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活動企劃清單

概述

此清單是幫助您規劃活動的一般指南。 每個活動和場地都是獨一無二的，因此此清單不會涵蓋每個活動的所有需求。 我們鼓勵您在規劃活動時諮詢您的區域支援經理 (RSM)，並使用此清單和 REC 庫 的活動合作夥伴部分。 

詞彙表

EP: 活動夥伴

回覆： RobotEvents.com

RSM：區域支援經理

TM: 賽事經理

第一步

 

評論 成為活動夥伴 REC 庫中
  在活動中擔任志工/跟隨另一位 EP 以了解有關活動策劃和舉辦活動的更多信息
  回顧 對卓越活動的承諾
  聯絡您的 RSM
 
  • 討論您所在地區的活動需求
 
  • 討論所需資源（人員、設備、場地）
  完成 活動夥伴認證課程
  建立帳戶（如果需要）並要求您的 RSM 為您提供 EP 存取權 RobotEvents
  在 RobotEvents 中完成背景調查

活動企劃階段

 

查看 REC 庫中的 活動策劃 部分
  建立活動預算
  創建議程 - 議程範例
  確定是否在您的活動中進行評審，以及是否親自/遠端/混合方式進行；如果您將在活動中擔任評判：
 
 
  • 確定評審 獎項 您將在活動中頒發的獎項 - 諮詢您的 RSM
  選擇並預訂活動當天的 場地 ，並在前一天/晚上進行設置
  創建場地的 佈局 - 這樣做時要考慮交通流量和人群控制。 請務必包括：
 
  • 計分錶、賽場、技能場、排隊表
 
  • 用於現場計時器和觀眾顯示的螢幕和/或投影儀
 
  • 坑區和練習場
 
  • 簽到台和檢查站
 
  • 法官評議室
 
  • 志工接待室
 
  • 小賣部和無障礙觀眾座位
 
  • 根據需要控制訪問的支柱/繩索
 
  • 適當控制進出田間交通的方法
  在 RE 上發布您的活動 - 在 RobotEvents.com 上發布活動
  確定您是否/如何提供食物和/或優惠
  查看 學生政策 （以學生為中心的政策與行為準則） 

活動前兩到三個月

事件
  確認您的場地預訂
  使用 RSM 檢查佈局規劃
  為特許攤位制定詳細計劃
  透過當地媒體、學區和社群媒體宣傳您的活動

裝置
  確定您需要多少個字段和遊戲元素集
  做出安排以確保場地和遊戲元素的安全（購買和/或借用）
  安全 活動需要 電子設備。 這包括但不限於：
 
 
  • 網口交換機
 
  • 無線路由器
 
  • 用於計分台的印表機，以及連接器電纜、額外碳粉和紙張
 
  • 用於觀眾顯示的投影機和/或螢幕；大型活動可能需要額外的顯示器
 
  • 用於顯示器的筆記型電腦或 Raspberry Pi
 
  • 用於公告和播放比賽聲音的音訊系統（連接到主TM電腦）
 
  • 用於評分的行動裝置
  與您的 RSM 討論額外的設備需求
  對於 V5RC/VAIRC/VURC 賽事，請確認您擁有用於競賽和機器人技能領域的 VEXnet 現場控制器或智慧現場控制器（VIQRC 不需要）
  訂購獎杯、獎杯盤和橫幅
  安排確保檢查尺寸工具的安全

RobotEvents.com
 

查看 Robotevents.com ，確認詳細資訊正確
志工
  邀請特邀嘉賓和贊助商參加活動
  招募骨幹志願者，共享 志願者資源 和培訓 認證：
 
  • 認證裁判顧問
 
  • 認證主裁判
 
  • 司儀
 
  • 志工協調員
 
  • 優惠協調員
  開始招募更多志工並分享志工資源；請參閱 志工人員配備指南 了解所需志工清單以及在哪裡可以找到訓練資源
  訂購志工襯衫（可選）

附加項目
   
   
   
   

活動前一個月

事件
  聯絡您的 RSM 並討論有關您的活動的任何疑慮或問題
  更新/確認您的議程，以指導團隊和志工度過活動日
  預留雙向無線電或建立一些其他方法用於活動當天的工作人員溝通
  建立安全計劃並與當地緊急和/或安全服務提供者共享
  協調活動日保管服務，保持區域清潔並備有充足的紙張用品
  如果播放音樂，請建立適合所有年齡層的播放列表，並確保您擁有播放所選音樂的適當許可證
  安排活動攝影
  宣傳您的活動並發送新聞稿

志工
  繼續招募志願者
  確保您的主裁判和裁判顧問已完成 志工認證
  將您的主裁判和裁判顧問添加到您的 RE 活動清單中
  鼓勵記分裁判閱讀比賽手冊並完成主裁判認證（可選）
  鼓勵評審閱讀評審指南並完成認證（可選）

裝置
  組裝場地元素/遊戲對象
  確認獎杯
  確認所有需要的設備（包括場地、場地元素、電子設備、電腦、投影機、PA系統）

附加項目
   
   
   
   

活動前一到兩週

事件
  聯絡您的 RSM 並討論有關您的活動的任何疑慮或問題
  與場地協調員確認所有場地詳細信息
  確定設施的緊急聯絡人，以防緊急情況或溝通不良
  確認特許攤位詳情

志工
  為您的佈置和活動日誌工訂購食物和飲料（精心照顧志願者，喜歡再次志願服務）
  將活動詳情寄給志願者
  確認志工已審查其角色所需的培訓文件
  為志工建立姓名標籤
  如果訂購了志工 T 卹，請確認交貨和/或整理 T 卹

行政
  透過電子郵件向註冊團隊發送最終活動詳細資訊和任何最後一刻的說明
  購買和整理用品： 
 
  • 筆、自黏便籤、螢光筆、紙張、訂書機、剪刀、剪貼簿和膠帶
 
  • 燈光師/摔角膠帶是牆壁和地板的絕佳選擇，因為它不會留下殘留物
 
  • 如果使用無線麥克風，請購買額外的電池
  為每個團隊建立歡迎包，其中包含有關活動議程和程序的相關信息
  列印並影印評審資料；這些可以在 判斷指南中找到
 
  • 獎項描述 – 1 份
 
  • 裁判簽到表 – 1 份
 
  • 志工給法官的現場說明 - 幾份
 
  • 裁判對缺席球隊的備註 – 每 10 支球隊 1 支
 
  • 現場評審須知 – 每 10 支球隊 1 份
 
  • 工程筆記本評分標準與團隊面試評分標準 – 每隊 1 個
 
  • 團隊面試記錄 – 每位評審 1 份
 
  • 初步獎項候選人排名表 – 每位評審 1 個
 
  • 最終獎提名者排名表 – 1 份
 
  • 面試技巧與樣本問題 – 每位法官 1 個
 
  • 行為準則 – 1 份
 
  • 以學生為中心的政策 – 1 份
  列印並影印以下活動文件；這些可以在 REC 庫 中找到 - 如果您需要協助找到它們，請聯絡您的 RSM
 
  • 目前版本的比賽手冊 – 1 份給主裁判
 
  • 遊戲手冊機器人技能部分 - 機器人技能區域 1 份
 
  • 計分錶 – 如果使用平板電腦計分，您只需列印一些，以防出現連線問題；如果您使用紙本計分，則需要列印足夠的內容用於所有比賽，包括決賽/淘汰賽和機器人技能比賽
 
  • 無正式車牌團隊的機器人車牌模板 – 1 份
 
  • 活動會議公告 – 1 份
 
  • 主裁判異常​​日誌（TM 軟體中的報告） – 1 份
 
  • 機器人檢查表 – 如果使用實體形式，則每個團隊 1 張；如果進行數位檢查，則需要一些以防出現問題
 
  • 欄位重置圖 – 每個欄位 1-2 個副本
  創建並複製以下內容：
 
  • 活動標牌
 
  • 拍照和錄音通知（如果適用）
 
  • 註冊志工名單及手機號碼（一份或多份）

裝置
  確認設備包括場地、場地元素、電子設備、電腦、投影機、PA系統
  組裝獎盃 

RobotEvents.com/TM
 

透過查看 RobotEvents.com 上的團隊註冊報告確保所有賽事註冊費均已支付 RobotEvents.com 並對尚未支付的團隊進行跟進
  在TM 中建立一個「虛擬」事件，以練習使用該軟體並最終確定您的事件時間表（注意：請勿將您的TM 或RE 程式碼用於虛擬事件；請聯絡您的RSM 以取得有關此關鍵步驟的任何幫助）
  如果需要：根據需要在筆記型電腦和/或 Raspberry Pi 上更新 TM

附加項目
   
   
   
   

活動前一天

場地佈置
  團隊維修區配有桌子、椅子、維修區標誌 
 
  • 按團隊號碼順序標記團隊維修區表或空間，以便更容易找到維修區； p它的標誌可以從 TM 的報告下列印
 

簽到台，配有計畫傳單、團隊和志工登記清單、鋼筆、用於收集工程筆記本的容器
  充電站或為每個維修站供電
  檢查區域：空白檢查清單、筆、尺寸工具
  排隊表格（通常每個欄位一個） 
  裁判室備有裁判材料
  小賣部：出售物品和找零現金
  確保所有電線均已安全固定並設置在人流量大的區域之外；為了安全起見，將電線向下粘住 - 燈光師或摔角膠帶非常適合這種情況，因為它不會粘在地板上
  張貼標誌、膠帶和/或支柱以引導參與者安全且有效率地流動
  確保獎杯在活動區域組裝並展示，並且可選的參與或認可證書可供分發

志工
  確保為志工提供用品，例如裁判員的剪貼簿和筆、排隊人員的螢光筆和剪貼簿以及法官所需的筆、記事本
  設立志工休息區，提供點心和水

設備/TM
  設定競賽、機器人技能及練習場
  為評分計算機、印表機、投影機、螢幕和 PA 系統設定評分錶
  測試所有設備以確保其與TM正常運作
  在評分印表機上列印測試頁以確保印表機驅動程式已正確安裝
  確保有列印紙和備用碳粉盒
  測試揚聲器以確保匹配的聲音透過 PA 系統或連接到主 TM 電腦的其他揚聲器正常播放
  測試所有顯示器、無線網路和行動記分設備
  使用TM測試計分電腦和V5RC遊戲場之間的連接性，以確保正確的駕駛員控制和自主功能（VIQRC不需要）
  驗證欄位是否根據遊戲手冊正確設定
  進行測試以確保現場元件固定在現場（如果適用）
  手頭有備份遊戲對象 

RobotEvents.com/TM
  透過查看 RobotEvents.com上的團隊註冊報告，確保支付所有活動註冊費
  使用 RobotEvent.com 上找到的 TM 和 RE 程式碼在 TM 中設定活動
  從錦標賽經理處列印場地和維修站標誌（在「報告」標籤下）
  從錦標賽經理（報告標籤下）列印團隊清單以供簽到表和評審顧問使用

附加項目
   
   
   
   

活動當天

活動開始前
  將許多活動委託給關鍵志願者，您會很忙並需要幫助
 

解鎖門並打開燈光和暖氣/空調； p區域網，隨著空間充滿參與者而改變室溫
 

打開所有衛生間，並確保衛生間備有肥皂和紙張用品
 

確保所有停車區均可使用，並張貼標誌引導參與者前往活動簽到
 

張貼所有橫幅和活動標牌，引導參與者前往正確的活動地點
 

為志工準備零食和飲料，以補充一天的能量
 

確保有無障礙座位
 

檢查遊戲區域設定是否正確
 

測試所有音訊和視訊設備，例如投影機、螢幕、錦標賽經理顯示器和聲音以及公共廣播系統，以確保它們正常運作
 

V5RC - 測試現場控制以確保它們正常運行
 

分發雙向無線電（如果使用），或在主要志願者之間交換手機號碼

團隊和志工到達時

 

向您的志工和團隊問好！ 確保他們受到熱烈歡迎，並被引導至報到和培訓會議的地點。 在繁忙的報到台提供支援
 

迎接特邀嘉賓、贊助商和媒體成員。 分享您活動當天的計劃，並將其引導給志願者，他們可以分享有關計劃和參與者的詳細資訊。
 

與主要志工分享您的活動議程
 

與演示者分享歡迎詞和/或 活動會議公告
 

與您的主要志工分享您的安全計劃
 

請經驗豐富的團隊檢查遊戲場地，確保其設置正確
 

在簽到或檢查時收集工程筆記本，並確保每本筆記本都有一個易於找到的團隊編號
 

確保所有參賽隊伍均已報名並已繳交報名費

機器人比賽和評審開始之前

 

與團隊登記處核實，確保所有團隊均已簽到；嘗試聯繫未簽到的團隊
 

使用錦標賽管理器中的團隊簽到功能來指示已簽到的團隊
 

一旦賽程表和參賽隊伍名單確定，如有必要，請在錦標賽管理器中重新產生比賽賽程表
 

檢查志工協調員是否因缺席而根據需要進行調整
 

確保牽頭志工協調任何預定的志工訓練會議
 

確保所有隊伍均已通過或準備通過機器人檢查；要求老隊伍支持其他參賽隊伍通過檢查的努力
 

從 TM Reports 列印一份司儀播音員表
 

從 TM 報告列印比賽列表，分發給每個團隊、排隊人員、記分員/主裁判、評審團隊和主要志願者
 

在機器人比賽開始前召開賽事會議；使用 活動會議公告中概述的主題

活動期間

 

確保為所有志工提供零食和飲料，並為全日誌工提供午餐；對志工飲食限制敏感並遵守場地食品/飲料政策
 

四處走動，主動解決任何問題、回答問題並提供支持
 

確保垃圾箱已清空，衛生間乾淨且儲備充足
 

請 TM 操作員定期將事件檔案的副本儲存在 USB 隨身碟上
 

與評審顧問核實，確保評審活動按計劃進行；在適當的時候提供更新的比賽和技能排名（請參閱裁判指南）
 

評審結束後，向評審顧問領取得獎名單
 

評審團隊完成評估後，將工程筆記本歸還給團隊
 

決賽/淘汰賽結束後，讓 TM 操作員在 TM 中輸入評判獲獎者和自動填寫獲獎者
 

鼓勵所有團隊、志工和贊助商參加頒獎典禮，慶祝所有團隊的成就，並對評判和基於表現的獎項進行認可
 

列印頒獎典禮腳本報告，位於 TM 報告中；在 TM 投影片標籤中為頒獎典禮製作簡報投影片
 

感謝您的志工、教練、導師、家長和贊助商的寶貴支持

活動結束後

 

驗證獲獎者和比賽分數已輸入 TM
 

在 USB 隨身碟上建立 TM 檔案的備份副本
 

將所有 TM 結果上傳至 RobotEvents.com 並最終確定； c如果您在上傳結果時遇到任何錯誤，則所有 RSM
 

按要求取下所有設備和材料進行安全存放並清潔場地
 

維護所有相關競賽資料，直到所有結果都成功上傳
 

確保評審顧問已收集機密評審資料並將銷毀它們
 

制定計劃並為參與者拾取失物招領的地點
 

向您的志工發送後續感謝訊息
 

與媒體和社區分享活動的照片和/或新聞
 

聯繫團隊並詢問他們在您的活動中的體驗回饋
 

聯絡您的 RSM 並分享活動結果
 

慶祝你的成就！