Посібник з планування та комплектування волонтерів

Огляд ролей волонтера

роль	опис	діяльність	Досвід	Навички
Скидання поля	Точно скидайте змагальне поле після кожного матчу та за потреби допомагайте менеджеру поля або головному судді. Зауважте, що студенти з високою енергією та молодші діти добре впораються.			Досвід не потрібен Можливість переглядати схеми полів, щоб правильно розташувати ігрові об’єкти на полі змагання Швидко пересувайтеся по полю Хороші навички слухання
Постановка в чергу	Допомога з підготовкою команд для майбутніх матчів.			Досвід не потрібен Ефективно спілкуйтеся Увага до дрібниць Будьте організовані у швидкоплинному середовищі Дотримуйтесь інструкції
Помічник адміністратора шахти	Обслуговуйте клієнтів, допомагаючи командам і гостям із запитаннями, пов’язаними із змаганнями та місцем проведення.			Досвід не потрібен Уміння вирішувати проблеми Ефективно спілкуйтеся
Команда Реєстрація	Вітаємо команди, коли вони прибувають. Перевірте команди, роздайте матеріали та зберіть інженерні зошити. Дайте відповіді на основні запитання.			Досвід не потрібен Увага до дрібниць Ефективно спілкуйтеся Комфортно користуватися комп'ютером
Волонтерська реєстрація	Вітаємо волонтерів та гостей. Перевірте графік, роздайте матеріали, скеруйте волонтерів у відповідні місця. Дайте відповіді на основні запитання. Це може бути швидка роль.			Досвід не потрібен Увага до дрібниць Ефективно спілкуйтеся Комфортно користуватися комп'ютером
Офіційна особа з практики	Наглядайте за тренувальними полями та забезпечте, щоб усі команди мали доступ до тренувального часу та діяли впорядковано.			Досвід не потрібен Слідкувати за учнями та стежити за порядком Ефективно спілкуйтеся
Радник судді	Навчайте та допомагайте суддям-волонтерам, коли вони оцінюють студентські команди за допомогою співбесід, переглядають інженерні зошити, спостерігають за роботою на полі та вручають нагороди за потреби. Сприяти процесу обговорення присуджених нагород і виконувати функції судді за потреби.			Увага до дрібниць Будьте неупереджені Ефективно спілкуйтеся Має бути не менше 20 для всіх подій VRC/VIQRC і не менше 21 для всіх подій VEX U
Суддя	Оцініть студентські команди за допомогою інтерв’ю, інженерних зошитів, мультимедійних презентацій та роботи на місцях. За потреби вручайте нагороди.			Бажано мати досвід суддівства, але не обов’язково Увага до дрібниць Будьте неупереджені Ефективно спілкуйтеся Для всіх заходів VRC має бути повнолітній. Має бути не менше 21 для всіх подій VEX U. Має бути не менше 16 для місцевих заходів VIQRC.  Повинен бути повнолітнім, якщо змагання VIQRC кваліфікуються на VEX World Championship
Інспектор	Проводьте перевірки, щоб переконатися, що роботи відповідають правилам і специфікаціям, викладеним у Посібнику з гри.			Базові знання про конструкцію робота та знайомство з частинами VRC & VIQRC корисні, не обов’язкові Співпрацюйте з іншими в команді Увага до дрібниць Дотримуйтеся контрольного списку перевірки (надається)
Суддя-секретар	Записуйте результати за допомогою мобільного додатку TM або паперових таблиць. Перевіряйте зареєстровані бали з головним суддею, якщо необхідно, і зі студентами-водіями після кожного матчу. Обговоріть можливі порушення правил з головним суддею після матчу. Переконайтеся, що поле скинуто, а роботи готові до наступного матчу. (Те саме для навичок)			Однак досвідчені волонтери віддають перевагу; Судді-секретарі можуть бути новими волонтерами та пройти швидке навчання Застосовуйте знання про гру та правила та будьте неупереджені Увага до дрібниць Працюйте ефективно як член команди Позитивно взаємодійте зі студентами Має бути не менше 15 років
Оператор ТМ VEX	Використовуйте програмне забезпечення Tournament Manager, щоб ініціювати матчі та записувати результати. Координувати з Ведучим показ результатів матчів у відповідний час.			Перевага надається досвідченим волонтерам, але нових волонтерів можна навчити заздалегідь Комфортно користуватися комп'ютером Увага до дрібниць
Ведучий	Забезпечення гри за грою під час турніру та ознайомлення з програмою між матчами. Додайте ентузіазму та енергії, а також високого рівня залученості та розуміння для всіх учасників заходу.			Досвід роботи бажаний, але не обов'язковий Відвертий і харизматичний стиль спілкування, щоб залучити та зарядити аудиторію Працюйте в команді з іншими волонтерами Думайте швидко та імпровізуйте
Головний суддя	Організуйте та наглядайте за всіма суддями-секретарями. Тлумачить і послідовно дотримується правил гри, щоб зарахувати гол після завершення матчу, і є остаточною інстанцією для будь-яких суперечок або рішень. За потреби навчайте суддів-секретарів.			Попередній досвід судді обов'язковий Застосовуйте знання про гру та правила Ефективно керуйте командою Позитивно взаємодійте зі студентами та тренерами Розглядайте спори чесно та швидко знімайте аргументи Має бути 20 років, принаймні 20 років для VRC і принаймні 16 років для VIQRC

вербування

Волонтерство та участь у заходах VEX Robotics можуть допомогти іншим отримати натхнення, розпалити їхню пристрасть, отримати нові навички, розширити свою мережу та отримати доступ до нових способів роботи. Під час залучення волонтерів слід враховувати багато джерел. Вам слід завчасно повідомити про свою подію та поділитися ключовими повідомленнями програм робототехніки та STEM, щоб знайти людей, які відчувають, що це справді резонує з ними.

Розглянемо наступні джерела:

• Батьки, вчителі, адміністратори шкіл, наставники, місцеві команди робототехніки та брати і сестри – Пам’ятайте, волонтерство може бути сімейною справою! Молодші брати і сестри часто добре справляються зі скиданням поля.
• Співробітництво з місцевими школами – Зв’яжіться з сусідніми школами та погодьтеся здійснити «обмін волонтерами», щоб вони надали волонтерів для вашого заходу, а ви — для їхнього заходу.
• Місцевий бізнес і спонсори – Події з робототехніки ідеально підходять для командоутворення компанії, тому зверніться до відділу кадрів компанії, якщо ви ще не знаєте когось там.
• Школи, коледжі та університети – Класи, товариства пошани, жіночі товариства та братства можуть мати вимоги до громадських робіт для членства, стипендій або закінчення навчання. Також зверніться по допомогу до клубів/груп, інженерного коледжу та програм ROTC. Надайте вашому місцевому військовому рекрутеру стіл в обмін на надання волонтерів. Викладачі технічних спеціалістів і студенти також є ідеальними кандидатами для волонтерства.
• Групи громад, організаційні відділи та церковні групи – багато хто шукає запрошених доповідачів або може дозволити вам встановити стіл, щоб роздавати матеріали для набору волонтерів. Зверніться до місцевої спільноти виробників, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Торгової палати, бібліотеки тощо.
• Інтернет-ресурси LinkedIn має сайт, присвячений можливостям волонтерства, а також є безкоштовні послуги та сервіси за підпискою, як-от VolunteerMatch і Idealist.org, де ви можете публікувати пропозиції волонтерства для громадськості. Не забувайте про соціальні мережі, такі як Facebook і Twitter, якщо у вас є облікові записи або ви берете участь у групах із підписниками.
• Програми для працівників і корпоративна відповідальність – Багато місцевих і національних мереж мають цілі громадської роботи та благодійності, а волонтерство працівників є частиною їхньої культури. Деякі навіть нададуть грант на вашу подію, якщо ви отримаєте певну кількість волонтерів з їхнього місця.
• Команда волонтерів Фонду REC – надішліть електронний лист volunteers@roboticseducation.org для допомоги.

Залучення волонтерів

Заохочуйте потенційних волонтерів відвідати REC Foundation Library > Volunteers , щоб дізнатися більше про те, як вони можуть долучитися до підтримки вашої події. Волонтерство на наших змаганнях може бути корисним і веселим.

Доступні різноманітні волонтерські ролі, і багато волонтерських посад не вимагають технічних навичок чи досвіду, лише бажання підтримувати привабливі можливості навчання для студентів.

Чим би не цікавилися ваші потенційні волонтери, допоможіть їм визначити роль, яка їм найкраще підходить. Волонтери можуть переглянути навчальні матеріали для волонтерів і дізнатися, як зареєструватися на місцевий захід у своєму районі або на Чемпіонат світу з робототехніки VEX у REC Foundation Library > Volunteers.

Примітка: волонтери віком до 18 років повинні перебувати під наглядом дорослого на місці у разі надзвичайної ситуації.

Посадові інструкції волонтера

Опублікуйте чітку інформацію про ваші потреби волонтерів у своєму списку заходів на RobotEvents.com. Надайте потенційним волонтерам більше інформації, ніж просто: «Потрібні волонтери – зв’яжіться з <person’s name>». Заповніть вкладку «Волонтер» на RobotEvents.com якомога повніше, перерахувавши необхідні ролі, щоб викликати інтерес, і надавши чіткі інструкції щодо реєстрації. Щоб полегшити це, ми створили інформаційний шаблон Volunteer Tab , щоб використовувати його як відправну точку для вашої події. Перелік найпоширеніших волонтерських позицій доступний уОгляд ролей волонтера», включаючи основні необхідні навички та досвід. Документи в REC Foundation Library > Volunteers містять детальну інформацію про найпоширеніші ролі волонтера, включаючи обов’язки, необхідне навчання та одяг для кожної ролі. Волонтери також можуть зареєструватися в REC Foundation Volunteer Management System , щоб знайти детальну інформацію про кожну роль.

Очікування волонтера

Заохочуйте волонтерів одягатися зручно та відповідно до подій. Одяг має бути нейтральним для команди, підійде сорочка поло або футболка з джинсами чи класичними брюками. Волонтери повинні носити зручне закрите взуття та, можливо, захочуть носити захисні окуляри в тренувальній зоні та біля ігрового поля. Якщо ви надаєте волонтерські футболки, повідомте про це своїх волонтерів заздалегідь. Волонтери повинні планувати прибути на вашу подію досить рано для будь-якого тренінгу на місці (рекомендується мінімум 30 хвилин), вчасно виконувати свої завдання, мати життєрадісне, позитивне ставлення, бути гнучкими та відкритими для допомоги іншим волонтерам, якщо потрібна допомога .

Рекомендований план укомплектування волонтерів для турнірів

Нижче наведені зразки планів укомплектування волонтерів. Потреби у волонтерах для кожної події відрізнятимуться залежно від розміру, формату та макета. Використовуйте цю таблицю лише як орієнтир для залучення та планування волонтерів. Такі волонтери, як інспектори, рефері з реєстрації команд, рефері з черги команд і судді з підрахунку результатів, можуть виконувати подвійні ролі, щоб повною мірою використовувати свою підтримку на заході. Наприклад, один волонтер може допомогти з ранковою реєстрацією команди, а потім перейти до судді-секретаря чи черги команди після початку матчу. Команди також можуть допомогти скинути поля після кожного матчу під наглядом головного судді, як і молодші брати та сестри, які спостерігають за змаганням. Додаткові ролі також перераховані для заходів, які мають додаткову підтримку волонтерів.

Турніри VRC

Турніри VIQRC

Навчання та підготовка волонтерів

• Інтернет-ресурси – Будь ласка, попросіть усіх волонтерів уважно переглянути Посібник для волонтера та всі розміщені навчальні матеріали для своєї посади (посад) за тиждень до запланованої події. На додаток до навчальних матеріалів, які надає REC Foundation, ви можете включити відео, озвучені PowerPoint тощо. Дайте волонтерам можливість поставити запитання та підготуватися до дати події.
• Перегляньте матчі – порадьте їм переглянути матчі поточного сезону на YouTube, щоб ознайомитися зі стилем подій. Надайте їм конкретні посилання, якщо можливо.
• Навчальні відео для суддів для секретарів – судді повинні дивитися навчальні відео для суддів поточного сезону та знати поточні правила гри.
• Головний суддя & Сертифікати радника судді – Окрім навчальних відео, головні судді та радники суддів повинні пройти сертифікаційні курси. Виберіть курс(и), який(і) вас цікавить нижче:
  
  • Сертифікаційний курс головного судді VRC
  • Сертифікаційний курс головного судді VIQRC
  • Сертифікаційний курс судді VRC/VIQRC
• Навчальні дзвінки – подумайте про те, щоб провести власні навчальні дзвінки за тиждень до заходу, визначити очікування та дати волонтерам можливість поставити запитання.
• Відвідайте місцевий захід – заохочуйте волонтерів відвідати інший місцевий захід, якщо це можливо, щоб відчути, як проводяться турніри, і, можливо, навіть спостерігати за іншим волонтером у їхній майбутній ролі.
• Навчіть волонтерів на заході Skills Only Якщо ви проводите захід Skills Only, це ідеальний час, щоб навчити волонтерів і дати їм певний практичний досвід.
• Тренінг чутливості – Нагадайте волонтерам, що турніри – це студентські заходи, де вони працюватимуть з дітьми. Вони повинні робити все можливе, щоб діти відчували себе комфортно, наприклад ставати на коліно, щоб опуститися на їхній рівень, говорити рішуче, але позитивно, і ніколи не торкатися чи хапати учня. Волонтери також повинні бути уважними до студентів з різних культур, які можуть конкурувати.
• Орієнтація на місці – Якщо ви можете, проведіть особисте тренінг напередодні заходу (його часто називають «вечором напередодні»), щоб волонтери могли зустрітися з командою волонтерів і отримати навчання на місці. У багатьох подіях «Напередодні» проводяться тренувальні матчі, якщо є команда-господар або домашня команда, які можуть допомогти в організації. Це допоможе зміцнити впевненість волонтерів, завдяки чому ранок вашого заходу пройде більш гладко. Незалежно від того, чи проводите ви тренінг напередодні ввечері, чи проводите тренінг на місці вранці перед заходом, плануйте надати волонтерам навчальну документацію та матеріали, необхідні для успішного виконання своїх ролей і отримання задоволення від проведення заходу. Це може включати роздрукування друкованих копій посібників для волонтерів, діаграм полів для скидання, аркушів оцінок тощо.

Волонтерська турбота та вдячність

• Їжа & Напій – Нехай вода та закуски будуть доступні для всіх волонтерів протягом дня, а також обід для тих, хто буде волонтером протягом повного дня заходу. Зволоження, їжа та відповідні перерви важливі для досвіду волонтера. Якщо це можливо, зупиніть все змагання на обід, щоб УСІ охочі могли зробити перерву та поїсти; планувати обідні зміни, якщо все змагання не може припинитися одночасно. Якщо у вас є місце, облаштуйте кімнату відпочинку для волонтерів або огороджену зону для волонтерів.
• Комфорт – Обов’язково порадьте своїм волонтерам носити зручне взуття та мати пляшку води (якщо ви її не надаєте). Якщо можливо, покладіть кілька упаковок льодяників у зону для волонтерів, щоб заспокоїти голосові зв’язки.
• Визнання & Сертифікати – Якщо є фінансування, використовуйте футболки та/або таблички з іменами, щоб ідентифікувати своїх волонтерів як цінний ресурс для проведення заходів. Поділіться своєю вдячністю зі своїми волонтерами, які надають неоціненну підтримку вашим зусиллям. Визнайте волонтерів, надавши їм Сертифікат громадської діяльності , який налаштовано відповідно до назви вашої події. Багато компаній і шкіл вимагають документації, щоб дозволити працівникам займатися волонтерством, а деякі можуть навіть заохочувати перевіряти час волонтерства, тому обов’язково записуйте окремі години волонтерства. Ви можете замовити набори трофеїв, а також окремі трофеї та пластини у VEX на VEXRobotics.com.
• Знаків вдячності – Навіть за невеликого бюджету подумайте про те, щоб подарувати волонтерам (або ключовим волонтерам) невеликий подарунковий сертифікат, наприклад, 5 доларів у Starbucks або місцевий ресторан.
• Рукописні нотатки – Сила рукописного слова «Дякую» сьогодні має величезне значення!
• Соціальні медіа Якщо ви активні в соціальних мережах, подумайте про те, щоб написати коротку рекомендацію для ключового волонтера на LinkedIn або розкрити в Twitter фотографію, якщо він виходить за межі обов’язку. Позначте їх у Twitter разом із @REC_Foundation. Ви також можете надіслати фотографії волонтерів і подій до фонду REC на адресу media@roboticseducation.org.
• Подальші дії & Будьте на зв’язку – Надішліть електронного листа своїм волонтерам після події, щоб оцінити задоволеність і зібрати думки про успішність події, або скористайтеся SurveyMonkey , щоб надіслати короткі запитання. Також підтримуйте зв’язок з волонтерами щодо майбутніх заходів. Якщо у вас є бюджет, організуйте вечерю або вечірку на честь волонтерів. Щасливий волонтер із великим досвідом зазвичай повертається!

Найкращі практики, якими поділилися наші партнери

Набір волонтерів

• Поділіться головними суддями з EP найближчих подій. Перегляньте карту події на RobotEvents.com.
• Якщо не вистачає волонтерів, використовуйте потужність мікрофона, щоб залучити допомогу: «Ми шукаємо кілька усміхнених облич, щоб допомогти нам!»
• Якщо багато, не відмовляйте волонтерам! Використовуйте додаткові елементи як рельєф/поплавці.
• Розгляньте можливість додати вимогу для участі в League Play:
  
  • Кожна команда повинна надати п'ять добровольців, або…
  • Кожен член команди повинен бути волонтером для одного або кількох заходів.
• Партнерство з радниками шкільного клубу. Волонтерство – це простий спосіб отримати години роботи як для членів клубу, так і для клубу в цілому.
• Зверніться до місцевих релігійних шкіл і навчальних закладів. Може вимагати від батьків виконувати громадські роботи замість оплати за навчання.

Подяка волонтеру

• На знак подяки зробіть колаж із фотографій із події в Shutterfly або еквівалентному онлайн-сервісі, попросіть дітей написати особисте повідомлення (у стилі щорічника) і роздрукуйте його, щоб надіслати волонтерам.
• Якщо ви хочете заохотити волонтерів «просуватися вгору», надайте значок або ґудзик, який вони можуть носити, виходячи з їхнього досвіду та кількості заходів, які вони відвідали.

Навчання волонтерів

• Майте план наступності для ключових волонтерів. Молодші школярі можуть стежити/вчитися. Тренуй міньйона!
• Заохочуйте волонтерів відвідувати додаткові заходи зараз, коли вони завершили процес.

Налаштування та знесення події

• Додайте ролі волонтера для «Команди встановлення». Найкраще, щоб допомагали 6-8 дорослих і багато учнів. ROTC і місцевий цивільний повітряний патруль чудово допомагають у налаштуванні (надайте їм інформаційну таблицю на своєму заході).
• Попередньо підготуйте матеріали для етапу.
• Для дня налаштування:
  
  • Якщо можливо, організовуйте за день до події! На ранок турніру рідко вистачає часу, щоб організувати подію.
  • Попросіть двох людей налаштувати менеджера турніру.
  • Нехай двоє людей прокладуть кабелі.
  • Нехай один дорослий і двоє дітей будують кожне поле.
  • Використовуйте електроінструменти для польового налаштування VRC.
  • Призначте лідера для нагляду за кожною зоною: ями, поля для змагань, концесійний стенд тощо.
  • Перед від’їздом на ніч обов’язково протестуйте комп’ютер ТМ, всю польову електроніку, проектори, принтер тощо; все повинно бути повністю функціональним і готовим до роботи!
• Зробіть обов’язковим для студентів залишатися після уроків увечері перед заходом, щоб допомогти в організації.
• За сім днів до заходу надішліть електронний лист усім радникам шкільних клубів, щоб надати двох волонтерів.
• Для розриву:
  
  • Використовуйте батьків, які сиділи на трибунах. У них «свіжі ніжки» і вони можуть допомогти.
  • Співпрацюйте з іншими приймаючими командами. Нехай вони допоможуть зруйнувати вашу подію, а ви допоможете з їхньою.
  • Будь-який шкільний клуб, якому потрібні робочі години, може допомогти з його демонтажем. Їм не потрібен досвід VEX, лише бажання допомогти.