Tổng quan
Các tình nguyện viên sự kiện là trái tim và linh hồn của các sự kiện của Quỹ REC. Chúng tôi nhờ vào Trọng tài để đảm bảo mọi thứ công bằng, Người dẫn chương trình để mọi thứ trở nên thú vị và Người xếp hàng để mọi thứ diễn ra đúng lịch trình! Tham gia tình nguyện tại các sự kiện về robot có thể rất bổ ích và thú vị. Có nhiều vị trí tình nguyện khác nhau. Nhiều vị trí tình nguyện không yêu cầu kỹ năng chuyên môn hoặc kinh nghiệm, chỉ cần mong muốn hỗ trợ các cơ hội học tập hấp dẫn cho sinh viên. Dù tình nguyện viên tiềm năng của bạn quan tâm đến điều gì, hãy giúp họ xác định vai trò phù hợp nhất với họ. Tài liệu hỗ trợ và đào tạo cho các tình nguyện viên của bạn có thể được tìm thấy tại REC Foundation > Volunteers.
Một trong những đặc điểm của một sự kiện được tổ chức tốt là các tình nguyện viên cảm thấy thoải mái và không phải làm việc quá sức. Việc lập kế hoạch tốt sẽ đảm bảo rằng tất cả các vị trí đều có đủ nhân sự, tình nguyện viên có cơ hội nghỉ giải lao và được phục vụ bữa ăn, và tình nguyện viên nhận được phần thưởng như một chiếc áo sơ mi. Những tình nguyện viên có trải nghiệm tích cực tại sự kiện của bạn có khả năng sẽ quay lại làm tình nguyện viên trong những năm tiếp theo.
Với tư cách là Đối tác sự kiện (EP), bạn chịu trách nhiệm tuyển dụng tất cả các tình nguyện viên cho sự kiện của mình, nhưng có một số công cụ và chiến lược giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này dễ dàng hơn. Chúng tôi khuyên bạn nên chỉ định một Điều phối viên tình nguyện cho sự kiện của mình để hỗ trợ tuyển dụng tình nguyện viên, đào tạo và hỗ trợ trong ngày sự kiện.
Tuyển dụng
Có nhiều nguồn mà bạn có thể tuyển dụng tình nguyện viên. Bạn cần truyền bá thông tin về sự kiện của mình sớm và chia sẻ thông điệp chính của chương trình robot và STEM để tìm những người thực sự cảm thấy sự kiện này có ý nghĩa với họ.
Bắt đầu với những người có mối quan tâm lớn đến sự thành công của sự kiện của bạn.
|
Cha mẹ (Gia đình) |
Giáo viên |
Quản lý trường học |
Người cố vấn |
Đội địa phương |
Ngoài lực lượng tình nguyện viên “tự lập”, bạn có thể tạo ra một cộng đồng tình nguyện viên sẽ hỗ trợ các sự kiện trong suốt mùa giải và trong nhiều năm tới. Các tình nguyện viên có thể đến từ bất kỳ nhóm hoặc tổ chức nào và sự tham gia và hỗ trợ của họ tại sự kiện rất quan trọng vì họ thường đến sự kiện của bạn với kinh nghiệm trước đó.
- Phụ huynh, Giáo viên, Quản lý nhà trường, Người cố vấn, Đội robot địa phương và Anh chị em ruột– Hãy nhớ rằng, hoạt động tình nguyện có thể là công việc của gia đình! Những em nhỏ thường giỏi Field Reset.
- Hợp tác với các trường học địa phương– Liên hệ với các trường học gần đó và đồng ý “trao đổi tình nguyện viên” để họ cung cấp tình nguyện viên cho sự kiện của bạn và bạn cung cấp tình nguyện viên cho sự kiện của họ.
- Doanh nghiệp và nhà tài trợ địa phương– Sự kiện về robot là lựa chọn hoàn hảo cho hoạt động xây dựng nhóm của công ty, vì vậy hãy liên hệ với phòng nhân sự của công ty nếu bạn chưa quen biết ai đó ở đó.
- Trường học, Cao đẳng và Đại học– Các lớp học, hội danh dự, hội nữ sinh và hội nam sinh có thể có yêu cầu về dịch vụ cộng đồng để trở thành thành viên, nhận học bổng hoặc tốt nghiệp. Ngoài ra, hãy tìm đến các câu lạc bộ/nhóm, Khoa Kỹ thuật và các chương trình ROTC để được hỗ trợ. Tặng cho đơn vị tuyển dụng quân đội địa phương một chiếc bàn để đổi lấy tình nguyện viên. Kỹ thuật viên thực tập và giáo viên thực tập cũng là những ứng viên lý tưởng cho công việc tình nguyện.
- Nhóm cộng đồng, Chi hội tổ chức và Nhóm nhà thờ– Nhiều nhóm đang tìm kiếm diễn giả khách mời hoặc có thể cho phép bạn sắp xếp một cái bàn để phát tài liệu tuyển dụng tình nguyện viên. Kiểm tra với cộng đồng nhà sản xuất địa phương, TechSoup, UAW địa phương, NSBE, IEEE, SWE, Phòng Thương mại, thư viện, v.v.
- Tài nguyên trực tuyến–LinkedIncó một trang web dành riêng cho các cơ hội tình nguyện và có các dịch vụ miễn phí và đăng ký nhưVolunteerMatchvàIdealist.orgnơi bạn có thể đăng các cơ hội tình nguyện cho công chúng. Đừng quên các phương tiện truyền thông xã hội như Facebook và Twitter, nếu bạn có tài khoản hiện tại hoặc tham gia vào các nhóm có nhiều người theo dõi.
- Chương trình dành cho nhân viên và trách nhiệm của doanh nghiệp– Nhiều chuỗi cửa hàng địa phương và quốc gia có mục tiêu phục vụ cộng đồng và hoạt động từ thiện, và hoạt động tình nguyện của nhân viên là một phần trong văn hóa của họ. Một số thậm chí còn cung cấp tiền tài trợ cho sự kiện của bạn nếu bạn có được số lượng tình nguyện viên nhất định từ địa điểm của họ.
Những gợi ý hữu ích cho việc tuyển dụng tình nguyện viên
EP có thể yêu cầu mỗi đội cử 1 hoặc 2 tình nguyện viên. Một số vị trí như Thẩm phán và Trọng tài đòi hỏi phải có mức độ công bằng nhất định, vì vậy các tình nguyện viên không liên quan bên ngoài đóng vai trò quan trọng đối với tính toàn vẹn của sự kiện. Nếu không thể tìm được tình nguyện viên không liên kết, hãy cố gắng cung cấp Giám khảo và Trọng tài đại diện cho nhiều tổ chức khác nhau trong sự kiện.
Tình nguyện viên chủ chốt
Bảng dưới đây bao gồm các vai trò Tình nguyện viên chủ chốt, là thành viên của đội ngũ nhân viên sự kiện sẽ đảm nhận vai trò lãnh đạo để đảm bảo rằng mọi quy tắc và hướng dẫn của Quỹ REC được tuân thủ, và rằng các đội, khán giả và tình nguyện viên có được trải nghiệm bổ ích. Những vị trí này cần được tuyển dụng sớm và những tình nguyện viên này sẽ cần được đào tạo trước sự kiện.
Đối tác sự kiện không thể đảm nhiệm vai trò là Trọng tài chính hoặc Cố vấn giám khảo của sự kiện mà họ tổ chức.
Các tình nguyện viên khác
Cần thêm các tình nguyện viên khác cho sự kiện, nhưng họ không cần được đào tạo nhiều và không cần có kiến thức trước về các sự kiện của REC Foundation.
| Tình nguyện viên | Mô tả vai trò |
| Phán xét |
Đánh giá các nhóm sinh viên thông qua phỏng vấn, Sổ tay kỹ thuật và hiệu suất thực tế. |
| Thanh tra |
Tiến hành kiểm tra để xác minh rằng robot tuân thủ các quy tắc và thông số kỹ thuật được nêu trong Sổ tay trò chơi. |
|
Trọng tài ghi điểm |
Ghi điểm bằng ứng dụng TM Mobile hoặc bảng điểm giấy. Kiểm tra điểm số đã ghi với Trọng tài chính nếu cần và với đội lái xe sinh viên sau mỗi trận đấu. Thảo luận về những vi phạm luật có thể xảy ra với trọng tài chính sau trận đấu. Đảm bảo các sân được thiết lập lại đúng cách và robot đã sẵn sàng cho trận đấu tiếp theo. |
|
Thiết lập lại trường |
Thiết lập lại chính xác sân thi đấu sau mỗi trận đấu. Lưu ý: học sinh có nhiều năng lượng và trẻ nhỏ sẽ làm tốt vai trò này. |
| Xếp hàng | Hỗ trợ các đội sắp xếp cho các trận đấu sắp tới và duy trì lịch thi đấu. |
|
Đăng ký tình nguyện |
Chào mừng các tình nguyện viên và khách. Xác minh lịch trình, phát tài liệu, chỉ đạo tình nguyện viên đến đúng địa điểm. |
|
Đội kiểm tra |
Chào đón các đội khi họ đến. Xác minh các nhóm, phát tài liệu, thu Sổ tay kỹ thuật và hướng dẫn người tham dự đến địa điểm thích hợp. |
|
Quản trị viên hố |
Cần thiết nếu khu vực hố nằm xa sân thi đấu. Có vai trò là người chăm sóc khách hàng để trả lời các câu hỏi về lịch trình và địa điểm. |
|
Giám sát viên thực hành |
Giám sát sân tập và đảm bảo tất cả các đội đều có thời gian tập luyện bình đẳng và sử dụng sân một cách có trật tự. |
|
Đội ngũ thiết lập và tháo dỡ sự kiện |
Hỗ trợ thiết lập sự kiện và giải quyết sau đó. Lưu ý: Nhiều người cùng làm sẽ làm việc nhẹ nhàng hơn. |
Nhân sự
EP và Điều phối viên tình nguyện nên bắt đầu tuyển dụng càng sớm càng tốt để đảm nhiệm các vai trò tình nguyện này. Đăng thông tin rõ ràng về các vai trò tình nguyện cần thiết cho sự kiện của bạn trong Khối nội dung tình nguyện trên RobotEvents.com để thu hút sự quan tâm. Thông tin này có thể xem được trên tab Tình nguyện trên trang sự kiện công khai. Bạn cũng có thể đưa yêu cầu tìm kiếm tình nguyện viên vào email tự động sẽ được gửi đến các nhóm khi họ đăng ký.
Những bảng này có tác dụng hướng dẫn tuyển dụng nhân sự cho các sự kiện có quy mô khác nhau.
Giải đấu V5RC
| Cuộc thi Robot VEX V5 | |||||||
| Cấp độ địa phương (Sự kiện 1 ngày) | Cấp độ chữ ký và/hoặc Giải vô địch khu vực (Sự kiện 1-2* ngày) | ||||||
| Đội 16-24 | Đội 24-60 | 60 + Đội | 10-24 đội | Đội 24-48 | Đội 36-96* | Đội 64-144* | |
| Trận đấu vòng loại | 2 Trường | 3 trường | 3 trường | 2 Trường | 3 trường | 3 trường | 3 trường |
| Người dẫn chương trình | 1 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1 đến 2 cho mỗi bộ phận | 1 đến 2 cho mỗi bộ phận |
| Trọng tài chính | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 mỗi bộ phận | 1-3 mỗi bộ phận |
| Người vận hành TM | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 cho mỗi bộ phận | 1 cho mỗi bộ phận |
| Trọng tài ghi điểm | 2 mỗi trường | 2 mỗi trường | 2 mỗi trường | 2 mỗi trường | 2 mỗi trường | 2 mỗi trường | 2 mỗi trường |
| Người xếp hàng | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 đến 6 | 3 đến 6 |
| Bộ đặt lại trường | 4 đến 6 | 6 đến 8 | 6 đến 8 | 4 đến 6 | 6 đến 8 | 6 đến 12 | 6 đến 12 |
| Thử thách kỹ năng Robot | 1-2 Trường | 3-4 trường | 3-4 trường | 3 trường | 3-4 trường | 3-4 trường | 4-6 ô |
| Người vận hành TM (Tùy chọn) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Trọng tài ghi điểm | 1 cho mỗi lĩnh vực kỹ năng | 1 cho mỗi lĩnh vực kỹ năng | |||||
| Khác | - | - | - | - | - | - | - |
| Trọng tài (2 người cho 8 đội) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6 đến 12 | 6-24 | 16-36 |
| Cố vấn thẩm phán | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 cho mỗi bộ phận | 1 cho mỗi bộ phận |
| Đội kiểm tra | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Điều phối viên tình nguyện | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Thanh tra | 3 | 4 đến 6 | 4 đến 6 | 3 | 4 đến 6 | 4 đến 6 | 6 đến 12 |
| Cán bộ thực hành | 1 | 2 đến 4 | 2 đến 8 | 1 | 2 đến 4 | 2 đến 8 | 2 đến 8 |
| Pit Admin (tùy chọn) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Nếu sự kiện kéo dài 2 ngày, Check In, Inspection và Skills thường sẽ bắt đầu vào Ngày 1 | |||||||
| *trên 60 đội thường sẽ có nhiều hạng đấu (số lượng được đề xuất dựa trên các giải đấu hạng đấu đơn) | |||||||
Giải đấu VIQRC
| Cuộc thi Robot VEX IQ | |||||||
| Cấp độ địa phương (Sự kiện 1 ngày) | Cấp độ chữ ký và/hoặc Giải vô địch khu vực (Sự kiện 1-2* ngày) | ||||||
| Đội 16-24 | Đội 24-60 | Hơn 60 đội | 10-24 đội | Đội 24-48 | Đội 36-96* | Đội 64-144* | |
| Trận đấu vòng loại | 2 Trường | 3 trường | 3 trường | 2 Trường | 3 trường | 3 trường | 3 trường |
| Người dẫn chương trình | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 đến 2 cho mỗi bộ phận | 1 đến 2 cho mỗi bộ phận |
| Trọng tài chính | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 cho mỗi bộ phận | 1 cho mỗi bộ phận |
| Người vận hành TM | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 cho mỗi bộ phận | 1 cho mỗi bộ phận |
| Trọng tài ghi điểm | 1-2 mỗi trường | 1-2 mỗi trường | 1-2 mỗi trường | 1-2 mỗi trường | 1-2 mỗi trường | 1-2 mỗi trường | 1-2 mỗi trường |
| Người xếp hàng | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 đến 6 | 3 đến 6 |
| Bộ đặt lại trường | 4 đến 6 | 6 đến 8 | 6 đến 8 | 4 đến 6 | 6 đến 8 | 6 đến 12 | 6 đến 12 |
| Thử thách kỹ năng Robot | 2 Trường | 3-4 trường | 3-4 trường | 3 trường | 3-4 trường | 3-4 trường | 4-6 ô |
| Người vận hành TM (Tùy chọn) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Trọng tài ghi điểm | 1 cho mỗi lĩnh vực kỹ năng | 1 cho mỗi lĩnh vực kỹ năng | |||||
| Khác | - | - | - | - | - | - | - |
| Trọng tài (2 người cho 8 đội) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6-12 | 6-24 | 16-36 |
| Cố vấn thẩm phán | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 cho mỗi bộ phận | 1 cho mỗi bộ phận |
| Đội kiểm tra | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Điều phối viên tình nguyện | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Thanh tra | 3 | 4 đến 6 | 4 đến 6 | 3 | 4 đến 6 | 4 đến 6 | 6 đến 12 |
| Cán bộ thực hành | 1 | 2 đến 4 | 2 đến 8 | 1 | 2 đến 4 | 2 đến 8 | 2 đến 8 |
| Pit Admin (Tùy chọn) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Nếu sự kiện kéo dài 2 ngày, Check In, Inspection và Skills thường sẽ bắt đầu vào Ngày 1 | |||||||
| *trên 60 đội thường sẽ có nhiều hạng đấu (số lượng được đề xuất dựa trên các giải đấu hạng đấu đơn) | |||||||
Đào tạo và Chuẩn bị
Cung cấp chương trình đào tạo phù hợp cho các tình nguyện viên là điều cần thiết để tổ chức một sự kiện thành công. Quỹ REC cung cấp nhiều nguồn tài nguyên đào tạo trực tuyến miễn phí tại REC Foundation > Tình nguyện viên.
Điều phối viên EP hoặc tình nguyện viên có thể cung cấp liên kết này cho từng tình nguyện viên, yêu cầu mỗi tình nguyện viên xem xét tài liệu và tất cả tài liệu đào tạo đã đăng cho vị trí của họ ít nhất một tuần trước sự kiện theo lịch trình của bạn.
Ngoài việc giao nhiệm vụ đánh giá các nguồn đào tạo trực tuyến, cũng nên lên lịch Định hướng tại chỗ và/hoặc Cuộc gọi đào tạo.
- Buổi định hướng tại chỗ là buổi đào tạo trực tiếp kéo dài buổi vào buổi tối trước sự kiện của bạn (thường được gọi là sự kiện “Đêm trước”) để các tình nguyện viên có thể gặp gỡ nhóm tình nguyện viên và được đào tạo tại chỗ. Nhiều sự kiện “Đêm trước” sẽ tổ chức các trận đấu tập nếu có đội chủ nhà hoặc đội nhà sẵn sàng hỗ trợ chuẩn bị. Điều này sẽ giúp xây dựng sự tự tin của các tình nguyện viên, giúp buổi sáng diễn ra sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn. Cho dù bạn tổ chức đào tạo vào đêm hôm trước hay cung cấp đào tạo tại chỗ vào sáng ngày diễn ra sự kiện, hãy lên kế hoạch cung cấp cho các tình nguyện viên tài liệu đào tạo và vật liệu cần thiết để họ có thể thực hiện thành công vai trò của mình và tận hưởng trải nghiệm sự kiện. Điều này có thể bao gồm việc in ra các bản sao cứng của Hướng dẫn vai trò tình nguyện, sơ đồ thực địa để thiết lập lại, bảng điểm, v.v.
- Cuộc gọi đào tạo được tổ chức một tuần trước sự kiện của bạn có thể đặt ra kỳ vọng và tạo cơ hội cho các tình nguyện viên đặt câu hỏi. Khuyến khích mạnh mẽ các cuộc gọi đào tạo dành riêng cho Trọng tài/Người ghi điểm và Đội giám khảo. Sử dụng ứng dụng hội nghị truyền hình để tập hợp các tình nguyện viên lại với nhau và cung cấp chương trình đào tạo cần thiết.
- Đào tạo nhạy cảm nhắc nhở các tình nguyện viên rằng giải đấu là sự kiện dành cho sinh viên, nơi họ sẽ làm việc với trẻ em. Họ nên làm mọi cách để trẻ cảm thấy thoải mái, chẳng hạn như quỳ xuống ngang tầm với trẻ, nói chuyện kiên quyết nhưng tích cực và không bao giờ chạm hoặc túm lấy học sinh. Các tình nguyện viên cũng nên nhạy cảm với những sinh viên đến từ các nền văn hóa khác nhau có thể đang cạnh tranh.
Chăm sóc và trân trọng
Những người tình nguyện đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của sự kiện của bạn. Sau đây là một số cách đơn giản để bạn thể hiện lòng biết ơn của mình. Một tình nguyện viên vui vẻ và có nhiều trải nghiệm tuyệt vời thường sẽ quay trở lại!
- Thức ăn & Đồ uống– Chuẩn bị nước và đồ ăn nhẹ cho tất cả các tình nguyện viên trong suốt cả ngày và cung cấp bữa trưa cho những người tình nguyện tham gia cả ngày sự kiện. Nước, thức ăn và thời gian nghỉ ngơi phù hợp rất quan trọng đối với trải nghiệm làm tình nguyện. Nếu có thể, hãy dừng toàn bộ cuộc thi để ăn trưa để TẤT CẢ các tình nguyện viên có thể nghỉ ngơi và ăn; lên kế hoạch thay phiên ăn trưa nếu toàn bộ cuộc thi không thể dừng lại cùng một lúc. Nếu có đủ không gian, hãy thiết lập Phòng nghỉ cho tình nguyện viên hoặc khu vực có rào chắn để tình nguyện viên sử dụng.
- Thoải mái– Hãy nhớ khuyên các tình nguyện viên của bạn đi giày thoải mái và mang theo bình nước (nếu bạn không cung cấp). Nếu có thể, hãy để một vài gói kẹo ngậm ở khu vực nghỉ giải lao của tình nguyện viên để giúp làm dịu dây thanh quản.
- Sự công nhận & Chứng chỉ– Nếu có kinh phí, hãy sử dụng áo phông và/hoặc thẻ tên để xác nhận tình nguyện viên của bạn là nguồn lực có giá trị cho sự kiện. Chia sẻ sự cảm kích của bạn với các tình nguyện viên, những người hỗ trợ vô giá cho những nỗ lực của bạn. Ghi nhận những người tình nguyện bằng cách cung cấp cho họ Chứng chỉ dịch vụ cộng đồngđược tùy chỉnh theo tên sự kiện của bạn. Nhiều công ty và trường học yêu cầu phải có giấy tờ để cho phép nhân viên làm tình nguyện hoặc một số thậm chí có thể cung cấp động lực để xác nhận thời gian làm tình nguyện, vì vậy hãy nhớ ghi lại số giờ làm tình nguyện của từng cá nhân. Bạn có thể đặt mua gói cúp, cũng như cúp và đĩa riêng lẻ từ VEX tại VEXRobotics.com.
- Biểu tượng tri ân– Ngay cả khi ngân sách eo hẹp, hãy cân nhắc tặng cho các tình nguyện viên (hoặc các tình nguyện viên chủ chốt) một phiếu quà tặng nhỏ, như phiếu mua hàng trị giá 5 đô la tại Starbucks hoặc một địa điểm ẩm thực địa phương.
- Ghi chú viết tay– Sức mạnh của lời “Cảm ơn” viết tay có ý nghĩa rất lớn ngày nay!
- Phương tiện truyền thông xã hội– Nếu bạn hoạt động trên phương tiện truyền thông xã hội, hãy cân nhắc viết một lời giới thiệu ngắn gọn cho một tình nguyện viên chủ chốt trên LinkedIn hoặc giới thiệu trên Twitter kèm theo ảnh nếu họ làm việc vượt mức mong đợi. Gắn thẻ họ trên Twitter cùng với @REC_Foundation. Bạn cũng có thể gửi ảnh tình nguyện và ảnh sự kiện tới Quỹ REC theo địa chỉ media@roboticseducation.org.
- Theo dõi & Giữ liên lạc– Gửi email cho các tình nguyện viên sau sự kiện để đánh giá mức độ hài lòng và thu thập ý kiến về thành công của sự kiện hoặc sử dụngSurveyMonkeyđể gửi một số câu hỏi ngắn. Ngoài ra hãy giữ liên lạc với các tình nguyện viên cho các sự kiện trong tương lai. Nếu có ngân sách, hãy tổ chức tiệc tối hoặc tiệc tri ân tình nguyện. Một tình nguyện viên vui vẻ và có nhiều trải nghiệm tuyệt vời thường sẽ quay trở lại!