Giới thiệu
Đối với nhiều đội, mục tiêu của mùa giải là đủ điều kiện tham gia Giải vô địch Khu vực Sự kiện. Đây là sự kiện cuối cùng của mùa giải đối với phần lớn các đội thi đấu. Đối tác sự kiện nên làm mọi thứ trong khả năng của mình để biến đây thành một trải nghiệm sự kiện nâng cao cho các đội tham dự. Đây sẽ là bước đầu tiên để đảm bảo rằng các đội có trải nghiệm và sự kiện tuyệt vời. Đối tác sự kiện của Giải vô địch khu vực sự kiện nên cân nhắc việc thành lập Ban cố vấn để tư vấn trong những tháng trước sự kiện và cho mục đích lập kế hoạch.
Hậu cần sự kiện và chi tiết
Việc lên kế hoạch cho Giải vô địch khu vực sự kiện chất lượng cao phải mất nhiều tháng và trong một số trường hợp lên đến cả năm. Đối tác sự kiện của Giải vô địch khu vực sự kiện phải có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện trước đó và phải tổ chức các sự kiện trong mùa giải hiện tại để đảm bảo hiểu biết về trò chơi. Sau đây là danh sách chung các ý tưởng cần ghi nhớ trước, trong và sau sự kiện:
Trước sự kiện
- Chọn ngày và địa điểm sự kiện
- Một ngày hoặc nhiều ngày
- Trải nghiệm nhận phòng sẽ như thế nào?
- Sẽ mất bao lâu để các đội có được trải nghiệm kiểm tra tích cực?
- Thời gian chu kỳ
- Bạn cần bao nhiêu lĩnh vực?
- Luyện tập
- Kỹ năng
- Cuộc thi
- Bắt đầu tuyển dụng Tình nguyện viên chủ chốt chất lượng
Trong suốt sự kiện
- Trải nghiệm sự kiện tổng thể từ góc độ chất lượng và kỹ thuật
- Check-in là cơ hội đầu tiên để bạn tạo ấn tượng tích cực cho các đội
- Việc kiểm tra diễn ra đúng thời gian và diễn ra suôn sẻ
- Các sân tập được giám sát để đảm bảo chúng được chia sẻ giữa các đội
- Kỹ năng mở ra đúng giờ và các đội được nhắc nhở về thời gian kết thúc của mình
- Tất cả các đội đều có cơ hội chạy 3 lượt lái và 3 lượt tự lái
- Lịch trình và thời gian sự kiện đang được tuân thủ
- Trình độ chuyên môn bắt đầu và kết thúc đúng thời gian
- Đánh giá kết luận sau các trận đấu vòng loại
- Lựa chọn liên minh đã hoàn thành
- Những trận chung kết là trải nghiệm chất lượng của các đội
- Giải thưởng
- Các đội đúng được công bố
- Kiểm tra kỹ các vị trí đủ điều kiện của thế giới trước khi chúng được công bố
Sau sự kiện
- Đăng thông tin sự kiện
- Cảm ơn các đội đã tham dự
- Khảo sát sự kiện cho các đội và tình nguyện viên
- Tóm tắt sự kiện
- Điều gì đã hiệu quả
- Điều gì không hiệu quả
- Khởi động cho năm tới
Để có danh sách kiểm tra chi tiết, hãy sử dụng Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện. Danh sách kiểm tra này bao gồm thông tin liên quan đến các sự kiện VIQRC, VRC và VEX U, vì vậy không phải tất cả nhiệm vụ đều áp dụng cho sự kiện của bạn. Bạn nên hoàn thành các nhiệm vụ cho loại chương trình sự kiện của mình theo dòng thời gian được đề xuất. Điều này sẽ giúp dàn trải các nhiệm vụ để việc lập kế hoạch sự kiện không bị quá tải và đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng cho sự kiện của bạn.
Quản lý tình nguyện viên
Tình nguyện viên chủ chốt
Trải nghiệm sự kiện dành cho các đội có thể tích cực hoặc tiêu cực tùy thuộc vào chất lượng của Tình nguyện viên chủ chốt mà bạn tuyển dụng. Việc tuyển dụng Tình nguyện viên chủ chốt (Trọng tài chính, Người dẫn chương trình và Cố vấn Thẩm phán) sẽ diễn ra trong năm. Tình nguyện viên chủ chốt nên tham dự bất kỳ sự kiện nào trước đây mà Đối tác sự kiện tổ chức để toàn bộ nhóm hiểu cách thức hoạt động chung của sự kiện. Điều này cũng sẽ đảm bảo rằng các Tình nguyện viên chủ chốt cảm thấy thoải mái với vai trò mà họ đã chọn cho Giải vô địch khu vực sự kiện.
Cố vấn Thẩm phán
Cố vấn Giám khảo được chứng nhận phải có kinh nghiệm ở vai trò tương tự tại Giải vô địch thế giới VEX, Sự kiện đặc trưng hoặc Giải vô địch khu vực sự kiện trong mùa giải hiện tại hoặc trước đó hoặc có kinh nghiệm ở vai trò đó tại 2 sự kiện đủ điều kiện trở lên trong mùa giải đó. Cố vấn Thẩm phán được Chứng nhận phải đọc và đồng ý tuân theo Hướng dẫn Thẩm phán và các quy trình đánh giá chính thức của Tổ chức REC. Để tìm thêm thẩm phán, hãy liên hệ với các trường đại học và ngành công nghiệp địa phương trong khu vực của bạn để có thêm tình nguyện viên làm thẩm phán. Các giám khảo tình nguyện có kinh nghiệm có thể được ghép đôi với các giám khảo thiếu kinh nghiệm để có được trải nghiệm chất lượng xung quanh. Mỗi tám đội phải có tối thiểu một cặp giám khảo. Điều bắt buộc là tất cả các giám khảo tại Giải vô địch khu vực sự kiện không được liên kết với bất kỳ đội nào đang thi đấu, điều này sẽ loại bỏ mọi thành kiến được cho là. Xem tài liệu về chuẩn bị và tuyển dụng giám khảo để biết thêm thông tin.
MC
MC sẽ tạo nên giai điệu cho sự kiện của bạn. Họ phải nhiệt tình và hiểu biết về trò chơi hiện tại. Họ sẽ giúp các trận đấu diễn ra đúng giờ và kiểm soát đám đông khi mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch. Hãy để ý những MC giỏi khi các sự kiện diễn ra trong năm và liên hệ với các Đối tác sự kiện khác để nhận đề xuất.
trọng tài trưởng
Ít nhất 1 Trọng tài trưởng được chứng nhận phải có kinh nghiệm ở vai trò tương tự tại Giải vô địch thế giới VEX, Sự kiện đặc trưng hoặc Giải vô địch khu vực sự kiện trong mùa giải hiện tại hoặc trước đó hoặc có kinh nghiệm ở vai trò đó tại 2 sự kiện đủ điều kiện trở lên trong mùa giải đó. Họ nên tự tin vào kiến thức của mình về cả sách hướng dẫn trò chơi và Q&A. Họ có thể phân xử các tranh chấp một cách công bằng và nhanh chóng giải quyết các tranh luận.
Tình nguyện viên chung
Tình nguyện viên là chìa khóa cho một sự kiện thành công và một ngày không căng thẳng cho bạn. Họ là trái tim và linh hồn của các sự kiện. Điều bắt buộc là bạn phải đối xử với tình nguyện viên của mình như gia đình. Hãy làm cho họ cảm thấy đặc biệt và họ sẽ quay lại đây hàng năm. Điều này sẽ cho phép bạn có một đội ngũ tình nguyện viên nhất quán và được đào tạo tại các sự kiện của bạn. Bạn có thể tìm thêm thông tin về tuyển dụng, đào tạo, chăm sóc và đánh giá cao tình nguyện viên bằng cách truy cập phần tình nguyện viên sự kiện của chúng tôi.
Kinh nghiệm đồng đội
Giải vô địch khu vực sự kiện là một trải nghiệm cạnh tranh dành cho các đội nhưng cũng là lễ kỷ niệm dành cho các đội đã vượt qua vòng loại. Luôn ghi nhớ trải nghiệm tổng thể của khán giả, huấn luyện viên và học sinh sẽ giúp ích rất nhiều trong việc biến đây thành một trải nghiệm đáng nhớ. Những người tham dự sẽ cảm thấy hào hứng ngay khi bước vào cửa. Không phải tất cả mọi thứ phải được thực hiện cùng một lúc. Chỉ cần thêm một vài thao tác mỗi năm thực sự có thể giúp ích rất nhiều và nâng cao trải nghiệm.
Khu vực hố
- Xem xét đường ống và màn treo
- Khuyến khích trang trí hố
- Hỗ trợ sự tương tác tích cực giữa các nhóm
Lễ khai mạc và bế mạc
- Ánh sáng đầy màu sắc và đèn LED
- Máy phun sương không khói
- Cuộc diễu hành của máy/đội
- Dàn dựng
- Sự tham gia và hứng thú của đám đông
- Diễn giả khách mời
Khu vực thi đấu
- Ánh sáng đầy màu sắc và đèn LED
- Các trường lớn lên
- Áo chuyên dụng cho trọng tài trưởng và trọng tài ghi điểm
- Các cúp sự kiện được trưng bày
Ngân sách
Việc tổ chức Giải vô địch khu vực sự kiện sẽ yêu cầu ngân sách sự kiện lớn hơn bình thường. Coi như:
- Cung cấp cơ hội tài trợ cho ngành công nghiệp và doanh nghiệp
- Nộp đơn xin trợ cấp và thuê nhà cho đến khi bạn có thể mua