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活动策划清单

概述

此清单是协助您规划活动的通用指南。 每个活动和场地都是独一无二的，因此此清单不会涵盖每个活动的所有需求。 我们鼓励您在规划活动时咨询区域支持经理 (RSM) 并使用此清单和 REC 库 的活动合作伙伴部分。 

词汇表

EP: 活动合作伙伴

回复： RobotEvents.com

RSM：区域支持经理

TM： 锦标赛经理

第一步

 

评论 成为活动合作伙伴 在 REC 图书馆
  担任活动志愿者/跟随另一位 EP 学习有关活动策划和举办活动的更多信息
  回顾 对活动卓越的承诺
  联系您的 RSM
 
  • 讨论您所在地区的活动需求
 
  • 讨论所需资源（人员、设备、场地）
  完成 活动合作伙伴认证课程
  创建一个帐户（如果需要）并要求您的 RSM 授予您 EP 访问权限 RobotEvents
  在 RobotEvents 中完成背景调查

活动策划阶段

 

查看 REC 库中的 活动策划 部分
  制定活动预算
  创建议程 - 议程示例
  确定您是否会在活动中进行评判，以及评判方式是否为现场评判/远程评判/混合评判；如果您会在活动中进行评判：
 
 
  • 确定您将在活动中颁发的评审 奖项 - 咨询您的 RSM
  选择并预订活动当天的 场地 ，并在前一天/晚上进行设置
  创建场地的 布局 - 在这样做时考虑交通流量和人群控制。 请务必包含：
 
  • 计分台、比赛场地、技能场地及排队桌
 
  • 用于现场计时器和观众显示的屏幕和/或投影仪
 
  • 维修区和练习场
 
  • 登记表和检查站
 
  • 法官评议室
 
  • 志愿者接待室
 
  • 小卖部和无障碍观众座位
 
  • 根据需要使用支柱/绳索来控制出入
 
  • 采取适当方法控制进出田地的交通
  在 RE 上发布您的活动 - 在 RobotEvents.com 上发布活动
  确定是否/如何提供食物和/或优惠
  审查 学生政策 （以学生为中心的政策和行为准则） 

活动前两到三个月

事件
  确认场地预订
  与你的 RSM 一起审查布局计划
  为小卖部制定详细计划
  利用当地媒体、学区和社交媒体渠道宣传你的活动

设备
  确定需要多少个字段和游戏元素集
  做好保障场地和游戏元素安全的安排（购买和/或借用）
  确保活动所需的 电子设备安全。 包括但不限于：
 
 
  • 以太网端口交换机
 
  • 无线路由器
 
  • 在计分台使用的打印机，以及连接线、备用墨粉和纸张
 
  • 投影仪和/或屏幕供观众展示；大型活动可能需要额外的显示器
 
  • 笔记本电脑或 Raspberry Pi 作为显示器
 
  • 用于公告和播放比赛声音的音频系统（连接到主 TM 计算机）
 
  • 移动设备评分
  与您的 RSM 讨论其他设备需求
  对于 V5RC/VAIRC/VURC 活动，确认您拥有用于竞赛和机器人技能领域的 VEXnet 现场控制器或智能现场控制器（VIQRC 不需要）
  订购奖杯、奖杯盘和横幅
  安排固定检查定型工具

RobotEvents.com
 

与您的 RSM 一起审查 Robotevents.com 上的活动列表 ，确认详细信息正确无误
志愿者
  邀请特别嘉宾和赞助商参加活动
  招募骨干志愿者并分享 志愿者资源 及培训 认证：
 
  • 认证法官顾问
 
  • 认证主裁判
 
  • 司仪
 
  • 志愿者协调员
 
  • 优惠协调员
  开始招募更多志愿者并分享志愿者资源；请参阅 志愿者人员配备指南 了解所需志愿者名单以及在哪里可以找到培训资源
  订购志愿者衬衫（可选）

附加项目
   
   
   
   

活动前一个月

事件
  联系您的 RSM 并讨论有关您的活动的任何疑虑或问题
  更新/确认你的议程，以指导团队和志愿者完成活动当天的工作
  预留双向无线电或建立其他方式，以便活动当天工作人员进行沟通
  制定安全计划并与当地紧急事务和/或安全服务提供商分享
  协调活动当天的保管服务，保持区域清洁并备有充足的纸质用品
  如果播放音乐，请创建适合所有年龄段的播放列表，并确保您拥有播放所选音乐的适当许可证
  安排活动摄影
  宣传您的活动并发送新闻稿

志愿者
  继续招募志愿者
  确保您的主裁判和裁判顾问已完成 志愿者认证
  将您的主裁判和裁判顾问添加到您的 RE 活动列表中
  鼓励记分员裁判阅读比赛手册并完成主裁判认证（可选）
  鼓励评委阅读评审指南并完成认证（可选）

设备
  组装场地元素/游戏对象
  确认奖杯
  确认所有需要的设备（包括场地、场地元素、电子设备、计算机、投影仪、扩音系统）

附加项目
   
   
   
   

活动前一至两周

事件
  联系您的 RSM 并讨论有关您的活动的任何疑虑或问题
  与场地协调员确认所有场地细节
  确定设施的紧急联系人，以防发生紧急情况或沟通不畅
  确认小卖部详情

志愿者
  为您的设置和活动日志愿者订购食物和饮料（受到良好照顾的志愿者喜欢再次做志愿者）
  向志愿者发送活动详情
  确认志愿者已查看其角色所需的培训文件
  为志愿者制作名牌
  如果订购了志愿者 T 恤，请确认送货和/或整理 T 恤

行政
  通过电子邮件向已注册的团队提供最终活动详情和任何最后指示
  购买和组织物资： 
 
  • 钢笔、自粘便笺、荧光笔、纸张、订书机、剪刀、剪贴板和胶带
 
  • 胶带/摔跤胶带是墙壁和地板的绝佳选择，因为它不会留下残留物
 
  • 如果使用无线麦克风，请购买备用电池
  为每个团队创建欢迎包，其中包含有关活动议程和程序的相关信息
  打印并复印评审材料；这些材料可以在 评审指南
 
  • 奖项说明 – 1 份
 
  • 裁判签到表 – 1 份
 
  • 志愿者给评委的实地记录——多份
 
  • 裁判给缺席队伍的备注——每 10 支队伍备注 1 份
 
  • 给评委的现场通知——每 10 支队伍一份
 
  • 工程笔记本评分标准和团队面试评分标准 - 每队 1 个
 
  • 团队面试笔记 – 每位评委一份
 
  • 初始奖项候选人排名表 – 每位评委一份
 
  • 最终奖项提名人排名表 – 1 份
 
  • 面试技巧和示例问题 – 每位评委 1 个
 
  • 行为准则 – 1 份
 
  • 以学生为中心的政策 – 1 份
  打印并复印以下活动文件；这些文件可在 REC 库 中找到 - 如果您需要帮助查找它们，请联系您的 RSM
 
  • 当前版本的比赛手册 – 主裁判
 
  • 游戏手册机器人技能部分 – 机器人技能区域副本 1 份
 
  • 记分表——如果使用平板电脑记分，则只需打印几份以防出现连接问题；如果使用纸质记分，则需要打印足够的纸质表，以备所有比赛使用，包括决赛/淘汰赛和机器人技能比赛
 
  • 机器人牌照模板（适用于没有官方牌照的队伍）- 1 份
 
  • 活动会议公告 – 1 份
 
  • 主裁判异常日志（TM 软件中的报告）- 1 份
 
  • 机器人检查表——如果使用实物表格，每队需准备 1 张；如果进行数字检查，则需准备几张以防出现问题
 
  • 场地重置图 – 每个场地 1-2 个副本
  创建并复制以下内容：
 
  • 活动标牌
 
  • 摄影及录音通知（如适用）
 
  • 注册志愿者名单，包括手机号码（1份或多份）

设备
  确认包括场地、场地元素、电子设备、计算机、投影仪、公共广播系统在内的设备
  组装奖杯 

RobotEvents.com/TM
 

通过查看 RobotEvents.com 上的团队注册报告确保所有活动注册费用均已支付 并跟进尚未支付的团队
  在 TM 中创建一个“虚拟”事件，以练习使用该软件并最终确定您的事件日程（注意：不要将您的 TM 或 RE 代码用于虚拟事件；如需有关此关键步骤的任何帮助，请联系您的 RSM）
  如果需要：根据需要在笔记本电脑和/或 Raspberry Pi 上更新 TM

附加项目
   
   
   
   

活动前一天

会场布置
  配备桌子、椅子和维修站标志的团队维修站区域 
 
  • 按队伍编号顺序标记队伍维修站桌或空间，以便更容易找到维修站区域；p可以从 TM 的报告下打印此标志
 

签到台上摆放着项目传单、团队和志愿者注册名单、笔和用于收集工程笔记本的容器
  每个维修站都有充电站或电源
  检查区域：空白检查清单、笔、尺寸测量工具
  排队表（通常每个字段一个） 
  评委室及评委材料
  小卖部：出售物品并提供零钱
  确保所有电线都安全固定，并设置在人流量大的区域之外；用胶带将电线固定住以确保安全 - 胶带或摔跤胶带非常适合，因为它们不会粘在地板上
  张贴标识、胶带和/或立柱，引导参与者安全、高效地流动
  确保奖杯在活动区域内组装并展示，并提供可选的参与或表彰证书以供分发

志愿者
  确保为志愿者提供物资，例如裁判员的剪贴板和笔、排队人员的荧光笔和剪贴板以及法官所需的笔和笔记本
  设置志愿者休息区，提供零食和水

设备/TM
  设置比赛、机器人技能和练习场地
  设置计分表，用于对计算机、打印机、投影仪、屏幕和公共广播系统进行计分
  测试所有设备，以确保其与 TM 配合正常
  在评分打印机上打印测试页，以确保打印机驱动程序已正确安装
  确保有打印纸和备用墨粉盒
  测试扬声器，确保匹配的声音通过 PA 系统或连接到主 TM 计算机的其他扬声器正常播放
  测试所有显示器、无线网络和移动计分设备
  使用 TM 测试计分计算机和 V5RC 游戏场之间的连接，以确保正确的驾驶员控制和自主功能（VIQRC 不需要）
  根据游戏手册检查字段是否正确设置
  测试以确保场地元素固定到场地（如果适用）
  手头有备用的游戏对象 

RobotEvents.com/TM
  通过查看 RobotEvents.com 上的团队注册报告，确保已支付所有活动注册费
  使用在 RobotEvent.com 上找到的 TM 和 RE 代码在 TM 中设置事件
  从锦标赛管理器打印场地和维修站标志（在报告选项卡下）
  从锦标赛管理器（报告选项卡下）打印队伍名单，供签到表和裁判顾问使用

附加项目
   
   
   
   

活动当天

活动开始前
  将许多活动委托给关键志愿者，你会很忙，需要帮助
 

打开门，打开灯和暖气/空调；p让房间温度随着空间内参与者的进入而变化
 

开放所有卫生间，并确保卫生间备有充足的肥皂和纸张
 

确保所有停车区均可通行，并张贴指示牌引导参与者进行活动签到
 

张贴所有横幅和活动标牌，引导参与者到达正确的活动地点
 

为志愿者提供零食和饮料，为他们一天的活动补充能量
 

确保有无障碍座位
 

检查游戏场地是否设置正确
 

测试所有音频和视频设备，如投影仪、屏幕、锦标赛管理器显示和声音以及公共广播系统，以确保它们正常工作
 

V5RC - 测试现场控制以确保其正常运行
 

分发双向无线电设备（如有），或在主要志愿者之间交换手机号码

当团队和志愿者到达时

 

向您的志愿者和团队致敬！ 确保他们受到热烈欢迎并被引导到签到和培训会议的地点。 在繁忙的登记处提供支持
 

迎接特别嘉宾、赞助商和媒体成员。 分享您活动日的计划，并将他们引导给可以分享有关计划和参与者的详细信息的志愿者。
 

与主要志愿者分享您的活动议程
 

与演讲者分享欢迎词和/或 活动会议公告
 

与主要志愿者分享您的安全计划
 

要求经验丰富的团队检查游戏场地，以确保其设置正确
 

在签到或检查时收集工程笔记本，并确保每个笔记本都有一个易于查找的团队编号
 

确保所有参赛队伍都已注册并支付了注册费

机器人比赛及评审开始前

 

请与队伍登记处联系，确保所有队伍都已登记；尝试联系尚未登记的队伍
 

使用锦标赛管理器中的“队伍签到”功能来指示已签到的队伍
 

确定比赛日程和参赛队伍名单后，如有必要，可在锦标赛管理器中重新生成比赛日程
 

检查志愿者协调员是否根据缺席情况做出必要的调整
 

确保主要志愿者协调所有预定的志愿者培训会议
 

确保所有团队都已通过或准备通过机器人检查；要求经验丰富的团队支持其他参赛团队通过检查
 

从 TM Reports 打印一份播音员表给主持人
 

从 TM 报告中打印比赛列表，分发给每个队伍、排队人员、记分员/主裁判、评判团队和主要志愿者
 

在机器人比赛开始前召开活动会议；使用 活动会议公告中概述的主题

活动期间

 

确保为所有志愿者提供零食和饮料，并为全天志愿者提供午餐；注意志愿者的饮食限制，并遵守场地食品/饮料政策
 

主动解决任何问题、回答问题并提供支持
 

确保垃圾桶已清空，且卫生间干净且设施齐全
 

让 TM 操作员定期将事件文件的副本保存在 USB 闪存驱动器上
 

与裁判顾问核实，确保评判活动按计划进行；在适当的时候提供更新的比赛和技能排名（参见裁判指南）
 

评审完成后，从评审顾问处收集获奖者名单
 

评审团队完成评估后，将工程笔记本返还给团队
 

决赛/淘汰赛结束后，让 TM 操作员在 TM 中输入评审奖获奖者和自动填充获奖者
 

鼓励所有团队、志愿者和赞助商参加颁奖典礼，庆祝所有团队的成就，并对评审奖项和基于表现的奖项给予认可
 

打印位于 TM 报告中的颁奖典礼脚本报告；在 TM 幻灯片选项卡中制作颁奖典礼的演示幻灯片
 

感谢志愿者、教练、导师、家长和赞助商的宝贵支持

事件发生后

 

确认奖项获奖者和比赛成绩已输入 TM
 

在 USB 闪存驱动器上创建 TM 文件的备份
 

将所有 TM 结果上传并最终确定为 RobotEvents.com；c如果您在上传结果时遇到任何错误，请联系您的所有 RSM
 

拆除所有设备和材料以便安全存放，并按要求清洁场地
 

保留所有相关比赛材料，直至所有结果成功上传
 

确保评审顾问已收集机密评审材料并将其销毁
 

制定计划并设立地点供参与者领取失物
 

向志愿者发送后续感谢信息
 

与媒体和社区分享活动照片和/或新闻
 

与团队联系并询问他们在活动中的体验反馈
 

联系您的 RSM 并分享活动结果
 

庆祝你的成就！