Огляд
Волонтери є серцем і душею заходів REC Foundation. Ми покладаємося на арбітрів, щоб все було чесно, на ведучих, щоб все було захоплююче, і на черги, щоб усе відбувалося за розкладом! Волонтерство на заходах з робототехніки може бути корисним і веселим. Доступні різноманітні ролі волонтера. Багато волонтерських посад не вимагають технічних навичок чи досвіду, лише бажання підтримувати привабливі можливості навчання для студентів. Чим би не цікавилися ваші потенційні волонтери, допоможіть їм визначити роль, яка їм найкраще підходить. Підтримку та навчальні матеріали для ваших волонтерів можна знайти на сайті REC Foundation > Volunteers.
Однією з ознак добре організованого заходу є те, що волонтерам комфортно і вони не перевтомлені. Гарне планування гарантує, що всі посади добре укомплектовані, волонтери мають можливість зробити перерви та поїсти, а волонтери отримають знак вдячності, наприклад сорочку. Волонтери, які мають позитивний досвід на вашому заході, швидше за все, повернуться як волонтери в наступні роки.
Як партнер заходу (EP), ви несете повну відповідальність за залучення всіх волонтерів на ваш захід, але існує низка доступних інструментів і стратегій, щоб полегшити це завдання. Настійно рекомендуємо призначити координатора волонтерів для вашої події, щоб допомогти з набором волонтерів, навчанням і підтримкою в день події.
вербування
Є багато джерел, де можна залучити волонтерів. Вам потрібно завчасно повідомити про свою подію та поділитися ключовим повідомленням робототехніки та програм STEM, щоб знайти людей, які відчувають, що це дійсно резонує з ними.
Почніть з тих, хто глибоко зацікавлений в успіху вашого заходу.
|
Батьки (Сім'ї) |
Вчителі |
Шкільні адміністратори |
Наставники |
Місцеві команди |
Окрім вашої «доморощеної» волонтерської бази, ви можете створити спільноту волонтерів, яка підтримуватиме заходи протягом сезону та протягом багатьох років. Волонтери можуть бути представниками будь-якої команди чи організації, і їх участь і підтримка на заході є критично важливими, оскільки вони часто приходять на ваш захід із попереднім досвідом.
- Батьки, вчителі, шкільні адміністратори, наставники, місцеві команди робототехніки та брати і сестри– Пам’ятайте, волонтерство може бути сімейною справою! Молодші брати і сестри часто добре справляються зі скиданням поля.
- Співпрацюйте з місцевими школами– Зв’яжіться з сусідніми школами та погодьтеся здійснити «обмін волонтерами», щоб вони надали волонтерів для вашого заходу, а ви надали волонтерів для їхнього заходу.
- Місцеві підприємства та спонсори– Події з робототехніки ідеально підходять для командоутворення компанії, тому зверніться до відділу кадрів компанії, якщо ви ще не знаєте когось там.
- Школи, коледжі та університети– Класи, товариства пошани, жіночі товариства та братства можуть мати вимоги до громадських робіт для членства, стипендій або випуску. Також зверніться по допомогу до клубів/груп, інженерного коледжу та програм ROTC. Надайте вашому місцевому військовому рекрутеру стіл в обмін на надання волонтерів. Викладачі технічних спеціалістів і студенти також є ідеальними кандидатами для волонтерства.
- Громадські групи, відділи організацій і церковні групи– Багато хто шукає запрошених доповідачів або може дозволити вам встановити стіл, щоб роздавати матеріали для набору волонтерів. Зверніться до місцевої спільноти виробників, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Торгової палати, бібліотеки тощо.
- Інтернет-ресурси–LinkedInмає сайт, присвячений можливостям волонтерства, а також є безкоштовні послуги та послуги за підпискою, як-отVolunteerMatchтаIdealist.org, де ви можете опублікувати повідомлення про волонтерство можливості для громадськості. Не забувайте про соціальні мережі, такі як Facebook і Twitter, якщо у вас є облікові записи або ви берете участь у групах із підписниками.
- Програми для працівників і корпоративна відповідальність– Багато місцевих і національних мереж мають цілі громадської роботи та благодійності, а волонтерство працівників є частиною їхньої культури. Деякі навіть нададуть грант на вашу подію, якщо ви отримаєте певну кількість волонтерів з їхнього місця.
Корисні поради щодо залучення волонтерів
ЕП можуть вимагати від кожної команди 1 або 2 волонтерів. Деякі посади, як-от судді та рефері, вимагають певного рівня неупередженості, тому сторонні волонтери мають вирішальне значення для цілісності події. Якщо знайти волонтерів, які не є афілійованими організаціями, неможливо, постарайтеся надати суддів і рефері, які представляють кілька організацій із заходу.
Ключові волонтери
У наведеній нижче таблиці наведено ролі ключових волонтерів, які є членами персоналу заходу, який візьме на себе керівну роль, щоб забезпечити дотримання всіх правил і вказівок REC Foundation, а також щоб команди, глядачі та волонтери мали корисний досвід. Ці ролі мають бути заповнені заздалегідь, і цим волонтерам знадобиться навчання до події.
| Ключові волонтери |
Опис ролі |
| Партнер заходу |
EP діє як зв’язкова ланка між REC Foundation та групою планувальників, яка проводить захід. Основними завданнями є вибір дати та місця, розробка бюджету, залучення та управління волонтерами, навчання волонтерів, комунікація команди, проведення події, завантаження результатів і подальша робота. Партнер заходу не може виконувати функції головного рефері або радника судді заходу, який він проводить. |
|
Головний суддя |
Головний суддя завершує курс сертифікації суддів і переглядає навчальні відео для поточного сезону. Вони забезпечують належне налаштування поля та спостерігають за всіма матчами, виявляють порушення правил і попереджають команди, щоб уникнути порушень, забезпечують дотримання інструкції з гри, як вона написана, відповідають на запитання членів команди Drive Team про рахунок або правила, забезпечують проведення матчів за розкладом та навчають секретаря Судді за потреби. Примітка: Головний суддя має остаточну та остаточну владу щодо всіх ігрових процесів і рішень під час змагань. Партнер заходу не може скасовувати рішення головного судді. |
| Радник судді |
Радник судді завершує Курс сертифікації судді. Вони керують командою суддів-добровольців і відповідають за процес суддівства на змаганнях. Радник судді повинен знати та розуміти роль суддів. Рішення щодо всіх нагород суддів приймаються суддями після консультації з радником судді. |
|
Оператор турнірного менеджера |
Оператор ТМ несе відповідальність за використання програмного забезпечення Tournament Manager для налаштування розкладу турніру, ініціювання матчів, запису результатів і відображення результатів матчів і інформації про нагороди у відповідний час. В ідеалі ця особа також зможе допомогти з аудіо/відео обладнанням, планшетами, принтерами тощо. |
| Координатор волонтерів | Координатор волонтерів відповідає за організацію та розподіл волонтерів на відповідні ролі, переконавшись, що всі зони належним чином укомплектовані персоналом, і щоб волонтери були щасливі (і нагодовані). |
| Ведучий | Ведучий відповідає за додавання ентузіазму та енергії, а також за високий рівень взаємодії та розуміння для всіх учасників заходу. Ведучий забезпечує показ матчу, залучаючи аудиторію ефективними кольоровими коментарями щодо дій на полі, представляє команди-учасниці та надає інформативні відомості про програму між матчами, допомагаючи розвинути інтерес до події та підтримувати бадьорість атмосфера. |
Партнер заходу не може виконувати функції головного рефері або радника судді заходу, який він проводить.
Інші волонтери
Потрібні інші волонтери для проведення заходів, але вони потребують меншої підготовки та попередніх знань про заходи REC Foundation.
| Волонтер | Опис ролі |
| Суддя |
Оцініть студентські команди за допомогою співбесід, інженерних зошитів і продуктивності на місцях. |
| Інспектор |
Проводьте перевірки, щоб переконатися, що роботи відповідають правилам і специфікаціям, викладеним у Посібнику з гри. |
|
Суддя-секретар |
Записуйте результати за допомогою програми TM Mobile або паперових таблиць. Перевіряйте зареєстровані бали з головним суддею, якщо необхідно, і з групою студентів після кожного матчу. Обговоріть можливі порушення правил з головним суддею після матчу. Переконайтеся, що поля скинуто належним чином і роботи готові до наступного матчу. |
|
Скидання поля |
Точно скидайте поле для змагань після кожного матчу. Примітка: студенти з високою енергією та діти молодшого віку добре справляються з цією роллю. |
| Постановка в чергу | Допомога з підготовкою команд для майбутніх матчів і підтримкою розкладу матчів. |
|
Волонтерська реєстрація |
Вітаємо волонтерів та гостей. Уточніть розклад, роздайте матеріали, скеруйте волонтерів призначити місце. |
|
Реєстрація команди |
Вітаємо команди, коли вони прибувають. Перевірте команди, роздайте матеріали, зберіть інженерні зошити та спрямуйте учасників у відповідне місце. |
|
Адміністратор ями |
Потрібен, якщо піти розташовані далеко від ігрових полів. Обслуговує клієнтів, відповідаючи на запитання щодо розкладу та місця проведення. |
|
Польовий керівник практики |
Наглядайте за тренувальними полями та забезпечте, щоб усі команди мали рівний доступ до тренувального часу та використовували поля впорядковано. |
|
Екіпаж з організації та знищення події |
Допоможіть організувати подію та розбити її після. Примітка: багато рук роблять легку роботу. |
Кадрове забезпечення
ЄП та координатор волонтерів повинні якомога раніше розпочати набір персоналу для виконання цих ролей волонтера. Опублікуйте чітку інформацію про ролі волонтера, необхідні для вашої події, у блоці вмісту волонтерів на RobotEvents.com, щоб викликати інтерес. Цю інформацію можна буде переглянути на вкладці «Волонтер» на сторінці публічної події. Ви також можете включити запит на волонтерів в автоматичний електронний лист, який буде надіслано командам після реєстрації.
Ці таблиці служать орієнтиром для організації заходів різного масштабу.
Турніри V5RC
| Змагання з робототехніки VEX V5 | |||||||
| Місцеві рівні (1-денні події) | Фірмові рівні та/або регіональні чемпіонати (1-2* дні) | ||||||
| 16-24 команди | 24-60 команд | 60+ команд | 10-24 команди | 24-48 команд | 36-96 команд* | 64-144 команди* | |
| Кваліфікаційні матчі | 2 поля | 3 поля | 3 поля | 2 поля | 3 поля | 3 поля | 3 поля |
| Ведучий | 1 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1 до 2 на поділ | 1 до 2 на поділ |
| Головний суддя | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 на поділ | 1-3 на поділ |
| Оператор ТМ | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 на поділ | 1 на поділ |
| Суддя-секретар | 2 на поле | 2 на поле | 2 на поле | 2 на поле | 2 на поле | 2 на поле | 2 на поле |
| Queuer | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 до 6 | 3 до 6 |
| Ресеттер поля | 4 до 6 | 6 до 8 | 6 до 8 | 4 до 6 | 6 до 8 | 6 до 12 | 6 до 12 |
| Виклик навичок роботів | 1-2 поля | 3-4 поля | 3-4 поля | 3 поля | 3-4 поля | 3-4 поля | 4-6 поля |
| Оператор TM (необов'язково) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Суддя-секретар | 1 на поле навичок | 1 на поле навичок | |||||
| інше | - | - | - | - | - | - | - |
| Суддя (2 на 8 команд) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6 до 12 | 6-24 | 16-36 |
| Радник судді | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 на поділ | 1 на поділ |
| Реєстрація команди | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Координатор волонтерів | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Інспектор | 3 | 4 до 6 | 4 до 6 | 3 | 4 до 6 | 4 до 6 | 6 до 12 |
| Офіційна особа з практики | 1 | 2 до 4 | від 2 до 8 | 1 | 2 до 4 | від 2 до 8 | від 2 до 8 |
| Адміністратор шахти (необов'язково) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Якщо подія триває 2 дні, реєстрація, перевірка та навички зазвичай починаються в день 1 | |||||||
| *понад 60 команд, як правило, мають кілька дивізіонів (рекомендована кількість базується на турнірах з одного дивізіону) | |||||||
Турніри VIQRC
| Змагання з робототехніки VEX IQ | |||||||
| Місцеві рівні (1-денні події) | Фірмові рівні та/або регіональні чемпіонати (1-2* дні) | ||||||
| 16-24 команди | 24-60 команд | 60+ команд | 10-24 команди | 24-48 команд | 36-96 команд* | 64-144 команди* | |
| Кваліфікаційні матчі | 2 поля | 3 поля | 3 поля | 2 поля | 3 поля | 3 поля | 3 поля |
| Ведучий | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 до 2 на поділ | 1 до 2 на поділ |
| Головний суддя | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 на поділ | 1 на поділ |
| Оператор ТМ | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 на поділ | 1 на поділ |
| Суддя-секретар | 1-2 на поле | 1-2 на поле | 1-2 на поле | 1-2 на поле | 1-2 на поле | 1-2 на поле | 1-2 на поле |
| Queuer | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 до 6 | 3 до 6 |
| Ресеттер поля | 4 до 6 | 6 до 8 | 6 до 8 | 4 до 6 | 6 до 8 | 6 до 12 | 6 до 12 |
| Виклик навичок роботів | 2 поля | 3-4 поля | 3-4 поля | 3 поля | 3-4 поля | 3-4 поля | 4-6 поля |
| Оператор TM (необов'язково) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Суддя-секретар | 1 на поле навичок | 1 на поле навичок | |||||
| інше | - | - | - | - | - | - | - |
| Суддя (2 на 8 команд) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6-12 | 6-24 | 16-36 |
| Радник судді | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 на поділ | 1 на поділ |
| Реєстрація команди | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Координатор волонтерів | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Інспектор | 3 | 4 до 6 | 4 до 6 | 3 | 4 до 6 | 4 до 6 | 6 до 12 |
| Офіційна особа з практики | 1 | 2 до 4 | від 2 до 8 | 1 | 2 до 4 | від 2 до 8 | від 2 до 8 |
| Адміністратор шахти (необов'язково) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Якщо подія триває 2 дні, реєстрація, перевірка та навички зазвичай починаються в день 1 | |||||||
| *понад 60 команд, як правило, мають кілька дивізіонів (рекомендована кількість базується на турнірах з одного дивізіону) | |||||||
Навчання та підготовка
Забезпечення належного навчання для ваших волонтерів є життєво важливим для проведення добре організованого заходу. REC Foundation пропонує численні безкоштовні навчальні онлайн-ресурси на REC Foundation > Volunteers.
EP або координатор волонтерів може надати це посилання кожному волонтеру, попросивши, щоб кожен волонтер ознайомився з документом і всіма опублікованими навчальними матеріалами для своєї посади (посад) принаймні за тиждень до запланованої події.
На додаток до призначення перегляду онлайн-навчальних ресурсів також слід запланувати дзвінок для ознайомлення та/або навчання.
- Орієнтація на місці — це особисті тренінги ввечері напередодні вашої події (часто називають подією «Напередодні»), щоб волонтери могли зустрітися з командою волонтерів і отримати навчання на місці. У багатьох подіях «Напередодні» проводяться тренувальні матчі, якщо є команда-господар або домашня команда, які можуть допомогти в організації. Це допоможе зміцнити впевненість волонтерів, завдяки чому ранок вашого заходу пройде більш гладко. Незалежно від того, чи проводите ви тренінг напередодні ввечері, чи проводите тренінг на місці вранці перед заходом, плануйте надати волонтерам навчальну документацію та матеріали, необхідні для успішного виконання своїх ролей і отримання задоволення від проведення заходу. Це може включати роздрукування друкованих копій посібників для волонтерів, діаграм полів для скидання, таблиць оцінок тощо.
- Тренінгові дзвінки , які проводяться за тиждень до вашої події, можуть визначити очікування та дати волонтерам можливість поставити запитання. Настійно заохочуються навчальні дзвінки спеціально для команд рефері/секретарів і суддів. Використовуйте програму для відеоконференцій, щоб об’єднати волонтерів і провести необхідне навчання.
- Тренінг чуйності нагадує волонтерам, що турніри є студентськими заходами, де вони працюватимуть з дітьми. Вони повинні робити все можливе, щоб діти відчували себе комфортно, наприклад ставати на коліно, щоб опуститися на їхній рівень, говорити рішуче, але позитивно, і ніколи не торкатися чи хапати учня. Волонтери також повинні бути уважними до студентів з різних культур, які можуть конкурувати.
Турбота та вдячність
Волонтери мають важливе значення для успіху вашої події. Ось кілька простих способів висловити свою вдячність. Щасливий волонтер із великим досвідом зазвичай повертається!
- Їжа & Напій– Надайте воду та закуски для всіх волонтерів протягом дня та забезпечте обідом для тих, хто є волонтером протягом повного дня заходу. Зволоження, їжа та відповідні перерви важливі для досвіду волонтера. Якщо це можливо, зупиніть все змагання на обід, щоб УСІ охочі могли зробити перерву та поїсти; планувати обідні зміни, якщо все змагання не може припинитися одночасно. Якщо у вас є місце, облаштуйте кімнату відпочинку для волонтерів або огороджену зону для волонтерів.
- Комфорт– Обов’язково порадьте своїм волонтерам носити зручне взуття та мати пляшку води (якщо ви її не надаєте). Якщо можливо, покладіть кілька упаковок льодяників у зону для волонтерів, щоб заспокоїти голосові зв’язки.
- Визнання & Сертифікати– Якщо є фінансування, використовуйте футболки та/або таблички з іменами, щоб ідентифікувати своїх волонтерів як цінний ресурс для проведення заходів. Поділіться своєю вдячністю зі своїми волонтерами, які надають неоціненну підтримку вашим зусиллям. Визнайте волонтерів, надавши їмСертифікат громадської роботи, який налаштовано відповідно до назви вашої події. Багато компаній і шкіл вимагають документації, щоб дозволити працівникам займатися волонтерством, а деякі можуть навіть заохочувати перевіряти час волонтерства, тому обов’язково записуйте окремі години волонтерства. Ви можете замовити набори трофеїв, а також окремі трофеї та пластини у VEX на VEXRobotics.com.
- Знаки вдячності– Навіть маючи невеликий бюджет, подумайте про те, щоб подарувати волонтерам (або ключовим волонтерам) невеликий подарунковий сертифікат, наприклад, 5 доларів для Starbucks або місцевого закладу харчування.
- Рукописні нотатки– Сила рукописного «Дякую» сьогодні має величезне значення!
- Соціальні медіа– Якщо ви активні в соціальних мережах, подумайте про те, щоб написати коротку рекомендацію для ключового волонтера на LinkedIn або розкрити в Twitter фотографією, якщо він виходить за межі обов’язку. Позначте їх у Twitter разом із @REC_Foundation. Ви також можете надіслати фотографії волонтерів і подій до фонду REC на адресу media@roboticseducation.org.
- Подальші дії & Будьте на зв’язку– Надішліть електронного листа своїм волонтерам після заходу, щоб оцінити задоволеність і зібрати думки про успіх заходу, або скористайтесяSurveyMonkey, щоб надіслати короткі запитання. Також підтримуйте зв’язок з волонтерами щодо майбутніх заходів. Якщо у вас є бюджет, організуйте вечерю або вечірку на честь волонтерів. Щасливий волонтер із великим досвідом зазвичай повертається!