вступ
Для багатьох команд метою сезону є кваліфікація на Чемпіонат регіону. Це завершальна подія сезону для переважної більшості команд змагань. Партнер заходу повинен зробити все, що в його силах, щоб зробити цю подію приємною для команд, які її відвідують. Це буде перший крок у забезпеченні того, щоб команди отримали чудовий досвід і подію. Партнер заходу регіонального чемпіонату має розглянути питання про створення Консультативної ради для проведення консультацій протягом місяців до події та для цілей планування.
Логістика подій і деталі
Планування високоякісного Чемпіонату регіону займає багато місяців, а в деяких випадках і рік. Партнери події регіонального чемпіонату повинні мати багаторічний досвід проведення попередніх подій і проводити події в поточному сезоні, щоб забезпечити розуміння гри. Нижче наведено загальний список ідей, про які слід пам’ятати до, під час і після події:
Перед подією
- Виберіть дату події та місце/місце проведення
- Одноденний або багатоденний
- Який буде досвід реєстрації?
- Скільки часу знадобиться для того, щоб команди отримали позитивний досвід перевірки?
- Час циклу
- Скільки полів вам потрібно?
- Практика
- Навички
- Конкуренція
- Почніть набирати якісних ключових волонтерів
Під час Заходу
- Загальний досвід проведення заходу з точки зору якості та технічної точки зору
- Реєстрація — це ваш перший шанс справити позитивне враження на команди
- Перевірка відбувається вчасно та без проблем
- Поля для тренувань контролюються, щоб забезпечити їх спільне використання серед команд
- Навички відкриваються вчасно, і командам нагадують про час їх закриття
- Усі команди мають можливість пробігти 3 водійські та 3 автономні спроби
- Розклад та час проведення заходів слідкують
- Кваліфікація починається і закінчується вчасно
- Суддівство завершується після відбіркових матчів
- Вибір альянсу завершено
- Фінальні матчі – це якісний досвід для команд
- Нагороди
- Оголошуються правильні команди
- Ще раз перевірте кваліфікаційні місця у світі, перш ніж їх оголосити
Після події
- Комунікації після події
- Дякуємо командам за участь
- Опитування команд і волонтерів
- Підведення підсумків події
- Що спрацювало
- Що не спрацювало
- Початок наступного року
Для детального контрольного списку скористайтеся Контрольним списком планування заходів. Цей контрольний список містить інформацію про події VIQRC, VRC і VEX U, тому не всі завдання стосуватимуться вашої події. Настійно рекомендуємо виконати завдання для вашого типу програми заходу в запропонований графік. Це допоможе розподілити завдання, щоб планування події не було непосильним, і переконайтеся, що все буде готово до вашої події.
Менеджмент волонтерів
Ключові волонтери
Досвід події для команд може бути позитивним або негативним залежно від якості ключових волонтерів , яких ви набираєте. Наймання ключових волонтерів (головних суддів, ведучих та радників суддів) має відбутися протягом року. Ключові волонтери повинні бути присутніми на будь-яких попередніх заходах, організованих партнером заходу, щоб уся команда розуміла, як відбуватиметься загальний захід. Це також гарантує, що ключовим волонтерам буде комфортно виконувати роль, яку вони обрали для Чемпіонату регіону події.
Радник судді
Сертифікований суддівський радник повинен мати досвід виконання такої ж посади на чемпіонаті світу VEX, фірмовому заході чи регіональному чемпіонаті заходу в поточному чи попередньому сезоні або мати досвід виконання цієї ролі на 2 чи більше кваліфікаційних заходах того сезону. Сертифікований радник судді повинен прочитати Посібник для суддів і офіційні процедури суддівства REC Foundation і погодитися дотримуватися їх. Щоб знайти додаткових суддів, зверніться до місцевих університетів і галузей промисловості у вашому регіоні, щоб отримати додаткових суддів-волонтерів. Досвідчених суддів-волонтерів можна об’єднати в пару з недосвідченими суддями для отримання якісного досвіду. На кожні вісім команд має бути принаймні одна пара суддів. Вкрай важливо, щоб усі судді Чемпіонату регіону змагань не були пов’язані з командами, які змагаються, що усуне будь-яку уявну упередженість. Перегляньте документ про підготовку та найм суддів для отримання додаткової інформації.
Ведучі
Ведучі зададуть тон вашому заходу. Вони повинні мати ентузіазм і знати про поточну гру. Вони допоможуть проводити матчі вчасно та забезпечать контроль за натовпом, коли все йде не за планом. Слідкуйте за хорошими ведучими, оскільки протягом року відбуваються події, і зверніться до інших партнерів заходу за рекомендаціями.
Головні судді
Принаймні 1 сертифікований головний суддя повинен мати досвід виконання такої ж ролі на Чемпіонаті світу VEX, фірмовому заході чи Чемпіонаті регіону заходу в поточному чи попередньому сезоні або мати досвід виконання цієї ролі на 2 чи більше кваліфікаційних заходах цього сезону. Вони повинні бути впевнені у своїх знаннях і посібника з гри, і Q&A. Вони можуть справедливо вирішувати суперечки та швидко деескалувати суперечки.
Загальні волонтери
Волонтери – це запорука успішного заходу та вільного дня для вас. Вони є серцем і душею подій. Вкрай важливо ставитися до волонтерів як до рідних. Нехай вони відчують себе особливими, і вони повертатимуться з року в рік. Це дозволить вам мати послідовну та навчену команду волонтерів на ваших заходах. Ви можете знайти більше інформації про набір, навчання, турботу та вдячність волонтерів, відвідавши наш розділ для волонтерів.
Досвід команди
Регіональний чемпіонат Event — це змагальний досвід для команд, але він також є святом для команд, які пройшли кваліфікацію. Пам’ятаючи про загальний досвід глядачів, тренерів і студентів, ви зможете зробити цей досвід незабутнім. Присутні повинні бути схвильовані, як тільки вони заходять у двері. Не все потрібно робити відразу. Лише додаючи кілька штрихів щороку, ви можете значно покращити враження.
Зони ям
- Розгляньте трубу та портьєру
- Заохочуйте декорування ям
- Підтримуйте позитивну взаємодію між командами
Церемонії відкриття та закриття
- Кольорове освітлення та світлодіоди
- Машина бездимного туману
- Парад машин/команд
- Постановка
- Залучення натовпу та хвилювання
- Запрошені спікери
Зони змагань
- Кольорове освітлення та світлодіоди
- Підняті поля
- Спеціальні сорочки для головних суддів і суддів-секретарів
- Виставлені трофеї події
Бюджет
Для проведення регіонального чемпіонату заходу знадобиться більший бюджет заходу, ніж зазвичай. Розглянемо:
- Пропонувати можливості спонсорства промисловості та підприємствам
- Подача заявок на субсидії та оренду, поки не можна купити