Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện

Đánh giá Trở thành Đối tác Sự kiện trong Thư viện REC

• Thảo luận về nhu cầu tổ chức sự kiện tại khu vực của bạn

• Thảo luận về các nguồn lực cần thiết (nhân sự, thiết bị, địa điểm)

Xem lại phần Lập kế hoạch sự kiện trong Thư viện REC

• Xem lại Hướng dẫn để Đánh giá

• Xác định Giải thưởng được đánh giá bạn sẽ trao tại sự kiện của mình - tham khảo ý kiến của RSM

• Bảng điểm, sân thi đấu, sân kỹ năng và bảng xếp hàng

• Màn hình và/hoặc máy chiếu cho bộ đếm thời gian tại hiện trường và Màn hình hiển thị cho khán giả

• Khu vực hố và sân tập

• Bàn kiểm tra và Trạm kiểm tra

• Phòng nghị án của thẩm phán

• Phòng tiếp khách tình nguyện

• Quầy nhượng quyền và chỗ ngồi cho khán giả dễ tiếp cận

• Cột/dây để kiểm soát lối vào khi cần thiết

• Các phương pháp kiểm soát giao thông đến và đi từ các cánh đồng khi thích hợp

Sự kiện

Thiết bị

• Máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn có phần mềm TM; có thể cần thêm máy tính cho các sự kiện lớn hơn

• Công tắc cổng Ethernet

• Bộ định tuyến không dây

• Máy in để sử dụng tại bàn chấm điểm, cùng với cáp kết nối, mực in dự phòng và giấy

• Máy chiếu và/hoặc màn hình để trình chiếu cho khán giả; có thể cần thêm màn hình cho các sự kiện lớn hơn

• Máy tính xách tay hoặc Raspberry Pis để hiển thị

• Hệ thống âm thanh thông báo và phát âm thanh trận đấu (kết nối với máy tính TM chính)

• Thiết bị di động để chấm điểm

RobotEvents.com

Xem lại danh sách sự kiện trên Robotevents.com với RSM của bạn, xác nhận thông tin chi tiết là chính xác

• Cố vấn thẩm phán được chứng nhận

• Trọng tài chính được chứng nhận

• Người dẫn chương trình

• Điều phối viên tình nguyện

• Điều phối viên nhượng quyền

Các mục bổ sung

Sự kiện

Tình nguyện viên

Thiết bị

Các mục bổ sung

Sự kiện

Tình nguyện viên

Sự quản lý

• Bút, giấy ghi chú tự dính, bút dạ quang, giấy, máy bấm kim, kéo, kẹp giấy và băng dính

• Băng dính Gaffers/Wrestling là lựa chọn tuyệt vời cho tường và sàn nhà vì nó không để lại cặn

• Nếu sử dụng micro không dây, hãy mua thêm pin

• Mô tả giải thưởng – 1 bản sao

• Phiếu đăng ký của thẩm phán – 1 bản

• Ghi chú tình nguyện cho giám khảo – nhiều bản sao

• Ghi chú của trọng tài cho các đội vắng mặt – 1 cho mỗi 10 đội

• Ghi chú thực địa cho Ban giám khảo – 1 bản cho mỗi 10 đội

• Tiêu chí chấm điểm sổ tay kỹ thuật và tiêu chí chấm điểm phỏng vấn nhóm – 1 cho mỗi nhóm

• Ghi chú phỏng vấn nhóm – 1 cho mỗi giám khảo

• Bảng xếp hạng ứng viên giải thưởng ban đầu – 1 cho mỗi giám khảo

• Bảng xếp hạng đề cử giải thưởng cuối cùng – 1 bản sao

• Mẹo phỏng vấn và câu hỏi mẫu – 1 cho mỗi giám khảo

• Quy tắc ứng xử – 1 bản sao

• Chính sách lấy học sinh làm trung tâm – 1 bản

• Phiên bản hiện tại của Sổ tay trò chơi – 1 bản cho Trọng tài chính

• Phần hướng dẫn trò chơi Kỹ năng Robot – 1 bản cho phần Kỹ năng Robot

• Phiếu điểm – nếu sử dụng máy tính bảng để chấm điểm, bạn chỉ cần in một vài phiếu trong trường hợp có sự cố kết nối; nếu sử dụng phiếu chấm điểm bằng giấy, bạn sẽ cần in đủ số phiếu cho tất cả các trận đấu bao gồm cả trận Chung kết/Loại trừ và các trận Kỹ năng Robot

• Mẫu biển số xe robot cho các đội không có biển số chính thức – 1 bản

• Thông báo họp sự kiện – 1 bản

• Nhật ký bất thường của trọng tài chính (báo cáo trong phần mềm TM) – 1 bản sao

• Phiếu kiểm tra robot – 1 phiếu cho mỗi đội nếu sử dụng biểu mẫu vật lý, một vài phiếu phòng trường hợp có vấn đề nếu bạn đang thực hiện kiểm tra kỹ thuật số

• Sơ đồ thiết lập lại trường – 1-2 bản sao cho mỗi trường

• Biển báo sự kiện

• Thông báo về chụp ảnh và ghi âm (nếu có)

• Danh sách các tình nguyện viên đã đăng ký, kèm theo số điện thoại di động (1 bản sao hoặc nhiều bản sao)

Thiết bị

RobotEvents.com/TM

Đảm bảo rằng tất cả các khoản phí đăng ký sự kiện đã được thanh toán bằng cách xem báo cáo đăng ký của nhóm trên RobotEvents.com và theo dõi các nhóm chưa thanh toán

Các mục bổ sung

Thiết lập địa điểm

• Đánh dấu các bảng hố hoặc không gian của đội theo thứ tự số đội để dễ tìm khu vực hố hơn; pcó thể in các biển báo từ TM trong Báo cáo

Bàn làm thủ tục đăng ký có tờ rơi chương trình, danh sách đăng ký nhóm và tình nguyện viên, bút, hộp đựng để thu thập sổ tay kỹ thuật

Tình nguyện viên

Thiết bị/TM

RobotEvents.com/TM

Các mục bổ sung

Trước khi sự kiện bắt đầu

Mở khóa cửa và bật đèn và hệ thống sưởi/điều hòa; plan để nhiệt độ phòng thay đổi khi không gian(các không gian) đầy người tham gia

Mở tất cả các phòng vệ sinh và đảm bảo phòng vệ sinh được trang bị đầy đủ xà phòng và giấy vệ sinh

Đảm bảo tất cả các khu vực đỗ xe đều có thể tiếp cận được và có biển báo hướng dẫn người tham gia đến nơi làm thủ tục đăng ký sự kiện

Đăng tất cả các biểu ngữ và biển báo sự kiện để hướng dẫn người tham gia đến đúng địa điểm sự kiện

Chuẩn bị đồ ăn nhẹ và đồ uống cho các tình nguyện viên để cung cấp năng lượng cho họ trong ngày

Đảm bảo có chỗ ngồi dễ tiếp cận

Kiểm tra xem các sân chơi đã được thiết lập đúng cách chưa

Kiểm tra tất cả các thiết bị âm thanh và hình ảnh, chẳng hạn như máy chiếu, màn hình, màn hình và âm thanh của Tournament Manager và hệ thống phát thanh công cộng để đảm bảo chúng hoạt động bình thường

V5RC - Kiểm tra các điều khiển tại hiện trường để đảm bảo chúng hoạt động chính xác

Phân phối radio hai chiều, nếu sử dụng, hoặc trao đổi số điện thoại di động giữa các tình nguyện viên chủ chốt

Khi các đội và tình nguyện viên đến

Xin chào các tình nguyện viên và nhóm của bạn! Đảm bảo họ được chào đón nồng nhiệt và được hướng dẫn đến địa điểm làm thủ tục nhận phòng và họp đào tạo. Cung cấp hỗ trợ tại các bàn làm thủ tục check-in đông đúc

Chào đón các vị khách đặc biệt, nhà tài trợ và các thành viên của giới truyền thông. Chia sẻ kế hoạch cho ngày diễn ra sự kiện và giới thiệu họ đến những người tình nguyện có thể chia sẻ thông tin chi tiết về chương trình và người tham gia.

Chia sẻ chương trình sự kiện của bạn với các tình nguyện viên chủ chốt

Chia sẻ thông báo chào mừng và/hoặc Sự kiện Cuộc họp với người thuyết trình

Chia sẻ kế hoạch an toàn của bạn với các tình nguyện viên chủ chốt

Yêu cầu các đội có kinh nghiệm kiểm tra sân chơi để đảm bảo chúng được thiết lập đúng cách

Thu thập sổ tay kỹ thuật khi kiểm tra hoặc làm thủ tục nhập học và đảm bảo mỗi sổ tay đều có số hiệu nhóm dễ tìm

Đảm bảo rằng tất cả các đội tham gia đều đã đăng ký và đã thanh toán lệ phí đăng ký

Trước khi Robot bắt đầu trận đấu và chấm điểm

Kiểm tra với bàn đăng ký của đội để đảm bảo rằng tất cả các đội đã đăng ký; cố gắng liên hệ với các đội chưa đăng ký

Sử dụng tính năng Đăng ký nhóm trong Trình quản lý giải đấu để chỉ ra các nhóm đã đăng ký

Sau khi lịch trình và danh sách các đội tham gia được thiết lập, hãy tạo lại Lịch thi đấu trong Trình quản lý giải đấu, nếu cần

Kiểm tra xem Điều phối viên tình nguyện có thực hiện điều chỉnh khi cần thiết do không đến hay không

Đảm bảo rằng các tình nguyện viên chủ chốt điều phối bất kỳ cuộc họp đào tạo tình nguyện viên theo lịch trình nào

Đảm bảo rằng tất cả các đội đã vượt qua hoặc đã sẵn sàng vượt qua cuộc kiểm tra robot; yêu cầu các đội kỳ cựu hỗ trợ nỗ lực của các đội tham gia khác để vượt qua cuộc kiểm tra

In một bản sao của Phiếu thông báo cho Người dẫn chương trình từ TM Reports

In danh sách trận đấu từ báo cáo TM để phân phối cho từng đội, nhân viên xếp hàng, người ghi điểm/trọng tài chính, đội giám khảo và các tình nguyện viên chủ chốt

Tiến hành Cuộc họp sự kiện trước khi bắt đầu các trận đấu robot; sử dụng các chủ đề được nêu trong Thông báo cuộc họp sự kiện

Trong Sự kiện

Đảm bảo đồ ăn nhẹ và đồ uống có sẵn cho tất cả các tình nguyện viên và bữa trưa được cung cấp cho các tình nguyện viên làm việc cả ngày; lưu ý đến các hạn chế về chế độ ăn uống của tình nguyện viên và tuân thủ các chính sách về thực phẩm/đồ uống của địa điểm

Đi xung quanh để chủ động giải quyết mọi vấn đề, trả lời câu hỏi và cung cấp hỗ trợ

Đảm bảo rằng các thùng rác được đổ sạch và nhà vệ sinh sạch sẽ và được trang bị đầy đủ

Yêu cầu Người vận hành TM lưu định kỳ một bản sao tệp sự kiện của bạn trên ổ đĩa flash USB

Kiểm tra với Cố vấn giám khảo để đảm bảo các hoạt động giám khảo diễn ra đúng tiến độ; cung cấp bảng xếp hạng kỹ năng và trận đấu được cập nhật khi cần thiết (Xem Hướng dẫn giám khảo)

Khi việc chấm giải hoàn tất, hãy thu thập danh sách những người đoạt giải từ Cố vấn giám khảo

Trả lại sổ ghi chép kỹ thuật cho các đội sau khi nhóm giám khảo hoàn thành đánh giá của họ

Yêu cầu Người vận hành TM nhập những người chiến thắng giải thưởng được đánh giá và Người chiến thắng tự động điền vào TM sau khi Trận chung kết/Trận loại hoàn tất

Khuyến khích tất cả các đội, tình nguyện viên và nhà tài trợ tham gia lễ trao giải, nhằm tôn vinh những thành tích của tất cả các đội và ghi nhận các giải thưởng dựa trên thành tích và đánh giá.

In báo cáo Kịch bản Lễ trao giải nằm trong TM Reports; phát triển các slide thuyết trình cho lễ trao giải trong tab TM Slides

Cảm ơn các tình nguyện viên, huấn luyện viên, cố vấn, phụ huynh và nhà tài trợ vì sự hỗ trợ vô giá của họ

Sau sự kiện

Xác minh người chiến thắng Giải thưởng và Điểm trận đấu đã được nhập vào TM

Tạo bản sao lưu của tệp TM trên ổ đĩa flash USB

Tải lên và hoàn thiện tất cả kết quả TM lên RobotEvents.com; ctất cả RSM của bạn nếu bạn gặp bất kỳ lỗi nào khi tải lên kết quả

Tháo dỡ tất cả các thiết bị và vật liệu để lưu trữ an toàn và vệ sinh địa điểm khi cần thiết

Lưu giữ tất cả các tài liệu cuộc thi có liên quan cho đến khi tất cả kết quả được tải lên thành công

Đảm bảo Cố vấn thẩm phán đã thu thập các tài liệu đánh giá bí mật và sẽ tiêu hủy chúng

Lên kế hoạch và địa điểm để người tham gia nhận lại đồ thất lạc và tìm thấy

Gửi một tin nhắn tiếp theo để cảm ơn các tình nguyện viên của bạn

Chia sẻ ảnh và/hoặc tin tức từ sự kiện với phương tiện truyền thông và cộng đồng của bạn

Tiếp cận các đội và yêu cầu phản hồi về trải nghiệm của họ tại sự kiện của bạn

Liên hệ với RSM của bạn và chia sẻ kết quả của sự kiện

Hãy ăn mừng thành tích của bạn!