Контрольний список для планування заходів

Відгук Стати партнером події у бібліотеці REC

• Обговоріть потреби в заходах у вашому регіоні

• Обговоріть необхідні ресурси (персонал, обладнання, місце проведення)

Перегляньте розділ Планування заходів у бібліотеці REC

• Ознайомтеся з із суддівства

• Визначте нагороди суддів які ви будете вручати на своєму заході - проконсультуйтеся зі своїм RSM

• Таблиця підрахунку балів, поля змагань, поля навичок і таблиці черги

• Екрани та/або проектори для польових таймерів і відображення аудиторії

• Піт-зони та тренувальні поля

• Перевірка в таблиці та на станціях огляду

• Нарадча кімната суддів

• Волонтерська кімната гостинності

• Концесійні трибуни та доступні місця для глядачів

• Стійки/мотузка для контролю доступу за потреби

• Методи контролю трафіку до та від родовищ відповідно

Подія

Обладнання

• Ноутбук або настільний комп’ютер із програмним забезпеченням TM; для великих заходів можуть знадобитися додаткові комп’ютери

• Перемикач портів Ethernet

• Бездротовий маршрутизатор

• Принтер для використання на столі для підрахунку очок разом із з’єднувальним кабелем, додатковим тонером і папером

• Проектор та/або екран для демонстрації аудиторії; для великих заходів можуть знадобитися додаткові дисплеї

• Ноутбуки або Raspberry Pis для дисплеїв

• Аудіосистема для анонсів і відтворення звуків матчу (підключена до основного комп'ютера ТМ)

• Мобільні пристрої для підрахунку очок

RobotEvents.com

Перегляньте список подій на Robotevents.com за допомогою свого RSM, переконайтеся, що деталі правильні

• Сертифікований радник судді

• Сертифікований головний суддя

• Ведучий(и)

• Координатор волонтерів

• Координатор концесій

Додаткові предмети

Подія

Волонтери

Обладнання

Додаткові елементи

Подія

Волонтери

Адміністрація

• Ручки, самоклеючі нотатки, маркери, папір, степлер, ножиці, буфер обміну та скотч

• Стрічка Gaffers/Wrestling Tape є чудовим варіантом для стін і підлоги, оскільки вона не залишає слідів

• Якщо ви використовуєте бездротовий мікрофон, придбайте додаткові батареї

• Нагородні описи – 1 прим

• Розписний лист судді – 1 прим

• Польова записка волонтера для суддів – кілька примірників

• Примітка судді для пропущених команд – 1 на кожні 10 команд

• Примітка для суддів – 1 примірник на кожні 10 команд

• Рубрика «Інженерний блокнот» і «Рубрика командного співбесіди» – 1 на команду

• Примітки до співбесіди з командою – 1 на кожного суддю

• Початковий рейтинговий лист кандидатів – 1 на суддю

• Остаточний рейтинговий лист номінантів – 1 прим

• Поради та зразки запитань до співбесіди – 1 на суддю

• Кодекс поведінки – 1 прим

• Студентська політика – 1 прим

• Поточна версія Посібника з гри – 1 копія для головного судді

• Розділ(и) посібника з гри Robot Skills – 1 примірник для області Robot Skills

• Таблиці оцінок – якщо ви використовуєте планшети для оцінки, вам потрібно буде надрукувати лише кілька у разі проблем із підключенням; якщо ви використовуєте паперовий підрахунок очок, вам потрібно буде надрукувати достатньо для всіх матчів, включаючи фінали/вибування та матчі навичок роботи

• Шаблон номерного знака робота для команд без офіційних номерів – 1 екз

• Повідомлення про проведення заходу – 1 прим

• Журнал аномалій головного судді (звіт у ПЗ ТМ) – 1 прим

• Лист перевірки робота – 1 на команду, якщо використовуються фізичні форми, кілька у разі проблем, якщо ви проводите цифрові перевірки

• Діаграма скидання поля – 1-2 копії на поле

• Вивіски подій

• Примітки щодо фотографування та запису (якщо є)

• Список зареєстрованих волонтерів із зазначенням номерів мобільних телефонів (1 або більше примірників)

Обладнання

RobotEvents.com/TM

Переконайтеся, що всі внески за реєстрацію події сплачені, переглянувши звіт про реєстрацію команд на RobotEvents.com і зв’яжіться з командами, які не сплатили

Додаткові предмети

Налаштування місця проведення

• Позначайте командні ями столи або місця в порядку номерів команд, щоб легше знаходити ями; pйого знаки можна роздрукувати з TM під звітами

Стійка реєстрації з програмними листівками, списками реєстрації команд і волонтерів, ручками, контейнерами для збору інженерних блокнотів

Волонтери

Обладнання/ТМ

RobotEvents.com/TM

Додаткові предмети

Перед початком події

Відкрийте двері та ввімкніть світло та опалення/кондиціонування повітря; pланка, щоб кімнатні температури змінювалися, коли простір(а) заповнювалися учасниками

Відкрийте всі туалети та переконайтеся, що туалети повністю укомплектовані милом і папером

Переконайтеся, що всі паркувальні зони є доступними та розміщені покажчики, які скеровують учасників до реєстрації на захід

Розмістіть усі банери та вивіски подій, щоб направляти учасників до відповідних місць проведення подій

Налаштуйте закуски та напої для волонтерів, щоб зарядити їхній рівень енергії на день

Переконайтеся, що доступні місця для сидіння

Перевірте, чи правильно налаштовано ігрові поля

Перевірте все аудіо- та відеообладнання, таке як проектори, екрани, дисплеї та звуки менеджера турнірів, а також систему оповіщення, щоб переконатися, що вони працюють належним чином

V5RC - Перевірте елементи керування, щоб переконатися, що вони працюють правильно

Роздайте радіостанції, якщо вони використовуються, або обміняйтеся номерами мобільних телефонів серед ключових волонтерів

Коли прибувають команди та волонтери

Вітаємо волонтерів та команди! Переконайтеся, що їх тепло зустріли та направили до місць реєстрації та навчальних зустрічей. Надайте підтримку за зайнятими столиками реєстрації

Вітайте особливих гостей, спонсорів і представників ЗМІ. Поділіться своїм планом на день заходу та спрямуйте його до волонтерів, які можуть поділитися подробицями про програму та учасників.

Поділіться програмою подій із ключовими волонтерами

Поділіться привітанням та/або Оголошеннями зустрічі з доповідачами

Поділіться своїм планом безпеки зі своїми ключовими волонтерами

Попросіть досвідчених команд перевірити ігрові поля, щоб переконатися, що вони налаштовані правильно

Зберіть інженерні блокноти під час реєстрації або перевірки та переконайтеся, що кожен блокнот має номер команди, який легко знайти

Переконайтеся, що всі команди-учасниці зареєстровані та сплатили реєстраційні внески

Перед початком матчів роботів і суддівства

Перевірте на стійці реєстрації команд, щоб переконатися, що всі команди зареєструвалися; спробуйте зв'язатися з командами, які не зареєструвалися

Використовуйте функцію реєстрації команди в менеджері турнірів, щоб вказати команди, які зареєструвалися

Після того, як розклад і список команд-учасниць створено, за потреби відновіть розклад матчів у менеджері турнірів

Перевірте, чи координатор волонтерів вносить необхідні зміни у зв’язку з неявкою

Переконайтеся, що провідні волонтери координують будь-які заплановані волонтерські навчальні зустрічі

Переконайтеся, що всі команди пройшли або готові пройти інспекцію робота; попросити ветеранські команди підтримати зусилля інших команд-учасниць щодо проходження перевірки

Роздрукуйте копію аркушів диктора для ведучого з TM Reports

Роздрукуйте списки матчів зі звітів TM для розповсюдження кожній команді, працівникам черги, секретареві/головним суддям, суддівським командам і ключовим волонтерам

Проводити нараду за подіями перед початком матчів роботів; використовуйте теми, викладені в Оголошеннях про зустрічі

Під час заходу

Переконайтеся, що закуски та напої доступні для всіх волонтерів, а обід надається для волонтерів, які працюють повний день; будьте уважні до дієтичних обмежень волонтерів і дотримуйтеся правил харчування та напоїв на місці

Пройдіться, щоб завчасно вирішити будь-які проблеми, відповісти на запитання та надати підтримку

Переконайтеся, що сміттєві контейнери спорожнені, а туалети чисті та добре укомплектовані

Попросіть оператора TM періодично зберігати копію файлу вашої події на USB-накопичувачі

Зверніться до радника судді, щоб переконатися, що суддівська діяльність відбувається за розкладом; надавати оновлені матчі та рейтинги навичок, коли це необхідно (Див. Посібник для суддів)

Коли суддівство завершиться, отримайте список переможців нагород у радника судді

Поверніть інженерні зошити командам після того, як команда суддів завершить оцінювання

Попросіть оператора TM ввести визначених переможців і переможців автоматичного заповнення в TM після завершення матчів фіналу/вибування

Заохочуйте всі команди, волонтерів і спонсорів взяти участь у церемонії нагородження, яка відзначає досягнення всіх команд і надає визнання за оцінки суддів та нагороди за виконання

Роздрукувати звіти про сценарії церемонії нагородження, розміщені в TM Reports; розробити слайди презентації для церемонії нагородження у вкладці Слайди ТМ

Дякуємо своїм волонтерам, тренерам, наставникам, батькам та спонсорам за неоціненну підтримку

Після події

Переконайтеся, що переможці нагород і результати матчу введені в TM

Створіть резервну копію файлу TM на USB-накопичувачі

Завантажте та завершіть усі результати TM на RobotEvents.com; cусі ваші RSM, якщо під час завантаження результатів виникають будь-які помилки

Знесіть все обладнання та матеріали для безпечного зберігання та приберіть місце проведення, якщо потрібно

Зберігайте всі відповідні матеріали змагань, доки всі результати не будуть успішно завантажені

Переконайтеся, що радник судді зібрав конфіденційні матеріали суддівства та знищив їх

Встановіть план і місце для учасників, щоб підібрати втрачені та знайдені речі

Надішліть наступне повідомлення з подякою своїм волонтерам

Поділіться фотографіями та/або новинами з події зі ЗМІ та своєю спільнотою

Зв’яжіться з командами та попросіть відгуків про їхній досвід під час вашої події

Зверніться до свого RSM і поділіться результатами події

Святкуйте свої досягнення!