim edebilir ve tartışmaları hızlı bir şekilde hafifletebilirler.
Genel Gönüllüler
Gönüllüler sizin için başarılı bir etkinliğin ve stressiz bir günün anahtarıdır. Onlar olayların kalbi ve ruhudur. Gönüllülerinize aileniz gibi davranmanız zorunludur. Onlara kendilerini özel hissettirin ve her yıl geri geleceklerdir. Bu, etkinliklerinizde tutarlı ve eğitimli bir gönüllü ekibine sahip olmanızı sağlayacaktır. etkinlik gönüllüsü bölümümüzüziyaret ederek gönüllülerin işe alınması, eğitimi, bakımı ve takdiri hakkında daha fazla bilgi bulabilirsiniz.
Takım Deneyimi
Etkinlik Bölgesi Şampiyonası, takımlar için rekabetçi bir deneyimdir ancak aynı zamanda kalifiye olan takımlar için de bir kutlamadır. Seyircilerin, antrenörlerin ve öğrencilerin genel deneyimlerini akılda tutmak, bunu unutulmaz bir deneyim haline getirmede uzun bir yol kat edecektir. Katılımcılar kapıdan girer girmez heyecanlanmalı. Her şeyin bir anda yapılması gerekmiyor. Her yıl sadece birkaç dokunuş eklemek gerçekten uzun bir yol kat edebilir ve deneyimi artırabilir.
Çukur Alanları
- Boru ve örtüyü düşünün
- Çukur dekorasyonlarını teşvik edin
- Ekipler arasındaki olumlu etkileşimleri destekleyin
Açılış ve Kapanış Törenleri
- Renkli aydınlatma ve LED'ler
- Dumansız sis makinesi
- Makinelerin/ekiplerin geçit töreni
- Evreleme
- Kalabalığın katılımı ve heyecanı
- Konuk konuşmacılar
Yarışma Alanları
- Renkli aydınlatma ve LED'ler
- Yükseltilmiş alanlar
- Baş Hakemler ve Skor Hakemleri için belirlenmiş gömlekler
- Etkinlik kupaları sergileniyor
Bütçe
Bir Etkinlik Bölgesi Şampiyonasına ev sahipliği yapmak, normal etkinlik bütçesinden daha büyük bir bütçe gerektirecektir. Dikkate almak:
- Sanayi ve işletmelere sponsorluk fırsatları sunmak
- Satın alabilene kadar hibe ve kira başvurusu